作为整体性概念的个人档案及其管理：内涵、逻辑与价值

黄体杨 钟志龙 金文杰

摘 要：人类建立、收集和管理与个人有关的档案已具有广泛的实践基础，现代档案学围绕人事档案、名人档案和私人档案等形成了一系列相对独立的理论知识与方法体系。文章以“个人生命周期形成的档案整体”为逻辑起点，将与个人有关的档案视为一个整体性概念进行讨论，发现可以形成以个人为中心的内容来源观，为不同类型个人档案之间的互证互补、互相转化的管理现实找到合理的理论依据，为推进不同类型的个人档案管理业务规则的融合发现了恰当的理论突破口，为面向社会开展作为整体的个人档案现象的宣传和教育以及提升全社会的档案素养、实现个人与社会记忆的有效留存提供良好契机。

关键词：个人档案；人事档案；名人档案；私人档案

分类号：G270

Personal Archives and its Management as a Whole Concept： Connotation， Logic and Value

1.Huang Tiyang， 1.Zhong Zhilong， 2. Jin Wenjie（1.School of History and Archives of Yunnan University， Kunming，Yunnan， 650091； 2.Fudian Bank Co.， Ltd， Kunming， Yunnan， 650011）

Abstract： There are widely practices for humans to collect， arrange and access personalrelated archives， and modern archival science had been forming a series of independent theoretical knowledges and methods around personnel archives， family archives， personal fonds and personal archiving， but it is not noticed to Implement the integrated research from the special provenance of individuals. Taking "the whole archives formed in the individual life cycle" as a logical starting point， this paper regards personal archives and its management as a whole concept for theoretical discussion. And the paper finds that it can form a personal-centered viewpoints of content provenance， which provides a reasonable theoretical basis for the management reality of mutual verification， complementarity and transformation between different types of personal archives， seeks to the appropriate theoretical breakthrough for promoting the integration of different types of personal archives management business rules， and provide a good opportunity for carring out the publicity and education of the personal-centered archives phenomenon as a whole for the society， enhancing the archival literacy of the whole society， eventually realizing the effective retention of personal and social memories.

Keywords： Personal Archives； Personnel Archives； Personage Archives； Private Archives

建立、收集和管理與个人有关的档案具有悠久的历史和广泛的实践基础。如为适应人事管理需要而出现的人事档案，在我国可追溯至隋唐时期伴随科举铨选制度而出现的甲历[1]；以收集古代帝王和社会知名人士为中心而建立的名人档案，至迟亦可追溯至宋代的“一帝一阁”制度，发展至今，收集名人档案已成为各级各类档案馆的常规工作之一；改革开放以来在我国颇受关注的家庭建档已成为档案科普的重要渠道；在数字化背景下，逐步引起国际档案界关注的个人存档现象业已成为当今档案学研究的热点话题之一。现代档案学诞生以后，研究者围绕人事档案、名人档案、家庭档案和私人档案等话题形成了一系列理论观点，构成了当代档案学理论的有机组成部分；但档案界并未将上述与个人有关的档案视为一个整体进行讨论。本研究尝试围绕“个人生命周期中形成的档案整体”这一档案现象，使用“个人档案”这一术语来概括上述档案，试图阐明其在理论与实践逻辑上的合理性，并探讨其理论与现实价值，以期抛砖引玉之功效。

1作为整体性概念的个人档案的理论内涵

1.1档案学话语中与个人有关的档案术语

人事档案是“在组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映个人经历和德能勤绩的，以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案”[2]。一般由党政部门和企业的组织人事部门、人才流动服务机构、以及相关行业的专门部门负责建立和管理。在国家档案局认定的两批100种“国家基本专业档案目录”中，干部档案、流动人员档案、户籍档案、企业职工档案、学籍档案、机动车驾驶员档案、出租车驾驶员执业档案、律师执业档案、会计师执业档案、医师执业档案、导游资格档案和民用航空器驾驶员登记档案等12种“人事类”档案，均属人事档案的范畴。此外，近年各级党委组织部门“为如实反映干部政治素质、政治表现情况，全面记载干部政治素质考核考察结果”[3]而建立的干部政治素质档案也是一种特殊的人事档案。另外，伤残抚恤人员档案、农村五保供养档案和非遗传承人档案等民生类和其他档案记录、反映个人经历及相关事项的档案，也具备人事档案的部分功能。

名人档案是“国际或国内著名的人物在其个人、家庭和社会活动中直接形成的历史记录。一般包括自传、回忆录；论著、译著的手稿和样本，文学创作手稿、书法手迹等；各类笔记、日记、重要的来往函电；生平重要活动的照片、录音带、录像带和影片；各类证书以及其他有保存价值的材料。……必须以人为基本单位进行整理”[4]。名人档案的征集和入藏工作通常是在名人退休乃至逝世以后才开始的，实质是对相关组织和个人留存下来的个人历史记录征集入馆、留存备查。

私人档案。社会个人留存自己形成或與自己相关的档案是一种极为普遍的现象，但档案学研究者一直有意无意地忽略这一问题，直到近年个人数字存档行为日益普遍，并遭受数量剧增、保管不善等困难时，才逐步引起档案界关注。在西方国家的档案学话语中，通常使用“个人文档（Personal Papers）”“个人记录（Personal Records）”和“私人文档（Private Papers）”等术语，并将其界定为“由个人在其事务过程中创建、获取或接收，并按原始状态保存的文件”；[5]我国则普遍使用“私人档案”“个人档案”“个人史料”等。在内涵和认知角度上，国内外也存在一些差别，如，由美国档案工作者协会（SAA）编纂的《档案与文件术语词典》（A Glossary of Archival and Records Terminology）认为，私人档案是“私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案”[6]，强调私人档案的所属权；而我国国家档案局档案科学技术研究所编写的《档案工作基本术语》行业标准则认为，个人档案是“个人在各类活动过程中直接形成或通过其他途径（如继承、捐赠等）获得的，且不受体制内档案规则体系约束的具有保存价值的各种形式的记录”[7]，强调其主体性。为有效区分不同概念，本研究使用“私人档案”这一术语来概括个人在各类活动过程中直接形成，并由个人自己创建、收集和保管的档案材料。

家庭档案。家庭是“以婚姻和血统关系为基础的社会单位，包括父母、子女和其他共同生活的亲属在内”[8]。家庭档案是“一群具有血缘关系的人创建和收集、与他们个人和私人事务有关的记录”[9]。“记录了家庭成员生活和社会活动的历史”[10]，其中除少数档案以家庭为单位外（如家谱、家庭集体活动材料），主要是家庭成员（个人）形成或收集的档案，如《广东省家庭建档工作指引》所列举的宝宝成长、学生时代、恋爱婚姻、工作业绩、家谱家风、当家理财、医疗保健、社会活动9方面的收集范围中[11]，除家谱家风外，其余都是以“个人”为单位创建和收集的。《家庭档案建档指南》一书所列举的宝宝康乐、学生时代、恋爱婚姻、工作成果、家庭理财、医疗保健、家庭历史和收藏、馈赠实物8方面的收集范围中[12]，除家庭历史和收藏、馈赠实物外，其余也绝大部分是以“个人”为单位创建和收集的。因此，可认定家庭档案是私人档案的一种类型。

此外，由相关组织或企业为了管理、记录特定个人在某些方面的特征（如在医院的诊疗记录、企业会员的购买记录）而形成的病案、健康档案和会员档案等，也与个人密切相关，均属于个人档案的范畴。

1.2作为整体性概念的个人档案的特征

不难发现，档案学赋予了“人事档案”“名人档案”“私人档案”和“家庭档案”等术语不同的内涵，在实践活动中，上述档案也承担了不同的职能、具有不同的责任主体。但这些档案在本质上都是围绕特定个人的学习、生活或工作不同阶段、不同职责而形成或归档的档案材料，在内容上具有一致性，都是“个人档案”，且可将其视为一个整体性的概念来理解，理由如下：

（1）个人档案是在个人事务过程中形成或接收到的各种材料

从内容上看，人事档案、名人档案、私人档案和家庭档案等类型的档案都是与个人活动相关、在个人事务过程中形成或接收到的各种材料，这构成了判断一份档案材料是否属于个人档案的来源（内容）依据，分述如下：

首先，只有内容构成上是围绕个人的学习、生活、工作和社会交往等事务活动形成或接收的档案材料，才属于个人档案；但那些以个人特定职务形成的档案，应当按组织档案立卷归档的，如作为法人代表所签署的合同及其他文件，以特定职务（如书记、县长等）身份签发的文件或报告，不属于个人档案范围。

其次，无论档案的形成、收集和保管的主体是社会组织还是个人，只要内容是与特定个人有关的档案材料，均属于个人档案范畴，如组织人事部门建立和收集的人事档案，医院为个人建立的健康档案，医保中心为特定个人建立的医保档案，档案馆为名人收集和建立的名人档案，个人收集或创建的记录和反映自己学习、生活和工作状况的私人档案，均属于个人档案范围。

（2）个人档案是主要以个人作为立卷单位的档案整体

从立卷单位看，如名人档案是以名人为立档单位建立的档案整体[13]；人事档案是以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案[14]；机动车驾驶员档案是由车辆管理建立、以机动车驾驶员档案编号为案卷编号立卷的实物档案和电子档案[15]；住院病历档案是以每位患者为单位立卷归档集中、统一保存与管理的[16]；电子病历也需要由医疗机构为每位患者的电子病历赋予唯一患者身份标识[17]；伤残抚恤人员档案是“以伤残抚恤人员个人为单位整理的……历史记录”[18]；农村五保供养档案“按照每名农村五保供养对象立卷”[19]；律师执业档案在实践中也主要采用“一人一档”的整理方式[20]；也就是说，以个人为单位立卷可以构成判断特定类型的档案是否属于个人档案的管理依据，即只要是以特定个人作为立卷单位形成的档案，无论其建档主体是个人、组织人事部门、档案馆或其他机构，均属个人档案范畴。

同时，是否以个人作为立卷单位也构成了其区别于文书档案、基建档案等以组织、部门或项目等为立卷对象的组织档案的根本属性，也将诸如“干部名册”“会议参加人员名单”等档案中仅部分涉及个人信息，不符合“一人一档”原则的档案材料排除在个人档案范畴之外。

1.3作为整体性概念的个人档案的概念界定

综上，我们认为可以将作为整体性概念的个人档案作如下界定：在个人生命周期中围绕个人事务形成的，记载和反映个人生平历史、生活、学习与工作状况，主要以个人作为立卷单位，由相关组织或个人创建、获取、接收和保管的，具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。主要包括干部档案、流动人员档案、户籍档案、企业职工档案、学籍档案、机动车驾驶员档案、出租车驾驶员执业档案、律师执业档案、会计师执业档案、医师执业档案、导游资格档案、民用航空器驾驶员登记档案、干部政治素质档案、病案、伤残抚恤人员档案、农村五保供养档案、非遗传承人档案、私人档案等。按照其形成和管理主体的不同，大致可以分为如下四类：一是组织人事部门建立和保存的人事类档案；二是档案部门为知名人士收集、建立和保管的名人档案；三是由个人或家庭创建、收集和保存的私人档案（含家庭档案）；四是其他组织保存、形成的与个人有关的档案，如健康档案、会员档案等。

2视个人档案及其管理为一个整体性概念的逻辑

每个人都是独一无二的个体，但都必然遵循由出生到死亡的生命周期过程。个人在生命周期的不同阶段、承担不同角色、开展不同活动都必然会形成与之相关的档案材料，这是构成个人一生最真实准确的原始记录。尽管不同个体所形成及留存下来的档案多寡不一、形式各异，对个人、家庭和社会的价值也各不相同，但不同个人档案在类型、形式和管理等方面均具有相通之处，这是视个人档案为“个人生命周期形成的档案整体”的逻辑基础。

2.1理论逻辑

人事档案、名人档案、私人档案等不同类型的个人档案都是围绕个人生命周期不同阶段、个人承担不同角色所形成的各式各样的原始记录，通常以个人作为相对独立的立卷单位进行创建、收集、组织和保管，只是不同建档主体创建、收集和保管个人档案的目的不同，其功能也有所差异。

人事档案是围绕“个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料”[21]，既是干部个人履历的直接体现，又是组织在选拔任用干部时的重要凭证[22]，其实质是个人所供职的组织从人力资源管理的角度对个人的人才画像。干部政治素质档案、机动车驾驶员档案、出租车驾驶员执业档案和农村五保供养档案等人事类和准人事类档案也都是相关组织为了管理的需要，从特定角度对个人的身份、经历、职业和技能等相关情况作出的个人画像。

名人档案是“社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体”[23]。其目标是尽可能全面地收集其学习、生活、工作、社会交往和社会评价等各个方面的历史记录，可被认为是档案馆为个人建立的“历史画像”。

私人档案是个人和家庭成员在社会生活、工作和社会交往过程中形成，并有选择、针对地收集、保存下来的个人有关档案材料，存档目的包括再次利用、留作纪念、留存记忆、保留证据、为后代保留遗产与传承文化等[24]，可以认为是个人的自我画像。

各类组织、企业为管理用户、服务用户、研究用户和有针对性地开展营销活动，为会员建立的会员档案可被认为是其为个人建立的“用户画像”。

正是上述由不同的组织/个人从不同角度创建和管理、分别发挥不同作用的个人档案，共同忠实记录和反映了个人特定人生阶段各个方面的真实历史记录，形成了个人的整体画像（如图1）。将个人档案及其管理视为一个整体性概念，既体现了个人档案在整体上的“来源联系、时间联系、内容联系和形式联系”[25]等方面的历史逻辑；也体现了个人档案的来源逻辑（或形成者逻辑）。因为个人档案是围绕个人事务形成的，从横向看，档案的形成以“个人”为中心，从纵向看，个人档案的形成和管理贯穿于个人的整个生命周期，将个人档案及其管理视为一个整体性概念，归根溯源是对“来源”的关注，这体现了对来源原则的基本遵循。

2.2实践逻辑

对于特定个人经历的同一事件（如出生、入学、任职经历等），不同类型的个人档案依据管理、凭证或纪念的需要，從不同角度进行记录，形成了不同类型的个人档案之间可互证互补、互相转化的关系，以及在立卷和管理等方面一致性的现实状况，这是视个人档案及其管理为一个整体性概念的实践基础。

（1）不同类型的个人档案之间可以互证互补

不同类型的个人档案从不同角度记录了特定个人经历的同一事件。例如，在与个人出生相关的档案中，医院为新生儿建立健康档案，主要包括住院病历和出生医学证明（存根页）；公安户籍部门依据出生医学证明（副页）和入户申请表，为新生儿建立户籍档案；新生儿父母为其留存了与新生儿出生相关的准生证、出生医学证明（正页）、从产检至出生的检查报告与门诊病历，以及大量的照片、日记、音视频、实物等档案材料。这些不同类型的个人档案分别从医疗卫生部门、公安户籍部门和个人与家庭的角度记录了某新生儿降生这一事件，可在日后相互佐证补充。这在个人的学生生涯、职场经历、婚姻家庭、社会生活等阶段亦有体现。

不同类型的个人档案对同一事件无疑具有互证互补的功能。不同类型的个人档案记录了特定个人经历的同一事件，也就意味着对同一事件的不同个人档案可以互相证明、增强同一事件的真实性与合法性，如在始于2014年的全国干部人事档案专项审核工作中，“针对干部重要信息记载不准确不一致的问题，组建调查组，通过调取原始户籍材料、学历学位认证、物证鉴定等方式查核了64.5万人的信息；针对档案材料不齐全不完整的问题，补充完善了2549万份材料”。[26]这实质上就是从不同类型的个人档案中抽取特定事件的记录信息进行纠正和补充。

从管理角度看，几乎所有由组织部门形成的个人档案在形成之初就产生了具有互证互补功能的多个版本，如出生医学证明包括正页、副页和存根页；毕业和学位证明材料包括由学校及学籍管理部门保存的档案、学籍档案中的相关记录和个人留存的毕业证和学位证。在特定条件下，这些不同类型的个人档案对同一事件可以起到互相佐证的作用，如在个人毕业证和学位证遗失的情况下，学校可以依据存档的学籍信息为毕业生开具相关证明；人事档案丢失或部分内容缺失时，可以在原学习和工作单位查阅相关档案，借以补全或证明相关经历、事实，以完善人事档案。

从记忆角度看，不同类型的个人档案对同一事件具有极强的互补功能，如学籍档案、毕业证和学位证可证明个人在某校的学习经历，求学期间的学生证、日记、照片、音视频、作业，甚至是往返学校的车（机）票、体检表、医院门诊病历等私人档案记录了其学习生涯中更丰富多彩的学习和生活记忆，在就学期间，医院为其建立的健康档案、其他组织为其建立的会员档案等，也都能从不同角度补充个人求学期间的整体记忆。

（2）不同类型的个人档案之间可以互相转换

在特定条件下，不同类型的个人档案之间可以互相转换，主要有三种情况：一是相关组织为个人建立和留存的个人档案随着个人人生角色的转变而改变，如学籍档案随着个人毕业进入工作岗位而转换为人事档案。二是特定个人档案因互证互补的需要而转换角色，形成新类型的个人档案，如组织人事部门出于建立或补充人事档案的需要，私人档案中的一些材料经过审查认定后可能进入到人事档案中（团员证、学生证、身份证、职称证、毕业证、学位证、户籍材料、奖励材料等）作为直接或间接证明材料，学籍档案（培养登记表、成绩单）也可以补充人事档案中的学籍材料；个人出于现实需要，也可以通过合法途径对人事档案、流动人员档案、学籍档案、病历档案、会员档案、名人档案等进行利用，将其转换为私人档案。三是因新类型的个人档案的出现而发生的转换，如档案部门为名人建立名人档案，向其所就学的学校、供职的机构、其本人与家庭成员征集相关档案材料，这时其私人档案、人事档案、流动人员档案、学籍档案、病历档案、会员档案等均可被纳入名人档案的收集范围，此时上述档案（或其复制件）也会随之转换为名人档案的组成部分。

（3）不同类型的个人档案的管理具有一致性

尽管人事档案、名人档案和私人档案等不同类型的个人档案在管理中长期“各自为政”，但由于其建档对象都是特定的个人，档案内容都是围绕“个人生命周期形成的档案整体”形成、收集、组织和保管的，因此在管理上具有一致性。

首先，前文已述，人事档案、名人档案和私人档案等主要的个人档案在立卷和保管等过程中均以个人为立档单位（名人档案一般是以个人为立档单位建立名人全宗）进行管理。

其次，不同类型的个人档案都是由个人直接形成或面向个人征集的，如人事档案中的履历材料、考核鉴定材料、党团材料、表彰处分材料、职称职务材料等，均以个人为基础形成或直接由个人提供，名人档案也主要是向个人征集形成的；个人的住院病历、健康档案、会员档案、机动车驾驶员档案等，也都是个人参与形成的。

最后，不同类型个人档案之间在档案内容方面具有较强的一致性和互补性。在一致性方面，无论是简历、履历表，还是党政职务任免文件、获奖材料等，只要有属于特定类型的个人档案的归档范围，则一定可以对应特定的分类类目；在互补性方面，无论是人事档案、名人档案还是私人档案，其归档范围和分类类目无法跟上全面记录个人历史与成就的需求，如《家庭档案建档指南》[27]中缺乏对党团材料归档范围的规定，生平照片、日记、往来信函、讲话稿、社会评价材料等名人档案、私人档案的归档范围明显超出了人事档案的归档范围。也就是说，只有将所有类型的个人档案的归档范围整合起来，才能更全面和准确地记录个人历史与成就。正是这种一致性和互补性，为不同类型的个人档案在业务规范方面的融合和标准化提供了无限可能。

3视个人档案及其管理为一个整体性概念的价值

将与个人有关的不同类型的个人档案及其管理视为一个整体性概念进行讨论，既有对“个人生命周期形成的档案整体”的理论逻辑考量，更有对来自实践中不同类型个人档案之间的互证互补与互相转换的现实思考。从理论上研究个人档案及其管理在业务规则方面的整合与优化的可能性路径，这在人类社会数字化与网絡化进程不断深入，不同类型个人档案之间互信互通乃至一站式管理进入纵深阶段的现实背景下显得尤为迫切。

3.1对来源原则和新来源观的发展

传统来源一般指文件形成者，来源原则的基本内容是“尊重来源、尊重全宗的完整性和尊重全宗内的原始整理体系”[28]，20世纪70年代诞生的新来源观强调来源“不仅指文件的形成机关，更包括文件形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等”，它“虽然不再按照机构来源整理档案，但它仍遵循着特定内容，客观反映历史面貌，并进一步发展来源的内涵”。[29]在个人档案领域，视“个人生命周期形成的档案整体”主要是从档案内容涉及主体而言，即视个人这一内容主体为来源，将所有与特定个人相关的档案材料视为一个来源，而非“形成者”，因为它的形成者包括个人、组织人事部门、档案部门及其他机构等多元主体，可以称之为以个人为中心的内容来源，这明显区别于传统的来源原则和新来源观。

这点在电子文件时代价值尤显，目前已有的如个人全宗理论和档案机构建立的个人全宗，在传统档案时代，干部人事档案、户籍档案、健康档案等并未被纳入个人全宗的范畴，且限于个人档案形成和保管主体的多元，将所有个人档案都纳入个人全宗在实践上也不可行。但在数字化和电子文件时代，这种理论上的个人全宗则是可以实现的，只要档案部门、组织人事部门、公安户籍部门、医疗卫生部门等重要的个人档案形成和保管主体在个人档案管理平台上互联互通、共建共享，再加上私人档案的加入，就可以在理论上形成更为完善、全面的虚拟个人全宗。

3.2推进不同类型个人档案管理的业务规则融合

长期以来，不同类型的个人档案在管理上“各自为政”，在业务规则方面存在较大差异。其中，人事档案管理最为规范，以《干部人事档案工作条例》为代表的一系列法规规范明确了其管理制度、收集归档、归档范围、组织整理、分类方案和保管期限等内容；名人档案管理虽缺乏全国性的法规规范，但20世纪90年代中期以来，较多地方政府或档案部门以地方性法规、档案部门规章和档案部门规范等形式颁行，也对相关管理制度、收集归档、归档范围、组织整理和分类方案等作了规定，只是不同地域、机构之间存在一定差异[30]；家庭档案经过三十余年的探索，目前形成了一些理论成果和具有导引性的管理方案，如《家庭档案建档指南》[31]和《广东省家庭建档工作指引》[32]等。

在归档范围与类目划分方面，《干部人事档案工作条例》划分其为履历类材料等十类；档案馆建立的个人全宗则普遍使用“四分法”“八分法”“九分法”等众多方案，有按载体分、按内容分和综合划分多种思路；已有家庭档案的著作和规范中，也提出了“八分法”“九分法”等观点，但要么按人生阶段划分，要么按内容划分，这异于个人全宗的划分方案。其主要归档范围和类目划分如表1所示。

但上述在归档范围和分类类目上各自为政的不同个人档案类型，在档案内容方面仍具有较强的一致性和互补性，这也就意味着要对现有风格各异的个人档案归档范围和类目划分进行适当修正，使其可以形成一个更具普适性的个人档案分类类目与保管期限表，以供人事档案、名人档案和私人档案管理选择使用。从当前我国个人档案管理格局看，较为可行的方案应该是在“干部人事档案”十分法的基础上，对现有10个类目进行适当拓展，如履历类材料中可增加生平照片、日记等材料，对于社会评价类、医疗保健类等无法拓展的部分，可以新增类目，最终形成一个在不同类型的个人档案之间可以融合互通的分类类目和保管期限表，以便管理利用。

3.3助力提升公众的档案素养、有效留存个人与社会记忆

个人档案是个人生活、学习、工作和社会交往的历史记录，是公众接触机会最多、利用频率最高、与个人关系最密切的档案类型。从实践情况看，人事档案、名人档案等均得到较好的整理和保管，但绝大部分公众及组织机构对此仍较为陌生。一方面，个人的人事档案意识相对模糊，只是在升学、求职以及办理退休等过程中才意识到人事档案的重要性和必要性[36]，如山西人才市场的调研显示：“相当一部分毕业生对自身档案缺乏正确的认识”[37]。另一方面，不同类型机构对人事档案的保管权限和重视程度以及经办人员的业务素质不同，管理结果自然就参差不齐。而作为人事档案和名人档案材料互补互证重要来源之一的私人档案，其实践状况更是良莠不齐，如在近年颇受关注的各级代表性非物质文化遗产传承人认定工作中，相关部门就频繁遭遇缺乏档案或相关资料来佐证的情况，这与全社会对档案及其功能的认知水平较低、档案素养有待提高密切相关。社会公众档案意识薄弱终究在于个人很少有利用档案的要求和习惯，且对于档案工作的存在和发展也鲜有关注。作为整体的个人档案及其管理可以让人们实实在在地感知到档案信息，开始关注与自己有关的个人档案，并推及到对业务、公务等公共档案的感知，进而提高公民对档案和档案现象的认知。反观之，个人对于个人档案的关注和管理，也促生了对人生或家庭、学历或履历、业绩或财产信息的利用需求，从而有利于促进扩大社会参与和推动档案开放。

档案是记录人类历史、留存社会与个人记忆最为有效的载体之一，但“翻阅中国历史总有一种残缺不全的感觉，读到的多是社会上层结构的崩析与重组，重组复崩析，几乎看不到社会低层（底层）民众的真实生存状态和精神历程”。[38]这源于民间、个人历史记录的缺失。个人是社会的基本构成单位，个人的发展是社会发展的缩影和折射，将个人在其生命周期的全部档案作为一个整体进行讨论，就是强调个人记忆的完整性，突出以“整体画像”的方式留存个人历史，并由此构建最真实和全面的个人记忆，促进个人记忆的保持和再现。个人记忆是社会记忆的基础和重要组成部分，若可完整和全面地保留个人记忆，更好地反映民众的真实生存状态和精神历程，则更益于对整个社会记忆的完整保持和再现。

*本文系2018年度云南省教育厅科学研究基项目“实践导向的个人档案管理理论研究”（项目编号：2018JS895）阶段性研究成果。

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