图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善对策

刘晓蕾

（包头市图书馆，内蒙古 包头 014010）

图书馆档案管理信息化建设需要加强对硬件和软件的建设，能够与地区经济发展相适应，图书馆档案信息化建设利用计算机技术对图书、报刊、报纸等集中化管理，可以实现信息的高效化管理，为读者提供高效、快捷的信息服务，能够提高图书馆档案管理的效率。

1 图书馆档案管理信息化建设存在的问题

1.1 档案管理人员管理理念落后

档案管理人员的管理理念对图书馆档案管理信息化建设有着重要影响，如果档案管理人员能够正确认识信息化建设之于档案管理的意义，并及时在档案管理中融入互联网技术，那就可以提高图书馆档案管理信息化建设的质量与效率。但就当前图书馆档案管理信息化建设情况来看，部分档案管理人员并未真正认识到档案管理信息化的意义，依旧采取传统的档案管理模式，这不仅会降低档案管理效率，而且也可能导致档案遗失的问题。

1.2 存在形式主义现象

部分观念相对落后的工作人员对计算机产生的便利性没有形成足够的意识，在进行信息化档案整合的过程中缺乏严谨性，进而导致档案管理信息化工作存在形式主义问题，难以形成大规模的应用。对此，相关部门一定要认真对待档案资料的信息化存储工作，随着时代的发展，传统的档案管理方式已经较难吻合市场经济发展的相关要求，所以，档案管理的信息化发展已经成为一种必然趋势。而随着工作人员的逐步更替，档案管理信息化过程中存在的形式主义现象也必然难以长期存续。此外，要注意在档案管理人员更新换代过程中有可能出现的互相推诿的现象，切实消除形式主义现象，推进档案管理信息化工作的有力开展。

1.3 未建立规范的、与时俱进的工作制度

图书资料管理工作正常运营的基础就是要有规范的工作制度。图书资料信息化发展的同时也要规范和完善相应的工作制度。以往传统的工作制度，已经不能满足现代图书管理工作人员的需要，无法解决当前工作遇到的问题。很容易出现图书资料收集及储存量过载、资料的流通量下降、档案材料不健全、信息化质量较差等现象的发生。没有完善和建立与时俱进的工作制度，不但使工作人员工作受到阻碍，减少工作效率，还对档案信息化管理工作的整体发展造成影响。

1.4 对档案信息化管理的认知存在问题

在信息化管理已经成为图书馆档案管理工作后续发展必然趋势的情况下，大部分县级图书馆均已经充分认识到了信息化对图书馆档案管理工作的重要意义。然而，在具体的践行过程中却很容易出现各种问题。究其原因，就在于各级人员对档案信息化管理的认知存在不够全面、不够深入和不够正确等问题。例如，管理人员在档案信息化管理工作的开展过程中仍然沿用以往传统的管理模式，使用大量的人力物力进行对接以完成档案的存储和传递工作；又如，部分人员在档案信息化管理工作的开展过程中对信息化技术的利用不够深入，认为只要涉及信息化技术即完成了档案信息化管理模式的转换。上述错误认知均会对档案信息化管理的工作效率和质量造成不良影响。

1.5 基础设施建设不完善

众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识以及信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。

2 图书馆档案管理信息化建设完善对策

2.1 优化功能设置，提升图书馆微信公众号服务品质

加强图书馆微信公众号运营建设，应不断优化功能设置，有效提升图书馆微信公众号服务品质，扩大用户对图书馆微信公众号的接受度。首先，相关工作人员需要精准把控微信公众号的功能模块设置，突出整体性能，优化整合微信公众号消息推送、在线问答与读者互动等功能。积极推送有关图书馆书籍文献藏量、概况以及图书类型等，在微信公众号平台上设置有奖问答、学术交流等模块，以此凸显图书馆功能优势。其次，可在图书馆微信公众号平台上添加微信小课堂，在线直播各种文化专题讲座，或是添加视频链接，给用户提供多种多样的图书视频，以帮助用户了解更多的图书内容与文化知识。新时期，优化图书馆微信公众号运营，需要结合网络资源优势，加强图书馆与读者见得线上互动沟通，以强化读者的服务体验。

2.2 构建档案管理监管机制，加强信息保护

虽然将现代化信息技术引入图书馆档案管理工作可以提升工作的质量和效率，但同时也将整个档案数据库置于开放、多元的信息环境下，使数据库面临一定的安全隐患。因此，高校图书馆在构建档案数据库时要完善档案信息管理系统，加强信息安全保障。一是尝试与大数据技术机构及企业展开合作，在专业技术人员的帮助下引进信息安全系统，充分发挥大数据优势。二是建立完善的档案管理安全监管机制，实施档案信息数据准入制度，加强对档案数据的保护力度，针对不同层级人员设置相应的登录查询权限，在有效利用档案信息的同时加强信息保护。三是针对档案的重要程度和保密层级采取不同程度的保密措施，如普通业务档案信息保存在图书馆中心机房，保密性强的党政信息档案可利用云储存技术保存在单独服务器中，并通过启用系统加密、自动归档、禁止修改删除等系统功能避免档案被人为泄露和篡改。

2.3 要安全管理档案信息化系统

档案管理信息化，就会使档案信息处于开放的网络空间，图书管理工作者在进行档案信息化建设时，就一定要提升自身的安全防护意识，要全面重视档案的安全管理工作，建立健全档案信息化管理制度、档案应用制度。档案信息化管理工作形式的建立，就要建立相应的电子档案管理工作体系，通过档案管理的相关制度，规范档案管理工作人员的工作行为。档案管理工作人员要对身份信息进行验证，设立操作权限，无关人员不能进入档案管理系统进行操作。对档案数据的传输和使用都要进行安全管理，对系统进行安全加密。为了更有效地避免数据库因操作不当出来问题，影响数据安全，就需要对整个档案管理数据库进行异地备份，并和档案管理信息同步，来保证档案管理系统的安全。

2.4 职务信息化

在传统意义上，档案管理工作一般都是依靠人力实现的，档案管理人员在具体操作过程的不细致很可能直接造成数据错误，造成查询人员在检索和利用相关信息时受到较大的困扰。而档案管理的信息化能够有力弥补这一问题，其对于单位的信息能够进行集中的细分、检索、开发或者是集成，这样就可以根据信息化的数据系统，从而替代传统的档案管理人员的目录编制、信息储存以及类型划分等工作，这样既可以有力地提高档案管理工作的效率，也可以进一步杜绝信息错误的现象的发生。

2.5 加强新媒体宣传，促进读者互动

提升图书馆微信公众号运营效果，需要加强新媒体宣传，相关工作人员可在官方微博、图书馆微信公众号、图书馆官网上进行关联，多渠道宣传推广，借助新媒体优势，使更多读者深入了解图书馆微信公众号，以提升用户的参与度。再者，当地图书馆可在抖音APP或是其他直播软件中直播宣传图书馆微信公众号，图书馆也可与当地广播电台合作，积极宣传推广图书馆微信公众号，不断提升普及率，从而吸引更多读者关注浏览图书馆微信公众号。此外，相关工作人员需要拓宽图书馆微信公众号交流互动渠道，在系统自动回复基础上，加设人工回复，与读者进行互动交流，真正解决读者的疑问，以人性化的服务强化读者的服务体验，在线上沟通家交流中，提升图书馆微信公众号与读者间的黏度。

2.6 实行电子信息技术档案资料的整理

通过网络信息技术化模式管理规范档案系统是必然的发展趋势。采用科学技术电子信息水平提高企业档案管理资料收集、整理及复合方式，应用程序设计理念及开发技术进行整体规划档案建设工作是非常重要的节点。要建立健全信息化管理档案建设制度及完善档案管理机制，要聘用专业知识技术人员履行职责，规范档案管理系统，结合本单位自身的需求提高档案工作效率，制定工作目标，设置实效性的服务质量标准，衡量档案资料的规范性，电子信息技术掌控企事业单位的档案管理工作，其最大程度地影响企事业单位的档案管理建设的核心价值能力。

2.7 加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

确切来说，信息化档案管理建设是一项复杂且长期的工作，并不是立刻就能够成功的，是需要大量时间、大量资金、人力资源以及各种信息化技术设备的投入才能够保障的。在实际档案管理工作中，相关档案管理部门应与国家相关部门进行深入沟通与协商来获得专项财政资金拨款用于档案管理信息化建设。除此之外，档案管理部门可以充分发挥社会群众的力量，引进社会资金来促进档案管理工作信息化建设。

3 结束语

在大数据时代，档案管理信息化建设是至关重要的，这既是时代发展对于档案管理工作提出的新要求，也是单位档案管理改革的必然。对此，首先，单位管理层与档案管理人员要转变传统观念，全面重视信息化建设；其次，要依靠先进的计算机信息技术以及领先的硬件设备；第三，档案管理信息化建设也离不开充足的资金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行业内专业人才、培训现有工作人员、买入尖端设备等，进而全面推进档案管理工作的信息化建设步伐。