高速公路建设营运档案数字化进程中存在的问题与思考

张海军

（四川广南高速公路有限责任公司，四川 南充 637000）

1 高速公路档案数字化的必要性

1.1 高速公路档案数字化建设是时代发展的必然趋势

在当今智慧交通高速发展的形势下，作为高速公路档案的服务功能逐步强化，信息利用和传递的范围和对象逐步扩大。因此，转型为服务性企业的高速公路公司需要多举措承担社会责任，作为高速公路档案信息资源的管理者，要更好地适应形势发展的要求，着眼未来，运用数字化、信息化技术，将传统载体的档案资源转化成为数字资源，才能够顺应时代发展，利用大数据更好地为国民经济服务。

1.2 高速公路档案数字化建设是企业发展的需要

一是提高企业经济效益。将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为电子档案，极大地减少了企业保管存储费用，从而也避免了因多次复印资料而造成的纸张消耗和纸质档案磨损；二是提高了企业工作效率。传统模式的档案管理不仅繁琐，而且存在着长期保存困难、寻找资料相对麻烦等弊端，加大了档案管理的工作难度和时间。档案数字化后既能为查阅者提供详细、即时的数据信息，使查阅资料变得更为快捷，又能大大减少档案管理人员的工作量，减轻其负担，查阅起来也节省了时间，无形地为企业节省了人力成本；三是减少了内业资料及档案重复建设。按照高速公路内业资料整理需要，往往纸质版的档案需要整理2套甚至3-4套，特别重要的档案资料分别保存在业主、设计、监理及施工单位档案室，如果推行档案数字化，仅在业主处保存一套纸质版的档案就可以了，其余的相关单位保存电子版的档案就满足了所有需求；四是节省了档案占地空间。随着档案数字化后，日积月累的营运档案可不再要求集中保管或再新建档案库房，可分散在原线的管理处、收费站闲置空房，并在一定程度上为企业节省了占地空间。因此，数字化后的电子档案具有超时空性，档案库也从原本的文件实体保管扩展成了提供档案资料的信息保存调用中心。

1.3 高速公路档案数字化建设是提升高速公路档案利用水平的需要

一是增强了重要构筑物的监测预警水平。将桥梁、隧道、高边坡、涵洞等重要构筑物的竣工图数字化后，再通过监测器实时对比现状图，可鉴定现场的重要构筑物是否发生倾斜、断裂、塌垮或位移等，在一定程度上起到预警作用；二是增强了政府机关工作远程服务查询需要。尤其对全国公安机关通过联网查询违法嫌疑车辆进出高速公路收费站的录像档案，对于尽快打击违法分子起到了促进作用；三是高速公路建设与营运档案数字化后能更好地服务于高速公路建设与营运养护质量终身责任追究，能实时地为高速公路行业管理者提供更快捷的监督与检查需要；四是纸质档案数字化后增强了高速公路档案原件的保护，原纸质档案保存更加安全，反复利用频率更高。尤其是对长期保存的纸质档案，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改行为。

总而言之，档案数字化建设是顺应当今智慧高速时代潮流和发展步伐的新举措、新要求。它将进一步推动高速公路档案管理事业的发展，加快交通强省、交通强国的步伐。

2 高速公路档案数字化进程中的主要做法

2.1 数字化前的纸质档案现状调查

笔者通过对自己所在高速公路档案室现存纸质档案现有情况进行整体梳理，目前档案室内现存的纸质档案涉及最多的为科技档案，规模约数万卷，主要涉及基本建设类档案；其次为文书档案较多，规模近万卷，主要涉及党群工作类、行政管理类、经营管理类档案；第三涉及较多为会计及人事档案，规模为几千卷。

为了节省经费及当前纸质档案数字化建设外包管理混乱，加之当前全国高速公路正在转型发展，有充裕的人员可利用，综合分析后决定不外包进行纸质档案数字化建设。为此，我们充分分析自己动手进行数字化建设的可行性，如数字化设备、人员进行补充，数字化相关知识技能的培训，数字化相关技术规范和标准的制定，数字化建设工期长短，为下一步纸质档案数字化做好准备。

2.2 数字化硬件准备

通过广泛的省内外的市场调查和技术前瞻性分析，采购合格的档案数字化设备，包括用于数字化工作的电脑、A3-A4等不同宽幅的扫描仪、光盘刻录器、档案保管用光盘、大容量移动硬盘、档案消毒柜、档案消磁柜、装订机、拆除及装订工具、浆糊等。

2.3 数字化人员的借用及培训

为节约成本，在公司内部借调从事过或对档案资料整理、装订且能熟练运用各类办公软件的人员，并对其进行系统性的档案知识、数字化知识的培训，使其能满足档案数字化建设的需要。

2.4 做好纸质档案数字化前的筛选

由于高速公路从开工建设到通车营运，其过程最短的也长达3-5年，更不用说已通车达10多年的项目，因此，库存的纸质化档案特别多。但由于目前数字化设备的技术限制和数字化人员的投入有限，全面将库存的纸质档案数字化则需要打持续战，才能完成目标。为了尽快发挥数字档案的实用性，我们对现存的高速公路建设与营运纸质档案进行了筛选，着重从档案的“长久性、实用性、重要性”来考虑，优先筛选出永久保存且利用较多的征地红线图、重要构筑物（桥梁、隧道、高边坡、涵洞等）的竣工图作为最重要的列入优先数字化对象，这样便于充分发挥数字化档案在实际工作中的利用优势。

2.5 对纸质档案履行好数字化审批

按照国家档案数字化相关规范要求，对每批次要进行数字化的档案案卷通过逐级报批审查同意后，再进行档案数字化。尽管这样做的程序较为繁杂，但为了保管好档案，再琐碎也值得坚持。

2.6 数字化档案工作步骤

1）对封面、目录、备考表重新打印；2）使用起钉器或尖嘴钳拆卸纸质档案案卷上的订书钉或钉子，逐页拆分进行扫描，扫描过程中时有卡纸现象，反复送纸再扫描；3）扫描完毕逐页核对，合并为PDF文件；4）重新对纸质档案案卷进行“三孔一线”的装订，用浆糊粘贴好封面和备考表后放入智能档案图书消毒柜消毒后入库；5）将扫描完成文件采用光盘刻录和移动硬盘存入的方式进行双重保存；6）建立数字化工作报表记录每日工作完成情况以及数字化处理中的各种问题；7）通过档案数字化建设验收小组成员对原先纸质档案案卷从外到内逐一把关再次复核，并与已形成的数字档案案卷校验无误后，才能将纸质档案案卷放归档案库房原处，同时将数字化后的电子档案上传到档案管理软件。

2.7 目前高速公路档案数字化过程中对纸质档案案卷的校正

1）未打印页码，对该卷进行补打；2）页码错误，修正页码后再重新打印目录及备考表；3）封面文件名错误、无卷内目录、目录页码与内容不符、备考表无内容的重新打印；4）一卷文件存在几颗甚至几十颗订书钉或钢钉，一般使用起钉器进行拆卸，对于生锈的钉子需使用尖嘴钳将其拔出；5）对胶装的文件重新打孔进行线装；6）对封面污损、模糊不清或因胶粘连字体的重新打印；7）档案盒损坏的重新更换；8）对模糊的档案盒盒脊背，需重新打印并粘贴，加盖“正本”或“副本”章和保存期限印章；9）对纸质档案卷中的内页边角缺失等不完整纸张进行修复。

3 高速公路档案数字化进程中存在的问题与困难

3.1 高速公路数字化档案建设投入不足

根据档案数字化要求，数字化的分辨率应该达到300dpi以上，分辨率越高，对数字化电脑的硬件（内存、移动硬盘、光盘等）要求越高，同时，随着档案管理软件的不断升级，都需要大量资金的投入。

3.2 数字化档案管理专业人手不足

就目前笔者所在的高速公路来说，建设过程中产生的科技档案达30000卷以上，营运管理中文书档案每年也达1000件，如果道路桥梁隧道较多的话，科技和文书档案也将大幅增加。目前高速公路对专职档案管理人员配备较少，多为兼职，不符合档案数字化管理的需要，造成档案数字化效率滞后，档案利用率低。

4 高速公路档案数字化过程相关建议

4.1 高度重视高速公路档案数字化规范化建设

交通系统应树立全省、全国全行业一盘棋思路，通过行政手段，争取用几年的时间完成高速公路全行业的纸质档案数字化建设，并明确今后新建高速公路从一确定项目业主就应全面推行档案数字化、信息化，这样便于通车营运后档案的综合利用。

4.2 加强高速公路档案管理软件的综合开发

目前，高速公路档案管理软件市场的利用还有一定的局限，功能不强大，操作不方便，增加了档案管理人员的负担，高速公路行业应统一开发符合标准的档案管理软件，并不断与时俱进，方便用户操作及使用。

4.3 进一步明确规定配备高速公路数字化档案管理专职人员

高速公路行业应明确规定高速公路项目至少应配备1名档案专职人员，人员来源最好是从事档案管理岗位多年的人员，或从高等院校档案管理专业毕业的学生中选配。同时，要提高档案管理人员的岗位待遇，确保档案管理的专业性、稳定性。

4.4 给予高速公路数字化档案建设经费支持

档案数字化建设能否稳步推进，关键在于企业的重视，最终落脚在是否给予工作经费的支持，“巧妇难为无米之炊”，即使再重视、再配备充足有能力的人，但缺少必要的经费条件，也很难成功。因此，高速公路行业应在每年的工作费中提取一定比例用于数字化档案建设，日积月累，数字化档案整体服务水平才能更上一层楼。

总之，高速公路企业档案信息化是高速公路企业档案工作发展的战略方向，是企业档案工作的必由之路。为适应现代信息技术对传统档案管理的冲击，高速公路档案管理人员必须自觉和主动地迎接新挑战，适应新变革。只有坚持技术与管理并重，在管理理念上与时俱进，在数字化建设上加大人力、物力、财力的投入，在专业技术上重视业务培训和实践操作，在制度执行上坚持创新管理，促进高速公路企业档案信息化与高速公路企业信息化建设同步协调发展，不断提升高速公路企业档案信息化服务水平，同时充分发挥档案数字化优势，提高档案开发利用率，以适应现代高速公路企业经营管理业务工作的各种需求。