国家综合档案馆效率评价研究

段薇薇/连云港职业技术学院

2020年6月20日的第十三届全国人大常委会第十九次会议上，新修订的档案法正式通过，自2021年1月1日起正式施行。这是我国档案事业法治建设的一个重要的里程碑事件。

档案馆作为我国保存各类档案资源的主体，如何通过档案馆有效利用档案、充分发挥档案馆对经济、文化、教育、军事等事业的促进作用是社会主义现代化档案事业建设的重要环节。新修订的档案法新增国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案的条例也表明了国家对档案事业的重视，研究历年国家综合档案馆的效率是为了对档案事业的过去可能的问题进行分析，从而对档案事业的未来发展做出更好的指导。随着数字化时代的到来，许多传统的以实物为载体的档案面临着数字化发展的新要求，效率提升迫在眉睫，研究档案馆的利用效率不言而喻。

1 档案事业发展与效率评价

当前国内学者对档案馆的研究多从档案馆的组织结构、服务质量、数字资源的整合等方面对档案馆进行研究。张斌等[1]研究了在数字人文的背景之下，从服务观念、工作体制、资源建设、业务内容、人员结构五个角度出发，指明新时期我国档案馆的发展方向。周俊烨[2]构建了基于关联数据的LAM云服务平台，为图书馆、档案馆和博物馆的数字资源整合提供了新的方向。邓君等[3]以用户感知理论为基础，从用户视角对公共档案馆的服务质量影响因素进行分析与探讨。周林兴[4]提出可以从借助社会化媒体提升档案馆社会知名度、合理配置资源、培育适应时代要求的价值理念和文化精神、构建科学的档案信息资源体系、以及打造多元服务链提升档案馆的服务能力四个方面实现档案馆的公共价值。上述研究为我国档案馆的发展提供了不同方向的依据和建议，但对于档案馆的效率评价这方面，学界的研究还较少。

DEA作为一种客观评价方法，在多投入多产出的应用场景下具有巨大的优势，它是一种重要的评价相对效率的方法。DEA法广泛应用于场馆效率领域的评价，王惠[5]通过公共图书馆投入产出省际面板数据，运用数据包络分析法分析我国公共图书馆的静态效率以及动态效率，追寻引发其变化的深层原因。李震[6]等采用数据包络分析、文献资料调研等方法，对我国大型体育场（馆）免费、低收费对外开放的效率进行实证研究。孙钰等[7]运用基于二次目标函数的DEA 交叉效率模型，对中国35个大中城市公共基础设施经济效益状况进行了评价和分析。

基于以上所述档案事业的发展背景以及相关文献的参照，可以发现DEA方法在效率评价方面应用广泛，通过构建DEA模型对档案馆进行综合效率评价切实可行。本文通过构建DEA模型对我国1991年至2019年的国家综合档案馆进行效率评价，最后对实证的结果进行分析，提出相关的政策建议。

2 研究方法与数据

2.1 BCC效率测度模型

数据包络分析（Data Envelopment Analysis）最早由三位美国的运筹学家Charnes、Cooper、Rhodes于1978年提出，用于评价同类型单元之间的相对效率，适用于多输入多输出的系统。DEA本质是一种线性规划模型，它的基础的模型包括CCR与BCC模型，基础的CCR模型构建原理如下。

假设有n 个需要测算的决策单元（D M U），记作DMUj,j ∈ [1,n]，每个单元有m种投入和q种产出，投入记作ix ,i [1,m]∈ ，产出记作ry ,r [1,q]∈ ，其投入角度的线性规划模型如下：

u,v ≥ 0,i ∈ [1,m];r ∈ [1,q];j ∈[1,n]

注：其中λ代表决策单元的线性组合系数，θ表示模型的解。

2.2 数据来源

本文选择国家综合档案馆作为效率评价对象，选取的投入指标分别是国家综合档案馆馆数、国家综合档案馆专职人员、国家综合档案馆建筑面积，产出指标分别是国家综合档案馆的馆藏档案、照片档案、开放档案、利用档案。共7种投入产出指标构建指标体系，具体选取指标如表1所示，其中X1表示国家综合档案馆馆数，X2表示国家综合档案馆专职人员数，X3表示档案馆建筑面积， Y1表示馆藏档案，Y2表示照片档案，Y3表示开放档案，Y4表示利用档案。

表1：国家综合档案馆效率投入产出指标

3 实证过程与结果分析

运用DEA Solver-Pro5.0软件分别采用投入导向的CCR与BCC模型对中国1991年至2019年以来国家综合档案馆的效率进行测算，得到初始效率。效率评价结果如表2所示。

表2：1991年至2019年国家综合档案馆效率值

第一，DEA有效分析：1993年、2007年、2010年至2012年、2014年至2019年，这些年份的综合技术效率、纯技术效率规模效率均为1，达到了DEA有效。11个年份达到了DEA有效，从投入角度来看，这些年份国家综合档案馆投入的专职人员、档案馆数、档案馆面积都得到了有效的利用，投入要素的利用率达到了100%。并且在2014年至2019这6年之中的DEA效率均为有效。从2010年至2019年仅2013年为弱DEA有效，这说明我国国家综合档案馆的利用效率上近10年来不断进步，并一直保持较高的利用效率。

第二，DEA弱有效分析：DEA弱有效的年份为1991年、1992年、1994年、1998年、2006年、2013年。其中1991、1992、1994、1998、2006年均表现为规模效率小于1，纯技术效率为1，规模报酬递增，投入要素的利用率达到了100%，仅2013年表现为纯技术效率小于1，规模报酬递增。

第三，DEA无效分析：DEA无效的年份有1995年至1997年、1999年至2005年、2008年至2009年，这12年的纯技术效率与规模效率均无效，造成DEA无效的原因可能包括档案馆综合管理水平的不协调、投入人员的资源浪费等。从表中我们可以发现，虽然这12个年份中，效率值未达到1，但是随着时间推进，技术效率也同样在不断提高。

第四，技术效率分析：在1991年至2019的29年之中，技术效率有效的有11个年份，技术效率的均值0.904。从2014年至2019年，技术效率保持在1，说明技术效率总体呈现较好的发展状态，并且在不断地进步。从时间角度分析，我国国家综合档案馆的技术效率呈现出了先降后升的趋势，并且从2010年开始，我国的国家综合档案馆基本一直保持着有效率的状态。

第五，纯技术效率分析：纯技术效率可以反应在一定规模下投入要素的生产效率，从1991年至2019年，有16年效率值达到了1，29年间的平均纯技术效率值为0.997。说明档案馆这些年整体的发展水平处于较高的水准。

第六，规模效率分析：规模效率的均值为0.906，存在17个规模效率小于1的单元年份。技术效率是纯技术效率与规模效率的乘积，由于纯技术效率较高，但规模效率相对较低，因此导致技术效率也相对较低。

表3：投入资源利用率情况

由于DEA模型得到都是相对的效率值，DEA决策单元的效率都是当前DMU同生产前沿上的投影点比较得来，所以存在着理想的调整值。从投入最小化的角度来分析，可以得到投入要素的利用率情况，投入要素利用率如表3所示，三种投入要素的平均投入要素利用率分别为99.66%、98.75%、99.69%，总体上处于较高水平，档案馆数量、档案馆面积利用效率很高，而档案馆专职人员利用效率略低一些，但总体也处于较高水平。

4 结论与建议

我国的国家综合档案馆从1991年至2019年这期间效率总体呈现较高的状态，并且近年来的相对效率值一直保持在有效状态，说明在我国档案馆事业的在档案产出的利用方面不断改善，通过对历史数据进行实证分析，也可以发现在存在着人员、档案馆数量的投入冗余和档案利用不足的一些年份中，后续相关年份的人员、档案馆投入数等存在着削减等实际的改善，提高了效率，说明我国的档案主管部门能及时意识并积极调整相关档案馆的投入，从而提升我国的档案馆效率，并且这与DEA模型的改善方向是一致的，这说明DEA模型能较好地反映档案馆的相对综合效率。研究还发现，尽管国家综合档案馆投入资源利用效率较高，专职人员利用率也有一定的改进空间，这和规模效率相对较低的结论对应，说明国家综合档案馆的管理还需要改进。

第一，提高国家综合档案馆的人力资源利用水平。为适应数字化的时代，从档案馆专职人员的角度来看，并非是简单地减少或增加档案馆专职人员数量，应加强对专职人员的入职筛选，完善培训制度，提高档案馆专职人员的专业素质。第二，加强档案事业的信息化建设。一方面，继续推进实物载体的档案有条件地进行电子化备份，加强电子化档案事业的建设，大力发展数字化档案馆。另一方面，通过发展云计算等技术手段，大力推动电子档案资源的开放利用。第三，不断完善档案管理制度建设。依法治档，加强档案事业的法治氛围，对违反相关法律的行为加大查处力度。完善档案事业的管理服务体系，以人为本，建立协调有效的沟通机制，提升人员的服务效率和水平。第四，提高档案开放与利用水平。我国的国家综合档案馆在我国各类档案馆处于核心位置，各类别档案馆应借鉴国家综合档案馆的发展状况，发现不足，进一步提高档案馆效率。鼓励符合规定的档案馆开展特色专题活动，通过开展文化主题节日、公益讲座、免费参观等发挥档案馆的特色资源优势，提高档案开放与利用的程度，鼓励利用档案馆开展爱国主义、中国特色社会主义、中国优秀传统文化等方面的学习教育，大力建设社会主义文化强国。