浅谈采购企业风险控制及防范

张隽（开滦集团有限责任公司物资分公司）

引言

当今市场竞争越来越激烈，外部环境和市场的剧烈变化，使企业需要保证持续发展，保持竞争优势，必须要把内控管理放在首位，需要不断加强对采购各环节的控制，构建完善的内控体系，防范采购风险，控制采购成本。采购风险，是指采购过程中因为一些不能预料的情况，包括因为人为原因产生的风险、经济元素造成的风险和自然因素的风险，如提报的采购计划的不准确导致物资不能满足生产生活的需要、货物不符合订单要求、采购人员失职、采购货物不符合合同要求、供应商的失信行为等，这些情况都会阻碍采购预期目标的实现。

企业的采购风险

企业采购涉及多项活动，在采购的过程中也会受到各种环境因素的影响，所以会面临各种各样的风险，所以我们要对采购风险进行辨识与评估。

对采购风险进行辨识与评估：企业在采购过程中会遇到诸多的采购风险，如何辨别和评估采购风险，是采购过程中的首要环节。精准地辨别和评估采购风险是作为一名物资采购业务员的最基本的要求，准确地辨别与评估风险，找出潜在的采购风险点，提高风险防范意识尤为重要。采购风险通常是由于一些意外情况造成的，例如，采购物资不符合商品买卖合同的要求、使用单位提报的采购计划不够准确或者不够及时都会造成采购物资不能满足企业生产生活的需要，甚至会造成物资产品的积压。采购风险贯穿于物资供应的整个过程中，按照采购业务的执行过程及业务属性，分成以下几个类别：

（一）意外风险

由于受到自然灾害或国家调控的各种经济、环保等政策实施的影响，对采购企业采购价格、准时交货期造成影响，从而给企业造成损失。这类风险发生得一般比较突然，企业难以精准防控。

（二）计划准确性风险

计划是采购的源头，计划风险是指采购计划管理不到位或不科学，与需求目标产生较大偏离，或者是计划提报不及时，导致采购时间过短，从而造成盲目或错误采购造成的风险。准确的采购计划包含采购物资完整、准确的信息、合理的采购数量和采购周期、准确的需求时间等方面内容。

（三）采购的价格风险

是指缺乏重要物资品种的跟踪监控，对市场变化了解不够或者信息掌握不及时、不对等，不能全面掌握物资价格或者未能充分发挥规模化采购优势，导致采购价格偏高。采购价格是采购中重点控制目标，是实现降低采购成本的重要途径。主要通过设置合理的采购条件、采购方式以及采购监督等途径降低采购价格。

（四）合同管理风险

主要包括签订合同的当事人是否具有主体资格，合同是否合法合规、是否反映双方真实意图，主要条款是否完备，文字表述是否准确，是否按相关的法律法规保管合同文本，是否有效监督合同的履行全过程等。

（五）物资到货及使用风险

主要是供应商供货不及时，给企业生产生活造成损失，构成缺货的风险；到货后验收不到位，造成的风险。

（六）存货风险

一是由于生产物资的存储量不足难以满足生产生活的需要，导致缺货而造成的风险；二是采购物资积压，这样会造成企业占用流动资金，造成资金不足的风险；三是对采购物资存量缺乏科学有效的管理，库存结构、种类或数量不合理，发挥不出库存作用，造成资金浪费风险；四是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成跌价减值风险。

（七）供应商选择风险

对供应商资质审查不严，引入不具备履约能力或产品质量不合格供应商，或是未能与具备良好信用与实力供应商建立长期合作关系，造成过多的临时采购，提高了采购成本和采购风险。

（八）采购的责任风险

这属于人为的风险，由于采购人员专业素质不高或水平不够，难以科学、高效地执行采购任务，或者缺乏责任心，受利益驱动，采购价高质劣物资，损害公司利益。

物资采购风险产生主要是由于企业采购业务流程不够健全或者操作性不强以及人员素质或监管缺失等造成流程制度执行力不够原因，采购风险不可能完全消除，但可通过强化风险管控减少风险发生。

培育风险管理文化，完善内控管理制度

企业找出潜在风险及分析产生原因后，应从加强对风险管理理念、法律知识、业务流程等核心风险点内容的培训开始，不断培育企业风险管理文化，同时进一步完善各项管理制度，从流程和制度设计上防范采购风险。

（一）强化人员培训，提高防控意识

通过多途径多手段的风险管理理念、采购业务流程、法制和道德教育等方面内容的培训，提高员工风险防控意识、法律意识、道德素养及制度执行力，在公司上下营造良好的内部控制和风险防范氛围和文化，逐渐杜绝人为原因形成的风险行为，从而增强企业内部风险防控能力。

（二）明确部门职责，细化管理责任

合理的机构设置和权责清晰的职责分配是保证采购各环节工作高效运行的基础。只有细化责任、监管分离，才能明确各部门职责，加强采购各环节管控。采购价格管理、评审管理、合同管理、库存管理、供应商管理、结算付款管理、检查监督管理等分别由不同部门负责，各部门工作相对独立又相互联系、制约。通过明确部门职责，细化管理责任，严格考核监督，督促各部门做好自身工作管理，为强化管控打下了良好基础。

（三）完善管理制度，强化制度约束

科学有效的管理制度是确保内部控制和风险管理质量的基本保证。加强内部审计与监督、监管能力，以实现风险事前预防、事中监督、事后处理为管理目标，并根据采购过程中发现的实际问题，对物资计划、采购评审、到货验收、结算付款、重点物资管理、供应商管理等相关制度进行修订完善，制度要求更细化，操作性更强。

（四）细化绩效考核，完善激励机制

将采购的各项相关工作转化，分解指标和责任，明确规定出工作质量与标准，并将指标层层分解，落实到各相关部门和个人，结合经济效益进行考核，形成公司→部门→个人的细化完整的层层指标考核体系。对一般指标每季度考核一次；对采购价格、到货验收准确率、应收和预付款等风险发生率高指标，每个月检查一次，检查结果与奖金直接挂钩。通过细化合理的绩效考核和激励机制，保证了采购各环节工作高效完成。

采购风险处理具体流程

采购风险处理具体流程主要包括：风险信息收集、风险信息分析评估、风险应对措施、风险监督及改进，具体如下：

（一）风险信息收集

任何一个正确的决策都必须而且一定是建立在信息准确的基础之上的，充分地掌握信息，就可以提高决策方案的正确度，从而可以大大减少决策结果的不正确性，来降低决策时可能遇到的各种风险。物资公司风险控制体系覆盖了公司每个部门和员工，所属各单位（部门）按照职责分工，广泛、持续不断地收集采购相关风险的内部、外部初始信息。整个风险信息的收集要具体化，实事求是，符合实际。执行机构各部门对信息分别进行整理分析，并结合具体流程开展风险评估。

（二）风险信息分析评估

采购风险执行机构通过对收集信息的分析与评估，确定风险等级，提出防控措施并撰写风险分析报告上报决策机构。企业要根据风险影响范围及发生概率将其分为低风险（D）、一般性风险(C)、中等风险(B)及重大风险(A)四个风险等级。对风险较大的要素，如预付款、关键物资等设置预警值，一旦到达预警值及时跟踪处理，提前防范风险。

（三）风险应对措施

企业可建立灵敏高效的危机处理和应急管理机制，以降低风险损失。对新出现的、缺乏风险应急预案的中、重大风险，决策机构应在审定风险应对预案后组织人员实施并定期跟踪；对低风险和一般性风险由执行机构制定应对方案并督促本部门执行。

（四）风险监督与改进

监督机构对风险防控执行情况定期进行检查监督。对中、重大风险防控情况每月检查一次，对低风险和一般性风险一般每季度检查一次。每半年对公司整体风险防控情况进行检查审计并撰写监督及改进情况报告，企业根据风险发生及防控情况，及时进行风险内控制度的修订完善，以持续改进风险内控体系。

结语

强化企业物资采购管理、优化企业物资采购流程、防范物资采购风险、加强物资采购过程的监督和管控、保证信息搜索收集的准确性以及计划的及时准确性、合同签订的合法合规合法性、到货验收的及时性、付款结算的准确性，有效地防范企业的采购风险，不仅可以有效降低企业的物资采购价格，同时还可以提高物资采购质量。因此，采购企业应当制定适应于本企业的采购风险的管控措施，提升采购风险的管控能力和水平，为企业采购到性价比最高的产品保证物资的供应。