市级档案管理信息化建设研究

郑燕杰

（临沂市不动产登记交易中心，山东 临沂 276000）

1 相关概念界定

档案管理又叫作档案工作，是指的档案管理部门利用各项业务对档案进行管理活动的总称。档案管理有广义和狭义之分，广义的档案管理上指的档案事业相关的所有的工作活动，惬意的档案管理是指的档案馆和档案室对档案进行收集、管理、保管和利用的工作。档案管理信息化是指的用现代化的电子信息管理技术代替传统的档案管理技术，减少纸质档案的磨损，延长档案的寿命，提高档案的利用效率。而传统档案管理主要依靠人力进行，与信息化管理相比出错率高且效率较低。

2 市级档案管理信息化建设存在的问题

2.1 缺乏电子档案归档的意识，对档案重视程度不够

随着社会的不断发展，在发展过程中所产生的大量的电子文件是市级档案管理的重要内容，必须要归档管理，认真保存。但是在调研的过程中发现，档案管理人员非专业化，大多数职工缺乏档案管理业务的专业知识，工作人员对档案归档的不重视和信息化思维尚未建立，没有意识到档案管理对规范单位日常管理，提高各部门工作效率和档案使用率的重要性，使得许多市级档案馆的电子文件归档于管理工作没有真正的开展起来。档案管理信息化管理，需要各部门协同配合，投入大量的人力财力，由于各部门平时工作较多，无暇顾及档案工作，轻视档案管理管工作，使得相关工作人员也缺乏了工作的积极，档案管理信息化建设也就难以推进。除此之外，管理人员也没有重视档案管理工作，在档案存档培训、人员分配、工作预期等方面都存在一定程度的反差，使得部分管理人员习惯性“懈怠”，无法保证其管理的质量。

2.2 档案管理信息化相关制度建设不完善

健全的规章制度、工作准则有利于档案管理信息化工作的开展，能有效避免资源的有效浪费。但目前市级档案管理信息化相关管理制度不完善，档案管理部门的领导者和工作人员没有树立档案意识，意识到档案管理信息化的重要性，因此在工作中档案存档等工作雨实际想脱离，将制定和实际操作相分离。由于管理人员对档案管理工作的忽视，所以在进行工作安排时存在很多不合理的地方，对档案数字化的数据如何进行有效审批、监督、利用等管理职能没有严格的规定。档案管理机构不健全在市级档案管理问题中十分突出，一些机关单位甚至没有独立的档案管理部门，即使有档案管理体制也十分不健全，无法有效地落实国家颁布的相关政策法规。制度建设的不完善导致相关部门在档案管理信息化建设的过程中档案数据混乱，没有实现数据统一管理，无法向外界提供有效的档案数据的整体分析和应用，改革过程中畏手畏脚，进度缓慢，使得基础信息化工作开展缓慢。

2.3 专业人员配备不足

现在档案管理人员的平均年龄较大，年龄较大的工作人员有着较为丰富的传统工作经验，但是对计算机、电子信息设备等了解不够，对于新事物的接受能力较差，没有熟练地掌握电脑操作技能，无法有效使用档案管理的相关信息系统。年龄较大的员工在工作时，往往都是手动输入各项信息，不会操作扫描工作，使得档案管理系统没有充分地利用起来，很多数据无法快速录入在电脑上。但年轻的工作人员掌握了丰富的计算机和电子设备的专业知识，但由于缺乏工作经验，对档案管理的管理流程和基本原则等不熟悉。由于各部门对计算机人才需求量较大，有的计算机专业的毕业生刚开始熟悉档案馆业务，就被调走去了其他的部门，使得档案馆的工作人员的专业队伍更迭频繁，不稳定。档案管理部门员工年龄老化，专业人才缺乏，优秀人才留不住，使得专业人员配备不足，阻碍了档案管理信息化进程的发展。

3 加强市级档案管理信息化建设的对策建议

3.1 加强对档案管理信息化监督，树立档案意识

首先要加强市级档案管理基层工作人员的主动意识，调动员工对档案管理工作的积极性，理解档案管理信息化的重要性和必要性。通过薪酬激励体系调动员工参与到档案管理信息化建设之中，对员工进行管理技术培训，提高管理技术人员的创造性，转变档案工作人员的思想观念。全社会成员的档案意识影响着档案管理工作的开展，所以还要对公众层面进行档案意识宣传，通过电视、报纸、互联网、知识竞赛等方式，让公众知晓档案的重要性和档案管理信息化的必要性，使得民众能够自发关心、帮助和支持档案管理工作。还要提高管理人员的档案管理意识，树立自己的责任意识，完善档案管理干部的管理工作奖惩制度，不断提高管理干部的工作信息，调动工作人员档案管理工作的积极性和责任心，转变当前部分管理人员对档案管理工作懈怠、敷衍的态度，不断加强相关人员的档案管理原则和其相关知识的宣传教育，树立档案意识。

3.2 建立科学领导机制，完善档案管理制度

市级档案管理部门领导和工作人员要牢固树立政治意识和大局观念，建立健全科学的组织领导机制，强化档案管理组织保障，落实好档案管理信息化建设过程中的档案工作要求。建立日常审核机制，优化部门档案审核模式，将审核贯穿于档案管理信息化建设工作的各个环节，将专项审核和日常审核紧密结合起来，部门领导做好日常监督，不断完善档案管理工作的监督机制。建立完善的档案管理制度，首先要完善档案法律法规，不断健全档案法律体系。1987年我国颁布《中华人民共和国档案法》，是我国档案工作开始有法可依，30年来我国档案法经过多次修正和修订，为档案管理信息化建设提供了有效的法律依据，但是尚不完善，因此要根据我国档案管理信息化建设现状，不断完善档案法，提出更加具体的实施办法，出台相应的细则，对电子档案存档等管理问题作出更加详细的规定。其次要加大档案法的宣传力度，利用“国际档案日”等宣传机会和各种公共舆论渠道，有计划地开展学习宣传活动，为依法进行档案管理信息化建设打下坚实基础，做到有法可依、有法必依。最后要完善档案管理制度，将档案工作纳入单位整体工作规划的过程中，设定专职管理部门，制定档案管理制度，完善档案安全防范机制、保密机制、档案查阅机制等，对档案信息形成有效的约束，通过合理地规章制度保证档案工作信息化建设顺利进行，同时还要构建完善的档案资源体系，丰富馆藏资料，对各单位档案建设进行前置管理。

3.3 整合现有资源，推进档案管理信息化系统建设

档案管理信息化系统的建设需要大量的数据资料，而在数据收录的过程中，存在档案资料不全的卷宗，各部门配合收集资料，在期限内补齐完善。档案信息数字化整理数据的过程是一个极其复杂的过程牵扯面非常广泛，在整理档案材料时候要细致仔细，确保数据的真实性。在数字化准备阶段档案管理人员要严格审核档案的完整性和真实性，如果材料不全要及时补全，无法补全的情况下要加以标注，联系其他部门尽快补充完善，然后进行数字化扫描收录。最后整合数字化档案管理信息资源系统，打造覆盖全市档案信息化管理系统，实现数字档案管理信息系统，实现数字档案的申请、审批和在线查阅，提高档案管理工作的效率。并通过开发系统软件，实现与本市现有的档案管理信息系统的有效整合，避免重复浪费，实现资源整合、高效利用、节约投资的绿色发展理念，带动全市档案管理工作电子信息化管理的发展和转型。

3.4 加大档案事业资金投入，完善相关基础设施建设

资金链供应不足是我国市级档案管理信息化建设发展水平较为缓慢的重要原因之一。目前，我国各市级档案管理信息化建设水平层次不齐，经济较为发达的城市档案管理事业的资金充足，建立了完备的硬件设施、软件系统、数字化加工等，后期维护也十分到位。但经济发展较为缓慢的地区，每年分给档案管理部门的经费预算较少，没有办法支撑起一个地区的档案管理信息化的建设。因此，政府应当加大档案管理信息化建设资金投入，对经济发展较慢的地区加大扶持力度，提供资金保障和技术支持。同时档案部门还要多渠道争取资金支持，努力将档案管理信息化建设规划到市级政府的信息化建设项目之中，拓宽融资渠道，积极争取企业和个人投资、金融机构贷款等资金来源，多渠道争取资金支持。对于争取来的资金，要进行合理规划使用，优先将资金用在必要更新的硬件设施上，通过节能省电、项目外包、充分利用就设备等节约资金成本，加强安全维护，总结经验，查找不足，充分了解市级档案管理信息化建设过程中所需要的各种硬件设施和软件设备以及各种综合的注意事项，不断地完善相关的基础设施建设，确保各类电子文件安全、及时归档，促进我国市级档案管理平衡发展。

4 总结

冰冻三尺非一日之寒，档案管理信息化建设是一项长期系统的繁琐工作，但推进市级档案管理信息化建设是顺应我国信息化发展的必然趋势。档案工作在随着社会经济的不断发展，对档案管理工作不断地提出了新的要求，档案管理工作人员必须要紧跟时代步伐，逐渐跳出传统的档案信息管理模式和管理现状，学习电子信息技术知识，规范档案存档制度，加强专业人员业务培训，勇于探索，不断地研究创新档案信息系统实现档案信息一体化管理，做到真正意义的档案管理的“信息化”、“无纸化”办公。