铁路物资招标采购内部风险控制分析

许强

（中交机电工程局有限公司，北京100000）

0 引言

随着我国社会经济的快速发展，铁路建设发展规模不断扩大的同时，对各项物资的需求量也在逐步提升，铁路建设不仅需要相关技术与设备提供必要支持，物资的有效供应也能促进铁路建设。当前在铁路物资采购过程中主要是采取公开招标的形式，虽然通过公开招标能够让物资购置过程更加多样化，但是物资购置质量不能得到有效保障。当前相关管理部门需要掌握铁路物资采购管理各项规范化要求，在公开招标形势下对公开招标质量进行监管，建立完善的管理体系，更好地促进铁路建设发展。

1 铁路物资招标采购内部风险控制的重要性概述

采购质量管理是质量管理工作中的重要组成部分，铁路相关管理部门结合自身建设需求逐步建立完善的采购质量管理体系，对采购计划进行协调控制，对供应商提供的各类产品进行选择，确保采购产品能够满足铁路建设基本要求，从而保障各项物资供应活动的有序进行。安全是铁路运输的重要生命线，铁路安全运输对企业发展经济效益以及生产效率影响较大，在一定程度上对社会全面发展建设也产生了一定影响。保障采购物资质量，能够提高铁路建设安全性，避免各项事故的发生。此外，当前在社会主义市场经济环境中，一些企业面对激烈的市场竞争，为了获取更大的经济效益，生产假冒伪劣产品，以次充好，提供诸多质量不合格的产品与配件。铁路物资采购与验收人员通过全面检查验收，能够避免假冒伪劣产品进入铁路生产中。通过物资招标风险控制能够从源头对铁路生产与运输安全性进行把控。根据相关数据统计分析，现阶段我国铁路企业实际购置成本较高，采购成本是限制企业总成本的主要影响要素，降低采购成本能够对企业物资资源提供有效保障，提高企业经济发展效益。所以现阶段铁路相关管理部门需要全面认识到物资采购风险控制的重要性，提高物资质量，对采购全过程进行管控，对促进铁路行业全面发展具有重要意义[1]。

2 铁路物资招标采购内部风险的主要类型分析

现阶段铁路物资招标采购风险就是铁路部门在物资招标采购过程中，由于诸多不确定的突出问题，导致招标结果与预期要求之间出现较大差异，致使多项风险的发生。加上铁路物资招标采购过程中还会受到人为以及客观环境要素的影响，出现较多内部风险，其中的内部风险主要是由人为风险与管理风险构成。人为风险就是在招标采购过程中出现的决策性风险、道德风险以及合同风险等。决策风险主要是相关部门在拟定各项决策计划时，未能认识到管理人员综合素质的影响性，在合同条款拟定过程中部分条款不全面，存在风险疏漏现象。道德风险主要是参与铁路物资招标采购管理人员自身缺乏良好的责任意识，个人私利心理膨胀，这样将会导致采购过程中出现较多不合理行为导致企业建设利益受到影响。管理风险就是在铁路物资招标采购过程中各项管理工作信息不对称，管理活动缺乏有效判断，使得管理成果受到影响。在招标采购中形成的管理风险，与招标公开程度较低、评标不公平、资格审核不合理、招投标选取不当等问题具有直接联系[2]。

内部风险形成原因与多方面要素相关，主要有合同执行效果差、采购程序不合理等方面。目前铁路采购文件在实际编制过程中，各项条款不够规范，存在缺失合同项，编制人员未能结合物资采购项目基本特点拟定用户需求说明书。在对招标采购文件进行全面审查过程中，各项执行操作缺乏监管，比如在物资采购询价过程中未制定采购记录表等，招标采购过程中形式化问题较为严重。各个企业在合同管理方面需要应用相应制度，但目前在部分物资采购过程中仅仅有采购数量而未设置采购金额。在合同管理过程中较为随意，都会对铁路企业造成较大的经营风险。有部分管理部门对物资招标项目进行类别划分，将需要强制性招标的重点项目划分成不需要进行招标的小项目，将项目金额控制在招标额度以下，这样能够逃避招标的目的。

3 铁路物资招标采购中存在的主要问题分析

当前铁路运营物资主要选取公开招标形式，虽然采购过程中公开化程度有效提升，但是在实际采购管理过程中仍旧存在诸多问题。铁路运营物资与商场和超市的物资购置之间存在差异，因为商场中物资供应具有稳定性，而铁路运营物资采购具有不确定性。因为铁路建设过程中需要采购的物资种类较多，采购成本较大，采购具有不确定性。此外，在铁路物资采购时间上也具有不确定性，主要是受到铁路基本运行现状的影响。铁路物资多样化需求中，随着铁路建设规模以及相关技术的不断发展，在物资采购过程中采购周期也会不断变更。铁路物资通过公开招标形式会导致部分物资供应商为了中标而不断降低成本，缩减获取的经济效益，这样会出现部分物资供应商在没有盈利情况下为铁路运营以及发展建设提供相应商品，长期发展将会导致物资供应质量逐步降低，不能满足物资使用要求，限制了铁路物资质量，也导致大量物资购置成本的浪费，对铁路物资后续经营发展造成了较大限制性[3]。

有部分物资供应商为了能够在物资供应公开招标过程中争取更大的物资供应，根据标书中各项要求以及相关附加条件都给予了相应承诺，也提出了多样化的优惠政策，最终中标获取了物资供应权。但是在物资实际供应过程中，由于货物供应商质量不能与招标合同各项要求保持一致性，导致铁路相关管理部门开始寻求新的供货商，这样将会消耗大量时间，对铁路物资运营方面造成了限制性，不能更好地促进铁路建设活动的全面发展。

4 铁路物资招标采购内部风险控制措施探析

4.1 建立完善铁路物资采购监察制度与审计制度

当前铁路相关管理部门需要严格遵照总体物资采购、管理与相互分离模式，逐步建立较为完善的高效化、协调性机制，确保各项权利能够制衡，树立较为完善的管理机制。对铁路物资采购过程进行监察管理，根据实际采购要求不断完善具体监察内容，通过加强日常监督、针对性检查以及定期检查等基本方式，不断强化监督管理，确保物资招标过程能够透明化，各项信息公开化。还需要结合铁路物资招标采购内容逐步建立内部审计制度，对采购合同要求以及具体控制措施进行审计，相关部门发现问题之后需要及时进行改正，确保物资招标采购中内部控制风险要素能够有效消除。

4.2 逐步规范合同签订与执行过程

现阶段相关部门需要结合物资采购要求拟定规范化的评标方式，在招标采购文件中需要对评标标准提出相关说明。针对部分物资采购项目实际复杂程度较低，一直有采购历史的项目，有标准规范的，需要通过公开招标方式。具体评标可以结合实际情况进行拟定，公开招标可以选取经过评审的最低价法。合同有效签订过程中需要规范各项操作，对合同中主要条款的完整度进行探查，确保各项条款的明确性以及合同实际履行情况，这对企业内部控制效果影响较大。各个部门需要根据我国现有的法律法规各项要求对物资采购合同内容进行调整，明确物资招标采购具体质量、市场价格以及货物交易时间等，从而体现出相应的采购需求，定期组织人员对合同实际执行情况进行分析评价，对合同进行综合管理。

4.3 严格规范物资采购验收入库操作

铁路物资根据招标文件采购之后，需要对物资进行验收入库。提高验收人员主体责任意识，对验收环节进行负责，确保购置的物资产品各项技术参数以及数量、质量等能够满足铁路运营建设的基本要求。如果物资购置情况不能满足采购合同基本要求，或是实际供货时间不符合合同规定，验收人员需要对违约问题产生的主要原因进行总结，明确责任主体。等到购置物资全部验收完成之后，验收人员需要对验收报告内容进行填写，发现产品存在质量问题，需要及时进行检测。物资供应商在后期调试、换置、维护方面存在问题需要及时进行上报。

4.4 积极探求集中招标采购模式

铁路部门各个单位需要对所需物资总量进行汇总，可以实行大额度、批量化招标采购。主要方式可以是集中订货、分开收货、集中付款形式。集中采购能够更好地适应经济发展客观要求，突出批量化采购的优势，在一定程度上能够有效降低实际采购成本，便于相关管理部门对采购环节进行管理。确保采购渠道得到优化，能够提高物资购置质量，节约更多的社会资源，也有助于促进铁路行业全面发展。物资集中采购与市场经济体制相互适应，在物资采购环节中重点突出现代化信息技术的有效应用，对采购环节进行规范、将物资验收管理以及资金支付等环节进行分开管理，使得采购管理能够朝着社会化趋势进行发展。采购质量风险属于一种内外交叉型风险，需要在完善的组织制度基础上更好地发挥出内部控制的重要作用，将企业物资采购风险降至最低，确保物资采购效益能够有效提升，促进铁路企业各项运营建设活动的全面发展。

4.5 逐步完善供应商评价系统

供应商评价系统的建立能够对整合与掌握招标采购环节供应商的信息与数据提供非常重要的信息援助与技术支持，通过良性的竞争能够为工程的招标采购带来生机与活力，极大地提高项目的经济价值和综合评价，而供应商的参与则是这些生机与活力的根本源泉。因此应该逐步建立与完善供应商评价系统，为各层次各行业的供应商的参与提供更有保障的信息服务和更全面的统筹服务，这样才能够最大程度地开发出供应商所代表的资金资源。供应商评价系统中应包含有对各类公用物资的数量及价格的统计结果、供应商信息的实时更新，以及经营状况和售后服务等多项环节的客观评价等要素。除此之外，供应商评价系统还应该起到对行业内众多的供应商进行归类与划分的作用，可以依据经济实力与信誉度等多种评价标准，按照规范的行业管理标准来制作不同类型的供应商名单，并据此来维护行业市场的管理秩序以及必要时追究法律责任。

4.6 加强对招标文件编制的审核

招标文件的编制及审核管理往往很容易受到忽视，但招标文件在整个招标采购过程中，却起到极为重要的支撑和引领作用。在对招标文件的编制进行管理和规范的过程中，要将重点放在围绕招标物资的核心性质及主要特点方面进行，从根本出发实事求是地解决影响招投标阶段科学管理和有效控制的不良风险问题。

在此基础上，要对招标物资的采购标准、质量要求、供货方式、交货管理以及供应商资质审核等内容进行严格的把握和细致的排查，要在招标文件中体现出对各环节工作的评价标准与管理理念。招标文件的审核，要按照国家及有关管理部门给定的标准流程逐步落实，有关招标管理人员要充分考虑到不同参与组织之间的利益关系和责任分配。要合理利用对招标文件编制的审核，来提高招标文件编制的科学性与规范性，在有限的权力范围内最大可能的降低投资风险与经济损失。同时，强化对装备文化编制与审核的有效管理，还可以从保障投标人权利、巩固招投标文件管理组织的权威、完善招投标文件编制审核制度以及贯彻标准文件编制审核流程等多方面入手。而往往招标采购环节的内部风险问题，大多起源于企业内部管理的松弛以及对招投标文件等典型的指导性文件内容审核的漠视，因此借助对招投标文件从编制、递交到审核的整个流程的系统化管理，便能够更有效地实现对铁路物资招标采购的内部风险防控。

4.7 构建铁路物资采购及管理信息平台

通过构建信息平台来实现对行业内市场资源以及企业内部物资统筹的整合与管理，目前已经成为社会多领域信息化发展的主要方式和提高管理效能的主要方法。由于铁路物资管理涉及物资采购、材料供应、库存管理以及资金调用等结构联系紧密并且错综复杂的工作环节，这其中更涉及大量的市场资源信息和物资管理信息的收集与分析，因此借助信息管理平台和大数据技术，便能够有效地实现对资源的高效整合和科学管理。铁路物资采购及管理信息平台的建立，可以以原有的业务流程和管理体系为基础，将信息管理平台功能构建的重点放在对物资的统一调配与科学分配等方面。铁路物资信息管理平台可以采用模块化的功能实现方法，针对不同层次、不同等级的铁路物资管理机构及工作人员，分别下放不同的平台授权和信息查阅与分享权限，这样便可以进一步实现分级管理和多层次管理等更高水平的管理模式，实现对铁路物资采购及库存管理的宏观调控与精准化控制。

5 结语

当前铁路物资招标采购过程中仍旧存在诸多问题，相关管理部门首先需要明确强化招标采购管理的重要作用，而后对物资招标采购过程中各项风险类型进行明确，分析问题产生的主要原因，拟定具有针对性的内部风险控制措施，建立完善铁路物资采购监察制度与审计制度，加强物资采购环节监管。逐步规范合同签订与执行过程，确保购置操作稳定运行。严格规范物资采购验收入库操作，提高物资质量，保障铁路运营建设活动的有序开展。积极探求集中招标采购模式，确保物资采购与市场发展趋势相适应。