办公室文书档案收集与归档工作研究

诸葛旭

摘要：随着我国网络科技的不断发展，企业想要在激烈的市场竞争中获得一席之地，就必须要重视对人才的管理，企业内只有将人才留住，才能在市场上有自己的竞争优势，人才是一个企业当中最重要的资源。现阶段我国市场的发展促进各个行业不断发展，企业的管理方式好已经逐渐走向国际化现代化，这也给我国的人才档案管理提出了更高的要求。文章基于我国当前办公室档案收集与归档工作的发展现状，针对性地提出了相关优化措施，希望可以对我国当前档案管理工作提供一定的帮助。

关键词：文书档案;收集与归档;重要性;优化措施

前言：

众所周知，万事万物都属于不断向前发展更新的状态。一个国家一个企业也是如此，在不断向前发展进步的过程中，相关的管理制度也会进行优化升级。我国当前的档案管理制度随着现代社会经济的飞速发展也进行了不断完善。随着现代社会的不断进档案管理工作受到了越来越多企业的重视，并将其不断完善到人才储备库。与此同时重视档案管理人员的专业技能，对于推动档案管理科学化和现代化起到至关重要的作用。而档案管理的科学化是现代社会发展的必然要求，也是社会各企业实现可持续发展的重要途径。办公室承载着各单位各机构的有序运转，应当重视提升文书档案收集与归档的整体工作质量和效率。

一、办公室文书档案收集归档的重要性分析

文书档案记载着一定发展阶段的具体事件能直观或客观的反映出社会以及具体组织机构在特定时间内的发展历程以及存在的问题、改进的措施等重要历史资料。办公室文书档案主要包括会议记录、审批情况以及重大决议等资料，是一个单位发展历程的重要记录文件。作为办公室文书档案进行收集和归档是文案工作的重要组成内容，同时能够为单位在重大决策时提供依据和参考是推动单位稳定有序发展的一项重要工作内容。发展规模越大的单位及办公室文书档案收集的资料越繁杂，随着现代化企业的发展壮大，应当重视办公室文书档案收集与管理工作，为企业的长远发展打下扎实的基础。

二、办公室文书档案收集与归档工作发展现状

（一）缺乏对档案收集与归档工作的正确认知

随着我国科学技术的发展，公司企业的发展离不开档案收集与归档工作，但是根据现阶段对企业的调研得知部分单位没有重视到企业的档案收集与归档管理工作，致使档案管理工作没有办法有序开展，延误了企业的人才管理。由于企业内的高层领导人员没有充分的意识到对人事档案管理工作的重要性，觉得企业内人事档案管理工作无关紧要，保障材料不丢失即可。档案收集与归档工作人员从自身就没有意识到档案管理工作的重要性，就更认识不到人事档案的有序管理对企业企业可持续发展的促进作用。

（二）档案收集与归档工作人员专业素质有待提升

近些年我国国民经济水平提高，推动了各行各业的不断发展，促使相关行业的从业人员不断增加，因此，这也在一定程度上增加了企业内的人事档案管理工作的难度，给企业档案收集与归档工作人员提出了更高标准的要求，虽然现阶段企业对人力资源从业人员的标准不断提升，但是还是由部分企业人事档案管理工作是由其他部门兼任，没有受过专业的培训，很难胜任办公室纷杂的文书档案收集与归档工作，有的公司虽然配备了专业的档案管理人员但是由于专业技能有待提升，并没有与时俱进将新兴的技术成果运用到档案收集与管理中，这就导致整个行业的工作杂乱无章，并且兼任人员不会抽出过多的时间和精力对企业内的人事档案进行管理。另一方面，部分办公室虽然聘请的是专业的档案管理人员，但是由于其缺乏责任意识，在工作中敷衍了事影响档案收集管理工作的及时性和完整性，质量依然有很大的提升空间。

（三）缺乏专业的现代化档案管理设备支持

传统的人事档案管理工作设施落后，没有办法满足现阶段社会人才发展以及企业的需求，并且市场上大部分企业没有认识到单位档案管理工作的重要性，因此也就导致没有及时为人事档案管理工作配备先进的设备。现阶段大部分单位在其档案管理工作过程中还是使用纸质文件+电子档案文件存储的传统档案管理方式，但是随着我国现代化经济的飞速发展，所涉及的人事档案数量激增，因此，这种档案管理方式给工作人员增加了工作难度以及工作负担和压力并且还提高了工作的失误率。

三、提升办公室文书档案收集归档工作水平的有效措施

（一）正确意识到文书档案收集归档工作科学化的价值所在

想要提升档案管理的现代化水平，首先应当正确意识到档案管理科学化的主要价值。建立健全档案管理相关机制，全面推动档案管理的科学化。尤其是在企业内部应当由领导层带头重视档案管理工作，全面实现档案开发式管理，为档案管理的科学化和规范化打下扎实的基础。

（二）提升档案收集与归档工作人员的能力

档案收集与归档工作对整个企业的发展都起着至关重要的作用，因此，企业内部应当根据企业人事档案管理工作过程中的难点和重点针对性的对管理人员进行培训，在岗位上尽可能的选择具备专业技能和专业知识以及有实践操作经验的的人才进行企业内部的档案收集与归档。领导层要重视起提升相关管理人员的综合素质的问题，可以相应的开展一系列的培训活动，对员工的基本道德素质和专业管理知识进行提升，从而在真正意义上提升管理人员的综合能力。在提升档案管理人员理论基础的同时还要注重其系统的操作能力以及计算机操作能力等，这样多元化的方式进行培训可以充分的提高企业内部管理人员的业务能力，提升人事档案管理的效率。

（三）建立绩效评估制度

由于传统的人力资源管理模式落后导致员工的工作积极性不高，因此，在办公室文书档案管理过程中，建立一个有效的绩效评估制度具有重要意义。要适当采取相关的有效措施建立一个有效的绩效考核制度，从而进一步的提升员工在工作过程中的积极性，与此同时，还要对不同员工的审核评估工作进行加强，然后再利用各种网络平台以及网络技术进行绩效考核，进一步的激发员工工作的积极性。

四、结束语

总而言之，办公室文书档案收集归档工作对于一个单位的发展来说，具有不可忽视的重要作用。当前办公室文书档案收集归档发展中依然存在着诸多问题亟待解决，需要提升对于档案整理工作的正确认知、提高档案管理人员的专业素质，不断提升办公室文书档案收集归档的整体工作水平，推动单位的平稳有序发展。

参考文献

[1]张洁.办公室文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2020（09）：71-72.

[2]张锐.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].蘭台内外，2020（01）：27-28.

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