大数据背景下档案规范化整理的探索

陆若希

（驻马店市中医院，河南 驻马店 463000）

1 事业单位档案规范化整理的原则

1）同时性。事业单位档案部门提供档案信息服务时，包含两个方面：由事业单位档案部门（即使是在规模比较小的事业单位，档案信息服务也需要多部门的协调协助才能实现）同时为一位信息用户提供信息服务；并且会同时为不止一位信息用户提供服务(如同时提供线上检索服务和现场查阅服务等)，这就需要通过标准来维持服务的同时性；事业单位档案信息服务标准的同时性也可以说是标准“共同使用”特征的体现。

2）差异性。由于信息服务的无形性、同时性、主动性等要素的共同作用，导致档案信息服务形成差异性，其表现为不同人员的服务需求不一致，同样的信息服务过程在不同的信息用户得到的评价可能是不相同的等等。因此，在制定事业单位档案标准时应当考虑如何采取兼容这些差异的方式方法。

3）无形性。事业单位档案部门向档案利用人员(事业单位档案信息用户)提供的服务的特点在于“无形性”，档案信息服务的效果主要是通过是否可以及时、准确、完整地获取其所需要的档案信息的“用户体验”来体现的，不取决于档案人员的“服务态度”，这是由档案工作的服务性质所决定的。因此，事业单位档案信息服务标准就需要想方设法把“无形”的档案信息服务“有形”化，通过实施标准化来促使“无形”的信息服务趋向一致，在事业单位中取得比较一致的用户满意度。

4）主动性。档案信息服务活动的主动性在于事业单位档案部门要能够满足不同用户、不同信息服务的需求(如通过建立电子文件线上利用实现远程利用服务)。因此，需要建立相关的工作标准以实现服务过程的管理，保证其主动性得以发挥。

2 档案规范化建设存在的问题

1）档案管理方式落后。现阶段大部分事业单位的档案管理方式，仍然是手工管理，管理人员的主要工作是对档案和保管库房进行管理，工作量很大。档案管理部门使用的信息系统，通常是对档案目录的录入与修改，很少涉及相应的软硬件设施和数据信息管理，基本上没有减轻管理人员的工作量，也没有提高其工作效率。虽然部分工作单位的档案系统具备制作数字档案功能，但相应功能设置较为不完善，不能保证数字档案质量，通常只能手动增减信息，没有实现数据监测和实时更新，因此档案管理方式相对较为落后。

2）档案收集保管有待规范。就档案收集、安全保管和规范利用缺少全流程的档案管理制度体系，事业单位很大程度上都不同程度地反映出档案保管不完整的问题。究其原因，主要问题在于：日常工作中，部分重点工作、重大活动、以及新业务、新机构等重要档案没有第一时间收集移交综合档案室；同时，部分事业单位档案库房位置处于顶楼或地下，库房面积较小，硬件设施存在密集架老化、损坏，未安装气体或高压细水雾自动灭火装置、温湿度检测调控系统等问题，不能妥善安全保管档案，导致档案破损。

3）无法确保档案真实性。由于档案的保存形式多数为纸质档案，在归档时需要依靠档案部门人员专业知识和熟练程度，对材料进行识别与鉴定，鉴定完毕后可放入相应档案中。现阶段档案信息化建设中，虽然有设计数字档案，但不具备对数据信息真实性进行鉴定功能，将纸质档案转化为数字档案，无法保证信息的真实性。首先，需要判别数字档案是否与纸质档案内容完全一致；其次，信息数据容易被修改和伪造；最后，储存过程中由于操作不当很容易造成内容缺失。因此，目前的档案规范化建设，还不能保证每个环节的真实性。

3 事业单位档案规范化整理的探索路径

1）加大制度执行力度。目前，事业单位档案管理制度涵盖了文书、声像、会计、实物、等各门类档案的管理，具有很强的指导性和可操作性。但档案清理发现的绝大多数问题可以归结为制度执行不到位这一原因。因此，加大制度执行力度，要明确各级各部门兼职档案员工作职责，把档案管理工作抓在日常；要加强各部门兼职档案员对本条线业务档案管理制度的学习和实践；综合档案管理部门要坚持档案工作“向前端延伸、向业务延伸、向基层延伸”的工作要求，定期开展档案收集、移交工作，加大对档案管理工作的指导监督力度，确保档案资料完整、规范整理、定期移交、集中保管；要保障必要的经费投入，特别是档案库房的硬件设施建设，确保档案安全保管。

2）推进数字档案管理。事业单位档案数字化管理，不仅能实现规范化管理目标，也有助于提高经济效益、办公效率和档案原件保护。新时期背景下，要在档案管理工作中积极推进数字档案馆藏，以满足档案资源利用需求。在对档案资料进行存储时，以数字化模式为主，将实体文档转变成信息、图像等数字化资料，供人们使用。另外，要在数字档案馆藏建设中，积极建立一个档案数据库，于档案数据库具体建设中完善其目录检索、全文检索等检索功能，方便档案利用者快速检索到所需要的档案资料。这种数字化管理方式，能实现对档案的跨部门、跨地域检索，显著提高档案利用率。除此之外，在积极推进数字档案馆藏建设中，要重视完善档案管理系统中基础应用、业务应用、信息服务、系统维护等功能部分，以支撑档案数字化管理工作的顺利开展。

3）制订符合事业单位的档案管理制度。制定事业单位档案标准时，应当根据事业单位的类型、专业特点、行业定位等进行分析，确认哪些事业单位档案信息服务行为需要通过标准予以规范，还需要考虑事业单位今后的发展中可能遇到的、需要依据标准加以规范的内容，做到有针对性地制定事业单位档案服务标准，逐步搭建适合事业单位特点的档案服务标准化体系。

4）完成档案数据标准化，确保内容真实性。为实现档案规范化建设，应在档案生成过程中完成数据标准化处理，确保信息内容的真实性。在生成数字信息化档案前，需要对纸质材料进行严格甄别，确保材料的真实可靠性，特别是关键信息出现涂改迹象的，更要严格鉴别真伪，严格禁止虚假信息出现在档案中。将纸质材料扫描为数字化档案时，为保证图片清晰度，要设置合适的分辨率，扫描图像不能出现黑边、倾斜和模糊，确保红色公章等内容清晰可见，数字档案与纸质档案的材料编号必须保持一致。在生成档案数字材料时，对数据进行标准化处理，确定统一格式，该格式不会被随意修改。积极利用大数据分析方法，对档案的数据资源深入挖掘和应用，全面收录档案信息，保证档案准确性和完整性。同时，应具备实时采集和更新职能部门审核的权威数据，不断拓宽数据的来源类型，掌握数据潜在规律，为人力资源管理决策提供有力支撑。从管理角度来看，还需要加大档案数据标准化的清查力度，及时查找因工作原因造成的档案缺失，按照档案管理的标准流程进行操作。

5）提高人员综合素质。人们常说：“归档存记忆，留史鉴未来。”为加强事业单位档案的规范化管理，要进一步提高档案管理人员综合素质，积极安排一系列思想教育活动，于思想教育活动中提高他们对规范化管理的认可和支持。期间，可根据实际情况，组织思想汇报活动。活动中，档案管理人员将自觉从思想政治学习方面和业务钻研方面、岗位管理办法掌握情况入手做个人工作总结，分析个人管理工作中尚存在的不足，坚持学习，更好地完成档案规范化管理任务。档案管理，是一项专业性较强的工作。针对其工作特点，要面向档案管理人员开展专业教育活动，向他们渗透更多专业知识，进而将专业知识应用于具体工作中，促进档案管理朝着规范化方向发展。专业教育活动中，要向档案管理人员灌输档案的含义，引导他们学习档案的分类。包括科研档案、产品档案、设备档案、合同档案等。其中，在档案归档步骤教育中，耐心讲解收集文件、区分年度、鉴定期限、编写目录、文件排列、文件编号等流程，明确各个流程操作要点。以文件收集为例，明确要收集齐全、完整的文件材料，及时剔除不需要归档的文件。

6）树立档案人员服务理念。一是主动服务。从档案保管转变为信息提供，把“死档案”变成“活信息”，把“档案馆”变成“思想库”。二是创新服务。通过信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为数字档案保存，实现档案的安全、完整、长期保管。三是规范服务。加强对档案库房硬件设施的优化升级，提升档案保管条件，确保档案安全保管。提高档案安全保障能力，建立人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，完善管理制度，牢牢守住档案安全底线。

7）精细编目。编目是档案整理工作的最后一道工序，从某种意义上来讲，它的重要性并不比档案编号差。这是由于编制成型的目录不仅直接地反映了整个档案整理工作的成果，而且是检验档案整理工作是否便于快速查找和综合利用的前哨。在这项工作中，我们要做到以下几点。例如：同一项目工程的底图、蓝图采用同一编号和目录，统一用卡片式目录代替账簿式目录，将同一项目或同一大类工程的档案目录高度集中在一起，这样有利于高效管理和方便查找。档案应该借鉴情报文献部门检索工具的经验，编制多种目录。除了按照分类大纲编制分类目录以外，还需要编制档案专业目录。例如，把最难查找的设备仪器类档案，按时间顺序、主题词顺序、制造厂商顺序等分别编制目录，以满足不同方面档案查找的需要。

4 结束语

本文通过对事业单位档案规范化建设现状进行分析，总结存在的问题，并针对问题提出基于大数据的事业单位档案规范化建设路径，以提高档案管理水平，促进大数据技术在档案建设中的应用。由于事业单位档案规范化建设涉及的因素较为复杂，本文的研究只是对此问题的初步探讨，因此研究还存在进一步完善的空间。事业单位档案的科学整理工作是档案管理的一项重要内容，也是提高档案工作水平的主要环节。没有标准化，就不可能实现管理的现代化，这是今后继续努力的方向。随着时代的发展，档案整理的方法会在实践中不断地发展，管理方法也会不断地完善，研发科学、合理的新方法，我们每一个档案工作者都要为此而努力奋斗。