信息化建设对提升流动人员人事档案公共服务水平的探讨

吴紫景

（长沙市人力资源公共服务中心，湖南 长沙 410000）

人事档案在现代社会对人的意义十分重要，尤其是在相关人员进行求职的时候，人事档案的重要意义就越发的明显。一个人的人事档案记录了一个人从出生到现阶段的轨迹，记录了人的所有的重要事件，对于相关人员对应聘者的简单评价有着重要的意义，也对求职者是否可以找到适合的工作也是十分重要的。

1 我国现阶段人员流动管理档案的现状

1.1 存在的问题

显然，我国人员流动管理档案在过去是相对成功的，对我国社会人员流动提供奠定了坚实的基础，为我国经济发展提供了保障。可是随着时代的变化，我国的人员流动的档案管理也存在着一些问题。其一，效率低下。众所周知的是，如今高铁飞机的不断普及加速了人员流动的效率，进行人员档案的管理也开始复杂化。在北上广深等超一线城市，人员流动是极为密集的，甚至是千万人员的大规模流动。在这种时代大背景下，传统意义上的人员档案的管理就无法满足如今现阶段的要求，效率过于低下，对于人员人事档案的管理以及信息的收集都出现了一些严重的问题。其二是成本的高昂。在大规模普及电子储存信息的阶段，进行人员人事档案的管理所需的时间成本和经济成本相对而言是十分高昂的，这一笔不菲的开支加大了政府和民间的经济压力，随着时间的延长，这种压力并不会随着时间而缓解，而是会越发的严重。

1.2 档案管理细节不够规范

档案管理的准则是将重要信息尽可能全面的记录下来，以便于相关部门和人员进行及时查阅。可是很多单位和机构对于档案储存并没有健全的规章制度，这就导致了人事档案储存不系统化，缺乏的是标准化。这对于当事人和相应的企业以及单位都是很严重的问题。不仅如此，当前人事档案的保存主要注重于个人经历的记录，注重于信息的保管。这虽然取得了一定的成绩，但是随着时代的发展已经不符合如今的需求。最重要的是如今的管理方法很难体现出每个人的综合素质以及某方面的特长，而对于企业选拔人才而言，这二者往往是最为重要的关键所在。而管理细节的不够规范极大的影响了相关人员的工作以及企业和政府的招聘。

1.3 各个部门的原则不统一

因历史遗留问题，很多改制企业单位将个人人事档案直接给了本人，也有学校直接将毕业生档案给了毕业生本人，造成了档案拆封、档案遗失等问题，大部分档案都不能退还给单位或者学校通过机要的形式邮寄，这将有可能导致流动人员档案存在着信息不全以及信息不准的情况。甚至不能完全排除有些人员通过主观意愿对相应人员的档案信息进行更改，导致了相关人员的人事档案信息的可靠性不高，导致人力资源服务机构不能接收，此类档案成为“死档”、“弃档”。这种问题极大地限制了相关企业以及人员的发展，严重阻碍了有关人员的晋升等等。这对于我国社会的经济发展也起到了一定的阻碍，十分不利于企业的发展，对于企业提高其核心竞争力有严重的影响，企业由于对于人才的吸收不够充分，必然影响其今后的发展。

2 提高流动人员人事档案管理水平的建议和举措

2.1 提高相关档案管理人员的综合素质以及其专业技能

在进行流动人员的档案管理时，其核心之一就是流动人员档案管理的工作人员，工作人员对于整个档案管理的是否完善起到了极为重要的推动作用。随着信息化的不断提升，以及科技的不断进步。相关从业人员的综合素质也应该得到不断地提升才可以与之匹配。当数据化的不断进步，互联网技术的不断深入。这对相关从业人员也提出了要求。不仅如此，档案资源是十分宝贵的资源，对个人、企业、政府都是十分重要的。因此，相关的人员应该积极地进行专业的进行培训，而且应该积极的，定期地进行不间断的培训，目的是大幅度提升有关人员的专业水平。重要的是，切不可培训一次就宣告完成，学习培训一定是一个不间断的任务，不仅如此，有关领导可以积极地进行相应的评比比赛，最大程度的调动有关人员的积极性。对于在比赛中表现突出的个人或者集体应该给予适度的表彰，还应该在物质上进行奖励，以此来形成一种风气。不仅如此，管理团队也应该强化对信息化建设的意识，积极的引入先进的技术，对其他先进的单位积极地进行学习。

2.2 更新档案管理的模式

若是希望信息化管理有所突破，其关键之一就是更新档案管理的模式，其目的是大幅度提高流动档案管理的效率。流动人员人事档案管理的最终目的是帮助企业管理吸收和接纳人才。而如今对人才的广泛定义是具有特殊技能的人，在某个专业领域可以起到重要的作用。可是在现实生活中，有些专业人才的某些方面十分薄弱，但是其专业技术十分强，但是档案中的信息却体现不出这一点，而企业与人才也就随之交臂，企业缺失了一个拥有专业技能的人才，而优秀的人才也失去了栖息之所。为了解决这个大难题，有关人员应该从企业的管理模式入手，将有专业技能的高素质人才特殊的记录，使得企业的有关负责人看到后可以仔细的进行考虑，这就大大地减少了人员的浪费，在一定程度上缓解了企业人才不足的危机。管理方面，档案的信息应该进行分类。学历、个人经历、特殊贡献等等。管理模式上进行规范，严禁有关人员肆意的对档案内容进行随意的更改，导致其可靠性的下降。尽最大程度上满足用人单位对于人才的急切的需求，也满足人才对于最大程度上发挥自身才华的强烈渴望。

2.3 更新流动人事档案管理的新理念

随着我国社会的快速发展，以及经济发展水平的不断提升。更新流动人员人事档案管理的新理念的呼声越来越高，其根本原因是这顺应了时代的发展。由于社会市场经济体制的进一步深化与改革，人事代理制度也就随之出现。流动人员的档案对于人员的重要性就逐渐得到体现，人员的工资待遇、职称评选也都与人员流动人事档案有着莫大的关系。挑选人才的任务并不是由对应的公司进行负责，而是由一种专门的人才部门进行处理，这是一种新型的人才管理机制，着大幅度改变了人才管理的现有模式。其好处是不言而喻的，它向着公开化、透明化进一步迈进，契合了人们对于公平的要去，最大程度上的体现了人员评选、人员晋升、人员薪资所要求的公平。这对于个人既有特殊意义，不仅如此，一个健康企业要是想得到快速的稳定的健康的发展，在激烈竞争的市场上占据一席之地是很困难的，最关键的就是企业是否可以吸纳人才，人才对于企业的创造力是无限的，对于企业最需要的核心竞争力的提升起到了推动作用。而当下企业在市场的竞争相对激烈的大背景下，更新人事档案的管理理念显得尤为重要。

3 符合现阶段国家发展的需要

3.1 符合国家整体要求

根据人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见，国家政策要求以服务用人单位和流动人员为中心，以推动档案管理服务与信息技术、互联网技术深度融合为目标来推动有关企业的改革，以及政府机关人事档案管理的提升。报告中提到了将互联网技术运用到人员流动档案的人事管理中，认为这可以极大地提升工作效率，对于专业人才的就业有着巨大的推动作用。在国家层面上的重要性更大，在当前各国都对人才极为看重，认为人才是提高国家综合实力的重点。因而各国都在不遗余力的招揽实用人才，以谋求在军事、文化、科技等国家争夺激烈的项目中脱颖而出。而对我国而言，对人才合理选拔，让人才在他适合的岗位进行发挥是极为重要的。人才不仅仅可以在适合自己的岗位上实现自己的人生价值，而且在国家利益方面，人才在实现了自己的人生价值的同时，也同样最大程度的从推动了国家的发展。

3.2 回应重点任务

在国家有关部门发出的指导文件中清楚地罗列出了各项重点的任务。例如：统一档案基本公共服务经办规范、统一档案数字化技术规范等，其中强调了统一档案的规范以及数字化技术的应用。显然这是大势所趋，信息化的时代已经来临，将数字媒体技术引入显然是十分明智的决定，这大大提高了工作人员的办事效率，单位和个人的办事能力都得到了不同程度的提升。人员流动也不会由于技术的拖累而影响人才的晋升等等。而确定工作规范尽最大程度上的回应了人们对于公平的渴望，这对于维持社会的稳定发挥发展起到了十分重要的作用，这是不可替代的。

4 结束语

对于流动人员的人事档案的管理对国家而言也是至关重要。这不仅是作为国家去选拔人才的关键标准之一，这还是人事档案工作的落脚点。更新人事档案的管理是企业现阶段的重要内容，对于提升企业的核心竞争力，开拓市场，市场占有率的提升都有十分重要的作用。对人才而言，人才可以更容易找到适合自己的人生舞台，可以实现人生的价值，推动国家的进步。