固定资产投资项目档案数字化预立卷管理的几点体会

李淑香

（北京强度环境研究所，北京 100076）

北京强度环境研究所是中国航天系统结构强度与环境工程专业技术研究所。主要从事结构静、动、热强度、可靠性与环境研究与试验，是我国航天领域中唯一的专业化强度、环境与可靠性技术研究单位。主要承担运载火箭的强度、环境及可靠性试验任务。固定资产投资项目（固定资产投资项目以下简称“固投项目”）对航天产品研制工作起到了较大的支撑作用，为满足我所承担运载火箭地面试验验证任务要求，运载火箭发射成功提供保障条件。随着研究和开发工作的深入，项目和项目档案越来越多。项目档案由科学和技术研究单位组成。书面、图形、数据、声音和其他具有保存价值的文件是科学和技术研究活动的原始和真实历史档案，是科学研究单位的重要信息资源。需要加强科研单位的项目记录管理，以支持和保护科研记录，继续开展科研和生产活动，积累科研经验，提高科研水平。

近几年，在固投项目繁多，档案人员紧缺情况下，我所利用现有档案办公软件对项目管理人员开通预立卷客户端，实现了固投项目档案数字化预立卷管理。笔者通过固投项目档案数字化预立卷管理实践，谈一谈体会与档案同人分享。

1 概述

固定资产投资项目档案预立卷管理数字化转型是通过将固定资产投资项目档案预立卷管理工作的管理方式、手段从传统的方式进行数字化转变，从而进一步提升档案预立卷管理管理效率的一种档案预立卷管理管理方法。固定资产投资项目档案预立卷管理数字化主要集中于其管理方法和手段，与以往传统管理方法相比，更偏向于数字化。固定资产投资项目档案预立卷管理数字化转型是一个循序渐进的过程，需要按照科学的方法，逐步推进。

2 固投项目档案管理现状

1）项目周期长。固体投资项目期限长，大部分为3至5年，规模大、范围广，项目论证、施工、分析、设计、试验到最后验收都需要反复研究和论证，产生最终结果需要很长时间。

2）项目负责人更替频繁。科研单位开展以项目为导向的生产活动，项目很多，项目经理变化频繁。研究人员的工作主要集中在方案、原型设计、测试和性能等方面，对项目文件的重要性认识不足，在项目经理改变时，大部分项目文件的转让并不完整。

3）项目文件材料收集不全。科学研究股的项目范围广泛，成员众多，需要多学科、多部门和多单位的协调，而且有大量项目文件，包括项目经理股、支助股、参与股、项目经理、项目参与方、业务经理、项目管理人他们都参与项目文件的编制。由于培训来源和培训材料多种多样，项目文件的收集十分困难。

4）项目档案归档质量不高。文件和项目文件的编制周期很长、多种来源、多种渠道和多种形式，最后项目文件的完整性、准确性和系统性较差。对于已存档的项目文件和文件，有些原件只附有副本和传真；有些没有盖章或签名，也不是最终版本；在某些重要阶段，材料较少且不完整。这些问题导致项目档案分类质量低下，影响了项目档案的完整性、准确性和系统，降低了项目档案的使用价值。

3 军工科研单位固投项目档案数字化预立卷管理的意义

这是该部编制卷册的一个重要方面，而不是卷册本身，也是一个重要的过程，通过这一过程，档案部在正式存档前按类别对文件进行分类、分类和储存。数字预取是项目管理人员基于预取使用的归档软件，用于在预取客户中收集和编目输入内容。数字化前期管理指的是固定投资前期项目经理或业务实体的批量机构工作人员，在执行投资前期项目活动之前和期间处理的文件随时都按照预先分类准备的条件放在相应的批量箱中。

1）有利于提高项目档案案卷质量和立卷工作效率。科学单位的研究和生产活动形成的文件具有内容多样性、专业技术、收集和归档时间长、项目数量多、项目经理更替频繁等特点，这使得存档项目文档非常分散。如果存档人员不在项目进展的同时积累和整理文档，很容易在收到项目后造成许多文档的不完整丢失。 特别是，近年来接收和检查项目的数目以及档案管理员人数不足，通过实施和加强数字量体管理，查明了问题，并采取了适当措施，确保项目进展期间文件的完整性。

2）有利于各部门科研人员平时工作的查找和利用。相关性是项目文件的一个重要特点，应考虑如何最大限度地利用这些文件。研究项目往往与总体目标密切相关，相互关联，需要跨学科和多学科的研究和协同作用，以解决关键的科学和技术问题。为了使项目取得有效进展，必须尽可能共享信息资源和文件，并通过实施和加强对数字化项目文件和预先登记文件的管理，在一定程度上集中向个人分发项目文件。

3）有利于档案部门开展各项业务工作。数字量前工作是档案部与所有基本部门和单位之间的重要通信手段。它使档案工作人员熟悉科学研究、生产和利用的内容，调动工作积极性和主动性，提高业务管理水平和档案工作人员的整体素质。此外，建立和加强数字前卷管理有助于推动档案部的业务。

4 军工科研单位固投项目档案数字化预立卷管理采取的措施

1）领导重视是开展固投项目档案数字化预立卷工作的前提。对于稳健的基本建设项目，各级领导人往往侧重于项目建设的进展以及如何及时完成项目。经历过扎实投资项目建设过程的施工单位一定有一定的经验，很难说。各级领导人逐步对档案管理工作有了充分的认识和了解，以建设健全的基本建设项目，他们指出，需要提前规划、预先监测和加强批量前期管理，我已充分完成这项工作固定投资项目档案的被动状况逐渐改变，从源头开始，将档案管理纳入整个项目建设过程，使档案管理员在固定投资项目管理中发挥应有的作用。

2）建立预立卷管理制度，纳入各部门业务工作中。俗话说，“工要立其事，必先利其器”，这一制度有利于所有工作的有效开展。为了有效实施批量前期管理，我建立了批量前期管理系统，并将其纳入各部门的业务工作，以便通过计划、检查和评价，有效实施批量前期管理。预定义的卷管理系统包括以下内容:具体说明实施该系统的目的和意义；澄清档案培训司、工作人员在执行工作量前工作中的分工和责任；卷前管理系统通过澄清卷前工作的监督和管理机制及保证，促进卷前管理。

3）加强数字化预立卷工作业务指导和监督检查，协助各部门做好文件材料的收集积累。项目经理对各自部门的业务有更清楚的了解，但专业档案员对档案标准(如记录编写的质量要求)并不清楚。为了确保所有部门的项目记录完整、完整、有效并符合记录质量要求，工作人员对于固定投资项目，工作人员和记录管理人员必须做好充分准备，并表现出积极的工作态度。坚持项目动态，及时完成工作，及时向项目经理分发存档要求和项目验收标准，并指导现场项目经理完成存档应用软件的预批量客户的安装、使用数据采集和录入。

4）依据档案工作标准要求，加强预立卷文件材料的有序管理。投资项目中档案被动预置的原因之一是，没有需要遵循的规则，档案工作的标准也很多。为保证项目档案的质量和水平，首先应严格遵守档案工作标准，在档案提交前加强文件和材料的有序管理。例如，根据文件和材料的档案范围和登记截止日期表，确定哪些项目文件和材料在提交前被列入该类别；按照项目文件和材料编写的详细规则，检查预先登记文件和材料是否标准化和有效；确保项目文件和材料的提交与项目过程同步进行。二、加强宣传和渗透调查，使参与健全投资项目的所有相关部门和工作人员，特别是外部施工单位和参与施工的人员，了解项目文件的要求，知道如何做，并能在实践中加以落实。该部和档案管理人员应不时进行监测和检查，参与设备开箱验收，完善验收记录，提高存档要求。在开箱后设计设备验收数据核对表，及时跟踪和记录现场发现的问题，协助纠正和实施过程中发现的问题，及时准备收集的数据量，更好地确保数字化预立卷文件的有序管理。

5）利用信息化手段，有效提升数字化预立卷管理的水平和成效。信息化的发展为预立卷归档工作带来了新的契机。以固投项目档案管理为切入点，深化固投项目档案数字化预立卷管理，不断加强过程档案收集管控力度，完善和建立健全全生命周期档案管理。我们应充分利用信息数字化手段，加大对项目档案的指导力度，加强项目的数字化预立卷管理，利用瀚海客户端对项目的预立卷情况进行追踪。对客户端在使用过程中遇到的问题进行现场指导，使项目档案的预立卷管理工作得到有效开展和落实，全面提升数字化预立卷工作的水平。

6）有效开发数字技术在固定资产投资项目档案预立卷管理管理工作中的优势功能.在新时代背景下，诸多事业单位都积极进行着固定资产投资项目档案预立卷管理管理工作的数字化改革，而数字技术优势功能的开发力度，在一定程度上会直接影响其在固定资产投资项目档案预立卷管理管理工作中优势功能的发挥以及数字化固定资产投资项目档案预立卷管理管理工作的质量。因此，事业单位固定资产投资项目档案预立卷管理管理人员就要加强对数字技术优势功能的开发。第一，固定资产投资项目档案预立卷管理管理人员需要开发其视图化功能。由于传统的固定资产投资项目档案预立卷管理管理工作需要将各类固定资产投资项目档案预立卷管理以文字的形式进行记录，但在记录一些特殊的信息时会很难保证使用者能够快速了解到固定资产投资项目档案预立卷管理信息的核心含义，在此情况下，固定资产投资项目档案预立卷管理管理人员就可以将固定资产投资项目档案预立卷管理信息记录成思维导图以及具体影像和图像的形式，然后进行存储。第二，要构建完善健全的信息库，将固定资产投资项目档案预立卷管理归入信息库中，并连接各个部门，在确保安全以及便捷的前提下，对不同管理人员赋予不同的访问权限，对一些重要的固定资产投资项目档案预立卷管理信息进行多重加密处理，以此避免信息流失或信息被篡改的问题，确保固定资产投资项目档案预立卷管理信息的安全性。

从事全球档案管理的专门档案管理人员多次参与该股固定投资项目的档案管理，知识结构、专业技能不足、混乱、缺乏规则和行动不便 经验教训使人们能够总结思考，做好前期管理工作，固定投资项目档案的数字量可以构建项目档案的完整性、准确性和制度。 希望从事可靠投资项目档案管理工作的档案保管员能够得到一些启发和帮助。