新时期行政事业单位人事档案整理工作策略

张德慧

（四川省盐源县机构编制信息中心，四川 凉山彝族自治州 615700）

行政事业单位在新时期的改革中，也会通过科学化、系统化的相关内容，实现自身人事档案管理工作的优化。在行政事业单位中档案管理是单位有效、高效运行的有效保证，另外他们需要加强档案工作制度建设，需要不断完善内部档案管理工作，采取有效的管理策略才能实现管理工作质量和效率。最终促进行政事业单位更加规范化、科学化进行人事档案整理工作。

1 新时期行政事业单位人事档案管理的意义

行政事业单位在管理中人事档案管理也发挥着重要的作用，人事档案的准确性关系着每一个员工的成长，人事档案的准确记录能够真实再现员工的人生轨迹，以及准确记录员工的专长，其关系到每个员工的切身利益。行政事业单位在新时期的管理理念下，也应高度重视好人事档案管理工作，积极发挥出人事档案管理的效能，才能使得行政事业单位管理达到一定的目标。

行政事业单位在新科学技术时代的影响下，其必须转变文化价值理念，高度重视以人为本的原则，从每个员工的职工成长发展来看，注重单位中每个职工的成长，并时刻记录职工成长的工作历程，全面落实人事档案管理工作，才能满足人才发展的需求，从而满足新时期人事管理工作的需求。人事档案管理工作要在新时代的背景下注重不断的创新，新时期也对该项内容提出了更高的要求，该项内容也会促进行政事业单位内部管理效率的提升，也有助于员工工作质量的提高。新时期为了促进人事档案管理工作的效率，行政事业单位应创新档案管理模式，不断的增添新的管理模式和动力，才能更好地适应时代发展的新形势，不断促进行政事业单位实现可持续性发展。

2 行政事业单位档案管理工作的基本原则

科技信息时代下的档案管理工作，特别是行政事业单位的内在单位性质，要求其必须不断创新档案管理模式，不断完善和优化行政事业单位的档案管理工作，只有满足当下形势下的档案管理需求，才能更好地发挥出档案管理工作的作用。实践中行政事业单位档案管理工作应遵循以下基本原则，档案管理工作的创新和发展也离不开以下原则内容：

1）规范化和灵活性的有机统一。档案管理工作尤其是在行政事业单位内部，其必须严格按照国家的标准来进行管理，逐步实现档案管理工作的规范化和标准化，只有实现规范化和灵活性的有机统一，才能真正适应时代发展的变化。档案管理工作也应随着社会环境的变化，不断的变革单位内部的规模、工作特点，将原有的档案管理工作进行全面的创新，只有不断的灵活管理并进行不断的探索和总结，才能帮助行政事业单位构建完善的档案管理制度，促进行政事业单位实现全面、规范化的档案管理。

2）权益性与职责性的统一兼顾。行政事业单位有着其自身的特点，因此要求其在档案管理中必须严格遵守相关职责范围和权益，制定档案管理制度的过程中，必须高度重视权益性与职责性的统一兼顾。例如单位的档案管理部门要高度重视档案管理工作的目标，相关档案领导应高度的制定标准化的目标，及时对档案管理工作进行全面的检查和指导。另外还要在档案管理人员中积极约束其管理行为，对其档案管理工作给予一定的评价和监督，同时保护管理人员的合法权益，才能真正调动员工的工作主观能动性。

3）动态与静态的有机结合。行政事业单位由于其单位的独特特点，其档案管理工作制度一旦确定不能随意变更，相对稳定的工作制度也会使得事业单位存在稳定发展的基础。因此行政事业单位在档案管理工作中，应秉持着动态与静态相结合的原则，也要紧随时代发展的进步和社会环境的变迁，适当做出相应的变化和改进措施，积极与国际化接轨并坚持与时俱进，紧跟国际先进经验的发展，才能不断完善自身档案管理工作。

4）制度的制定与执行的统一结合。行政事业单位在档案管理工作中，应制定规范化的档案管理制度，并制定出高度的执行方案，逐步使档案管理工作走向规范化。例如行政事业单位应制定一套有效的、科学的档案管理制度，另也要高度重视执行层面的内容，只有坚持制度和执行层面的相统一，才能确保行政事业单位更好的加强档案管理工作。

3 人事档案材料整理的新要求

1）掌握排序方法。人事档案材料整理过程中，应按照材料形成的时间先后顺序进行有机排序，例如干部人事档案是记载干部的重要行为作风的重要文件，在对该部分材料进行整理上，可以按照时间的排序方法对其从入学到退休的时间顺序进行排序。所以时间性的排序方法是最容易实施的方法，该种方法也奠定了档案资料管理的基础。另外也可按照材料内容的主次关系进行排序，特别是干部本人整体生活的综合记录，可以按照材料内容的主次关系进行有机排序。另外也要高度重视特殊排序规则，对一些干部的档案材料，特别是特殊的材料要给予特殊的排序，例如对一些干部有影响的资料就要进行有类别的放置，对特殊材料管理时要进行归类和排序，才能更有效提高档案管理工作的有序性和针对性。

2）规范收集材料。针对材料要按时进行收集和整理，才能切实提高档案材料的质量。按时收集和整理材料，才能实现后续材料的审核和档案建立。人事档案材料要及时进行整理并形成系统性的文件，对其进行优化处理，才能确保档案材料的完整性。例如通过最后的装订才能方便档案材料的后期查阅。人事档案材料的收集应适当注重规范化，注重对相关文件资料的审查，才能真正提高档案文件管理的整体效率。最后应重视所收集材料的完整性，在具体操作过程中应加强管理内容的严谨性，及时对材料资料进行整理和归档，严格按照《档案法》中的相关规定，以及整理后对档案的检查，才能实现干部档案材料的有序性和完整性。

3）加强材料鉴别。人事档案材料在收集的过程中会存在一系列的问题，实践中为了避免在管理档案文件中的错误，档案管理人员应在档案资料收集完毕后，注重对档案材料的鉴别。比如首先要针对内容进行审核材料，看看审核材料中与实际人员的直接关系，对于一些证明材料要进行详细的审查，仔细审查相关材料是否为干部本人，如果不是就不能归入到该人员档案中，因此后期的材料甄别工作也至关重要。

4 新时期行政事业单位人事档案整理工作策略

1）创新人事档案管理意识。行政事业单位的人事档案管理工作可以为实际工作有着一定的理论指导，因此创新档案管理意识，才有利于其实际工作的高效运行。实践中行政事业单位的领导人员，要高度重视人事档案管理工作，从建立科学的管理理念角度出发，在工作中大力宣教相关档案管理意识，并逐步优化管理人事档案，促进相关领导和管理人员的工作紧迫感，才能有效落实档案管理工作，并满足人才发展的需求。人事档案管理工作是最为基础性的建设工作，该项内容是最重要的基础设施内容，其可以提高行政事业单位的管理效率，有助于单位整体工作效率的大大提升。随着社会发展的需求，行政事业单位也应开展人事档案管理工作，并对该项工作投入一定的资金和基础设施，及时淘汰落后的设备和管理内容，并全面提升管理人员的管理意识，注重适当的进行工作积极性的调动，最重要的是调动档案管理人员的工作积极性，提升其档案管理工作的意识，主动寻找一些档案信息内容，才能使得档案管理工作更加的高效和全面。

2）创新人事档案管理系统。信息时代下的人事档案管理工作，应不断的高度重视人事档案管理系统，积极引进现代化的档案管理设备，全面加快建设人事档案数据信息库，通过信息化的系统资料，才能全面提升人事档案资料的共享性。例如人事档案管理系统要给予定期的监测，确保相关管理系统的安全性和稳定性，真正预防病毒和相关信息泄露，确保信息系统的安全性和稳定性，才能使得工作人员更加的优化档案管理模式。人事档案管理中要依据传统的模式就会暴露一系列问题，新时代下人事档案管理系统能够保障人事档案资料的完整性，降低空间和时间的工作限制，实现了人事档案管理工作的信息化。另外创新人事档案管理系统还需引进一些系统化的专家学者，对管理系统进行逐步的完善和档案数据库建立，才能使得人事档案管理工作更加的高效和优化。

3）开展现代化和信息化建设。新时代科技信息技术的发展，使得行政事业单位的档案管理工作更加趋向于现代化和信息化，只有适应社会对档案信息需求，并日渐增强相关客观需求的策略，才能最大限度地发挥出档案管理的作用。科技信息系统能够最大化的应用于档案管理，能够实现档案管理工作效率的提升，也能够提升档案管理的寿命。实践中档案信息管理的时效性至关重要，行政事业单位应准确的输入相关信息，并运用信息化的管理手段进行档案的整理，比如可以运用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，也可以通过计算机技术处理系统，逐步实现文字和图片的转化，进而形成数据资料才有便于数据的有效保存。网络技术对于档案管理创新来讲至关重要，加强档案信息内容的社会共享性，才有助于档案信息服务的准确性提升。高效率的档案信息服务既方便利用者，又提高了行政事业单位档案管理的利用效率。

4）推动干部人事档案精细化管理。行政事业单位在档案管理工作中，应逐步细化档案整理的流程，比如做好资料的收集、审核和归档，这些环节是最为重要的环节。干部人事档案精细化管理要高度重视管理环节，注重细化整理全部流程，才能真正达到管理的效率。首先管理人员要依据《干部档案工作条例》等相关的规范文件，对相关资料进行整理才能更大程度地提升档案管理的实际效率。细化制度执行，尤其是行政事业单位的干部人事档案材料，要做到材料收集的细化，做到审核和归档工作的细化，并在执行程序上高度落实才能提升工作的效率。新时代科技信息技术手段能够实现人事档案管理的数字化，将档案资料通过电子档案资源信息库，也能够实现档案资源的有效保护，也有助于档案信息管理的细化，有助于行政事业单位管理的效率。

5 结束语

综上所述，由于行政事业单位管理的重要性，人事档案管理也属于其内部重要的内容，在管理上相关单位应做到一定的创新工作，在管理上投入更多的精力，才能实现档案管理的工作效率。人事干部档案管理工作能够实现人才的合理任用，未来在管理策略上，针对档案管理工作仍然有进一步的发展空间。新形势的时代背景下，现代信息技术能够使得档案管理得到优化，未来相关部门应针对该部分内容进行积极的策略探索，才能推动机关档案工作整体水平的提升。