新时代环境下人力资源和社会保障局人事档案管理分析

艾力亚尔•米吉提

摘  要：人力资源与社会保障是企业发展中重要内容，在新时代的环境之下，提升人事档案管理水平，积极开展相关管理工作，有助于企业和单位的长远发展，基于此，本文重点通过现阶段人事档案管理中存在的问题，分析新时代环境下人力资源和社会保障局人事档案管理的具体策略，为之后的人事档案管理提供一些参考。

关键词：人力资源;社会保障;人事档案管理

在新时代的背景下，为了满足社会发展的需求，对于人事档案管理也提出了更高的要求，现阶段传统的管理模式已经无法适应时代的发展，相关企业和部门需要针对现阶段当管理中存在的不足，进行深入分析，结合实际工作需求完善管理方案，进一步提升人事档案管理工作的效率，进而促进企业单位的稳定发展。

一、人事档案管理存在的问题

（一）工作人员专业能力有待提高

在开展人事档案管理工作的过程中，部分工作人员缺少专业知识以及实践经验，导致管理水平较低。综合素质无法满足工作需求，同时在一些事业单位中，部分承担该项工作的人员年龄老化较为严重，对于信息技术的使用存在一定的困难，进而使得档案管理工作的效率有所降低，工作开展较为缓慢，从现阶段人力资源社会保障局的实际情况可以看出，一些工作人员并没有掌握专业的管理知识，在接收新知识的能力上，存在诸多不足，因此使得档案管理工作无法满足实际需求。

（二）管理制度有待优化

随着社会水平的提高，档案管理工作的顺利开展需要信息技术的支持，档案管理人员应该积极应用信息技术提升管理水平，但是，从目前档案管理工作的主要形式上来看，管理人员所采取的管理模式过于传统，例如，仍有部分管理人员使用纸质档案的模式进行信息记录，纸质档案无法长期保存，容易出现数据丢失。同时，一些部门之间的档案管理存在差异，缺少统一化的管理模式，相关制度还有所缺失，导致档案管理工作的效率受到了一定的影响，因此人事档案管理制度还有待优化[1]。

（三）档案信息的利用效率低

现阶段部分单位的人事档案信息的利用效率较低，首先，人事档案管理工作所包含的内容较多，相关环节较为复杂，对于部分工作人员而言，在开展工作过程中可能受到诸多约束，导致工作效率较低;其次，少数工作人员在开展工作过程中存在形式主义，未能将相关责任和工作落實到实处，管理工作有无法顺利开展，同时，由于管理制度的不完善，还可能出现泄露等诸多问题，严重影响人事档案信息的保密性。

（四）基础设施建设不足

由于人力资源与社会保障局的人事档案管理工作覆盖的内容较多，因此通常需要相关的硬件设备作为支持，例如，在人事信息数据收集以及数据分类等方面都需要借助计算机系统，以此来提升档案管理工作的质量，但是，现阶段部分单位现代化建设进度缓慢，一些硬件设备存在老化、损坏等情况，严重影响了档案管理工作的整体速度，导致管理人员无法及时应用信息技术对相关数据进行收集整理，在影响管理工作效率的同时，也会阻碍管理工作的信息化发展[2]。

二、新时代环境下人力资源和社会保障局人事档案管理策略

（一）加强人才队伍建设

档案管理人员是人事档案管理工作的关键，随着社会经济的发展，人力资源和社会保障局所需要收集的相关信息逐渐增多，管理人员的工作压力也在不断加大，因此，需要在人才队伍建设方面加大力度，重视工作人员的管理工作，首先，在人才招聘上，单位需要结合岗位实际需求对求助者提出明确要求，并进一步拓宽招聘渠道，招聘同时具备学历、专业能力、工作经验等综合性人才;其次，在完成招聘工作之后需要针对管理人员进行统一培训，帮助新入职者解读岗位内容，再按照个人能力安排上岗;最后，管理部门需要针对工作人员的工作情况定期进行检查总结，以此来保障档案管理工作的有效落实[3]。

（二）完善管理制度

档案管理部门需要针对管理工作开展情况，在现有管理制度的基础上进行优化完善，首先，管理部门需要将工作执行力作为管理制度的第一要素，结合单位人事档案工作的实际情况，制定科学的管理方案，并对各项工作进行细分，将相关责任和各项工作落实到个人，一旦在管理工作开展过程中出现问题，可以明确相关责任，以此来加强管理人员对该项工作的重视程度;其次，需要在部门内部建立完善的奖惩机制，定针对管理人员的工作情况进行考核，并将考核结果作为评定绩效的一部分，对于工作态度积极，各项工作可以妥善落实的管理人员应该给予适当奖励，而对于工作态度敷衍，问题频出的管理人员，应该给予惩罚，严重者可调离岗位，以此来提高管理人员在开展管理工作时的积极性。

（三）建立管理监督机制

在新时代的背景之下，计算机技术已经被广泛应用到人事档案管理中，作为具有社会服务性质的人力资源和社会保障局，应该将各项管理工作透明化，充分利用自身优势，保证人事档案管理工作可以顺利进行，进而提升整体工作质量。首先，管理部门可以档案管理人员中，采取轮岗制模式，管理人员对档案工作进行监督，并定期向上级部门汇报人事档案管理工作的进展;其次，上级管理部门在接收到汇报后，应指派专业人员对汇报内容进行核查，确认无误后，针对现阶段管理工作中存在的问题进行分析，为接下来的管理工作提供方向;最后，管理部门需要定期组织管理人员针对一段时间内的工作情况进行总结反思，针对工作中可能出现的问题进行预案[4]。

（四）完善基础设施建设

首先，管理部门需要重点关注人事档案管理中硬件设施的安全性，例如，在建设人事档案管理系统时，应该重点加强防火墙的建设，同时要求管理人员严格按照操作规定开展管理工作，以此来避免出现信息泄露等问题;其次，在硬件设备的选择上，单位应该结合实际情况适当加大资金投入，及时淘汰老化损坏设备，为管理人员的档案管理工作提供设备支持。

结束语：总而言之现阶段人力资源和社会保障局的人事档案管理工作还有进一步提升的空间，相关部门和管理人员需要正视现阶段管理工作中存在的问题，加强人才队伍的建设，完善管理制度，建立档案管理的监督机制，加强基础设施的建设，以此来提升人事档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1]任雪梅. 分析事业单位人事档案管理中存在的问题及优化措施[J]. 卷宗，2021（6）：4.

[2]王朔. 人事档案在行政单位人力资源管理中的作用[J]. 中外企业家，2021（9）：192.

[3]张燕. 人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究[J]. 商情，2021（33）：192，194.

[4]王艳文. 行政机关单位档案管理工作思考分析[J]. 电脑爱好者（普及版）（电子刊），2021（3）：746.