新时期事业单位档案管理工作的思考

费 敏

（黄石市燃气热力管理办公室，湖北 黄石 435000）

1 引言

事业单位档案管理工作受到广泛关注，以往档案管理形式日益不适应信息化、智能化与大数据时代的需要。还要从档案管理技术的发展趋势出发，分析以往档案管理工作存在的弊端，着力优化档案管理工作体系，创新档案管理的方式方法，达到全面提高档案管理工作效率的目标。

2 档案管理的重要性

1）有利于构建优质的档案存储环境。首先，信息化档案管理避免了传统纸质档案受潮、破损、遗失等问题，使档案以数字化的形式进行存储，构建了全新的档案管理系统，有效避免了外界因素的干扰。其次，信息化档案管理有效拓展了档案存储空间，只需借助计算机网络技术和档案管理软件，便可将档案存储到云空间，有效改变了传统纸质档案对空间的要求。最后，信息化档案管理有效降低了成本，使档案管理工作不再对现实环境有较强的依赖性。

2）提高信息化检索的速率。首先，档案管理信息化建设使原本的纸质档案转变为数字化档案，改变了传统人工进行检索的工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据所需快速获取信息。其次，可以实现批量信息同步查找。利用计算机技术，能够对相同类型的信息进行快速检索。最后，信息化检索避免了对档案造成损坏，能延长档案的使用寿命，使档案管理工作变得更加轻松便捷。

3 燃气企业工程档案组成

一是，立项规划阶段，主要包括燃气工程规划许可文件、立项申请文件、设计任务书、消防批复文件、安装通知书等与燃气工程相关的文件资料。二是，设计施工阶段，主要包括实地勘测记录、设计施工图、材料设备出厂合格证及检验报告、阀门管道进场压力试验等各种试验记录，以及焊接质量检查及探伤、耐腐蚀、绝缘措施检验记录、设施设备交接、施工记录、通气申请报告、地下管线隐蔽部分登记等。三是，验收竣工阶段，主要包括施工监理记录表单、竣工验收合格报告、高中低压燃气管网竣工图纸、居民小区及厂矿企业内部燃气管网竣工图纸等资料。尤其是竣工图纸必须标明坐标、管道起止点、管道埋藏深度和管底标高等技术参数。四是，日常管理和维护，主要包括日常燃气管网巡检资料，包括燃气管道节点数据表、管道测量节点标记、高中压燃气管道参数记录、燃气管网升级改造施工竣工图纸 、燃气管网抢修抢险施工记录等资料。

4 档案管理工作的现状

1）没有严格的规章制度。尽管有的事业单位能够顺利地完成档案管理工作，但往往不对其进行分类，也不按照规章制度来进行整理，这类现象常常发生，也就导致了档案混乱的问题常常出现。应当完善相关规章制度，确保工作能够有序的展开。有的单位自行销毁文件，也有的单位不展开档案鉴定工作，这些都属于相关法律知识的缺失，应当主动组织他们学习相关法律知识，避免存在法律知识盲点，铸成大错。

2）设备技术手段待更新。财政部门未能对事业单位档案事业给予必要支持，有时压缩了档案管理设备经费，不能多方筹措和保证档案管理系统开发的资金，一定程度上制约了档案管理改革进程。事业单位往往采用一次性大规模招标采购档案管理设备的工作方式，导致事业单位档案管理设备存在集中淘汰、集中更新的情况，不仅造成大量的技术设备长期闲置的情况，导致技术设备维护成本较高，档案管理工作的费用增加，严重影响档案工作进步。解决技术设备难题，持续开发专业系统，关注档案管理硬件建设，才能促进事业单位档案管理加速改革。

3）信息化管理中存在不足。部分事业单位对档案管理信息化建设存在抵触心理，没有积极引进现代信息技术，就无法利用信息技术来对信息数据进行收集、整理和存储，仍利用人工来开展档案管理工作。这就使档案管理工作量和工作难度都不断增加，需要消耗大量的人力，同时也不利于对档案信息进行查找，还很容易产生失误，造成档案信息出现偏差，进而产生较大的影响。为此，事业单位必须提升信息技术利用程度，加强档案管理信息化建设，避免对今后的发展产生影响。

4）档案管理人员的专业素养不足。要想实现科学化的档案管理，就必须具备充足的优秀人才。换句话说，档案管理工作沉重且繁琐，要求档案管理人员具备较高的管理水平，尤其是懂得如何使用计算机进行电子档案管理。一般来说，档案管理工作的实施往往会涉及广阔的知识范围，档案管理人员需要做的是积累管理经验，尽可能拓展自身的知识领域。另外，档案管理工作表现出了极强的枯燥性和单调性，为此，档案管理人员需要稳重的心态、适应工作环境，全身心投入档案管理中去。由此可见，档案管理人员的要求极高，而目前档案管理人员存在专业素质不足、综合能力较差的问题，降低了档案管理效率。

5 事业单位档案管理的创新策略

1）利用信息化建设提高档案管理效率。事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，最大程度地提高档案管理效率。

2）提高档案管理的规范性。首先，基于信息化的时代特征拟定档案管理制度，对现有档案运转流程与操作规程进行细化，制定出台档案管理工作标准，切实减少档案管理工作存在的各种漏洞。其次，优化档案管理工作的氛围，渗透质量第一与精益求精的档案管理工作理念，完善档案管理的层级管理机制，由专职人员对各层级档案管理工作负责监督，有效解决档案管理工作存在的各种漏洞。第三，把档案管理规范化的重点放在严格管理与依法办事等方面，尤其加大对档案资源真实性的审查力度，同时提高档案管理制度执行的严肃性与公平性，做到档案管理奖惩分明，以提高档案管理的效率作为主要目标，进一步强化做好档案管理的基础工作。

3）加快推进数字化档案建设步伐。事业单位必须紧跟时代发展形势，依托互联网加快档案资源整合，不断提升事业单位档案管理工作效率，切实将数字化档案管理制度落到实处，通过明确划分相关人员的工作职能，具体将责任落实到个人；同时，事业单位在档案管理人员聘用上，要加强考核，确保应聘人员具备档案管理能力，通过考核选拔出专业素质过硬、政治素养较高的现代化档案技术应用人才，从而提升事业单位数字化管理水平，简化档案管理程序，优化档案管理环节，积极推动事业单位在网络化时代的发展速度。另外，事业单位必须创新档案管理方式，善于运用大数据技术，提升对档案信息的分析能力、数据处理能力，充分利用大数据技术加强对影像资料档案的管理，运用大数据技术实现对档案信息资料的备份管理，并精准量化分析档案资料，做好分类存储，从而建立起综合性较强的档案信息资料库。

4）实现档案信息传递网络化。事业单位应当建立自己的档案信息网站，以网页形式向人民群众提供有关档案信息和服务，开展档案信息网上咨询、查询，并实时归档和直接提供电子文件。档案网站应与本单位内部网络相连接，实现内部办公自动化系统与档案管理共享的互通。将档案管理系统整合到本单位管理信息系统中，构建一个完整的系统，以综合考虑本单位各个部门，实现资源共享，最大限度地发挥档案管理的综合效益和系统效益。通过互联网接入国家或地区档案网络，实现国家或地区档案信息档案管理信息的在线交流。信息档案网站建设要选择质量高、口碑好、技术过硬的产品，其要符合国家相关标准。同时还需要加强技术交流，在安全规定下与国内外单位进行相互学习，借鉴优秀的工作经验，从而结合自身单位建立个性化档案管理系统。

5）增加投入成本，加强基础建设。首先，事业单位需要按照当前单位的实际服务类型、工作要求、资金情况等，合理地对软件、硬件设备进行完善。如针对与人力资源档案相关的事业单位，就需要加强在基础建设方面的建设力度，大量地引进信息设备，保证能够提供更好的社会服务，如人力资源相关部门等；而针对一些常规的事业单位，可以在满足单位自身档案管理工作需求的基础上，对各种信息设备进行引进和应用。这样不仅能够合理地配置资源，节约国家资金，同时还可以实现工作效率最大化。其次，企业需要适当地对负责档案管理工作的人员薪资情况，按照国家的要求进行调整，通过给予一些福利的形式，将更多的人才留在事业单位的档案工作中。同时还可以通过外聘专业档案管理人员的方式，将一些专业、拥有全新工作理念的人才引入到事业单位中，通过加强在人才方面的建设，确保档案管理的质量和效率都能够实现提升。

6）加大高素质专业人才的引进力度。事业单位档案管理要向规范化、标准化以及专业化发展，必须要建立一支高素质、专业化的人才队伍，针对当前事业单位档案管理人员专业素养偏低的问题，可以从两方面着手：一是事业单位要在内部建立完善的培训体系，为档案管理工作人员提供必要的培训平台和机会，使其接受专业化的培训，从而提升专业知识技能。同时事业单位要建立相应的激励机制，鼓励档案管理人员自主学习深造，提高自身业务能力，并对取得相应资质的人员给予一定的奖励。二是事业单位要重视档案管理团队建设，积极从外部吸纳新鲜血液，可以引进高校档案管理专业的毕业生，扩充档案管理人才队伍。

6 结束语

档案管理工作也需要事业单位的全体员工积极配合，只要所有人都团结一致，就能找到解决问题的方法。总的来说，只要加大对档案管理工作的宣传力度、建立好档案立卷归档的标准、设立好相关的规章制度、严格把控相关工作人员的素质，那么档案管理工作中存在的问题一定能被很快解决。