新时期高校实验室安全档案管理策略研究

张 璐 刘 健 张平清 王茂鑫

（山东大学资产与实验室管理部 山东·济南 250100）

0 引言

高校实验室是教学和科研的重要基地，是培养创新型、应用型和复合型人才的重要场所，是进行专业技能培训和开展教学实践的重要课堂。实验室安全是高校保持正常教学科研秩序，维护师生人身和财产安全的前提保障，而实验室安全档案是实验室安全管理工作的重要内容，在其中发挥着不可或缺的作用。

高校实验室安全档案包含两部分内容，一是实验室安全基本情况，记录了实验室安全管理人员的职责、管理模式、应急预案等；二是实验室安全管理情况，主要是实验室安全教育培训、应急演练、安全检查记录等。所形成的各种文件、照片、视频等不同载体形式的原始记录能够直观的展示实验室安全管理工作的方方面面。加强高校实验室安全档案的收集、整理、编研、开发和利用，能够为高校实验室安全管理制度的落实提供支撑和保障。

1 高校实验室安全档案管理现状分析

1.1 高校实验室安全档案管理意识薄弱，观念落后

目前大部分高校对实验室安全档案的建设与管理认识不足，重视程度不够。校级层面，领导缺乏对安全相关工作资料的整理和归档意识，导致实验室安全档案管理工作未落到实处。二级单位层面，由于学校对二级单位实验室安全档案管理工作的忽视，导致二级单位普遍存在安全档案建设意识薄弱，缺乏“痕迹意识”。大部分高校课题组负责人作为实验室安全的直接责任人对安全档案整理的意义缺乏了解，不重视，直接造成了安全档案的漏归、少归。

1.2 高校实验室安全档案管理制度不健全

大部分高校的“实验室安全管理制度”及“实验室档案管理制度”比较健全，而对实验室安全档案管理的规定却是空缺的，导致安全档案整理无章可循。从实验室档案管理办法而言，大部分院校的实验室或设备档案管理办法均对实验室安全、设备安全档案作规定和要求，而对实验室涉及到的危险化学品、易燃易爆化学品、易制毒化学品等的使用记录及有安全工作相关的档案，如安全教育培训档案和安全检查档案等，并未做详细规定和说明，直接导致部分档案缺乏原始性、真实性和有效性。

1.3 高校实验室安全档案整理缺乏规范性

目前大多数高校并未设有专业的档案管理人员，而是由实验室安全管理人员兼职管理，他们缺乏专业的档案管理学和档案编研等专业知识，导致档案整理缺乏规范性。一是没有根据档案不同的形式、内容及时间范围进行分类整理，未形成科学、规范的档案体系，不能保证档案的真实性和准确性；二是档案归档后，并未对其进行系统性和唯一性的编号，不能快速、准确地查找所需材料，降低了档案的使用价值。

1.4 实验室安全档案管理手段落后，开发力度不足

目前大多数高校实验室档案管理主要以纸质档案管理为主，附以部分电子文档，收集、整理和管理档案手段落后，严重阻碍了实验室安全档案管理发展进程。“重保管、轻利用”现象普遍存在，档案中的信息没有充分地被利用，档案的服务功能未最大限度的发挥，造成档案资源的浪费。

2 高校实验室安全档案建设的重要性

2.1 为实验室安全科学化、规范化管理提供依据

实验室安全档案记载着实验室的基本情况及实验室安全管理情况，便于学校领导、职能部门及管理人员开展日常工作。可以把实验室安全档案和学校安全检查工作结合起来，依据不同实验室安全风险和安全管理的差异将实验室的安全风险等级进行划分，风险等级高的实验室进行重点检查，从而进一步实现实验室安全的科学化和规范化管理。

2.2 是保障实验室安全责任体系落实的重要手段

实验室安全档案记录了相关人员安全职责的实施情况，是评价相关管理人员工作能力的重要依据，也是作为个人年终考核的一种参考，有利于提高安全管理人员的责任意识，从而推动实验室安全管理工作制度化、规范化、专业化。

2.3 为实验室安全设备设施的投入提供依据

安全设备设施是实验室安全运行的基本保障，实验室安全档案记录了实验室安全设备实施（灭火器、灭火毯、急救药箱、应急喷淋、洗眼器、烟雾报警系统等）的配备情况，如有不足，可以为下一年制定实验室安全运行经费预算提供依据。

2.4 为制定师生的安全教育培训计划提供参考

近几年高校对安全教育准入的重视度增加，并实施了实验室安全准入制度。凡是要进入实验室的人员必须参加实验室安全教育考试，考核通过发放合格证后方可进入实验室。通过实验室安全档案，可以做到要进入实验室的人员与相关实验室一一对应，量体裁衣，制定精细化、针对性的培训计划与实验室安全考试试题，提高实验室安全培训的效果。

3 高校实验室安全档案管理对策研究

3.1 加强实验室安全管理档案宣传，提高安全管理人员的档案管理意识

学校应加强领导，健全机构，在各方面给予指导和支持，做好实验室安全档案管理工作必要的领导、组织和保障工作。学校要认识建立和健全实验室安全档案工作的必要性和意义，要根据实验室安全档案管理工作的特点和性质等深入开展有关档案工作的宣传活动，并组织安全管理人员学习《档案法》等有关档案管理的法律、法规和政策及实施办法。只有领导重视，将安全档案管理的思想自上而下地传达下去，从根上树立管理人员的重视程度和思想解放，才能为档案工作创造良好的环境，从而将高校实验室安全档案建设工作做得更加完整和规范。

3.2 建立健全实验室安全档案管理制度和体系

实验室安全档案作为安全管理和档案管理工作的交叉点，可参考的档案管理规章制度、实验室安全办法颇多，如《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校实验室安全检查项目表》和高校实验室安全管理办法等。参考以上管理制度及安全检查项目，制定出有效的安全档案管理制度，能够促进档案管理工作从无序到有序、从随意性向规范性转变。档案管理的工作包括：收集、整理、保管和利用，目的是有效利用，为实验室安全管理工作服务。建立“学校—学院—实验室”安全档案三级管理体系，并设专人保管和查阅。

3.3 培养一支高素质的实验室安全档案管理队伍

档案管理的核心在人，要切实做好档案管理工作的人才队伍建设，既要充实档案管理人员的数量又要保证档案管理人员的质量，要制定科学、合理的档案培训计划学习并利用管理新方式，提高档案管理人员的业务水平和档案管理技能。具体而言，一是邀请档案学领域的专家对档案管理人员进行定期培训，从理论学习中掌握档案的收集、整理、编号、开发利用等系统知识；二是建立一支人员稳定、技术过硬的实验室安全档案管理队伍，并将档案管理技能加入到学校考核之中，形成优胜劣汰的管理模式，保证安全档案管理工作的规范化管理和创新化发展。

3.4 强化实验室安全档案的信息化建设

由于信息化管理具有规范化、系统化、程序化、高效率等优点，实验室安全档案的建设与管理也逐渐采用信息化的方式，并呈现电子档案替代纸质档案的发展趋势。将与实验室安全工作相关的文字、图片、表格、视频、音频等资料进行数字化处理，通过构建实验室安全档案信息化管理系统，如图1所示，实现高效便捷的数字化档案存储、查询、管理与利用。

图1：实验室安全档案信息化管理系统

4 结语

高校实验室安全档案是安全工作中的出发点和落脚点，必须高度重视，常抓不懈。而当前高校对实验室安全档案建设的必要性认识不足，档案管理的意识薄弱。要针对分析目前实验室安全档案管理的痛点和难点问题，结合高校实验室安全工作实际，建立健全实验室安全档案管理制度和体系，提高相关人员的档案管理水平，推动档案的科学化、规范化、信息化管理，充分发挥实验室安全档案在安全管理工作中的作用，从而保障高校实验室的安全。