简述如何做好事业单位档案信息资源开发利用工作

柯 秋

（玉林市玉州区卫生计生监督所，广西 玉林 537000）

由于当代技术的快速发展，在档案信息资源的开发利用方面，依然存在着众多问题，事业单位档案管理的发展，必须要与当前的时代发展相适应，只有通过在具体的管理方面进行相应的创新，才能使档案的信息资源得到更好地利用。所以说，档案管理工作在企业在发展中，具有不可替代的重要作用。

1 事业单位档案信息资源开发利用的概述

要想对事业单位档案信息资源进行深入的开发与利用，就要在一定程度上，赋予档案员更多的权利，使利用者履行相应的义务。由于档案的来源有很多，其中的内容与形式也大不相同，因为档案具有较长的发展过程，所以不能按照具体的行业来对档案种类进行有效划分，但根据基本的保存形式，可以分为两种类型，第一种是纸质版，第二种是电子版，这两种形式又可以细分为更多的种类。总体来讲，对档案信息资源进行开发与利用，主要是指将原有的档案进行收集、整理等工作，并给出相应的指导。

2 档案信息资源开发利用的问题与难题

2.1 档案信息资源开发利用的具体问题

首先，在档案的保存场所以及具体的设备方面，缺乏一定的严密性，不管是我国的事业单位还是企业单位，都在档案的保存场所方面不够严谨。从目前状况来讲，许多单位的档案保存过程，依旧沿用传统的保存形式，在具体的设备与配置方面相对落后，由此可以看出，单位在对信息资源开发与利用方面，缺乏一定的积极性与主观能动性，这就会在一定程度上，阻碍档案的开发与利用问题。其次，在档案的管理过程中，缺乏专业较强的复合型人才，需要提高档案人员的专业素质与综合能力，才能使档案得到有效地开发与利用。一般来讲，在单位对于档案信息资源的开发利用过程中，不能完全掌握专业的技能。比如在科技档案的开发与利用方面，档案员只具备专业的法律知识，但在另一方面，又缺少对电子设备的管理技术以及对相关软件的掌握，这就会导致在档案利用的过程中，不能使档案上的信息资源进行正确的传递，从而发生耽误单位发展的情况，不利于对档案信息的开发与利用。由于档案人员管理的信息资源，涉及单位运行的各个过程，所以对于档案员本身来讲，首先要从自身提高管理意识，但在实际过程中，档案员却缺乏对信息管理深入的认知与了解，认为档案的开发与利用，与图书管理的方式相似，这就在一定程度上，使是单位造成一定的损失。再次，对于部分事业单位来讲，缺乏相关的管理机制，虽然在档案的接收方面制定了相关的管理条例，但是在档案的开发与利用中，缺乏相应的监督机制，这就会阻碍信息资源的有效利用。由于档案的管理是一个复杂的过程，涉及企业各个部门的信息状况，所以，各部门必须要加强对信息管理的监督，才能使档案的管理实现更好的发展。最后，在档案的开发与利用过程中，依然沿用以手抄为主的记载方式，还停留在纸质版的传统模式中，在这种情况下，就会严重阻碍电子版档案的有效利用，从而大大降低了档案管理的质量与整体水平，不能实现档案更加严密的管理。

2.2 档案信息资源开发与利用的具体难题

首先，在档案的信息保护上，缺乏科学合理的保护措施，在具体的认知与行动方面，也缺乏相应的规范制度。在企业的档案管理中，缺乏对管理人员的培训工作，这就会使档案员缺乏对工作的积极性，不能对档案的开发利用形成正确的认知，在这种情况下，档案员就会自身认为档案管理是一项简单的内容，很难在管理的过程中付诸更多实践。其次，在档案信息的保密问题上，也缺乏足够的重视。对于具体的保密形势，也只是流于表面，缺乏实际行动对档案信息加以保护。由于档案的信息资源需要进行保密工作，但由于档案员缺乏一定的专业素质与保密意识，所以在具体的工作中，很有可能将单位的机密泄露给他人，这就会对档案的管理工作产生消极影响。最后，由于档案员要定期更新档案的数据情况，按照相应的规章制度，进行资源的整理以及利用，但是在实际工作过程中，由于业务繁忙的原因，不能对档案的信息资源进行准确的记载，这就会在一定程度上，造成档案丢失的情况，或者产生其他的严重后果。

3 做好事业单位档案信息资源开发利用工作的具体措施

3.1 加强档案专业人才培养

要想培养专业档案管理人才，必须要结合事业单位的实际发展情况，使事业单位的发展与社会的发展相适应。在培养人才的具体过程中，通过各种类型的培养方式，使具体的档案管理人员，具备更强的专业素质与综合能力，并且不断丰富管理人员的档案知识，掌握先进的技术与专业技能，努力将目前的档案管理人员培养成复合型人才，使其既能适应在事业单位的档案管理工作，又能适应在国家机关的档案管理，此外，对于档案管理人员本身来讲，最重要的一点，就是要树立终身学习的观念，通过不断地学习，能够更好地为事业单位服务。其次，要针对事业单位档案管理人员的培养环境，进行系统的改善工作，通过制定具体的计划与目标，将事业单位的档案管理人员进行外派或者是深造，使档案的信息管理人员，在档案信息资源开发利用的实际过程中，不断改善在管理中出现的各种问题。对于事业单位来讲，首先应该结合实际情况，确定适应档案人员的培养目标，从而使培养的过程更加规范化，在事业单位内部，可以适当地设立相关培训部门，加强对档案管理人员的技能提升与管理，通过这种方式，可以让档案工作人员学习先进的管理经验，从而不断丰富自身的经验与专业技能。最后，作为事业单位的档案管理者，必须要通过自身的不断学习，才能提高档案队伍的综合素质，通过在具体的档案管理工作中，不断更新传统的管理模式，才能改变当前的工作现状，找到更加适应单位发展的管理模式与服务方法，能够顺应时代发展的潮流，不断接受新的挑战。

3.2 丰富事业单位档案信息资源

要想丰富事业单位的档案信息资源，首先要加强档案馆室的建设工作。由于档案的数量不断增加，在事业单位的管理过程中，依法移交的各类档案都会在档案馆室中进行管理，在档案的移交过程中，也需要进行更加规范化的管理。从目前的档案馆室情况来看，由于部分档案馆室面积较小，具体的设备与设施也存在老化的现象，这就会在一定程度上，阻碍新型档案管事的管理工作，不能与当前社会发展的状况相适应，针对这一情况，必须要建立现代新型的档案馆室，不断优化档案馆室的具体管理工作，从而使传统的档案管理模式，向新型的管理模式逐渐转变。在现代新型档案馆室的建设过程中，必须要将先进的思想与工作内容，融入到具体的档案馆室管理工作中，从而不断丰富馆室的内容，在管理体制方面，也应该进行相应的创新，通过这种方式，来实现事业单位档案信息资源的不断丰富。其次，要实现档案馆室业务的重组，才能使档案信息资源不断的丰富，在具体的重组过程中，要结合传统的档案管理方式，取其精华，去其糟粕，对当前的管理模式进行相应的改进与开发，从而使传统的纸质文档保存模式，逐渐变成各种形式的档案管理模式，实现电子档案与纸质档案共同保存的局面。最后，要从整体上提高档案管理的质量与水平，从而使档案管理更加规范与科学，将现有的管理制度进行优化，使档案实现更加有效的划分与保存，对档案的编制与检索问题上进行更新，避免出现突击整理等现象发生。

3.3 完善事业单位档案的数字化建设

要想在事业单位的档案管理中，加快数字化建设，首先要做好电子政务的处理工作，通过对现行文件进行有效的扩展，对目前现有的档案资源进行系统的整理，从而使现行文件生成固有的开发系统。只有不断增加档案管理的工作内容，才能在最大程度上，不断提升档案管理的质量与水平。其次，要在档案信息资源的开发与利用中，实行文档一体的管理化系统。为了使当前的管理软件开发得到更好的规范，必须要在规范档案管理的过程中，利用先进的信息技术加以辅助，从而提高档案管理的标准化水平，使现有的档案数据与资源，能够更好地进行有效地利用。针对具体的归档保存问题，进行必要的安全设计，在一定程度上，会大大加快事业单位的数字化建设。

3.4 使事业单位档案的开发利用与社会发展相适应

要想使事业单位档案的开发与利用得到更好的发展，就必须要实现事业单位与社会的协调发展，在信息化管理与经济问题上，努力地与社会的发展相适应。对于各个地区以及全国的档案信息管理，保障与社会经济进行同步的发展，与此同时，也要对事业单位的资源性管理进行必要的创新。这种新型的管理模式，必须要考虑到事业单位的实际效益，将提高事业单位的经济效益作为创新档案管理的重点目标，从而不断更新档案的信息资源管理工作，保障事业单位能够健康有序进行。

4 结束语

综上所述，做好事业单位信息资源的开发与利用工作，能够在一定程度上，促进事业单位的发展。要想在实践过程中，不断完善信息资源的开发与利用，就必须要通过科学合理的改进方式，对信息资源进行更加严格的保护，从而在最大程度上，确保信息资源具有更强的安全性。作为档案的管理人员，也要从自身做起，树立较强的档案管理意识，严格按照档案管理的相关制度，不断地对管理工作进行更新，只有这种方式，才能将事业单位的档案管理工作做到最好，从而为事业单位的发展提供不竭动力。