档案信息化建设在医院综合档案室管理中的作用

鲁 萌

（临汾市第二人民医院，山西 临汾 041000）

近年来，随着科学技术的发展以及互联网的普及，计算机信息技术已逐渐渗透到各行各业，医院也不例外，且随着医疗的改革，国内医疗结构的整体管理模式也在逐渐改变。因此，在这双重作用下，医院综合档案室管理的档案信息化建设就显得尤为重要。档案信息化建设不仅能够为提高医院综合档案室的管理水平，同时也能够更好地为医院的建设、资料的保存等提供参考，有效提高医院的服务效率，改善医院的医疗水平，促进医院持续、健康的发展。

1 现阶段医院档案管理信息化建设存在的问题

1.1 医院的管理制度不明确

在现阶段，医院档案管理的信息化建设还处于起步阶段，大多数医院的医院档案管理的信息化建设管理和制度均存在问题，导致信息化建设止足不前，甚至混乱。其原因在于医院对档案信息化建设的经验不足，缺乏对应的制度进行管理，同时在建设过程中分工不明确，导致档案进行电子录入时出现重复、缺漏等问题。而随着社会的发展，病人的资料病历也逐渐丰富。因此，若在实行医院档案管理信息化建设的过程中没有统一的管理标准以及统一的详细说明，极易引起医院档案管理信息化建设中各种各样的问题。

1.2 档案应用观念陈旧

档案管理的实际核心应该是对以前的资料加以应用。大多数医院的医护人员对于档案的认知不足，只是把档案管理当做一项工作进行，而忽略了档案存在的价值。因此在进行档案管理时，对于档案的缺失、失误等甚至不重视，只是完成档案归类、存储等工作，这就使得档案信息化建设变得毫无意义。

1.3 档案管理混乱

多数医院自建设以来，历经几年、十几年甚至几十年，内部所收录的档案信息必然非常庞大，同时不同科室的科室资料、患者资料等也各有差异。在以往的档案管理中，大都由各科室自我进行档案管理，这就导致无法发挥档案信息其最大价值，各科室之间无法进行互相交流，互相探讨，使得医院的医疗水平无法得到显著提升。另外，也有医院将所有的档案都归置于档案管理室，各种资料堆积如山，且长期放置不仅容易导致档案受潮、发霉，同时档案的借阅归还也可能导致归类错误，甚至丢失。而这些因素也增加了档案信息化建设的困难。

2 档案信息化建设在医院综合档案室管理中的作用

在信息化时代下，科学信息技术的发展改变了人们的生活和工作，同时也改变了各个行业的发展趋势。在医院综合档案室管理中，传统的医院综合档案室管理方式也逐渐改变为信息化管理方式，不仅提升了医院综合档案室管理水平，满足了信息化管理的需求，同时也为医护人员及患者提供了更多的便利。

2.1 提高工作效率

通过计算机信息技术对医院综合档案室进行管理，首先，档案管理员将医院的各类档案资料、信息等录入到计算机中，当需要查询档案资料室可以直接在计算机中搜索，并能够迅速找到所需档案资料，既节省了档案管理时间，同时也方便了医护人员档案查询，提高了双方的工作效率；其次，减少了档案管理成本，传统档案管理由于档案数量多，且为纸质档案，需要耗费大量的人力物力进行归纳整理，而档案信息化则省去了大量的人力物力；最后，档案信息化建设还能够减少档案管理差错，避免了纸质档案的缺失、磨损等缺陷的出现，减少了档案漏洞，提高了档案管理的准确性[1]。

2.2 为临床决策提供参考

医院综合档案室管理信息化能够将医院内的各种病例、报告、护理记录等有效存储，同时还可以将照片、图像、声音等进行记录保存。在临床工作中，当需要相关档案时，可以迅速调用，同时还可以此作为参考，对医院发展和建设等作出更加合理的决策。此外，这些信息数据还可以为医院及相关部门提供相应的服务，以便于对相关计划、方案的制定和实施提供参考。

2.3 促进医院发展

在社会迅速的发展下，人们对自身的健康越来越重视，且现阶段各地大大小小的医院非常多，竞争力非常强。因此，医院必须不断提高自身的服务水平和质量，才能够得到可持续的发展。而医院综合档案室几乎囊括医院所有的信息，从医院的成立，到医院的发展历程，从医护人员的个人信息到患者的病例信息，从医院外部的建设设施到医院内部的材料设备等等。这些资料信息都能够从不同的角度反映出医院的发展情况，在日后需要时可以随时调阅，从而思索医院的发展方向，同时规避在医院发展过程中可能或以往出现过的弊端，保证医院能够顺利、健康、持续性发展[2]。例如，对于医院的内部材料设备，比如血液透析机，当机器故障或坏损，可以查看这些资料进行修护或采购等等，方便医院材料设备购买和参考。因此，医院综合档案室管理信息化对促进医院的发展具有重要作用。

3 医院综合档案室管理中的档案信息化建设措施

3.1 加强对医院综合档案室管理中的档案信息化建设的重视

医院综合档案室涉及信息众多，又与医院的发展、患者的治疗等密切相关。因此，医院高层必须高度重视医院综合档案室的管理以及档案信息化的建设。在医院内部进行医院综合档案室管理重要性的宣传，同时召开会议，向医院工作人员说明医院综合档案室的管理以及档案信息化建设的重要性，一来提高医院工作人员对相关资料保存和上传档案管理室的意识，二来提高医院综合档案室管理人员对档案管理的认识及责任心，从而提高档案管理治疗，加快档案信息化建设。

3.2 完善医院综合档案室管理制度

良好的制度不仅有利于医院综合档案室管理中的档案信息化建设，同时也有利于医院综合档案室的管理。因此，医院领导必须重视医院综合档案室管理制度的建立和完善。严格要求相关人员遵守根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案管理办法》以及卫生部、省档案局有关档案工作的规定[3]；同时总结管理经验，不断完善医院综合档案室管理制度，保证医院综合档案室管理中的档案信息化建设的实施和效果。

3.3 加强医院综合档案信息化建设人员的培训

由于医院的服务对象以及服务项目具有多元化的特点，这就对综合档案管理人员的专业水平、业务能力、敬业程度、学习能力、职业道德等方面都提出了较高的要求。此外，在信息化时代，医院综合档案管理工作也要全面实现自动化、信息化、集成化管理，这就需要档案管理人员具备熟练操作计算机系统以及相关专业软件的能力[4-6]。因此，要实现医院综合档案室管理中的档案信息化建设，就必须加强相关人员的培训。第一，每月对档案管理人员开展医院综合档案信息化建设的知识培训，包括计算机系统使用、相关软件操作、信息化管理知识、方法等，确保档案管理人员具备娴熟的操作技术和业务能力，并提高工作人员的自身素质和责任心；第二，加强对档案管理人员的调配、招聘等，提高档案管理人员的准入标准，确保档案管理工作有序进行；第三，设立考核机制，每月、半年、一年分别进行考核，考核内容包括对计算机技术的操作能力、信息化建设知识的掌握能力、业务学习能力等，合格者给予一定的奖励，比如奖金、晋升等，一来可以了解档案管理人员的个人能力情况，二来也能够激励其积极学习，从而不断提高医院综合档案室管理效果，促进医院综合档案室管理中的档案信息化建设。

3.4 加强档案专业化管理

医院综合档案信息化建设固然重要，但要切实保障管理效果，还需要注意加强档案的专业管理[7-9]。即需要安排专业的管理人员，在遇到停电、设备故障等情况下能够迅速做出反应，尽可能地保障档案的安全，避免档案流失、破坏等情况的发生；同时还需要安排专业的维修人员，按时对设备进行保养和维修，以确保设备能够正常使用，在设备发生故障时能够第一时间迅速解决，避免因故障问题导致档案资料无法及时收录或因此而丢失的问题。

4 小结

总而言之，在现阶段，医院综合档案室管理中的档案信息化建设已刻不容缓。档案信息化建设不仅有助于医院的发展，同时也对提高医院的知名度和整体医疗水平都大有裨益。因此，医院必须高度重视医院综合档案室的管理以及档案信息化的建设，不断完善医院综合档案室管理制度，加强医院综合档案信息化建设人员的培训，以促进医院档案信息化建设，提高医院整体管理水平和服务质量。