共享模式下审批流程与节点控制的优化建议

席崇道

（中国石油集团共享运营有限公司西安中心，陕西 西安 710018）

财务共享服务中心（Financial Shared Service Center，简称FSSC）作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广，众多《财富》500强企业都已引入、建立“共享服务”运作模式。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用。其目的在于通过一种有效的运作模式解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。共享在辅助地区公司进行财务核算模式的改变、财务人员的转型以及财务生产力的释放的进程中，发挥了越来越重要的作用，共享的满意度和认可度也在不断提升。但与此同时，现有的共享模式也暴露出很多的不足，其中审批流程优化、简化的问题已多次被作为重点工作部分在企业的工作计划中进行了安排和部署。

为此，本文主要以“事前管理、权责清晰、风险可控、运行高效”为目标，从现状分析、问题剖析、优化建议及标准流程建立等方面对共享模式下的审批流程优化治理工作进行简单阐述。

一、审批流程现状及存在的问题

针对部分企业共享上线初期由于系统搭建、整体框架设计等方面存在不合理性，导致系统强制的审批流程主节点适应性不强、流程设置灵活性不足等问题出现。一般来讲，从业务提单到共享运营必须经历四个环节、三级单位审批的主流程，各单位再根据管理需求添加审批子流程，即

提单→业务审批→财务审批→财务签收→共享运营

现有的这种模式导致大部分单位存在审批流程配置过长、节点重复、职能重叠的情况，主要表现在：

（一）流程配置问题

1.同一经济事项不同流程间重复审批。主要是事前申请与费用报销重复审批，合同挂账至付款流程重复审批。其中差旅费流程重复审批尤为突出。

2.部分单位存在线上线下重复审批的情况。受管理惯性的影响，短期内还无法彻底摆脱纸质线下审批的模式，接受共享模式下的线上审批方式有困难。

（二）职责切分问题

1.同一部门多次审批，节点职能重叠。部分单位存在同一部门多次审批的情况，以某单位培训费报销流程为例，人事处初审、人事处复审审核内容相同，审批流程中的两名主管领导审核内容也相同，这些都在无形中增加了不必要的审批节点，影响单据流转效率。

2.财务审核职责切分不清。部分单位设置了财务初审（稽核）、财务负责人、财务签收三个职能重复的流程节点，且地区公司的财务节点审核内容与共享中心审核内容重复，导致双方职责切分不清。

二、审批流程优化建议

审批流程优化的工作目标是消除流程中的冗余、低效环节，消除内耗，结合企业外部环境的变化和内部规范管理的要求，以业务流程问题为导向，利用现代化信息技术和其他配套支持手段，对现有流程进行调研、梳理、分析、完善和改进。重点对审批规则、审批要素、预算控制和授权体系进行优化改进，减少无效环节、审批层级和等待时间，提高审批效率。

（一）流程设置的基本依据

根据《XX企业财务共享标准操作手册》中规范的财务共享操作业务流程，结合《会计法》《会计基础工作规范》等的相关规定，科学合理地设置地区公司的审批流程。

（二）流程设置的基本原则及相关建议

各地区公司在共享平台线上业务、财务审批流程设置方面应遵循以下基本原则：

1.授权审批原则

授权范围与单位内控健全程度相匹配，根据管理实际适时调整。权责统一，接受监督。具体实施方式有：

（1）合理设置授权审批权限，根据业务性质、预算范围、审批额度设置相应审批人，减少审批环节，提高审批效率。

（2）根据各地区公司管理需求，可将财务签收节点前置，实现事前管控，减少退单。赋予业务前端（二级单位）财务人员的相应管理权限，释放地区公司机关财务人员签收审核压力，提升效率。

（3）按结算方式不同（是否合同付款）、支付方式不同（是否立即支付）可分别设置审批流程，提升流程配置的灵活度。

2.风险可控原则

强化全面预算管理，建立健全重大风险预警机制。完善企业风险管理及内控制度，明确各层级风险管理责任。具体实施方式有：

（1）在预算可控的前提下，员工对私报销由主管业务部门对业务真实性审核，财务负责人及主管领导不再审核。

（2）员工对私报销业务单据金额不超过200元（含200元），由业务主管领导完成审批后，直接推送共享运营进行账务处理，地区公司及共享中心不再对此类单据进行审核。

（3）涉及非关键事由（如摘要错误等）退单，可设置主管领导不审，提单人修改单据后直接重新推送共享运营或者司库平台。

3.及时高效原则

充分利用现代网络信息技术，加快推行线上审批建设与应用，减少非增值作业环节，提高审批效率。具体实施方式有：

（1）共享模式下，所有业务应尽量采取线上审批方式，减少线下审批，避免单据的重复审核。

（2）对于需第三方签认的基建工程费用表单，且线下（主要指各地区公司自行开发、较完善的自建系统）已完成纸质审批，线上不再走审批流程，但需在影像中上传线下审批签认单。

（3）涉及事前申请的业务，申请审批流程由业务部门负责，不设置财务审批。同时整合事前申请与费用报销审批流程，设置报销审批自动通过功能，避免事前申请与报销重复审批的现象。

（4）涉及合同结算，无须立即支付的业务，地区公司需分别完成共享服务平台挂账、合同系统付款申请、共享服务平台付款三套审批流程。为避免重复审批，规定服务平台挂账、合同系统付款申请由业务部门负责，付款审批流程由财务部门负责。

（5）加速推广财务共享移动APP在各地区公司的使用范围，利用移动审批功能，解决审核人员出差导致审批延时的问题。

（6）为进一步加快业务单据流转速度，规避共享中心与各地区公司财务审核内容重复、职能重叠的问题，各地区公司可将财务审核职能移交共享各区域中心，解放地区公司财务人员双手，减少重复性、标准化的工作，共享中心辅助各地区公司实现财务人员由核算型向管理分析型的转型工作。

（三）建立标准审批流程

根据流程管理的目标要求，建议建立标准审批流程，严格控制审批节点，其中审批节点（含子流程）最多6个，地区公司自定义审批流程节点最多4个。

提单→（地区公司）自定义审批流程→共享运营

基于以上流程设置的基本原则及相关建议，为共享上线企业设计三套标准审批流程予以参考借鉴，具体如下：

1.方案一

提单→业务审批→签收/确认/补录→共享运营

常规模式。

2.方案二

提单→签收/确认/补录→业务审批→共享运营

签收节点前置旨在领导审批之前财务把关，降低退单导致领导的重复审批。在各地区公司财务审核职能未移交共享中心之前，签收节点前置通过赋予业务前端财务人员（比如作业区经管员）单据签收审核的权利，减轻地区公司财务处（科）审核签收单据的工作量，可有效节约原始单据收集上报环节、本地财务签收环节的单据流转时间。

3.方案三

提单→签收/确认/补录→共享运营

此流程仅适用于在自建系统已完成线下审核的工程结算类单据，系统不再对线上审批流进行校验，但需在影像设定区域上传审批表格资料。

三、审批流程优化效果浅析

随着越来越多的单位对共享认识的逐步提升，上线单位业务人员、财务人员对于服务平台的熟练运用，部分单位开始整合审批流程，采用缩减审批流程的方法，极大地提高了单据的流转速度。

（一）XX公司审批流程优化的具体措施

以XX公司为例，2018年11月，XX公司主动探索流程新模式，在确保风险可控的前提下，对业务流程进行简化优化，梳理流程98条，审批环节平均从7级减少到3级，取消重复流程45个，极大地提高了审批效率。

随后，XX公司继续加大与共享中心的沟通协调，以科学合理为前提，高质高效为目标，在前期工作的基础上进一步理顺职责、明确分工，从2019年-2020年，逐步将采购应付业务财务审核职能移交共享中心，为后期地区公司财务人员转型、业财融合深度进一步增强、实现业务端对端处理做出了有益的探索和尝试。

（二）XX公司审批流程优化的效益评价

（1）流程效率提高，单据流转速度提升。审核移交后单据流转时间较移交前平均减少6.88天，效率提高42.57%。

（2）改变派单模式，退单率大幅降低。共享中心承接业务后，改变接单模式，由业务相对熟悉的炼化分部专职负责，减少不必要的退单，退单率较移交前大幅下降，现退单率为3.93%，降幅达到47.94%。

（3）财务审核移交，适度节省人工成本。以XX公司2019年至2020年平均业务量为基础，以地区公司涉及财务审核相关岗位的历史经验数据为参考，财务审核移交共享中心后，预计每年能够节省人工0.6个全职人力工时（Full-time equivalents）。