浅谈对学校档案工作的认识

杨亚娥

自2017年从事档案管理工作以来，我从最初对档案的“无知”，到现在逐步熟悉和熟练，在慢慢地摸索、思考、总结中逐步成长进步，其中经历了很多，也学到了很多。我从以下几方面谈谈对学校档案工作的认识：

一、学校档案工作的重要性方面

档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命，学校的每个部门、每名教职工都会直接或间接地与之发生密切的关系。只有具备齐全完整、准确的档案，才能使学校领导了解过去，认识现在，预知未来，从中寻求出学校发展的历史过程和基本规律，更便于做出有利于学校未来发展的切实可行的决策，促使学校整体工作的提升。

这就要求学校必须建立档案工作，成立综合檔案室，负责组织、协调、管理学校档案工作，配备专职档案人员，负责综合档案室的日常工作和各项具体的档案工作事项。学校各部门应确定专职档案人员，负责该部门文件材料的积累、整理，并按时向档案室移交。

学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、财会、教育教学等工作中形成的文件材料）都必须向档案室移交。归档的具体范围、时间和要求按归档制度的规定执行。根据学校档案的种类、数量，制定归档制度，明确归档范围、时间和要求。文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员的职责范围。

二、档案管理人员应具备的能力方面

1. 档案工作是一项业务性很强的工作，作为一名档案管理人员，不但应该具备必要的政治思想素质外，还要具备较扎实的档案管理理论基础知识和系统的档案专业知识。既要懂得档案学的自身规律，又要掌握一定的、和本专业有关的相关学科知识，做到勤于学习、一专多能，才能满足档案工作发展的需要。档案工作人员首先要具备对档案事业的热爱之情，同时档案工作也是一项服务性的工作，它在教育事业中的发展作用，常常有它的潜在性，使人们不能立刻了解，由于档案内容的广泛性，要想全面地了解，也绝非易事。因此，想要在档案事业上取得一定的成绩，就必须要热爱档案事业，努力学习，加倍工作，用辛勤劳动实现自己的提高。

2.档案管理人员还需具有一定的科学研究能力。学校档案工作是一种带有研究性质的工作，它主要是为教学和教研服务的。学校的档案管理部门在接受一些新知识、新理论和新教研成果归档时，往往会发现档案工作的某些方面已不能适应目前存档内容的需要。这就要求档案管理人员要不断进行研究，提出问题并不断解决问题，充分发挥教学和教研成果档案内容信息的社会作用。

3.档案工作人员还要具有一定的文化水平和驾驭文字的能力。档案人员是用文书与学校各个部门打交道，这就要求档案工作人员能读通档案，能够正确地对档案进行整理、编目。

三、学校档案管理方面

（一）档案的分类。学校档案分为文书档案，教学档案，人事档案，财务档案四大类。

（二）档案编目。学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。

（三）档案鉴定。档案保管期限分为永久、30年、10年三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。

档案鉴定工作分两次进行：归档前对文件材料价值进行鉴定;归档后对保管期满的档案进行鉴定，及时销毁失去保存价值的档案。

（四）档案统计。建立档案统计工作，编制档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。

（五）档案室管理。配备专门库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。

1.档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。

2.对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。

3.定期对档案保管状况进行检查、清理、核对，做到帐物相符;对破损档案及时进行修补和复制。

4.建立全宗卷，以积累存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。

5.档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

四、学校档案归档方面

（一）、文件材料的归档范围

1.凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围（具体归档范围按学校制定的《文件材料归档范围》执行）。

2. 代管和学校有关的撤销学校的全部档案。

3. 与学校业务工作有关的资料。

（二）、文件材料的归档要求

1.应归档的文件材料必须齐全完整。

2.应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。

3.归档的文件材料必须是原件。

4.归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

5.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

6.文件材料归档必须办理移交手续。

（三）、文件材料的归档时间

1.文书档案在第二年一月底前归档。

2.会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

3.教学档案在每年七月初完成归档。

4.人事档案在第二年一月底前完成归档。

（四）、文件材料的归档份数

各类文件材料均要求原件，一般归档一式一份。特殊文件，可以根据需要备份存档。

五、学校档案保管方面

1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2.存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照性质及类别，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4.定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5.档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6.档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14-24摄氏度，相对湿度45-60%之间。

7.档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

8.档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

9.库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

10.应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

11.档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

学校档案记载了教职工、学生各个不同层次的活动过程，内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研、服务社会等诸多方面的工作，是学校工作不可缺少的重要组成部分，也是基础性建设工作之一。作为一名档案工作者，平时一定要注意收集档案，管理好档案，从档案的收集、分类、整理、归档，每一个步骤和环节，都是体现档案管理员对这项工作的耐心与细心，保证档案管理的质量和效果，不断的充实自己，提高自己的专业水平，真正做到档案服务于学校、服务于教职工！

（西安第二外国语学校  陕西  西安  710061）