大数据背景下的企业档案管理

马琳

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

企业档案记录着企业的生存、发展、生产经营及业务活动的情况，它是对企业各类数据的原始记录，直接反映企业在各个时期的经营和发展情况，所以档案管理是企业日常经营中非常重要的部分。在当今大数据时代下，档案信息资源的建设、开发是推动企业发展的重要基础，也是企业重要的知识财产和宝贵资源。随着企业信息化水平的提升，数字档案馆建设标准的日趋成熟，本文聚焦大数据背景下的企业档案管理模式、管理流程和服务观念，探索发展方向，更好地推动企业档案工作转型。

一、大数据背景下企业档案信息资源的特点

企业档案管理工作不能固步自封，需要不断探索新理念新方式应用到实际工作中，对于大数据时代的到来，档案工作应首先了解大数据时代信息资源的特点，才能做到进一步研究。

（一）信息资源种类丰富多元

在大数据背景下，信息资源种类显现的特点为多元化，随着新技术的发展，结构化数据和非结构化数据并行产生，包括传统文本、表格、图片、音频、视频等多媒体形式，以及二维图纸、三维数据模型等等，都是成为档案管理工作需要考虑的存储类型。

（二）信息资源数据量成倍增长

伴随多种业务系统（如PDM、MES、ECM等）和设计软件（CAD、3DMAX、CATIA等）的不断普及和广泛应用，企业在日常生产经营活动中产生的大量文件数据远远超于从前单一形式下产生的文件数据，因此，核电企业均陆续启动数字档案馆建设工作，从而进一步推动企业档案资源信息化管理工作，同时，随着相关技术手段和应用平台的不断开发、拓展，信息化管理水平同样不断进步和优化，数字档案馆建设所必须的数据资源库也会愈加庞大。

（三）信息资源时效性增强

结合大数据背景下信息资源呈现多元化和体量庞大的特点，资源获取也同样伴随各个业务系统逐渐趋于顺畅的交互接口，企业信息资源的获取由电子手段代替了传统人工处理，实现在较短时间内可以完成资源传递、接收和利用，从而对企业生产经营活动中的决策发挥起最大参考作用和借鉴价值。

（四）信息资源有效性降低

大数据背景下的信息资源量虽然获取及时，但由于数量庞大也造成信息资源有效内容的分散，增加了有效信息获取难度的加大，这就需要专业人员对信息资源进行分析和研究，制定资源捕获规则，规范信息数据归档制度，从而有效提炼出有价值的信息。

二、大数据背景下企业档案管理变化

企业的发展在大数据背景下，带来的直接反馈是数据量的成倍增长，给传统档案管理工作带来很大挑战。应对变化，结合文件全生命周期管理流程，档案管理工作必然需要进行适应性调整。

（一）资源捕获

传统的档案接收属于资源的被动获取，很显然已不能满足大数据背景下档案工作的要求，同时随着企业信息化建设的不断推进，大量传统载体档案已逐步通过数字化的方式转换为有效资源。档案资源捕获必须借助信息化手段如档案管理系统与原生数据业务系统建立接口自动接收，方可以满足大量数据的快速接收和数据整合。

（二）整编管理

传统纸质档案与电子档案双套制档案管理方式成为大数据背景下众多档案管理工作的壁垒，它使得档案工作者将多数工作时长消耗在纸质档案规范化接收和标准化整编工作中。但伴随企业信息化程度的不断推进，将逐步实现业务系统至档案管理系统的归档接收自动化，因此尽快实现企业档案增量电子化，实现档案管理系统与业务系统自动归档，建立标准化接口，细化电子档案元数据，档案工作者的工作重点也将从规范化接收向后转移，由标准化整编拓展至精细化整编，传统纸质档案整编管理的卷、件工作也将转变为以单个电子档案为基础的管理，并促进文档一体化管理。

（三）档案存储

传统纸质档案存储会耗费海量档案盒、标签、卷内封面、目录和备考表，同时占用大量空间进行安全存储，并且需要匹配相应的人力进行出入口、上下架的管理。大数据背景下，伴随增量电子化、存量数字化的不断推进，纸质档案对应的管理成本和存储空间将会从增量下降到总量减少的方向发展。同时，在大数据背景下，档案类型越来越多，数据量成倍增长，传统的电子档案数据库存储量、基础设施以及管理方式已不能完全满足，更需要的是具有强大的硬件优势、可扩展的处理技术和对非结构化数据进行快速分析和解析的大数据存储技术，档案存储技术直接决定档案管理水平，它依赖于系统又支撑着系统，是结构化数据的直观表达和非结构化数据智能分析的重要依托。但我们也要清楚仍有部分档案由于某些原因会以纸质的形式存在，且这类档案仍具有重要意义和使用价值，因此在档案存储不仅要适应类型多种多样的原生电子档案，也要保留传统档案存储管理的模式。

（四）档案利用

在双套制档案管理环境下，档案利用主要为实体档案利用和电子档案利用两种方式，实体档案利用还需制作复制件，同时，受到档案管理系统和大部分为数字化电子档案的制约，电子档案利用仅仅做到档案目录查询的实现。所以大数据背景下，在档案管理系统趋于成熟的基础上，是以对海量数据信息内容最大程度的挖掘和分析管理作为主要目标，档案利用更重要的是对信息的快速获取以及对利用方式的便捷多样。需要对档案信息进行内容提取和分析，对不同类型的档案信息建立内容关联，同时提炼出更有价值的信息内容，从而提供大数据服务，为利用者信息获取带来更为智能化的服务，最终实现知识管理的目标。

三、大数据背景下企业档案管理发展

（一）推动管理模式的变革

大数据背景下的企业档案管理不再是传统的档案双套制的管理模式，而是逐步转化为单套制的管理模式，档案管理人员的角色也从档案管理员转变为数据管理员，工作重点更多的专注于数据的原始、完整和精准。因此，大数据背景下的管理标准制度的建立显然成为最重要的档案管理手段，是文档管理一体化建设的基础支撑，标准管理制度和文档管理体系的发布可以有效解决电子文件实时归档问题，通过对企业各板块业务工作产生的电子文档数据全覆盖的管理和对接，确保企业日常业务活动中产生的有效信息资源可以顺利完成归档。所以源头管控作为大数据背景上企业档案管理的最重要环节，各业务系统资源整合成为档案管理的基础目标，所以技术要求和软硬件支撑也逐步成为档案管理工作中不可或缺的内容。

（二）助力管理流程的优化

传统档案管理工作主要注重文件成为档案后的管理，而在大数据背景下档案管理更注重文件全生命周期管理的系统性和完整性。根据制定的文档管理标准和体系对业务系统产生的文档进行整理，并同档案管理系统进行对接，利用功能完善的系统，实现电子文档产生、归档、整理、利用、处置全覆盖智能化管理。

（三）促进服务观念的转变

传统的简单查询服务模式已经无法适应大数据背景下的档案利用工作，仅仅体现了档案的表象价值，而伴随大数据时代的到来，对于档案内容的分析和价值的深度挖掘成为档案服务的重要内容。同时，利用者需求的个性化、服务方式的智能化也成为档案服务工作的重点研究内容和发展方向，从而提升企业档案利用率，最大程度发挥档案的巨大价值。

结语

在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中正式提出了全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化的档案管理信息化思路，明确指出了档案资源大数据化的目标，为实现数字档案馆和知识服务提供决策层面的支持。企业档案管理工作应不断适应信息化发展程度，在做好基础档案管理工作的前提下，努力推进文档管理一体化进程，加速业务信息资源和档案数据融合，打通各业务系统和档案系统接口，构建企业档案信息资源大数据平台，为企业更好的开展生产经营活动提供有效支撑和重要保障。