浅谈江苏中小服务型企业信息化解决方案

葛福江

【摘 要】文章探讨整合互联网资源，应用SAAS云服务提出江苏中小服务型企业实施信息化的一般模型，进而提出协助校之友超市实施ERP系统的完整信息化解决方案，并结合研究说明江苏中小服务型企业通过云服务开展企业资源计划可以实现永续经营、协同合作、信息安全管控、数据活用及管理整合等目标。

【关键词】中小服务型企业;信息化解决方案;SAAS云服务;ERP系统

【中图分类号】TP393.4 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）03-0054-03

0 前言

中小服务型企业主要是指零售、旅游、餐饮、住宿、居民服务和其他服务业中符合中小企业划型标准规定的一类企业。据江苏省经济和信息化委员会2017年2月发布的江苏中小企业年度数据统计，江苏省中小服务型企业约87.5万家，服务业企业占全省中小企业总数的比重提升至36.9%。实现总产值2 814亿元，占全省总产值的20.41%。中小服务型企业对江苏省经济的快速增长做出了很大贡献[1]。我们通过实地调研发现，目前江苏中小服务型企业信息化尝试涉猎一些互联网应用，例如建立官方网站、微信公众号、官方微博、App应用、BtoC网店或者购买搜索引擎推广等，但是应用移动互联网、云计算、大数据等新技术尚处在起步阶段，大部分企业主和员工还难以理解新概念并接受相应的工作方式，由于企业传统信息化费用预算过大，同时缺乏掌握系统科学的互联网新技术规划与应用能力的信息化人才，导致中小服务型企业信息化升级举步维艰。

在信息技术高度发达的市场环境中，企业为了永续经营，需要掌握经营状况和预测未来。通过企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统的实施，供货商与客户间的数据可以实时传输，在最短时间内完成预测、下单、供货，并可以实时取得外部市场变化的数据资料，对企业运营有相当大的帮助。ERP系统可以提高运营效率和组织效益，满足企业内各种功能的需求，成为企业经营必备的基础平台。基于云端架构下的软件即服务（Software as a Service，SAAS），即服务提供商通过虚拟主机管理系统连接互联网，提供远程服务器，使用者不用自己搭建主机服务器和操作系统，通过网络租用虚拟主机平台，可以弹性、灵活地进行个性化配置。SAAS云服务可以实现随时（any time）、随地（any where）、使用任何装置（any devices）存取各种服务，因此可以解决以往江苏中小服务型企业信息化预算不足及缺乏专业信息人员的困境。本文结合SAAS云服务新技术帮助案例企业实施ERP系统，中小服务型企业主只有看到了这些新技术的商业应用价值和具体解决方案，才有可能将其更深层次地应用到企业的关键业务领域，甚至覆盖整个企业运营管理过程当中[2]。

1 中小服务型企业信息化实施模型

本文提出中小服务型企业信息化实施的一般模型如图1所示，可分为7个阶段。

（1）初始评估：评估企业是否适合使用ERP系统，评估运用SAAS云服务实施ERP系统的安全性、稳定性及产生的企业效益，评选ERP系统服务提供商。

（2）企业蓝图规划：不仅要以企业目前的需求进行规划，还要针对未来企业组织与经营流程的发展预先进行应对和确认。

（3）系统架构：该阶段最主要是确定蓝图中的作业流程和企业组织，与企业沟通协调完成系统个性化设置部分，建立系统雏形。系统中的界面、作业流程、报表和窗体都應符合企业的需求。

（4）系统上线规划：进行系统软硬件测试、撰写软件使用手册、规划用户培训和帮助用户熟悉系统等。

（5）系统上线：常见的上线方式有平行运作和立即切换。平行运作方式风险较小，如果新系统或流程有问题，企业还有旧系统可以使用，但缺点是耗费人力，必须在两套系统中都输入数据资料，还要花费人力检查新旧系统输出数据资料的差异。立即切换方式节省人力但风险较高，如果系统发生严重错误，可能导致企业经营发生异常状况并影响数据资料的准确性。

（6）持续改善：针对用户的问题进行改善，使系统达到最佳状态。

（7）定期维护：开展定期维护，保证数据资料的准确度，系统稳定之后，就要考虑更新与升级的问题。

2 南京校之友百货超市有限公司超市信息化解决方案

南京校之友百货超市有限公司（简称校之友超市）是一家依托南京经营百货零售的连锁企业，拥有6个大型学校超市。校之友超市目前经营的商品有1.5万多种，公司没有独立的官方网站，OA办公方面仅建立了QQ群用于沟通与交流，只有基本的进销存系统。此次信息化项目为全面重新升级企业信息化，应用SAAS云服务技术实施ERP系统，将系统应用拓展到公司的各项业务，主要包括基础数据、采购、库存、销售、办公、财务等[3]。

2.1 信息化实施模型在案例公司中的应用

实施ERP系统涉及的不只是企业内部计算机信息系统的转换，更牵涉企业经营流程的改变，因此事前要进行需求分析、可行性评估和系统评选。

2.1.1 需求分析

案例公司目前只有基本的进销存系统，虽然公司成立不久，但是各项业务经营已经走上正轨。目前，公司的目标顾客绝大多数是大学城里的在读学生，涉及寒暑假的经营间断周期，并且随着各大专院校招生规模的扩大，公司的经营前景看好，因此急需寻求全面的企业经营变革解决方案，希望通过本案例研究协助解决问题。

2.1.2 可行性评估

ERP实施初期需要有实施顾问的协助，从组织层面、经济层面、技术层面与操作层面评估其可行性。

（1）组织层面：案例公司组织简单，员工人数只有16人，管理制度尚未建立，企业主认同即可实施，没有企业文化变革问题。

（2）经济层面：SAAS云服务能大幅度降低信息化建设和维护成本，对新创中小服务型企业帮助大。合理的投资成本有利于中小服务型企业提升信息化层级。

（3）技术层面：“金蝶”作为国内知名的ERP系统提供商，经验丰富，具有品牌优势。通过云端提供服务具有价格优势。通过学校信息管理师资的帮助，可以顺利进行ERP平行测试转换。

（4）操作层面：“金蝶”ERP系统界面友好，易于操作，开放式设计与其他品牌管理系统的兼容性高。

2.1.3 系统评选

公司近期规划大规模扩张开店，因此作业流程模块化及找寻符合需求的ERP系统成为公司首要考虑的问题。中小服务型企业选择ERP系统时要考虑以下3个层面的问题。

（1）技术层面：一般ERP系统可分为两种，一种是定制化，配合客户需求进行设计;另一种是软件包，客户需配合系统调整经营流程。“金蝶”ERP系统介于两者之间，70%的系统功能都可以调整参数，能轻松提供定制化服务。此外，有许多特色功能，如全面集成业务、查询产生工具、在线预警审核批示、灵活实用的客户关系管理等。

（2）管理层面：“金蝶”作为国内知名的ERP系统提供商，专业性高，能协助与培训使用者了解其系统特性，不会因为对系统产生错误认知而影响系统的实施效果。通过系统的最佳模式可以迅速帮助中小企业开展流程合理化工作并建立企业管理制度。

（3）成本层面：企业信息化系统投资建设及实施由购买改为租赁能大大降低成本，通过远程云服务，日后的维护及人员费用也可大幅度减少。

2.1.4 系统上线规划

公司之前只有基本的进销存系统，这次全面革新实施ERP企业资源计划系统，是采用平行逐步式引入的。同时，建立正式数据档案并安排系统培训实施计划，为系统上线做好准备。公司组织架构简单，分部门实施教育培训，每个部门的培训时间为2～4 h。

2.1.5 系统上线

“金蝶”ERP系统是为中小型企业设计的，实施顾问大多由一人全权承担，需要10～20个工作日就可完成。当系统正式上线后，需要通过实际运行发现问题，当有问题时可以通过远程云服务帮助解决。

2.1.6 持续改善

“金蝶”ERP系统运行稳定，如有问题，客户提出后，可远程通过云端由实施顾问协助解决。处理天数视问题的急迫性及困难程度判定，例如影响报价、交货的问题就需要马上处理，如果是报表修订则需要3～5个工作日。

2.1.7 定期维护

系统上线后，实施顾问会到公司进行3～4次访谈，并且设定每日备份数据资料，如有需要还可以采用异地远程方式处理。目前，“金蝶”ERP系统所采用的云端服务架构通过网络分享资源，企业不但可以用租赁的方式使用IT软、硬件设施，而且后续的维护及实施顾问费用可以用分摊和分时方式达到节省开支的目的。

2.2 案例实施效果

本文从IT技术几大关键层面总结案例公司信息化建设效果。

（1）永续经营。案例公司引入ERP系统后，配合系统规划，由实施顾问协助重新梳理公司业务规则，建立合理化的工作流程，并通过“金蝶”云端中心进行远程的数据集中管理及异地备援等服务。实时一致的信息除了可以降低错误率及风险外，还可以逐步累积公司的商业智慧，有利于日后决策参考。系统具备多国语言接口，有助于案例公司未来的海外布局，提升服务质量。

（2）协同合作。透过SAAS软件云服务进行员工协同合作及通信整合，将资源的效益最大化，可取得长期的成本优势。案例公司在引入“金蝶”Cloud云平台后，运营信息可以共享，让所有相关人员都能迅速、准确地取得所需的信息，節省了时间成本。

（3）数据安全。在数据安全方面，ERP系统有权限功能，能够设置案例公司管理使用者的数据资料获取范围。客户也可以将其机密的数据资料部分进行切割后采取内部管理。例如，案例公司可将进货成本部分信息分离，自行管控，不纳入云服务范围内。

（4）数据灵活应用。“金蝶”ERP系统不需要通过系统开发就可以在操作接口上进行调整，因此案例公司经过培训后，不需要额外聘请实施顾问或者信息管理人员就能自行完成自定义字段、查询和自定义报表等弹性调整工作。报表生成只要一天就能完成，提升了整体操作效率并节约成本。案例公司人员只要对操作流程有概念和使用几个按钮，就能做到资料搜集和进行客户群体分析的工作。可自主完成数据追溯的功能，使得管理变得更加灵活、效率更高。

（5）管理整合。“金蝶”ERP系统的每项操作记录都有迹可循，不会漫无章法，因此当要追查错误或流程时，只要按照系统提供的商业逻辑和规则，而不需要被动地等待他人提供数据，就可以自行查询，提升了公司的运营绩效和信息的准确度。通过云服务“金蝶”ERP系统提供数据集中管理及信息整合，改善了案例公司的内部沟通模式，也提升了与供货商的沟通效率。

3 结论与展望

随着信息技术的飞速发展，全球企业经营形态的改变及商业环境的快速变迁，江苏中小服务型企业势必加速其信息化的脚步，充分发挥产业价值，运用云运算技术以低成本、高效率的方式，达成和客户及供应商业务往来的信息交流。这种新型商业模式正在蓬勃发展，希望未来能尽快出台开放统一的数据安全标准，使云服务更加稳定和可靠，能提供简捷而智能的管理模式，帮助江苏中小服务型企业实现永续经营。ERP系统并非企业生存的灵丹妙药，但是引入ERP系统，整合所有业务已经是企业能否永续经营的关键条件。本文虽然完成了案例企业实施ERP系统的相关分析，但是不同行业的中小服务型企业的差异较大，因此建议未来可选择不同业态、领域的多个案例进行比较研究，可获得更加客观、详细的结果。

参 考 文 献

[1]王荣.江苏中小企业的发展现状及存在问题分析[J].产业与科技论坛，2014（6）：28-29.

[2]尹小明.基于价值网的云计算商业模式研究[D].北京：北京邮电大学，2009.

[3]姚立.基于云计算的中小型企业知识管理案例研究[J].软件工程师，2013（12）：23-24.