石油化工大型建设工程项目档案过程控制及相关探讨

何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

1 石油化工建设工程项目档案管理的现状及存在的问题

1.1 石油化工建设工程项目档案管理现状

随着国家大型石化项目的蓬勃发展，一些项目管理和施工质量问题也不断涌现，这就对工程伴随的施工记录的真实、可追溯性要求越来越高。项目建设单位需要投入较多的人力资源来切实做好档案过程控制管理。项目档案的过程控制同时也是很好的质量管控手段。通常工程项目文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。2013年工业和信息化部《第四批行业标准制修订计划》（工信厅科[2013]217号）文件要求修订规范，本着“谁设计谁负责，谁采购谁负责、谁施工谁负责”的原则，明确交工技术文件的组成、整理和编汇要求，要求提高设计质量、强化工程材料的可追踪性，落实施工责任，并为工程数字化交付奠定基础。所以要把文件整理立卷做到施工过程中，采取预立卷管理，即按照预立卷要求来进行日常的文件管理。所以，工程档案管理的难度较以前增加很多，也缺乏比较有经验的文控管理者，以及行之有效的文控管理制度。

1.2 施工过程技术文件管理存在的问题

施工过程技术文件是工程实现过程中，安全质量、使用功能是否符合要求、质量控制是否符合程序要求的证据性文件，包括工程建设实施过程中所形成的质量管理文件、质量控制记录、工程安全质量见证等质量管理体系有效运行的见证性文件和记录。但是目前工程档案过程控制的管理策略并不是很明晰。管理的核心是不仅要预立卷，还应有卷可立，即控制施工技术文件与现场实体施工进度的同步进行。

2 工程档案过程控制的管理策略

2.1 施工过程技术文件预立卷

预立卷是项目档案前期过程控制的主要手段，要求在工程建设初期准备专用资料室，并按单项工程为所属每个单位工程预设存放的档案盒，然后按照档案案卷脊背要求（GB/T11822）为每一个档案盒贴上对应的标识。在施工过程中将形成的工程资料进行预先分类整理到对应案卷盒内并同步编制电子版卷内目录。

2.1.1 预立卷的前提条件

首先需要设计院出具完整的设计蓝图，然后根据设计蓝图和GB50300、SH/T3508规范编制单位工程划分，通常有9个单位工程，分别为桩基工程、土建工程，钢结构安装工程、静设备安装工程，动设备安装工程、管道安装工程，电气安装工程，仪表安装工程，电信安装工程。注意桩基工程并不能构成一个单位工程，这里把他单独作为一个单位工程是为了解决桩基施工单位资料的编制时间需求，自成一卷以便于及时归档。

其次根据完成报批的单位工程划分编制组卷提纲，设立档案盒及脊背标识。依据组卷提纲明细依次设立施工综合卷、专业综合卷、专业卷、专业材料卷。竣工图卷由设计单位来立卷归档。声像资料的摄制必须与工程建设工程同步进行，贯穿整个建设过程，做到即时摄录，保证视频资料的真实性。值得注意的是，工程结束时找不到需要归档的影像和照片资料的案例比比皆是，不是过程中没有拍照，更多的原因是没有将资料统一收集起来，导致丢失。

2.1.2 预立卷的归档范围（这一部分是不是可以简化呢？）

1）施工综合卷。施工综合卷主要是一个单项工程的综合类文件，分别是开工报告、项目公章授权文件、项目经理授权文件、人员资质、图纸会审、设计交底、项目执行计划（EPC）、质量计划及检试验计划、HSE管理文件、单位工程划分、分包商资质文件（EPC）、施工组织设计（非EPC）、承包商进度计划、承包商工程月报、工程联络单一览表、工程变更单一览表、工程质量验收情况汇总表、重大质量事故处理报告、工程中间交接证书及其附件、工程交工证书及其附件、项目总结（EPC）、交工技术文件移交证书。

2）专业综合卷。一个单项工程的专业综合卷收纳的内容主要是基于前述9个单位工程形成的开工报告，项目公章授权文件、项目经理授权文件、人员资质、图纸会审、设计交底、质量计划及检试验计划、HSE管理文件、施工组织设计、施工方案、供应商及检测单位资质、测量机具、单位工程划分、技术交底、承包商进度计划、承包商工程月报、工程变更单一览表、工程变更单、工程联络单一览表、工程联络单、单位工程质量验收记录、施工总结、施工日志。管道专业还应归管道试压包汇总表、压力管道监督检验报告，设备专业现场组焊设备还应归设备质量合格证。

3）专业技术卷。按照单位工程划分及施工工序组卷，即施工记录，检测验报告，检验批、分项工程、子分部工程、分部工程、子单位工程质量验收记录。过程中以分项为单位整理收集即可。

4）专业材料卷。一个单位工程的材料卷并不作为单独一卷并列于专业卷，它属于专业卷的一部分。主要为本单位工程内所使用的各种材料和设备的质量证明文件及报审文件。注意设备报验和设备随机资料要分开归档。设备随机资料采取“谁供谁负责”的原则，由责任单位编制设备随机资料卷向建设单位移交归档。

2.2 交工技术文件的同步性

施工过程技术文件作为交工技术文件的前身，过程控制的好坏直接影响交工技术文件的归档质量。对于石油化工大型建设项目，单项工程多，参建单位多，前期施工技术文件工作若可以做到事半功倍，后期交工文件就可避免返工和遗漏。

2.2.1 施工过程技术文件的编制要求

施工过程技术文件的编制应与工程建设同步，内容与工程实际情况相符，表格符合规范，验收结论和责任人签字都应为手签原件，字迹清楚，盖章清晰，手续完备，不得涂改。更多的编制要求，在SH/T3503等相关规范都有详细的说明。鉴于个别参建单位并不是很了解项目建设地的各项政策及档案要求，所以建设单位应在项目开工前依据SH/T3503-2017等相关规范结合本单位的实际情况，编制本单位的交工技术文件管理规定，并经报批过审后定稿发送参建单位执行，此后交由专人维护，做一些修订工作。建设单位应要求施工单位根据建设单位规定编制交工技术文件编制细则并报建设单位批准。

2.2.2 施工过程技术文件的整理方法

施工综合卷主要遵循文件的形成规律，属性及先后顺序来收集立卷，专业综合卷的收集方式与大综合卷的整理方法一致。专业卷主要按照单位分部的分项来整理，一个分项作为一个小单位，然后再排下一个分项，然后排分部再子单位，这样也是遵循施工工序来组册，同时专业材料卷中的设备和材料文件中应有一份质量证明文件的原件。采购单位在发放工程材料时应核对并记录材料的名称、规格型号、数量和领用单位，为领用单位提供质量证明文件原件。领用单位需要预先按材料类别编制材料代码表，再按照材料类别和收集时间编制质量证明文件证件自编号，各专业材料质量证明文件组卷时应编写材料质量证明文件一览表。注意采购单位和施工单位工程师都应对材料质量证明文件原件进行确认并签字。

2.2.3 施工过程技术文件统计报表对文控管理的重要性

预立卷的主要执行者为建设单位和参建单位的文控管理工作者。所以文控管理工作者既要熟悉施工工序，又要熟悉交工技术文件管理规范；既要推进交工技术文件的立卷，又要把控交工技术文件的合规性和完备性；既要熟悉归档范围，又要跟踪各种传送报验材料；既要跟进现场进度，又要及时更新交工技术文件统计报表。交工技术文件统计报表在中化泉州100万吨/年乙烯及炼油改扩建项目中应用中取得了良好的果效，详见附表1。文控管理工作者通过这此报表即可监控现场施工过程技术文件的同步性，并针对资料滞后提前预警到相关部门及责任人，透明化处理工程文件。且本报表将来直接对应到档案移交清单、卷内目录、交工技术文件目录，可以说一本万利，很大程度上节省了归档整理时间。

表1 文档进度周报表

3 总结

建设工程项目的参建单位应与工程进度同步形成、积累、编制交工技术文件。归档责任秉承谁设计谁负责，谁采购谁负责，谁检测谁负责，总包负责分包，监理负责真实完整性，建设单位负责审查接收的原则。本文通过施工技术文件预立卷和过程同步性两方面来探讨了石化大型建设工程档案的过程控制，为后续档案的归档和再利用打下了坚实的基础。过程控制的好坏归根结底还是需要人去做。石化大型建设项目无论是预立卷还是过程同步性都对文控管理体系和人员综合专业素质要求很高。现阶段档案专家型人才缺乏，且教育与实践脱节，专业知识单一，职业背景薄弱，还需着重培养和加强培训。近年来，随着“数字化革命“浪潮的到来，数字技术从多方面改变了现代社会的生产方式，而数字技术为档案工作打开了再利用大门的同时也对档案的真实性和完整性提出了严峻的挑战[1]。所以档案工作的重点不应该仅是提高数字技术，而应多重视基础收集工作。