煤炭企业招投标管理工作数字化转型探索

摘要：随着煤炭企业机械化及智能化的发展，煤炭企业物资采购量逐年增加，物资采购招投标管理工作日渐繁剧。2020年，国务院印发《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》，就推动国有企业数字化转型做出全面部署。本文对煤炭企业物资采购招投标管理工作数字化转型进行讨论分析，通过建立电子招采管理系统，实现从项目计划、立项、发标、投标、开标、评标、定标、结算、存档等各环节全流程数字化，助力企业降本增效。

关键词：招投标;采购管理系统;数字化

1 煤炭企业建立健全招投标管理制度的意义

1.1 煤炭企业物资采购招投标的作用

虽然煤炭企业的原材料为现有能源，但是随着煤炭生产的机械化和智能化的发展，煤炭企业对生产所需的机械设备、辅助物资需求也随之逐步增加，随之而来的物资采购量也与日俱增。因此物资采购的招投标的管理工作至关重要。

1.2 招投标对煤炭企业降低物资采购经营风险的作用

实施招投标管理会使煤炭企业物资采购程序更加规范。在招投标过程中，从物资需求、技术要求、采购计划、制定标书、上网公布投标需求、厂商参标、开标、评标、定标到签订合同，都有严格的管理程序，加上开评标、定标的公开透明，以及招投标资料档案的存档备查，从而有效的做到了“公平、公开、公正”的原则。能够有效的降低企业内部违规和经营风险。

1.3 招投标对煤炭企业物资采购成本管理的作用

在煤炭企业生产经营过程中，设备及材料等物资投入占煤炭生产成本相当大的一部分，是一项重要的成本支出支出[1]。在物资招标采购过程中，企业可以广泛且深入地了解物资供需情况及价格变动等市场行情，减少因买卖双方信息的不对称性，造成的成本浪费，获得相对公允、甚至低廉的市场采购价格。因此，完善的招投标管理有利于降低企业生产经营成本。此外，通过在招投标过程中收集到的市场信息，也方便今后企业管理部门测算相关生产成本，保证成本测算的合理性，从而加强对成本的控制。

2 传统招投标管理方式存在的弊端

传统物资采购招投标不足主要体现在线下招投标管理工作业务量大，耗费大量的人力，容易出现人为的工作失误。

由于随着煤炭企业采购规模的不断增加，随之而来的是招投标管理业务的不断增加，伴随着业务量的加大，招投标的频率加大，参与招投标管理的人员随之增加、档案管理工作随之增加。由于人工操作，多少都有可能发生一定的失误或错误，失误率和错误率的增加给企业带来一定的损失和风险[2]。如果建立招投标管理系统，使招投标管理工作实现数字化，既可以为企业减少人员负担，也可以有效的避免工作失误率。

3 煤炭企业如何构建物资采购招投标管理系统

煤炭企业通过构建电子招标+电子采购+电商采购，三位一体、功能完整的电子招采管理和交易系统，赋能传统招标采购向无纸化、数字化、智能化转型升级，满足国有企业物资采购降本增效、规范运作以及数字化转型等方面需求。

3.1 煤炭企业传统物资采购招投标管理方式的缺陷

煤炭企业传统的物资采购招投标方式，存在着业务流程复杂、信息不透明、沟通成本高、招标材料档案管理复杂、招标总体统计及分析能力不到位等缺陷。因此亟需建立一套完善的煤炭企业物资采购招投标管理系统，解决上述存在的问题和困难，从而实现采购计划的审核、技术要求的制定、招标需求的公告发布、资格预审、开标流程、评标流程、定标流程（后续扩展部分：合同签订、到货验收、合同结算等）全流程电子化办公[3]。

3.2 煤炭企业物资采购招投标管理系统的作用

3.2.1 實现煤炭企业物资采购招投标全程系统化、智能化

煤炭企业物资采购招投标全过程包括：采购计划的审核、技术要求的制定、招标需求的公告发布、资格预审、开标流程、评标流程、定标流程（后续扩展部分：合同签订、到货验收、合同结算等），全部利用系统进行定义，制定专用模块，使全部流程进行系统化、智能化。从而可以实现物资采购招投标全程与外部企业零接触。

3.2.2 实现煤炭企业物资采购招投标全程合理化、合规化

全部建立在现有的招投标管理制度规则下，利用系统建立规则，固定操作流程，避免人为因素干扰以及流程不规范给企业带来经济损失。

3.2.3 实现煤炭企业物资采购招投标内部审计前置在过程化

现有的企业物资采购内部审计大部分为年底审计，审核全年已经发生的业务，虽然能够较好的约束和管理物资采购业务，发现在物资采购过程中出现问题和漏洞。但是现有的审计模式为结果审计，大部分无法改变既定事实。更改为过程审计，就能解决以上问题。

煤炭企业物资采购招投标全过程包括：采购计划的审核、技术要求的制定、招标需求的公告发布、资格预审、开标流程、评标流程、定标流程（后续扩展部分：合同签订、到货验收、合同结算等），全部建立内部审核审计流程，将固有的事后审计前置到过程审计中去，即给实际操作盒管理人员杜绝了职业风险，也避免了企业的经营风险。

3.3 煤炭企业物资采购招投标管理系统的流程

煤炭企业物资采购招投标管理系统主要分为4个组成部分：一是供应商管理部分、二是物资修理管理部分、三是招投标主体部分、四是后续延展部分[4]。

3.3.1 供应商管理流程

供应商管理流程主要包括供应商资质的申报、供应商资质的审核、供应商评级、供应商信用评价三个部分组成。

3.3.1.1 供应商资质的申报

供应商通过系统平台，注册供应商本身的独立账号，通过注册后上传供应商自身资质信息及相应证照，输入供应商相应产品类别等。

3.3.1.2 供应商资质的审核

煤炭企业管理人员利用管理系统平台通过对供应商上传的相应信息和证照进行审核，审核其资质的合规性，审核通过合格的供应商，退回不合格的供应商并要求其按照要求重新申报。

3.3.1.3 供应商资质的评价

供应商资质的评价主要分为两个阶段：一是供应商资质审核通过时基础评价及基础分值，二是供应商在中标后的到货、质量及售后服务等情况的评价。以上两种评价均通过平台系统，根据制度要求过程自动生成，为以后物资采购招投标提供基础依据。

3.3.2 物资需求管理流程

物资需求管理流程主要包括一下两个方面：物资需求计划申报和审核、需求物资技术要求的制定和审核。

3.2.2.1 物资需求计划申报和审核

物资需求计划是煤炭企业物资采购招投标的关键因素，它决定着采购物资的品种和数量。物资需求计划流程主要分为申报和审核，由使用单位利用系统平台申报需求并写明需求原因，再由上级管理部门和物资管理部门共同审核需求项目，审核通过后最终生成物资需求计划。通过电子招采系统可以让企业更好地控制不必要的支出（如检测和消除重复购买），更好地利用批量购买（如自动合并不同部门的采购申请，创造更大的谈判力），降低采购成本和采购批次。

3.2.2.2 需求物资技术要求的制定和审核

需求物资的技术要求是采购物资质量好坏的根本依据，详细全面的技术要求是煤炭企业物资采购招投标的执行标准。需求物资技术要求的流程主要包括制定技术要求的制定和审核。

物资需求计划审核通过后，由需求单位利用系统平台申报需求物资技术要求，再由上级技术部门和物资管理部门共同审核需求物资技术要求，审核通过后最终生成需求物资技术要求。

3.3.3 招投标主体流程

长久以来，招投標主体流程是整个招投标过程的关键，他直接关系着招投标过程的公平公正，也是审计部门重点检查的对象，更是人员接触，引起病毒感染风险的关键。

借助线上招投标方式，物资采购全流程电子化，供应商无需提供纸质投标文件，无需提前到达开标现场，能够直接降低参标厂家的出行成本、时间成本。招投标主体远程在线实时开标，解决了传统开标模式受场地约束的地域限制，实现不见面开标，不仅为企业节约了成本，也让物资采购过程变得更公开、透明、高效，并且实现全流程可追溯。

3.3.3.1 评委专家库的建立和抽取

评委专家库的建立和抽取是煤炭企业物资采购招投标评比工作的基础，根据采购物资的类别，选择技术和管理方面的专家，并录入专家库，招标时由系统根据招标物资类别自动择优生成评委组成员，能够杜绝人为的舞弊。

专家评分由系统自动统计生成，有效避免人工错误。招标评委成员根据待招标物资实际情况，各自确定招标物资标底，并录入管理系统，再由系统按照一定算法形成最终标底，该标底只能在开标后在系统中查询，确保标底形成过程中的保密性。

3.3.3.2 招投标标书的制定和发放

由煤炭企业物资采购招投标管理人员，根据确定的技术要求和需求计划制定电子版招投标标书，并载入系统，系统建立查错功能，对录入的标书关键要素进行审核，审核标书是否符合相关技术要求，各种参数是否准确完整。

标书制定完成后，由系统对外公布标书，参标企业根据系统公布的招投标书，制定标书，并录入到系统，系统自动锁定投递标书，在开标规定时间方可打开。

3.3.3.3 开标和定标

煤炭企业物资采购招投标管理人员根据标书确定的时间组织评委成员现场评标，组织参标厂家通过系统网上视频参标，通过系统逐个对厂家参标标书进行开标，并统计参标厂家的报价及物资的各种技术参数。评委对参标厂家打分结果录入系统，系统自动计算最终评分结果。

3.3.3.4 中标通知

最终中标结果经过上级部门审核后，系统发放电子版中标通知书。

3.4 煤炭企业物资采购招投标管理系统的后续延展功能

煤炭企业物资采购招投标管理系统的后续延展功能包括合同、验收、财务结算。

3.4.1 合同签订

可以利用系统根据中标结果与中标厂家签订电子版商务合同，包括商务合同和技术协议，合同中需注明物资具体参数、型号、数量、到货时间等。

3.4.2 采购物资到货验收

验收合格后，验收人员将验收结果录入系统。

3.4.3 采购物资的电子结算

物资采购合同履约完成后，系统生成付款申请单，相关付款数据确认，形成付款节点，供应商开具电子发票，通过电子支付实时到账。财务数据和采购数据的联通，可以实现和供应商的线上对帐处理、发货核对、发票核销、付款数据统计等。提高财务和采购的工作效率。

3.4.4 实现供应商持续跟踪管理

电子招采管理和交易系统集采购、供应商管理、招投标等功能于一体，实现信息共享，能够提供完整准确的供应商合同履约情况和绩效跟踪等相关信息，减少因数据失误导致的供应链问题，从而改善企业供应商管理模式、优化供应链管理[5]。

3.4.5 实现不同系统间信息共享

随着煤炭企业数字化转型升级，未来可以将电子招采系统与其他业务单元连接，将招采与企业资源规划（ERP）软件、库存管理软件、项目管理工具、会计软件系统、客户资源管理系统和其他软件解决方案集成，提供流程优化支持下的一致、全面、清晰的信息访问和共享，避免不同系统之间数据脱节的问题。通过内置智能分析系统，能够自动分析各项采购数据并提供统计报表。

4 结论

煤炭企业建立物资采购招投标电子化管理系统，实现招标采购全流程数字化，不仅能有效提升企业采购效率，降低采购成本，还能够打破信息盲区、开展实时监督、防止采购违规等。数字化时代已经来临，我们只有紧跟潮流，运用新一代信息技术为企业数字化转型贡献更多的力量，才能让企业保持更强竞争力。

参考文献

[1] 张志宏.工程项目成本管理与控制[J].山西交通科技，2012（03）：88-89.

[2] 唐磊，程正翠.经济新常态背景下企业管理的创新路径[J].北京印刷学院学报，2021，29（5）：29-31.

[3] 刘杰.在线招投标管理系统的设计与实现[J].田径大学软件学院，2016（11）.

[4] 张静.电子招投标平台的研究和实现[D].吉林大学，2015（01）：37-39.

[5] 陈广涛.浅谈电子招标系统管理和维护[J].建筑工程技术与设计，2016（20）：43-44.

作者简介：王宝坤，（1987.9-），男，汉，本科，河北省唐山市，中级经济师，主要研究方向：工商管理。