区县级医院继续医学教育档案管理存在的问题和对策分析

伍 娟

（重庆市江津区中心医院，重庆 402260）

继续医学教育档案是专业技术人员进行继续医学教育的重要记录资料。一般包括项目档案盒学分档案两类，项目档案是指医护人员申报的国家级、省部级、区县级和单位自管继续教育项目的从立项到完成项目所产生的各类资料；学分档案是指专业技术人员通过外出学习、进修、学历教育、发表论文、参与科研项目等形式获取学分的支撑材料和学分登记表。

继续医学教育档案是卫生专业技术人员职称晋升、岗位聘任和年度考核的重要依据，缺其不可。规范完整的继续医学教育档案可以为医院及时了解人才培养成效、制定人才培养计划提供依据。因此，如何科学规范的管理继续医学教育档案是值得管理人员认真思考和探索的问题。

1 继续医学教育档案管理存在的问题

1．1 继续医学教育档案相关制度不完善

完善的制度是保证继续医学教育档案工作顺利开展的前提，不仅能够明确管理人员的工作职责，规定工作流程，还有利于加强管理部门和各临床科室和人员的沟通协调。然而，部分医院的继续医学教育工作中缺乏完善的继续医学教育档案管理制度，或有制度但内容不全、执行不到位，档案管理工作呈现出较大的随意性。同时由于缺乏相关制度约束，导致部分工作人员工作不积极，工作效率差。这种情况不利于继续医学教育档案管理工作的持续稳定发展。

1.2 继续医学教育档案管理人员业务素质不高

档案管理人员的专业素质是影响继续医学教育档案管理工作质量的一个重要影响因素，目前，医院相关管理人员多为兼职人员，在负责继续教育工作的同时，还承担了科室其他工作，因此造成大多数工作人员对继续医学教育档案的意义和重要性认识不足，档案的管理知识主要来源于老员工的管理经验，然而，老员工缺乏对继续医学教育档案管理新知识和新观念的更新学习，导致传下来的经验也不能适应现在的情况。

1.3 对继续医学教育档案不重视

继续医学教育档案管理工作是一项系统工程，涉及人员复杂，范围广，需要各临床科室和管理部门共同协作、共同重视才能做好。然而，无论是临床科室还是管理部门，都缺乏对该项工作的认识。他们觉得继续医学教育档案主要是在职称晋升、岗位评聘时需要，需要的档案材料也仅仅只有学分验证表这一项档案材料，因此，向外出学习、举办继续教育项目讲座等材料则被搁置一旁，如果没有管理部门的督促，这些材料最终被当作废纸而丢弃。对于管理者来说，专业技术人员晋升职称需要的也仅仅是学分证明表，向论文、科研项目等材料在专技人员晋升职称时本就要提供，平日也用不着，也没有上级管理部门来检查，久而久之就忽视了这类资料的归档。

1.4 管理不规范，归档内容不完整、更新不及时

继续医学教育档案的提供主要靠各专业技术人员，但由于缺乏相关操作规范的指导，无论是管理人员还是专业技术人员对如何完整、规范的提交和保存继续医学教育档案都不是很清楚。有的医院将继续医学教育档案让科室或者专业技术人员自己保存，但往往存在需要档案却发现档案丢失的情况。有的医院虽然由医院管理部门统一管理，但归档内容单一，人员职称、学历变更的档案信息为及时更新，调离人员档案未及时提走，退休人员档案未及时销毁，这部分档案也在一定程度上造成资源浪费。我院实施管理部门统一管理，但部分科室自行举办的讲座未到管理部门提前备案，管理部门无法督促其上交项目档案，科室的讲座结束也就结束了，找不到任何档案资料。

2 加强继续医学教育档案管理的对策

2．1 加强宣传，提高专业技术人员重视度

医院高层领导要带头重视继续医学教育档案工作，要把继续医学教育档案同医院其他档案工作同部署、同落实。医院管理部门应广泛收集有关继续医学教育档案管理的上级文件、查阅相关文献资料，提高自身对继续教育档案重要性的认识，进而通过OA、微信工作群、朋友圈、专题工作会向全院专业技术人员宣传继续医学教育档案的重要性及其利用价值，增强全院医务工作者对该项工作的重视度。

2.2 完善和健全管理制度

完善和健全的管理制度是保障一项工作规范开展的前提，因此，要做好继续医学教育档案管理工作，必须首先制定符合医院实际的、切实可行的档案管理制度，明确管理部门、各科室和专业技术人员的职责，让各类人员首先了解自己在该项工作中应该干什么；其次需要制定监督考评制度，将监督考评常态化，让各类人员了解怎么做才能将此项工作做好；最后需要制定奖惩制度，对在继续医学教育档案管理工作中表现突出的科室和个人给予年终奖励，并且在年度评优、职称晋升等方面给予加分和倾斜。

2.3 提高管理人员专业素质，配备专职管理人员

通过“请进来，送出去”的方式，加强管理人员对档案专业知识的了解程度。邀请区县甚至市级继教管理部门负责人到医院针对继续医学教育档案做专题培训，该方式不仅能提高管理人员的专业水平，还能对继续医学教育档案的重要性起到很好的宣传。随时关注政府部门或社会团体发布的与继续教育档案相关的培训，组织管理人员参加，以提高业务素质；同时还可以将管理人员派送到继续医学教育档案做得好的单位进修学习，并借鉴其他单位的先进管理经验。

安排专职人员对继续医学教育档案进行管理。继续医学教育档案管理人员的专业素质是影响档案管理工作的重要因素，管理人员的工作性质对档案管理工作的重要性也不容易忽视。专职人员岗位职责明确，对专职人员工作质量考核目标清晰，有利于保障档案管理工作的时效性、保障档案管理质量。

2.4 制定继续医学教育档案操作规范，完善继教管理系统功能

标准操作规程明确规定了每项工作的流程，对工作的开展具有很强的指导性，能保证工作的统一性、规范性。因此，为了规范继续医学教育档案管理工作，继续医学教育档案工作也应有这样一个标准操作规程。针对继续医学教育档案的标准操作规程应包括归档流程、学分档案归档内容和归档方式、继续教育项目归档内容和归档方式、继续医学教育借阅流程。

目前各省市基本都有继续医学教育管理平台，各单位也能在该平台实现简单的学分档案管理，对于继续教育项目也能进行简单的查询，但该平台不能查找获得学分的职称材料、不能查看继续医学教育项目执行的资料。因此，要让继续医学教育管理系统真正发挥电子档案管理的作用，还应开发其上传资料的功能。这样不仅有利于上级部门随时了解各单位继续医学教育工作情况，还有利于各使用单位实现继续医学教育档案的信息化管理。

3 结语

继续医学教育档案有利于分析医院专业技术人员知识更新情况，有利于了解各科室专业发展方向，能为医院人才培养计划提供有效依据。因此，做好继续医学教育工作对医院发展具有重要现实意义。在此情况下，应对继续医学教育档案管理工作提出更高的要求，在今后的工作中，医院要重视此项工作，政府相关部门也要重视完善继续医学教育档案相关制度，以便更好地指导各医院继续医学教育档案工作。这样才有利于继续医学教育档案工作的可持续发展。