档案精细化管理在档案管理中的实践应用

梁小旺

摘要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。对于企业管理来说，档案管理是其中非常重要的一部分，其真实地记录了企业发展历程，是企业可持续发展和展开创新的重要信息资源。在企业经济效益的提高方面，企业档案管理尽管并不是直接影响因素，但在不知不觉中影响着企业的经济效益。基于此，本文对档案精细化管理在档案管理中的实践应用展开研究，希望对企业提高档案管理的效率有所帮助。

关键词：精细化管理;档案管理;实践应用;

1档案精细化管理的重要意义

档案精细化管理是企业档案管理中十分有效的管理方式，它对于企业的各方面都有重要意义。

1.1推动企业的发展和进步

由于企业档案中详细、全面地记录了企业发展过程中的各种数据、信息以及文件凭证等，作为企业档案的管理人员，要善于从档案中寻找有用的内容并加以总结，通过对档案内容的精细化管理，明确档案管理工作的目标和自身的工作价值，实现对企业效益的促进作用，进而为企业下一步发展打下坚实的基础。

1.2实现企业管理的科学化

企业内部任何一项工作的顺利进行都离不开人的作用，而人的行为导向需要相应的规章制度，不仅约束行为，还有利于提升工作效率。因此，对于企业的档案管理人员，需要建立精细化管理制度，一方面满足档案管理工作中的各方面要求，另一方面明确档案管理的意义和作用，让负责档案管理的工作人员认识到自己的责任，提高工作积极性，这样才能推进企业档案管理工作的顺利进行。

1.3协助企业服务效益最大化

精细化管理思想应用在档案管理上，有助于提高整个企业的服务能力，极大地促进企业发展。档案精细化管理需加强企业文化的引领，考虑企业员工整体素质的基础上，加强企业文化的宣传，营造积极向上的工作氛围，实现企业内部努力方向的一致性，让每位员工都能实现自己的人生价值，将档案精细化管理与平时的各项工作有效融合，自觉按照精细化管理思想要求自己，保证精细化管理的有效实施。

2 档案精细化管理在档案管理中的实践应用

2.1建立健全的管理制度

管理制度的建立，能够给档案管理工作提供标准和基础，规范员工行為，保证档案管理的有效性。因此，加强档案管理建设，首先要形成完善的制度，利用精细化管理的方式，促进档案管理工作效率的提高。比如，构建岗位责任制，明确档案管理人员的责任和义务，提高其职能意识，让他们在严格的规章制度下进行工作。档案管理制度的建立，必须要涉及到各个档案管理环节，确保档案管理人员严格按照流程和规范要求开展工作。

2.2 档案管理流程精细化

企业档案管理人员首要任务就是要精细化管理流程，将档案工作中比较复杂的管理程序简单化，使得档案管理工作更加精准和技术。以往档案管理流程规定为：将收集的档案整合起来，并按照一定标准对其进行分类，将分类的结果记录起来，将其形成目录，进而对档案进行详细装订，制作检索样本，将整理完整的档案添加入库，以不同类型加入到书架中。

此种管理模式在实际使用期间，因为不同原因等导致档案使用混乱，丢失现象比较严重。因此可以借助精细化管理形式制定管理流程：首先，综合部门对所有档案进行统一化编码工作，一旦发现遗漏或者增加档案文件时，要求不同部门对其进行整理，再移交到综合部门进行统一编码。其次，综合部门依据实际情况将档案整理成范本，进而不同部门依据范本为参考对内部的档案进行整理和分类。最后，所有部门完成一项基本工作后，就要将相关资料整合后，再将档案信息送达到档案室实现归档，相关档案和文件也要进行归档，使得使用过的所用文件和档案都可以按照原来位置有所归属。档案管理流程还要依据管理机制和归档机制进行工作，可以最大限度地提升企业档案管理效率模式，使档案管理流程更加精细化，确保企业的正常运行和发展。

2.3 提高档案管理人员素质

在人才选拔的过程中，坚持人才优先原则，加强对他们基本知识和实践能力的考核，保证人员素质和能力符合人才要求。为满足本岗位的需要，要对员工进行综合素养和法律知识的考核，只有全部满足要求才能够上岗。二是针对档案管理工作人员做好相关的培训和进修工作。定期对员工进行培训，内容包含档案管理的基本知识和信息化内容。最后，不断完善评价机制，使其充分利用在档案管理的各项工作中。提高档案检查员的意识和管理能力，完善奖惩制度，通过物质奖励和精神激励，调动职工的积极性，提高档案管理质量、数量和水平的增加。

2.4 不断创新档案管理模式

首先，收集文件材料时，档案管理人员应做好收集登记工作，注明收集的数量、时间和范围。其次，在归档过程中，可以将同一事由或机构的文件放在一起，然后根据文件的内部差异进行分类，以提高归档的标准化。同时，要保障档案的全面性和完整性，就需要指定专业的人员，监管档案工作，防止产生工作遗漏。第三，严格履行档案借阅手续。利用人员在借阅之前，必须要得到部门的同意，并详细记登记借阅人、借阅文件、借阅时间等信息，避免出现档案丢失情况。要提高档案管理的效率，就需要不断挖掘其价值，充分开展档案开发利用工作，最大限度发挥档案作用，助理企业发展。

2.5 加大信息技术设施建设

在当前处于大数据的环境下，每天都会面临着大量的数据，这也给档案管理工作带来了挑战。在数据规模不断膨胀的背景下，传统档案管理方式存在的问题也不断暴露出来，阻碍了企业的发展。因此，要做好档案管理工作，就需要投入信息技术基础设施，从而促进档案管理的信息化，构建完善的信息化管理硬件系统，做好处理和分类上的自动化。同时，在当前信息时代下，档案管理人员要做好档案数据的共享，给予各部门不同管理权限，促进各部门在权限范围内的传递和借用，确保档案管理的安全、提高档案利用率。

综上所述，对于企业整体管理来说，档案管理有着非常重要的作用。在实际管理过程中，相关人员需要充分的认识到其中的效能和价值，并且通过精细化的管理不断的挖掘出其中的潜能，树立正确的精细化档案管理意识，不断完善档案管理制度。除此之外，还需要加强各部门之间的交流沟通，注重档案精细化管理人员整体素质的培养和提升，促进企业档案管理的精细化管理水平。

参考文献

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[3]王西龙，曹景德.档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析[J].科技经济导刊，2019，27（21）：240.

（邹平市综合行政执法局  山东  邹平  256200）