信息技术在事业单位档案管理中的实施与应用

张慧

摘  要：事业单位在日常经营管理过程中，不可避免地会产生多种类型的信息资料，需要充分利用信息技术，着重开展档案管理工作，在保证档案管理工作效率和质量符合标准要求的基础上，实现信息化管理目标。事业单位档案管理人员应及时更新观念，创新档案管理模式，在制定信息化档案管理方案之后，提高事业单位档案资源的应用价值。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;管理质量

目前各个领域在发展创新过程中，非常依赖信息技术，主要因为信息技术可以为人们提供方便快捷的服务。信息技术主要以微电子技术、较强编程能力的软件技术为依据，不仅具有适用范围广、管理效率高、方便快捷的特征，也能减少事业单位档案管理工作任务量。本文从信息技术在事业单位档案管理中的应用表现入手，展开阐述，针对信息技术在事业单位档案管理中的实施策略进行深入探讨。

1信息技术在事业单位档案管理中的应用表现

1.1云存储和备份

目前业单位档案管理工作面临严峻挑战，管理人员不仅要更新管理理念，也要充分应用信息技术，在提高档案管理水平同时，创新档案管理模式。主要将信息技术应用在云储存和备份工作中，如通过人工录入或是扫描等渠道，完成纸质文件到电子文件的转变，之后还要将电子文件输入到计算机系统中进行备份和保管。目前社会整体逐步向大数据时代发展，各个领域非常注重大数据技术的应用，此项先进技术具有诸多应用优势。为了进一步提高事业单位档案管理先进性，充分应用大数据技术，做好云储存和备份等多项工作[1]。事业单位档案管理人员需要将大数据技术与档案管理工作有效结合，保证事业单位的各类档案，以电子数字化信息方式存在，并将云端作为储存地点，提升档案管理工作效率和质量。

1.2依据计算机程序做好管理工作

计算机技术具有多项应用优势，该项技术是现代社会各个领域非常关注的一项新型技术。事业单位在实际开展档案管理工作时，不仅注重应用计算机技术，也会将相关专业程序应用到档案管理工作中。为了保证实际开展的档案管理工作符合标准要求，还要对专业程序进行优化，既要提高事业档案档案信息调出速度，也要降低人工接触档案的概率，防止产生泄露问题。在计算机程度的辅助下，事业单位的档案管理工作具有较强有效性，对于保证档案资料具有完整性和安全性具有重要作用。除此之外，为了可以高效应用计算机程序开展档案管理工作，事业单位也要着重开展专业人员培训、设备改进等多项工作，在保证档案管理工作人员具有较强专业能力和职业素养的基础上，降低各类设备发生故障的概率，从而推动事业单位档案管理工作向信息化方向转变。

1.3共享管理云技术

在我国整体科学技术水平不断提高的状况下，现阶段共享管理云技术不断完善和成熟，云端传送的方式不断创新，具有较强的便捷性。事业单位在实际开展档案管理工作时，需要充分利用云终端，在实现内部档案共享这一目标之后，形成新型的档案管理模式。事业单位档案管理人员，充分应用共享管理运技术，积极构建档案数据库。在云终端充分发挥作用之后，虽然是不同類型的事业单位，也能高效开展信息上传和下载等工作。但是在实际开展此项工作时，事业单位所在地区的政府部门应逐步加大信息维护工作力度，避免产生档案信息泄露等问题。此外，事业单位档案管理人员充分应用互联网技术，在提高档案管理效率同时，加快信息化建设速度。

2信息技术在事业单位档案管理中的实施策略

2.1及时更新软件，提高事业单位沟通效率

为了保证信息技术在事业单位档案管理工作中充分发挥作用，档案管理人员需要充分应用具有辅助特征的各类软件。与此同时，着重开展软件更新和维护等工作，在保证软件始终处于高效运行的状态之后，不断优化软件系统各项功能[2]。在此种状况下，事业单位内部网络系统可以在数据服务器的邮件抄送和转发下，储存、管理多种类型的档案信息，并且具有较强的完整性和准确性。一般状况下，事业单位会将档案软件归纳到办公室软件的范围内，在做好软件更新和维护工作之后，提高事业单位沟通效率，从而达到高效整合档案资源的目的。

2.2构建档案信息数据库，提高数据库信息化程度

事业单位在开展档案管理工作时应用信息技术，高效构建档案信息数据库，这是现阶段提高数据库信息化程度的一项关键任务。这样不仅可以迅速整合事业单位各项档案资源，也可以保证数据库和电子系统充分发挥作用，使事业单位档案资源具有完整性和共享性。实际上，档案信息数据库会涉及多个方面的内容，如包括存档时间、档案类型、档案信息规格等。在此基础上，为了进一步提高事业单位档案信息准确性和全面性，事业单位也要指派专人和管理机构负责数据库构建工作，同时还要保证档案信息具有及时性和有效性，在使数据库建设工作顺利开展之后，进一步提高数据库信息化程度。

3结束语

总之，目前信息技术水平不断提高，事业单位在实际开展档案管理工作时，将信息技术作为主要支撑，在高效整合档案信息资源的基础上，提高事业单位档案管理效率和质量。事业单位应用信息技术，具体表现为档案云存储和备份、依据计算机程序开展管理工作、共享管理云技术等，既能创新事业单位档案管理模式，也能推动事业单位档案管理工作向信息化方向转变。

参考文献：

[1]柴晓洁.信息技术在事业单位档案管理中的应用探究[J].创新创业理论研究与实践，2019，2（11）：178-179.

[2]周雪飞.浅析信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].明日风尚，2018（23）：388.