信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施

雒宗玉

（山东青岛市胶州新城建设发展有限公司，山东 胶州 266300）

1 信息化背景下档案管理工作的特征

基于新时代背景下，可以明显地看到档案管理工作也正在朝着信息化的方向发展，这一举措使得档案管理工作具备以下两方面的特征：

第一，管理对象发生了转变，以数字档案为主。新时代视域下，以往传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代。据相关调查显示，当前大多数单位的档案管理都以电子档案为主。与传统纸质档案有所不同，电子档案具有一定的虚拟性且具备多种功能，如复制功能、拷贝功能以及压缩传输功能等。

第二，档案管理核心方向有所转变，现已从保管储藏向收集利用方向转变。在以往的档案管理工作中，纸质档案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量时间以及人力的消耗下完成的，且工作效率还非常的低下。而信息化时代的到来，传统纸质档案已转变为电子档案，档案管理工作人员只需要充分利用网络信息技术就能够实现档案信息的收集、整理与储存等工作，大大促进了档案管理工作质量以及工作效率的提升。

2 信息化背景下档案管理工作中存在的问题

2.1 工作意识存在问题

随着时代的发展，我国档案管理工作内容以及工作形式也发生了一定的改变与创新，虽然大多数单位都引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，但由于部分档案管理人员其思想意识中还是没有明确认识到档案管理工作的重要性，从而导致在日常档案管理工作中常常出现档案信息漏填或填写不规范的现象，且由于管理人员传统思想的作用以及专业培训的缺乏，使得部分档案管理人员只会利用信息技术进行档案整理以及归档等工作，对相关单位档案管理工作的开展与创新造成了严重影响，并在一定程度上阻碍了档案管理工作的信息化建设。

2.2 基础设施建设不完善

众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识以及信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。

2.3 档案管理机制不健全

通常情况下，在档案管理工作中常常会出现以下2种情况：第一，档案运输；第二，档案换机构进行管理。这2种情况的出现在一定程度上加大了档案管理工作难度，具体表现为职责划分不明确以及缺乏良好且有效的档案管理措施。首先是职责划分不明确，据相关调查显示，当前我国大多数档案管理单位都没有完善的档案管理制度，因此，常常出现档案在运输或换机构管理的过程中出现信息重复收录的情况，这种情况不仅会造成人力资源的浪费，还会在一定程度上造成档案信息资源的浪费。其次是有效档案管理措施的缺乏。因档案管理制度的缺乏，导致部分单位或机构在日常档案管理工作中只是简单地将档案进行堆放与存储，等到需要使用档案时再进行转递或移交，而有关于档案的整理都是在临时有需求时才会进行。

2.4 针对档案信息化管理建设重视性不够

单位领导层重视档案信息化建设的认知程度不够，信息化技术创新管理档案是单位经济效益和社会效益发展规划的重要组成部分，单位缺少信息技术档案管理，直接导致单位经济效益和社会效益之间产生分歧及矛盾。利用老式档案管理模式调整不足势必影响企业在市场竞争中的地位，因此，信息技术档案管理建设替代陈旧单一模式决定企业经营发展方向及战略成果的转型。单位领导层轻视档案信息化建设，对档案工作不重视，直接导致企业档案管理发展方向及建设管理能力滞后，影响企业经济效益和社会效益的并肩进步发展。

2.5 信息化管理档案建设系统缺少专业知识水平管理能力的人才

企事业单位的档案信息化管理工作需要科技创新人才的加入，具备科学先进专业技术知识水平及道德水平素质的人才能力，促使企事业单位的创新发展战略方针完善，提高经济增长速度的整体实力，有效地改善管理质量控制系统及信息技术档案应用程序的全面顺利的实施具有重要意义。目前许多单位管理档案建设工作上存在严重滞后的现象，单位领导层轻视档案管理发展方向及缺乏自身理论意识，目前许多企业单位重视经营管理发展，轻视信息技术化档案管理发展，无法融入创新发展模式，领导层采取微观角度分析及看待档案管理，不重视科技现代信息服务领域建设，直接影响企业经济发展规模受损及档案管理发展严重滞后。

3 信息化背景下优化档案管理工作的具体实施措施

3.1 形成档案管理信息化意识

随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代的发展需求以及新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识的形成。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养；其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助；最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。

3.2 加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

确切来说，信息化档案管理建设是一项复杂且长期的工作，并不是立刻就能够成功的，是需要大量时间、大量资金、人力资源以及各种信息化技术设备的投入才能够保障的。在实际档案管理工作中，相关档案管理部门应与国家相关部门进行深入沟通与协商来获得专项财政资金拨款用于档案管理信息化建设。除此之外，档案管理部门可以充分发挥社会群众的力量，引进社会资金来促进档案管理工作信息化建设。当然，在实现档案管理信息化建设的过程中，相关档案管理人员需要注意到一点，那就是档案管理人员的配置，除了基本档案管理专业人员之外，还需要注重技术人才的引进。与此同时，在引进技术人才的基础上也要加强内部人员培训再教育工作，以此来促进档案管理人员以及信息技术人员技能水平以及档案管理水平的提升。

3.3 建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平

在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点，即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么各单位所为档案管理工作付出的努力则会归之于零。如果想要切实保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来进行档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严格惩罚，必要时追究其法律责任。

3.4 开展信息化档案管理工作专业知识技术人才培训

企事业单位应开展信息化档案管理工作专业技术知识人才培训，提升专业知识水平及道德素质教育，聘用专业人士及相关专家学者指导信息化档案管理规范，企事业单位领导层应从自身做起，掌握理论知识及引领身边的人，强化管理能力，提升自身价值取向。建立健全信息技术档案管理体制及规范相关制度，把信息化档案管理工作贯彻落实，采用绩效考核标准，加大投入档案管理力度，吸引人才加入团队行列，从而使信息技术档案管理能力更加全面完善不断进步发展。

3.5 高调强化信息化档案管理建设

现代信息技术不断进步，信息技术档案管理工作的建设是必然趋势。通过科学技术网络信息服务领域开展信息档案管理工作是需要长期稳定发展的艰巨任务，要改进工作方法革新档案管理制度，全力推进信息化建设，认识衡量标准能力的重要性。信息化档案管理能够有效预防档案管理的风险及防范漏洞，利用实时记录及实时规避错误信息等智能监控设备，将档案管理能力全面提升。企事业单位需要开展专业知识水平及道德素质的培训，领导层要重视信息化档案管理建设工作，要从自身履行责任，真正地把信息技术网络档案服务平台发展起来，发挥信息安全技术档案管理的职能作用，推动企事业单位信息化技术档案管理建设，实质性地提供企事业单位经济保障和社会效益的全面能效水平管理。信息化档案管理建设采用智能服务模式，是实现办公档案管理全面升级发展战略价值的重要组成部分。以信息技术档案管理替代传统档案管理工作是非常重要的价值途径。因此，档案管理工作利用信息技术服务是十分必要的。可以通过单位自身的内外环境及条件，实行信息化档案管理建设服务模式，能够利用信息技术服务更好地开展档案管理工作，让信息技术档案建设标准提升企业档案管理质量，使档案监督管理得以全面落实。

4 结语

总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。