浅谈疫情防控档案收集与利用

徐震

摘 要：新冠肺炎疫情向我国公共卫生事业发起了严峻的挑战，文章结合防疫实际经验及疫情防控档案收集的真实情形，总结疫情防控档案收集的意义及相关注意事项。

关键词：新冠肺炎；档案；收集利用

2019年岁末暴发的新冠肺炎疫情给我国公共卫生事业带来了严峻的挑战。在抗击新冠肺炎疫情的过程中，各级管理部门尤其是医疗卫生部门借鉴2003年抗击“非典”疫情专题档案[1]，迅速成立疫情防控领导工作小组，采纳“非典”防疫期间累积的宝贵经验，确立防疫体系，及时出台防疫相关工作制度和应急流程，为获得此次疫情防控阻击战的最后胜利奠定了基础。笔者作为医疗机构中综合档案管理者，结合两次防疫实际案例及所在医院实际，针对疫情防控档案的概念、重要性、收集与管理提出以下思考建议。

一、疫情防控档案的概念

1.定义

习近平总书记曾说过：“疫情防控不只是医药卫生问题，而是全方位的工作，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持。”[2]疫情防控档案是在特定的时间、特定的地点、特定的条件下产生的不可复制的记录[3]，也是疾病流行规律的历史见证，是核对历史事实真伪的第一手材料。因此疫情防控档案收集的准确性、完整性、系统性都具备严格的要求。南京医科大学附属妇产医院党委、行政领导班子高度重视疫情防控期间产生的档案材料管理工作，在院办设立专人，划出专门场所用于新冠肺炎疫情防控过程中产生的文字、图片、音频、视频等资料的整理归档。

2.分类

（1）纸质档案

疫情防控档案中的纸质档案不仅包括传统的文件，还有各类防控工作会议、视频会议、专题会议产生的文字材料以及在患者救治过程中全部的诊疗记录，包括患者患病时间、地点、治疗过程及治疗效果，特殊时期制定的诊疗流程（分诊、转运、排查等）、诊疗用药方案、医护人员组织管理细则、诊疗技术方案、医疗物资分配、应急处置方案、后勤保障方案等。[4]作为疫情防控过程中形成的第一手资料，纸质档案详细记录了疫情的发展动态。

（2）声像档案

除纸质档案外，此次新冠肺炎疫情防控过程中形成了大量的视频资料、录音资料和照片资料，记录了疫情防控的全过程，形成了纸质档案的有力补充。声像档案作为疫情档案的重要组成部分，包括疫情防控相关单位工作中形成的声像资料、广播电视机构制作的专题节目资料、融媒体中心收集的声像资料等，还涉及以网络资讯为主的网页档案，包括政府部门、新闻媒体等向社会公众发布的大量网络资讯等资料。[5]因其有着传播迅速、呈现方式丰富、互动性强的特点，档案收集部门也应当充分全面采集，将其固化成为可归档、可利用的数据。同时，声像档案收集时要注意同步收集文字说明、拍摄者信息等。

（3）实物档案

实物档案是指疫情防控期间产生的具有典型意义的横幅、旗帜、印章、模型、工作证件、专用产品和包装等。[6]在实物资料收集时，要注重档案的真实性、客观性，确保实物档案能够体现抗击疫情背景下群众精神风貌。所有的实物档案均应配文说明，对于部分不易保存的实物档案可采用声像资料的方式收集。

二、疫情防控档案的重要性

疫情防控档案内容涉及管理规章制度、应急处理流程，还包括医疗机构为社会人群服务的内容以及依靠群众和社会力量共同开展防疫的临时性与长期性工作记录。疫情防控档案具有超强的政策性、科学性、社会性、多阶段性等特点。在新冠肺炎疫情防治中，全国各级疾控部门可根据疫情防控档案信息，分析总结防控措施的有效性，并采取有效措施开展疫情防控工作。例如湖北省武汉市“火神山”疫情防控設计团队在充分参考“非典”小汤山医院设计图纸的基础上，仅24小时即完成了医院图纸设计，充分体现了档案的重要作用。

疫情防控档案资料详细记录了患者患病时间、地点、治疗过程及治疗效果，记录翔实，可供各领域专家开展流行病学调查、传染病危害、传播规律等研究，便于制定系统性防控措施，为政府制定卫生政策提供依据。相关部门在疫情防控过程中通过各种载体对抗疫举措等进行及时准确的记录，再分门别类规范整理，充分再现疫情抗击的过程，形成了抗击疫情的重要见证，能够真实全面地反映疫情状况，并通过深挖档案资源，汇编成册，以出版、专题展览等形式展现给社会大众，起到以史为鉴、警钟长鸣的作用，督促社会民众提高公共卫生安全意识。

三、疫情防控档案的收集

江苏省委书记娄勤俭对疫情防控档案工作作出“及时归档，以资借鉴”的批示。省委常委、秘书长郭元强也提出 “抓好做实疫情防控有关资料的归档工作” 的要求。抗击新冠肺炎疫情期间，医护人员作为与疫情接触最为密切的群体，其经历和记忆最为真实地还原了抗疫的情况，他们的记录和感触生动、立体、全面地记载在疫情防控档案之中。[7]为保证疫情防控档案收集覆盖面更广泛、内容更加真实可信，档案管理部门应当面向当时亲历疫情的医护人员，广泛征集其参与抗击疫情的过程中所形成的各种不同载体的档案资料，包括纸质档案、声像档案及实物档案，以及各部门利用不同载体对抗疫举措及时准确的记录等，形成系统性的疫情防控档案体系。在档案收集过程中应建立相应制度，采取必要的措施，增强档案保管意识，不论是文件、图片、实物还是数据，都为今后迅速查找、科学决策、及时正确应对突发公共卫生事件提供重要参考依据。[8]

档案收集的主要目的是便于使用。为切实提高疫情防控档案使用效率，必须结合疫情档案形成特点及抗疫过程实际情况，准确掌握疫情动态信息，总结其形成机制与规律，确保疫情档案的齐全、完整、真实是基本前提。在收集的过程中，档案管理员应当要求各部门上报的信息必须真实可靠，不得有漏报、瞒报、谎报情况出现，尤其应重视对防控应急措施及组织领导等关键档案的收集与保存，保证家底清、心底明，收集的疫情档案应“存之能用，用之能战”[9]。疫情防控档案收集除了能够帮助各领域专家研究提炼出传染病危害、传播规律和特点，为制定系统性防控措施与政府制定卫生政策提供依据，还可以真实还原抗疫历程，为今后构建公共卫生防疫体系提供翔实参考资料。

四、疫情防控档案收集利用实践讨论

档案的利用是对档案收集工作的一种检验，在不断发现薄弱环节和不足之处的同时也能推进档案工作社会服务进程。在疫情档案收集利用的过程中应及时提醒相关部门针对存在的问题，采取具体的改革措施来促进收集工作的完善。档案收集与利用是相互统一、相互制约的关系，收集是利用的基础，利用是收集的成果和提升，疫情防控档案管理工作应在完整收集的基础上实现档案的充分利用，把两者有机结合。疫情档案资料管理的信息化水平是进一步提升疫情分析科学性、系统性、快捷性的基礎[10]。南京医科大学附属妇产医院在档案管理工作中配备专用信息系统，并有专人负责疫情档案管理软件的使用和数据通讯，及时收集、汇总、报出及备案存档。此外，重视加强信息保密措施，通过计算机通讯网络传送疫情数据必须采用加密措施，防止计算机病毒侵袭破坏疫情软件和数据库[11]，利用信息化的手段加强对档案的存储与开发利用。

五、结语

在常态化“外防输入，内防反弹”的形势下，南京医科大学附属妇产医院也充分拓展利用已有的疫情防控档案，从战略部署、档案征集、整合应用等方面出台举措，以实际行动助力打赢疫情防控阻击战。医院在汲取现有疫情防控战略措施经验的基础上，结合江苏疫情形势及自身实际情况，针对性进行战略调整与方案优化，出台并实行《南京市妇幼保健院新冠肺炎疫情防控方案（第三版）》《南京市妇幼保健院新冠肺炎医疗救治工作方案》等，按照“早发现、早诊断、早报告、早隔离、早治疗“的原则，及时做好新冠肺炎疫情防控工作，加强对无症状感染者的排查，规范疫情调查和密切接触者管理，防止疫情扩散蔓延。同时，针对防控关键环节出台专项措施，涵盖就诊管理、防护措施管理、病区管理、医护人员管理等多个方面，确保各项防控措施做细做实，让疫情防控档案的收集有据可依，有序可循。加大档案资源编研力度，编制院级疫情防控档案专题目录和编研材料，深入挖掘疫情防控档案信息资源，及时报上级参阅，送相关部门参考，更好发挥档案的资政作用。加强档案资源共享，记录疫情动态变化趋势以及流行规律等信息，将可公开的疫情防控档案上传至网络，为用户提供远程查询、科普服务，发挥档案资源的教育、宣传价值，实现疫情防控档案的推广、应用。

注释与参考文献

[1]苏珊珊.新时代重大突发公共卫生事件档案工作的思考——以2020年新型冠状病毒肺炎疫情为例[J].云南档案，2020（12）：56-57.

[2]韩道财.新冠病毒疫情对高校思想政治教育工作的影响与启示[J].产业与科技论坛，2021（2）：157-159.

[3]王鹏，徐璟亮.疫情防控下的高校档案工作实践[J].办公自动化，2020（24）：21-22.

[4]李姝雨.关于突发疫情下建设工程档案重要作用及归档工作的思考[J].城建档案，2020（11）：55-58.

[5]马俊峰，尹文华.中国抗疫精神的时代价值阐释[J].学习论坛，2021（3）：104-111.

[6]陈娜.关于加强医院重要事件档案管理的思考[J].办公室业务，2021（2）：123-124.

[7]朱思嘉.新冠肺炎疫情下某三甲医院疫情档案收集工作的探究[J].兰台内外，2020（33）：52-53.

[8]储丽莎.新冠疫情下档案管理工作的思考[J].兰台世界，2020（S2）：36-37.

[9]夏振华，赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案，2020（2）：15-17.

[10]张楚仪.中国疫情防控工作中马克思主义方法论意蕴探析[J].理论导刊，2021（2）：92-99.

[11]黄何康.服务头等大事 抗击“非典”档案先行——天全县非典疫情档案资料工作扎实有效[J].四川档案，2003（8）：25.