档案利用视角的组织沿革编写研究

孙春利

（深圳市利诚档案服务有限公司，广东 深圳 518000）

组织沿革的体例主要有编年法、系列法、阶段法、问题法等四种。本文就以上四种编写方式进行分析和研究，总结如何编制脉络清晰的组织沿革来满足广大档案阅览者的需求。

1 编年法

编年法,是以时间为主线，按年度顺序，逐年列出本单位机构设置和人员任免等情况，即采用“年度-系列（组织机构和领导成员）的形式。通过编年法来编制组织沿革类似于大事记的形式，首先设定时间轴，标记好年度，然后根据时间顺序依次编入信息，并简短注明变更的原因和信息所依据凭证，档案阅览者在查阅时可以通过时间轴的时间查阅对应的变革情况。在编写过程中要依据原有档案信息，且时间要准确无误，避免造成阅览者查阅信息有误的情况。编年法具有直观性特点，便于查到某一年的全部机构情况，但不便于查到某一内部机构历年系统情况。这种方法适用于内部机构经常调整和领导成员变动频繁的单位，比如：信托公司、保险公司、银行分行等。

2 系列法

系列法，是以单位内部机构为主线，将每一机构及其主要领导成员的变化作为一个系列，每个系列下，按年度顺序记载或编写，即采用“系列（内部组织机构）-年度”的形式编写。系列法能够比价清楚地反映出一个单位整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员的变化情况，适用于组织机构比较稳定的单位，比如：八大党派市委会、总工会、仲裁委员会、公积金中心、会展中心、医院等。以应急管理局为例，在将历史划分为两个阶段的基础上，对每个阶段划分为不同系列，分别为机构变更系列和领导任免系列。

1）机构变更系列。机构变更系列主要是对单位及其下属部门的成立、合并、更名和撤销等情况的变化进行记述。机构变更系列可以采用二维图表的形式来编写，编写中分别设置主表和附表，共同记述机构发生变的情况。以应急管理局第一阶段的机构变更为例，首先列出本身机构变化情况，按照同样的方法也可以列出内设机构的变化情况，见表1主表：从表1主表可以看出一维是单位的名称，另一维是其存在的时间。表中的检索号是主表对应附表中能够查询到该机构的具体变化情况。

表1 附表：机构沿革表

从表2附表可以查询到具体的变革情况，包括名称、形式、变更时间、凭证和档案号。变更时间是机构发生变更的时间，用短日期的形式来表示，变更的凭证是变革时签发的正式文件，档号为该文件的库藏档案号。

当然在进行组织沿革编写过程中可能遇到一些历史较为悠久的单位，在某些年份中变动较为频繁，变化原因和凭证等具有一定的复杂性。遇到这样的特殊情况时可以在附表中标注加以说明，用文字叙述的形式说明机构变化的具体情况，让阅览者能够理解清楚即可。

2）领导任期变更系列。领导任期变更系列主要依据单位历任局长、部室负责人变更情况进行编写。以一阶段历任局长变更为例，依次列出历任局长的任期和变化，包括任免时间、任免文号、档号（文件库藏档案号）等。在编写过程中领导免职时间会与实际时间有偏差，主要是部分领导的职务调整、升职或机构调整对干部进行重新任命等原因造成。编写人员须了解领导的离任具体原因，以推断出领导具体的免职时间。关于领导调离时间可参考档案流转通知书，退休人员可参考退休干部审批表，也可参考新上任人员的到任时间。如果确实难以找到相关资料推断离任时间的可以在备注栏进行注释，以说明其任期尚未结束。例如表2：

表1 主表 机构沿革表

表2 历任局长任免情况一览表

3 阶段法

阶段法，将本单位历年发展变化的情况划分为若干自然阶段，在每个阶段内采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写，这种方法是编年法和系列法的有机结合。阶段法体系的组织沿革一般由总题名、总序、目录、正文、附图（表）五个部分内容构成，适用于机构沿革阶段性明显的单位，比如：学校、财政局、街道办事处等。以暨南大学为例，按照成立至今的重大变革和档案库藏的分类特点，将暨南大学的组织沿革划分为三个阶段。如表3：

表3 暨南大学历史简表

4 问题法

问题法，将单位自身各方面的严格情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述，即以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。问题法有较强的灵活性和针对性，可以根据单位自身沿革的实际特点和读者的实际需要，灵活地选择应该加以记述和反映的问题。问题法适用于机构调整情况复杂，名称、职能、隶属关系等方面变化较多的单位，比如：深圳市第三职业技术学校（曾名深圳市职工学校、深圳市职工中等专业学校、深圳市工会成人中等职业学校、深圳市职工继续教育学院）。

5 总结

组织沿革编写时除选用适宜的体例外，多采用图文并用的形式进行编写可以提高利用率。图文并用的形式编写组织沿革更具直观性，同时减少组织沿革的篇幅，作为档案参考资料利用起来更加便捷。档案阅览者可以通过组织沿革研究和了解一个机构的历史发展情况，可以对本机构的历史联系进行检索，是通过机构及部门直接的关系来检索档案的特殊方式。组织沿革编写并普及应用，不仅能够提高档案资料的利用效率，同时也是主动提供服务的表现，也使档案管理工作更加科学化。