新时期如何创新学生档案管理工作

翟德纲

（濮阳职业技术学院附属中学，河南 濮阳 457000）

在科技时代大背景的引领下，数字化管理学生档案正符合时代发展需求，也满足了学生的档案资料需求，为老师、学生和家长都提供了便捷的查询方式。学生档案的管理及创新最重要的还应是校方的重视程度及关注程度。在新时代新历史发展的大背景下学生的档案管理显的尤为重要。然而在学生档案管理方面仍存在着一定的问题：学生档案管理员的疏忽、校方对学生档案的不重视、学生自身没有档案保护意识等，这一系列问题都将造成学生档案的丢失或破损。为保护学生的个人利益学校必须依法管理学生档案，档案管理人员更应该切实负起责任来，保障学生的档案安全。

1 学校档案管理员需了解档案管理的重要意义

首先还是得重视相应的法律，《中华人民共和国档案法》第二条明确指出“从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。”坚持党的领导路线，依法管理档案。在遇到刻意损坏他人档案时，校方可以适时通过法律手段解决。依法管理可减少资料丢失、保障学生资料安全、提高资料利用效率。档案可以明确记录学生的信息及学业成果汇报，为教师了解学生提供基础和前提。以前那种对档案疏于管理的思想过于陈旧，应该摒弃。

著名史学家司马迁撰写的《史记》里面记录了我国的优秀传统文化；各国间的战争与纠葛；通商的方法及货币的转变，为后人了解古代历史提供了有利的空间。也无形中宣传了我国古代优秀的文化历史，体现出我国文化的博大精深源远流长。这就足以说明学生档案管理应得到相应的重视并依法管理。

2 学校档案管理员需树立起责任心

档案管理员是档案管理的关键，其应背负起自己的责任履行好自己的义务。学生档案折叠、破损、丢失，这些事情屡见不鲜，归根结底还应是管理人员的失误。这种低级的错误在学生档案管理方面不应出现，应对自己所处的岗位负责任，以对每个学生负责任的态度对待自己的工作。这对学生的前途乃至发展都有着或多或少的影响。歌德曾这样说过：“责任就是对自己要求去的事有一种爱”学校档案管理员更行切实负起责任保障学生们的档案管理安全。对自己所在的职业充满爱全身心投入到自己的工作当中去，以对每个学生负责任的态度去看待自己的工作，在自己的职业范围内做好每一个管理细节。细到学生每一次的优秀事迹及错误过失，全面到学生可以了解到自己的各方面信息提供给学生方便的查阅空间。

3 在新时代发展背景下学校应如何做好学生档案管理

3.1 坚持依法管理作为学校的主体

学校应做好模范带头作用，加强对资料管理处的管理，对于有意破坏他人档案或私自更改档案信息甚至对档案进行盗取者应及时制止并依法做出处理。对于档案管理人员可以普及一些关于档案管理的法律知识，适时开设有关档案管理的会议总结，对于档案管理中没有注意到的细节及时弥补，对于错误的管理方案尽快做出处理方案，优秀的管理存放方式应受到大量推广及运用。在这个信息发达的时代，数字化普及到生活的各个地方。然而网络安全问题也随之增生，相应的档案管理员更应加强对学生档案的管理。不法分子会通过网络盗取学生个人信息。针对这一问题，学校应加强网络安全管理。档案数字化有优点同时也有缺点，方便了管理这是毋庸置疑的，但是数字档案也存在一定的风险，甚至导致档案丢失被篡改。这时候纸质档案的保存就是非常有必要的。档案管理成果以及对违规操作的管理员做出通报批评，有甚者可通过法律手段处理，进而营造出良好的档案管理流程。档案对于学生来说至关重要，个人信息、读书经历、工作经历等都会记录在档案里并保存下来跟随学生的一生。比如涉及以后的工作方面：工作的转正、职称的申报、入职事业单位等。这也将与学生的个人利益和前途直接挂钩，有甚者将毁掉自己的前途。所以学生自己也应重视档案的运用，不要做‘弃档族’，档案丢失将是一件很麻烦的事。学生如果没有学籍就无法参加公务员考试、考研、事业单位考试等。

3.2 适时发展学生档案进行电子化

数字化转型是大趋势，也是必然要求。在做好新时期学生档案管理时应推陈出新革故鼎新。数字文化已成为当下最流行的一种文化，适时改变传统档案管理方式创新为数字化管理，这样更方便、更安全、更便利的管理了学生的档案，学生也可通过网络来了解自己的档案。数字化也是大数据化，在学生档案管理这方面可积极运用大数据管理，这既全面的整合了资料帮助了学生又有效地利用了数字文化让科技贯穿了我们的生活。与以前的管理方法不同数字化管理档案可避免档案的磨损从而影响查阅质量；对于储存的时间数字化管理也较纸质档案更久一些；这无形中也影响了档案的存储。那么我们应如何运用好电子化资料？学校可安排好相关技术人员对每一个学生的档案都正确输入网络，还需经学生本人核对并编排好顺序制作出相应的目录，查阅档案时只需输入关键词便可轻松查阅。创新档案管理数字化就是个很优秀的例子。每做一件事就要努力做到最好，对自己的职业要充满热情和爱。学校资料管理的领导应切实负起责任来，给员工做出优秀的示范，以此起到模范带头作用。只有档案管理更加严密，那么一系列的管理难题都会迎刃而解。领导需调动大家的积极性，商讨出更具有创新意义的管理档案方案。

3.3 对于档案的管理工作应加大投资力度

有些学校存档档案的地方只是废弃的教室、不用的空房间、没有存放框架的角落。甚至只是一个荒废很久的学校一角。没有专业的管理人员看护，也没有规范的管理制度。学校不重视档案管理方面的问题。这样的环境怎么去谈档案管理？学校应合理利用资金加大对档案管理处的经济投资，学生档案管理方面校方应该更加重视，其重要程度与学业同等。没有档案的记录，即使再多的学业成果也是空谈。少数学校档案存放方法杂乱无章毫无规范可言，应提高对于档案的存放，档案的存放必须有规律、有日期标注。比如按照班级存放，随着年级的增长学生的档案也要随之调换位置，不同届的学生应标注不同的日期，并且分开整理，设立醒目的目录，这样在档案查询过程中就更加方便。在校学生应放在显眼位置方便整理运用。毕业生的档案资料也应做到确保安全不被磨损。这应引起相应学校的重视，档案存储是保护学生档案的关键，要以为学生负责人的态度去管理档案资料。学业虽重但档案资料是学生学业成果的证明，和学业应处于同等地位。因此对于档案管理方面要加大投资力度从而提高对学生档案的管理成效，对于不遵守规章制度不依法管理学生资料者应在之前规定好惩处措施，加大对档案管理人员做好普法宣传。为档案管理营造出正确的管理思想从而提高管理成效，加大对档案管理方面的投资力度是一种对学生负责人的表现，档案管理员应管理好相关人员，督促其完成自己相关的工作。对于档案管理校方应该高度重视，加大对其的投资力度使档案管理系统更加完善。可以适当的增设档案储存箱，保障档案的安全。招聘专业人员对学生的档案信息进行全面的整理，数字化管理方面可请专业人员进行管理。数字化管理是当下最流行的管理方式可以有效提高管理效率，校方可以在档案管理技术人员招聘时增加投资力度。使学生档案变得更加方便查询，更有利用价值。

3.4 提高档案管理的应用成效

档案管理创新最终的目的还是要应用到实质中，为学生的档案管理作出更大方面的突破应以学生的利益为根本做出有价值有意义的管理方案，最大程度地体现出档案的内在价值。要做到档案标准化、细化、容易化，就每次的模拟考试而言，成绩将是学生们关注的事情之一，有些学校就做的很好将学生成绩进行分析，与上次成绩进行对比，各科目成绩的细化分析，这都为学生了解自己的学习状况提供了便利。在查阅资料时可清楚了解到自己的学业成果。要在原本管理的基础上做出创新，可适当去除原本的繁琐流程，不需要管理员再去一一核对，一一寻找，可设置方便老师家长学生的查询可做出目录，输入关键词便可轻松了解信息。适应社会发展要求可不断创新应用方式，可进行实名验证更好地提高资料管理的安全性，确保资料的完整性，通过大数据的应用使得信息更全面查阅更便利。档案就是将学生在学习期间的学习结果汇总在一起，对于学生以后的择业问题都有很大的影响，若学生在上学期间不遵守记录，情况严重的就可在档案中记过。这也无形中约束了学生的行为习惯。档案都必须按照学生个人的真实情况进行填写，从而保证档案的真实性。在未来，去任何单位应聘都离不开个人档案，档案将伴随着人们的一生。因此，学校应切实负起责任，加大对学生档案管理的力度，只要学校付诸于行动了，档案工作也将大有成就。

4 结束语

综上所述，学生档案的创新管理是适应当下发展需求，为学生们提供一个更方便的查阅空间。档案的安全管理应结合相应法律来维护档案安全。应及时对档案管理工作人员普及相关管理知识及法律知识，明确管理的重要性。以后不论是转正定级、考研、考公务员等都需要提供档案。数字化管理应被学校重视，这将极大程度上提高档案的管理效率和管理方式。档案的存储方式及存储地点应规范建设做到规范整个操作。档案存储的细节也至关重要，对于学生的每一个信息都准确填写，准确操作至学生的个人档案信息中。一个严格的管理制度、规范的档案存储、电子化的管理方式。都将是学生档案管理方面的优秀体现。