高校图书类资产信息管理平台数据映射优化研究

周文云 马云辉 张薇 严大香

关键词：高校图书类资产;数据脱钩;数据映射;信息管理系统

摘 要：文章分析了目前高校图书类资产清查管理普遍存在的数据脱钩问题，结合实际工作中遇到的问题，构建了图书信息系统后台管理模式，从技术角度建立了两个系统数据间的映射关系，保证了数据的一致性，以期推动高校图书馆和国有资产管理部门工作的顺利开展，提高工作效率和服务质量。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2021）05-0048-03

1 研究现状

近年来，国家对行政事业单位国有固定资产的管理工作日益重视，国有固定资产清查盘点是规范资产管理的基础工作，定期的清查盘点是维护国有固定资产安全完整、解决国有固定资产账实不符问题的有效措施。高校作为事业单位的重要组成部分，在建立健全国有固定资产管理制度方面责无旁贷。2016年，财政部联合教育部组织了行政事业单位的国有固定资产清查工作。图书类资产作为高校国有固定资产的组成部分也在清查之列[1]。因此，只有保证图书类资产清查工作的准确性，才能保证整个高校国有固定资产清查工作的顺利进行。我国研究者对事业单位的国有固定资产管理工作进行了探讨和研究，如：陈忠杰讨论了行政事业单位加强国有固定资产管理的现实意义[2]，陈玉珍深入分析了事业单位国有固定资产管理中存在管理制度不健全等问题[3]，陈比乐针对目前存在的问题提出了相应的解决对策[4]，郭维探讨了国有固定资产清查及管理工作中的优化路径[5]，吴新兵针对性地讨论了科研事业单位在国有固定资产管理方面的情况[6]，代学敏对国有固定资产清查方面的措施进行了分析[7]。

除国家层面的大规模清查工作外，每个高校会定期展开学校层面的清查工作，形成了常规化的管理制度，但国有资产管理部门在对图书类资产进行清查的过程中发现了一些问题。我国研究者对图书类资产管理进行了探讨，如：董桂存对天津师范大学图书资产清查中暴露出来的问题进行了解析，提出了一些改革的长效机制[8];黄晓静提出了针对图书类资产管理的设想方案[9];王瑜等以北京科技大学为例，详细剖析了图书类资产清查工作的流程，为其他单位开展该项工作提供了借鉴[10];朱昱等详细阐述了图书类资产清查的做法和措施[11]。以上分析和讨论主要集中在分析实践经验、优化管理路径等方面，为了解决清查过程中存在的问题，相关部门除要规范管理制度、优化工作流程外，还要完善管理模式和优化后台数据，建立合理的数据映射关系，为相关工作的开展提供有效的数据支撑。

2 目前存在的问题及原因

2.1 图书类资产在清查过程中存在的问题

图书类资产作为国有固定资产的一部分，由于其在采购、使用和处置等方面具有一定的特殊性，在管理过程中与其他类型的国有固定资产有着很大的区别。随着高校信息化水平的不断提高，国有固定资产和图书资源都已拥有各自的信息化管理系统。由于两个系统的管理目的和方法不同，二者在图书类资产清查方面存在相当严重的数据脱钩问题。

数据脱钩会对高校图书类资产的清查工作产生较大的影响。首先，高校图书馆与国有资产管理部门之间没有统一的基础统计数据，双方在底层数据层面无法沟通协作，造成了两个部门对图书类资产的评估或统计在数据上存在偏差。其次，国有资产管理部门会涉及财务方面的统计，如果其与高校图书馆针对图书类资产数据的沟通不及时，就会造成财务上的偏差，导致图书类资产出现严重的账物不符等问题。有些高校的财务差额可以以十万或百万计，如果这样的数据脱钩问题没有得到解决，随着差额的逐年累计，账物不符的问题就会越来越严重。因此，解决好数据脱钩问题对于国有固定资产清查工作具有至关重要的意义。只有较好地梳理各信息系统之间的数据，才能推动各个职能部门之间工作的顺利开展。

2.2 图书类资产产生数据脱钩问题的原因

从讨论图书类资产的角度看，国有固定资产管理系统（以下简称“国资系统”）对图书类资产管理的侧重点存在于整个资产生命周期的所有环节，包括“入库/增值”“调拨”“报废处置”等。以江苏省为例，目前国资系统对于图书类资产的管理颗粒一般以“批”为单位，该颗粒度是把图书类资产与其他资产进行同化处理。在实际工作中，图书类资产的统计维度和复杂度都高于其他资产。江苏省的高校图书馆都有专门针对图书资源的信息管理系统（以下简称“图书信息系统”），如汇文、金图、ILAS等。这些图书信息系统通常贯穿图书类资产的整个管理流程，包括采访、验收、编目、典藏、流通、统计等模块。这些图书信息系统通常的管理颗粒都以“册”为单位，因此，国资系统和图书信息系统对于同一管理对象存在较大差异，造成国有资产管理部门与高校图书馆之间的统计数据存在较大的偏差，双方数据的不统一、信息的不对称，无法推动图书类资产清查工作的顺利开展。两个系统的对比情况如图1所示。

从图1可以看出，两个系统在“入库/增值”和“报废处置”对应的“验收”和“剔旧/丢失赔款”两个环节存在数据接口不统一的情况。由于国资系统需要对各种国有固定资产进行处理，其對图书类资产进行了泛化处理，每次购买的新书都以“批”为单位入库，缺少每本书的详细清单，而图书信息系统的管理对象是每本书，因此，两个系统无法形成一一对应的关系，造成了图书信息系统无法根据“剔旧/丢失赔款”的具体情况，在国资系统中进行相应的报废处置。由于图书类资产在两个系统的“入口”和“出口”这两端的数据无法实现对接，使两个部门的统计数据存在一定差异。

3 解决方案

3.1 管理模式探讨和分析

为了有效解决这个问题，笔者以计算机信息系统和后台数据管理为切入点，结合实际工作的需求，分析了两个系统之间的差异，找到了一种合适的解决方案。

首先，从国资系统的角度分析，由于该系统是针对所有的国有固定资产类型设计的，其目的在于统一解决不同类型国有固定资产之间的共性问题，且该系统是江苏省统一的系统，涉及的是全省所有高校的图书类资产，数据量过于庞大，处理性和操作性都不强。如果入库操作是以“册”为单位，就会给清查单位带来巨大的工作量，降低国资系统的执行效率。从资产管理效率的角度考虑，国资系统强调的是总体性和全局性，将每本书都作为一个管理对象是一种低效的管理模式，既增加了系统的负担，也无益于图书类资产的有效管理。其次，图书信息系统的优势在于对图书的精确化管理，其可以清晰地追踪每本书的状态。为了便于国有资产管理部门对图书类资产和其他资产进行统一管理，高校图书馆可从资产管理的角度出发，将图书类资产管理的任务分布在图书信息系统上，构建一种分布式的管理模式。该管理模式无论是效率还是可执行度都要比国资系统集中式的管理模式更加便捷、高效。综上所述，只有从图书信息系统入手，逐步完善其功能和流程，优化后台数据，才能实现两个系统的数据统一，从根本上解决两个系统之间的数据脱钩问题。

3.2 数据映射优化模型

在上述理论的基础上，笔者进一步探讨了如何解决两个系统没有可以对接的数据接口问题。首先，国资系统入库以“批”为单位，每批書在入库时对应一个资产编号，并附有单张或多张发票，而图书信息系统则以“册”为单位进行验收，每本书对应一个财产号。从表面上看，这两个号码由于管理颗粒度的不同无法产生直接的联系，但实际工作中形成的数据环流能将二者联系起来。从图2可以看出，在验收环节，财产号可以映射到相应的验收批次号，形成1号数据流;每张发票到位后，验收批次号可以追溯到对应的发票号，形成2号数据流;国资系统的资产编号的生成又依附于发票号，形成3号数据流。基于这三个步骤的数据流，验收批次号与发票号之间建立了连接，财产号与资产编号之间形成了双向的映射关系，即4号数据映射。

虽然实际工作中问题的复杂程度要远远高于图2所描述的逻辑层次复杂程度，但数据环流能在图书类资产的验收批次号与发票号之间建立相应的映射关系。高校图书馆可在图书信息系统后台数据库中设置财产号、验收批次号、发票号和资产编号四个字段，结合国有资产清查工作开展的频率，根据每次的清查要求，在图书信息系统后台生成相应的报表，并反馈至国资系统，使两个系统的数据实现对接和统一。

3.3 数据映射优化的应用实例

以汇文系统为例，该系统已经有财产号和验收批次号两个字段，高校图书馆仅需要在该系统增加发票号和资产编号两个字段。在新书验收进入汇文系统后，该系统会生成相应的财产号和验收批次号;在发票到位后，高校图书馆可将所有的验收批次号归并至统一的发票号下，使国资系统中的发票号与资产编号形成对应关系，进而使财产号与资产编号相对应。高校图书馆可根据这四个字段的映射生成相应的报表，将两个系统的数据进行对接。

在进行“剔旧/丢失赔款”时，高校图书馆只要根据每本书的财产号，就可以找到其在国资系统中所属的资产编号;在进行“报废处置”时，高校图书馆可以根据“剔旧/丢失赔款”的财产号统计到相应的资产编号，并计算出相应的册数及价值，进而保证两个系统数据的一致性。

除汇文系统外，其他图书信息系统也能进行以上操作，尤其是在智慧校园和智慧图书馆建设的不断推动下，高校图书馆应将图书类资产管理和清查作为工作重点，彻底解决数据脱钩问题，真正做到账物相符，推动图书类资产清查工作的顺利、高效开展。

4 结语

图书类资产是高校国有固定资产的重要组成部分，但由于其特殊性及国资系统和图书信息系统管理目的的差异，造成两个系统之间的数据无法对接，从而导致高校图书馆与国有资产管理部门之间存在图书类资产数据不统一及数据脱钩等问题。笔者提出的管理模式和数据映射优化模型能够较好地解决这些问题，增强学校不同部门之间的沟通协作，提高工作效率，推动国有固定资产清查和管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1] 黄绪全.广西行政事业单位国有资产清查工作研究[J].经济研究参考，2016（41）：4-6.

[2] 陈忠杰.行政事业单位固定资产管理问题研究[J].大众投资指南，2020（11）：72-73.

[3] 陈玉珍.关于加强事业单位资产管理的思考[J].财富生活，2020（10）：195-196.

[4] 陈比乐.浅析行政事业单位固定资产管理存在的问题及对策[J].时代经贸，2020（10）：63-64.

[5] 郭维.行政事业单位资产清查及管理工作优化路径探讨[J].行政事业资产与财务，2020（5）：3-4.

[6] 吴新兵.科研事业单位固定资产管理研究[J].行政事业资产与财务，2020（5）：7-8.

[7] 代学敏.行政事业单位提升资产管理水平思考[J].行政事业资产与财务，2020（5）：5-6.

[8] 董桂存.高校图书资产清查出现的问题及对策研究[J].内蒙古科技与经济，2018（6）：35-37.

[9] 黄晓静.高校图书资料固定资产管理的突出问题与解决方案[J].图书馆建设，2009（10）：56-59.

[10] 王瑜，牛雪峰，王彬.图书资产清查的组织实施与过程管理：以北京科技大学图书馆为例[J].图书情报导刊，2017（4）：9-15.

[11] 朱昱，温瑞智，代志勇，等.专业图书馆资产清查工作的组织与实践[J].农业图书情报学刊，2014（1）：94-96.

（编校：孙新梅）