新形势下电厂档案信息化建设的实践与思考

胡 莉 敖敬郝

（国能浙江宁海发电有限公司，浙江 宁波 315612）

1 概述

国能浙江宁海发电有限公司（以下简称宁海电厂）成立于2002年，分二期共建设有四台630MW亚临界机组和两台1000MW超超临界机组。宁海电厂是“全国建设项目档案管理示范工程”、“浙江省企业档案优秀工作单位”、“神华集团档案管理优秀基层单位”、“国华电力公司档案管理先进单位”。目前，电厂档案室保存有科技档案30182卷415195件，文书档案25836件，会计档案5654件，照片档案5413张，特殊载体档案4333件，实物档案568件，印章档案45件，图书标准7809件，库存文件共有电子文件375176件，电子档案数据总量达625G。这些档案经历了项目前期准备、设计、施工、安装、调试直至生产以后的运营、检修和技改，是电厂基建、生产经营活动的宝贵历史记录，凝聚了宁海电厂历任管理者的管理方法和实践，凝聚了广大工程技术人员的汗水和智慧。

宁海电厂档案室依据国家档案局、中央档案馆发布的《全国档案信息化建设实施纲要》，本着“统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密”的原则，围绕“安全、可靠、全面服务”的理念，遵循“同步规划、分步实施、需求导向、确保安全”的工作方法，从管理网络、基础建设、人才培养、资源建设、应用系统建设和安全管理6个方面推动档案信息化建设。档案室引进了清华紫光档案管理系统和图形档案管理系统，建立专用数据库，初步开展了档案数字化工作，形成规范、可共享的档案基础数据库，实现档案的信息化管理，满足全公司员工对档案需求的实时要求，最大程度地实现档案利用价值，适应公司现代化管理要求。

2 档案信息化建设实践

2.1 第一阶段（2002-2009年）：基建期，做好基础工作，丰富档案数据资源

2005年前，工程采用OA、MIS系统进行文件流转，同时注重纸质文件、电子文件收集工作，宁海电厂从2005年起着手档案信息化建设。配备必备的硬件设施；软件方面，鉴于国华电力公司统一采用、便于资源共享的原则，故选择清华紫光电子档案管理系统（THAMS）。它打破了以往档案管理系统的习惯，采用档案管理平台架构。用户可在系统提供的操作平台上自由地进行档案管理系统的定制，从档案类型、分类方法到案卷和文件的录入信息，从用户录入和检索的界面到统计项目和档案目录的格式等，为用户提供了一系列自我设计的工具。通过公司搭建的内网可方便的实现资源共享，实现与多种不同系统的连接和转化，如OA、MIS等。图1为紫光电子档案管理系统的功能简图：

图1 紫光档案管理系统功能简图

参与国华宁电建设、调试、监理的单位多达三十多家，施工文件超过5000卷，文件条目近50000条，如果都由业主单位档案管理员来输入到档案管理系统和挂接经过数字化的文件，将给档案部门带来巨大压力。通过给参建单位收集整编子系统的安装和相应档案类型的赋权，利用公司局域网，建立归档网络，实现电子资料远方归档。受权限限制，参建单位的档案管理员只能看见自己提交的案卷和文件，而业主公司的档案管理员可在未归档库中对所有用户提交的预归档文件信息进行审查；审查合格的文件和案卷可以通过编目操作进行归档，归档后的档案存入已归档库中。如果发现提交的文件和案卷在题名、保管期限、组卷等信息上有误，可立即通知用户更改。

业主公司内部根据职能的不同，一般也会划分为若干个部门。这些部门也会有大量的合同、招投标文件等资料数据。通过给这些部门的兼职档案员装设整编子系统后，即可利用网络将归档的资料以件输入到待整理文件库中并打印出档案系统管理员设置好的移交目录。档案管理员再根据情况进行组卷并编目。图2就是业主档案室与各参建单位、各部门的归档网络图。

图2 业主档案室与各参建单位、各部门的归档网络图

2.2 第二阶段（2009年—）生产经营阶段，精准为生产经营服务，优化档案管理系统

1）精准为生产经营服务。2015年10月，宁海电厂4号机节能改造工作准备加装低温省煤器，需要对基建安装完毕的7、8号低压加压器进行开孔，开孔前需将开孔的低压加热器的压力容器使用证、铭牌等资料报送当地锅检所报备后方可进行，可低加由于保温等原因铭牌等信息被遮挡。维护部汽机点检长通过档案查询系统精准地查阅到低压加热器厂家提供的产品质量证明书、图纸，报备宁波锅检所，11月中旬低压加热器开孔，保证了节能工作的顺利开展。宁海电厂每年都要迎接各种审计、巡查工作，查阅档案最多时达6000余件，在时间紧、查阅量大的情况下，依托档案查询系统，均能在保证档案管理日常工作正常开展的情况下，高标准、高质量地完成迎检工作。

2）档案信息化管理系统升级。升级的紫光档案管理系统，结合先进的信息化管理理念，采用纯BS结构，比起原版本系统操作更简单，易于使用，使用流行的互联网云计算的技术框架，并且通过UE优化设计。在应用体系上，按照档案的生命周期和管理模式，主要分为档案采集管理、档案利用、档案业务和系统管理四大部分，再加上外部接口、权限管理和配置管理作为系统支撑，确保档案业务能符合国家相关标准和要求。本次升级对档案采集功能上强调简便，对系统设置功能上强调强大，对综合利用功能上强调易用，档案业务则强调个性化，使档案工作人员可以轻松掌握系统的应用，使用人员可以便捷的查阅，实现了功能强大和简便易用的完美结合，极大夯实了档案的信息化建设的硬件和软件基础。图3为紫光电子档案技术体系结构图。

图3 紫光电子档案技术体系结构图

3）档案信息化收集功能升级。为了更全面、更彻底地为档案管理员提供素材，信息服务子系统提供了在线收集功能，相比原版本更方便快捷，省去为各部门文书和兼职档案员安装子系统的环节，在网上直接著录待收集整理文件的著录项，不仅支持单个条目的著录、插录和追加，还支持在线批量著录。另外，离线录入端产生的归档文件数据由各移交单位通过光盘介质汇总到公司档案管理员的机器上，然后直接导入到档案数据库内。利用离线工程移交模板，既可以实现离线用户的档案收集、移交，又可以保证所收集档案的类型、分类、编号、数据规范的标准性。如图4所示：

图4 档案收集整编业务流程

4）档案信息化服务功能升级。档案网络信息服务，是档案信息化的终极目标。根据密级范围，将档案目录信息、原文信息、以及编研信息提供给员工，打破地域、时间的局限，提高档案信息的利用率，就是档案信息化的成功。新系统为用户提供了全文检索、高级检索、跨库检索、档案库内检索等多重查询方式，其中“快捷搜索工具条”是其亮点，支持多关键字（采用空格分隔）模糊查询，搜索范围是当前全宗下所有档案类型的所有条目；搜索结果根据档案类型和信息的种类（案卷、文件、电子原文）分别汇总展示；可查看条目的具体信息，默认权限范围内的条目可直接利用原文，非默认权限范围的可发起利用申请，同时支持条目的收藏。如图5所示。

图5 档案快捷搜索结果图

5）档案信息化安全性升级。新系统除了保留原版本通过角色设置、权限设置等安全性保障外，增加了下载电子文件的水印设置功能，以防文件不良使用；另外，通过对密码强度要求、密码输错的锁定机制、开启离开保护、系统登陆时间设置等方案，确保使用安全。如图6所示。

图6 电子文件下载流程图

3 未来工作思考及展望

在互联网+，云大物移智快速发展的今天，如何使档案更好地为各项工作提供服务、体现档案价值，将是档案管理需要深刻思考的问题，也必将是档案信息化下一阶段的工作重点。

3.1 抓好数字档案资源建设，逐步实现档案全面数字化

档案数字化是档案信息资源共享的基础。后期数字化工作的重点在库存档案的数字化，而树立清晰、合理的目标是这项工作的关键。应从合法性、价值型、实用性、抢救性、特色性原则来考虑数字化目标。具体说来就是把符合开放规定、永久或长期保存的、利用频繁的、面临字迹消褪和载体脆化危险状态的、本单位独有的和具有资源优势的档案先加以数字化[2]。其次，在实现档案数字化过程中，要先建立完善和统一的标准，做好工作标准先行，确保数据加工工作在标准规范指导下开展，具体标准应该包括但不限于扫描内容，纸质和扫描图像逐一对应，页码标识正确，字迹清楚，图像完整，明暗度适中，图像尽可能反映档案原貌等标准。

3.2 做好档案管理系统的网络安全

随着网络在档案管理中的应用，为广大员工提供便利的同时，也使信息管理产生诸多安全隐患，极易出现恶意入侵修改数据、破坏系统、泄露信息等不安全事件。为此，在今后的档案信息化工作中无比高度重视网络安全。一是建立完善的管理制度体系，明确相关人员的职责。二是要增强网络安全意识，严禁外来人员随意访问或接触档案信息化系统，杜绝随意使用U盘等存储介质，对电子文档要进行病毒查杀，防止携带病毒入库。三是要和信息专业共同努力，加强系统的安全等级保护建设，及时发现堵塞系统的漏洞，同时增强安全防范能力，做好文件的备份，防止数据丢失。四是要加强涉密人员和档案的管理，实行权限分级，确保使用方便和保密的有机协调，避免出现泄密。

3.3 档案信息服务移动化，实现智慧利用模式

通过移动终端和宁海电厂信息化平台进行档案智能检索、提供档案信息推送、关健词检索、相似性搜索等方式，进行相关信息聚类，实现档案信息服务移动化，实现自主的档案信息浏览，实现智慧利用模式。

3.4 档案信息服务主动化，变被动服务为主动服务

一是突破传统的档案被动利用模式，由档案管理员发起，将整理好的专题、大事记、专题档案等内容推送给指定用户，利用者在有效时间内查看，到期后推送的档案信息失效。二是建立档案信息服务专题数据库，根据员工岗位专业相对应档案分类号，定时将档案库中的数据信息自动推送到岗位信息库，主动为相关员工提供档案信息。

4 小结

档案信息化工作的开展，实现了档案资源的规范管理和有效共享、开发和利用。以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案资源开发利用为目的的档案信息化建设，必将促进档案工作的健康发展。在接下来的工作中，要加快采用各种先进的信息和互联网技术，提高数字化和远程服务能力，建设一个覆盖广泛、内容丰富、检索便捷、使用方便的档案利用体系，以“让利用者一次都不跑”为目标，将档案变成活档案、活资源，为企业的安全生产、经营决策、审计巡查等各项工作做好服务、提供支持，为宁海电厂的创一流电厂发挥档案的作用。