高职院校的档案图书一体化管理

朱荔荔

（上海城建职业学院，上海 201999）

据有关调查显示，当前我国高职院校的数量以及生源数量在不断增加，在这一背景下，为发挥图书档案管理优势，推动相关教学工作开展，高职院校对档案图书管理工作提出了一体化管理要求。在新形势下，传统档案图书管理方式不符合当前需求，工作问题逐渐突出，为保证信息检索的准确性与便利性，则需要积极推动档案图书一体化管理工作开展。加大对信息技术的运用，实现档案图书一体化管理，使得信息检索十分便捷，在短时间内便能够获取所需信息，师生操作十分便捷。从图书档案管理部门阐述，一体化管理实施，能够优化工作流程，提高工作效率，同时还能够确保各项数据信息传输的准确性。高职院校在发展中，需要制定多项措施，保证并推进档案图书一体化管理。

1 档案图书一体化管理优势

1.1 充分满足师生信息需求

当前我国步入了信息化时代，在这一时代下，电脑以及互联网技术十分普及，对社会各个各行业均产生了深远影响。在高职院校中，需要对信息技术产生正确认知，明确信息技术的优势。且在信息化时代下，传统档案图书以及纸质文件保存难度大，同时在查询相关资料时不够便捷，在这一背景下，高职院校将原有实体档案图书管理转变为一体化管理，加强对信息技术的运用。一体化管理工作开展，使得档案图书管理工作由原来的人工检索方式转变为电脑检索，采用信息查询与实体档案管理相融合的方式，使得档案图书管理工作开展更加便捷，同时也能够充分满足师生的信息需求。

1.2 实现资源共享，优化成本

高职院校推动档案图书一体化管理，构建出完善的档案以及图书管理系统以及系统库，通过这一方式，能够实现各项资源间的交流与共享，使得管理工作开展更加便捷。首先将档案与图书管理工作相融合，继而构建完善的数据库，有利于实现信息与文献资料之间的共享，便于档案图书资料的存储以及后期使用。其次将网络技术与信息资源向整合，实现一体化管理，构建出完善的电子信息平台，有利于进行档案图书的快速检索，缩短检索时间，使用者还能够突破时间与空间的桎梏，只需要登录电子信息平台，便能够获取需要的图书档案资源。同时数据库内的信息在不断更新，为使用者提供更多的档案图书信息。最后高职院校主要是将计算机以及网络技术作为载体，构建完善的一体化管理系统，实现档案图书之间的信息交换，提升图书信息与档案信息传递速度，满足师生档案图书信息互动需求，资源之间实现共享，管理成本得以优化。

1.3 有利于推动校园文化建设

在高职院校中，图书馆与档案管理部门是重要组成部门，不仅承载了校园文化，还承载了院校历史文化信息。高职院校在推动校园文化建设工作时，往往需要依赖于图书馆以及档案馆的基础作用以及资料功能。在高职院校图书馆中，存放了大量图书资源，档案馆则记录了院校发展情况以及重要事件等内容，是校园文化的形成基础。推动档案图书一体化管理，有利于全面弘扬校园文化，将高职院校中的办学理念以及文化特色等展现出来，从而实现校园文化建设。将一体化档案图书信息平台作为展示平台，传播校园文化，有利于高职院校树立良好学校形象，提升院校综合实力。

2 高职院校开展档案图书依一体化管理的制约因素

高职院校在开展档案图书一体化管理过程中，通常会面临诸多因素制约，不利于档案图书一体化管理开展。对高职院校档案以及图书管理模式进行全面分析，能够发现其制约因素，主要可从两方面概述。

2. 1理论指导严重缺乏

高职院校在开展档案图书一体化管理中，由于理论指导严重缺乏，是制约一体化建设的重要因素。我国高职院校数量相对较多，但事实档案图书管理的院校数量相对稀少。并且高等教育专业中图书档案专业在院系归属方面存在不统一性，并未制定完善的规划与划分标准。正是由于在专业以及规划方面存在一定混乱性，从而导致管理模式十分混乱，缺乏系统且完善的理论基础，严重制约高职院校档案与图书一体化管理工作开展。

2.2 缺乏有力的宏观管理

在传统图书管理与档案管理工作中，两者分别属于不同系统，工作之间并不存在关联性。为推动档案图书一体化管理工作开展，可通过宏观管理一体化方式，将单独管理系统全面纳入至学校管理系统中，通过这一方式，能够转变传统部门间独立且缺乏交流的状态。但在实际工作中，高职院校内部档案管理与图书管理系统处于独立管理状态，与其他部门之间的交流不充分。图书管理系统主要是由文化和旅游部以及教育部负责，而档案管理系统则是由国家档案局进行指导与协调。在高职院校中，档案管理系统与图书管理系统在具体落实中还存在诸多问题，各项手续传递以及交流不便捷，难以发挥其优势与作用。由此能够看出，缺乏有力的宏观管理，是制约高职院校档案图书一体化管理的重要因素。

3 推动高职院校档案管理一体化路径

3.1 构建统一且规范的管理制度

在高职院校中，需要构建出统一且规范的管理制度，完善管理体系，是推动档案图书一体化管理的必要条件，引导两个机构之间相互协作，组织统一网络，实现目标统一。需要明确的是，统一且规范的管理并不是简单将图书管理与档案管理相联系，而是需要在原有工作基础上，构建出综合管理方法，高职院校可结合当前的法律法规以及实际情况，制定出具有一定综合性以及操作性的管理细则。其次高职院校还需要结合档案以及图书管理工作特点，制定出完善的管理方法，推动档案图书一体化管理。在档案与图书宏观管理中，应当做好统筹规划工作，完善各部门之间的手续传递工作，实现一体化管理。最后从微观角度出发，在推动档案图书一体化管理过程中，应当做好本部门的信息管理工作，掌握部门职责，部门之间应当及时沟通，结合不同工作特点，强化管理。此外高职院校在档案图书一体化管理中，应当降低管理技术的差异性，制定出统一管理系统，充分解决信息交流问题。运用先进基础，实现两个管理系统之间的有效兼容，从而为师生提供更加便捷的信息服务。

3.2 强化队伍建设，培养复合型人才

随着信息技术的发展与进步，使得人们信息获取十分便捷，能够从多个渠道获取信息，在这一背景下，对高职院校信息获取模式产生了一定影响。高职院校推动档案图书一体化管理，不仅能够提供高质量的信息管服务，还能够完善自身服务效能，强化文化建设，实现全面发展。高职院校在推动档案图书一体化管理中，应当明确人才的重要性，培养出复合型人才。一体化管理中，对人才质量要求较高，其相关人员不仅需要掌握档案以及图书管理技术与能力，还需要具备完善的计算机能力，有能力进行数据库的构建以及维护。高职院校需要强化队伍建设，首先针对现有图书以及档案管理人员，可定期组织学习与培训活动，在开展培训工作中，不仅会教授图书以及档案管理理论知识，还需要教授相关计算机技术，引导其明确档案图书一体化管理优势，树立良好的职业观念。通过这一方式，能够从根本上提升现有管理人员的综合能力，在日常管理工作中，能够从海量信息中整合出有价值的信息，并通过一体化管理平台及时反馈至信息用户。其次高职院校需要提升人才准入门槛，在招聘阶段，应当从多方面考察应聘人员的专业素质以及能力，考察其是否具备信息化技术与能力，职业道德是否完善。通过提高人才准入门槛，保证员工质量，为现有档案图书管理团队注入现象血液。只有确保管理人员的素质与能力，才能够从根本上推动档案图书一体化管理体系构建。

3.3 构建现代化计算机网络信息系统

在高职院校中，图书管理以及档案管理系统相对复杂，推动档案与图书一体化管理，并不是简单的系统整合，而是需要充分发挥出信息技术优势，确保管理的统一性与高效性。高职院校可充分利用计算机技术，对档案以及图书资料进行检索与宏观调配。高职院校在日常工作开展中，应当构建现代化计算机网络信息系统，主要可从三方面开展工作。首先高职院校应当强化对现代信息设备以及技术的运用，提升档案管理部门以及图书管理部门的信息处理能力以及信息计算能力，确保服务质量与效率。其次高职院校应当发挥网络技术优势，构建一体化数据库，便于统一管理，实现档案管理与图书管理一体化。在此基础上，还可运用网络，连接不同地点的档案信息资源与数字化图书进，及时公布与利用，实现信息资源共享。最后需要加强网络信息建设，提供网络化服务，进一步提升服务质量。

4 总结

高职院校在发展过程中，推动档案图书一体化管理是发展的必然趋势，通过一体化管理，能够实现资源共享，满足师生的信息化需求。高职院校在推动档案图书一体化管理中存在诸多制约因素，因而需要强化队伍建设，培养复合型人才、构建现代化计算机网络信息系统，推动一体化管理建设，带动高职院校全面发展。