建设数字档案馆对档案管理体制的影响

赵春捷

（加格达奇区档案馆，黑龙江 大兴安岭 165000）

1 数字档案馆建设对档案管理体制所带来的影响

1.1 保障档案服务功能的丰富性

部分地区存在地理位置、资料分布以及查阅效率等方面的问题，且需要大量人力、物力以及技术的支撑。随着数字档案馆的建设，通过对用户查询过程的合理化安排，可以有效解决此类问题，为用户提供综合性的优质化服务，为档案管理人员的业务开发与创新研究提供充足的时间支撑，从而进一步提升档案管理工作的效率。

1.2 促进档案馆职能不断进步

上级部门统一安排、管理并领导档案管理人员的传统工作模式，已经无法适应现阶段的档案管理工作不断革新的要求。数字档案馆建设进程的不断加快，促进了档案管理各部门之间的沟通与交流，实现了对档案数据信息的协同化管理，打造了共同管理模式。数字档案馆不仅能够促使各部门明确共同管理与协同发展的职责，还可以实现部门之间的相互配合与相互监督。由于档案管理工作所涉及的内容较多，为了缓解业务压力，应通过数字档案馆建设来加强各部门之间的关联性，提升档案管理工作的实施效率。

1.3 实现档案管理体制的改变

在传统的档案管理工作过程中，其功能主要体现在对档案信息的保管，并在后期实施重点保护行为。由于不能有效地发挥档案管理工作的实用价值，导致档案管理工作逐渐失去原有的效力。数字档案馆的逐渐建立，不仅对现代化的信息网络和技术进行有效利用，还可以为档案管理人员提供更加优质的档案查询方法，保障资料查询的及时性、完整性、准确性，并在同步加强数据安全性的基础上，充分发挥出档案资源的实用价值。

1.4 确保档案管理体系的完善性

在传统的档案管理工作过程中，管理工作的重点主要是对实体档案资料的监控，以及对管理模式的规范化转型。然而，此类管理方式的设定仍然存在一定的弊端，不利于管理模式的进步和工作体制的创新。建立数字档案馆，既改变了传统不利于档案管理工作顺利开展的落后模式，还可以在完全发挥管理体制以及管理者效用的基础上，为用户提供有针对性的服务。

2 数字档案馆在建设过程中的问题与不足

2.1 缺乏充足的资金投入

信息化建设的深入发展，促使档案管理工作模式逐渐朝着数字化以及智能化的方向转型，在实施数字化档案馆建设工作的过程中，还需要积极的引进先进的技术支撑，这就需要充足的资金作为建设阶段的物质基础保障。然而，实际情况却是各级政府难以在数字档案馆的建设过程中予以相应的资金支持，再加上此项建设项目所需用的资金费用数量较大，同时还需要人力、物力以及时间的支持，若难以保障资金的支持，则无法实现数字化档案馆建设的发展目标。不仅如此，由于管理体制缺乏完善性，在资金管理以及建设管理阶段还存在资金风险问题，这些都为数字化档案馆建设带来诸多不确定因素。

2.2 缺乏完善的建设标准

在实施数字档案馆建设工作的过程中，由于缺少完善的工作标准与管理规范，导致在实际的建设阶段难以实现对不同部门的统一监管，出现各自为政等情况，不仅难以实现对数据信息的共享和交流，同时也对档案信息的合理开发与有效使用造成阻碍。另外，由于档案管理工作人员在习惯、经验、能力、专业技能以及综合素质水平参差不齐，此时若缺少统一的规定与标准，会对数字化档案系统造成漏洞，使其无法直接投入使用。不仅如此，若缺少合格的建设标准，也会对数字档案管理系统的运行以及应用软件的开发带来一定的困难，导致数字化档案馆建设无法得到有效推广，不仅不利于员工树立正确的理念，还会对档案信息资源造成浪费，减缓数字化档案馆的建设进程。

3 基于数字档案馆建设优化档案管理体制的有效措施

3.1 加强对数字档案馆建设重要性的认识

在建设数字档案馆时，应坚持因地制宜的理念，实现对管理体制的创新，及时转变管理人员的业务观念，使其能够积极主动学习相关技术与知识，逐步加强对数字档案馆建设重要性的认识。随着信息技术水平的不断提升，提高了档案管理部门的业务效率，加强了档案使用过程中的实时性以及便捷性，逐步完善了相应的档案管理体系。数字档案馆在实际建设过程中，需要对档案管理体制进行创新，并保障创新阶段的有效性，这就要求数字化档案馆管理人员能够及时转变自身的传统工作观念，通过对先进技术以及革新理念的全面化学习，加强对数字档案馆建设重要性的认识，为档案管理体制的制定与执行提供保障。除此之外，数字化档案馆工作人员还需要积极参与到专业的培训工作当中，提高自身专业技能以及综合素质水平，树立良好的档案管理工作意识，熟练掌握现代化的信息技术，加快数字档案馆的建设进程。不仅如此，由于档案管理体制对档案馆的数字化转型具有重要作用，在实际工作过程中，还需要切实发挥数字档案馆的信息优势，提升档案管理工作的整体效率。

3.2 实现对档案信息资源的有效共享

在数字档案馆的建设过程中，应及时转变传统的档案管理理念，有效改善管理体制割裂以及资源独立化的状态，通过加强档案资源在各部门之间的接收以及沟通效率，在实施档案分类的基础上，保障档案资源的安全性，在共享的同时充分发挥档案资料的社会功能。不仅如此，还需要及时摒弃传统的档案信息管理模式，通过对不同类型档案信息的分类处理，严格遵循档案保密工作原则，实现对档案信息资源的有效共享，借助信息技术保障信息共享阶段的实时性。另外，通过设置以实名制为主的登录系统，为用户设置相应的账号和密码，在系统使用权限的作用下，切实保障档案信息的安全性。除此之外，还需要建立完整的档案数据库，将现阶段的档案馆数据信息进行收集与整理，再存放于数字档案数据库当中，并予以严格的安全使用措施以及风险防范体系，提高档案资源在调动、查询以及使用过程中的安全系数。同时，为了推动数字档案馆建设的整体进程，还需要及时地对传统的信息管理理念进行改善，打破老、旧管理措施的局限性，提高档案资源信息的利用效率，加强档案馆各个部门之间的沟通以及交流力度，通过部门的相互协调与有效沟通，确保档案信息加密工作的积极落实，为档案资源信息共享奠定有力基础，提供相应的安全防护保障，充分地发挥出档案信息资源在社会经济建设以及数字化档案馆发展过程中的实用价值。

3.3 加强档案安全防范，提高信息安全系数

在信息化以及数字化建设不断推进的过程中，促使相关档案信息资源逐渐呈现出公开化、透明化以及开放性的局面，在数字化时代背景的影响下，若出现了利用数字化档案信息特点参与违法、违规使用行为等情况时，则难以避免对档案资料信息造成损害，从而造成信息丢失、篡改等方面的问题。为了能够在最大程度上降低信息损害等问题的发生概率，需要通过制定完善的管理制度，并建立严格的风险防范措施。在制度体系的支撑基础上，加大对工作人员的管理力度，确保工作人员能够自觉遵循管理制度规定，避免出现违规、违法行为。另外，还需要设置安全管理体制，制定严格的管理操作流程，确保岗位分配工作的有效落实，通过对档案信息查阅权限的管控，为档案信息的安全性奠定基础。还需要建立完善的问责体制，确保各项问题能够落实到人，避免违规情况再次出现，强化数字档案馆工作人员的责任意识，为档案资料信息的安全性提供保障。还需要及时的开展档案备份以及管理工作，在数字化档案管理系统当中安装杀毒软件，通过对软件的及时更新，加强对风险因素的防护力度，避免受到非法侵入等问题的影响。

3.4 加大资金投入力度，实现专业人才培养

在数字化档案馆的建设以及发展过程中，对人力、物力以及资金等方面有着较高的要求，需要政府财政投入和当地单位予以支持，保障建设资金的充足性。同时还需要使用合理的改革方式，推动数字化档案馆的发展，实现规模化建设目标，扩大数字化档案信息的适用范围，充分发挥档案资源的优势与作用。数字档案馆建设部门还需要采用校企合作的方式，与高校之间建立良好的联系，通过企业与高校之间的合作与沟通，促使高校为企业提供充足的人才资源，而企业需要为学生提供良好的实践途径，不仅有助于加强学生的技术能力，还能够实现合作共享目标。另外，在数字档案馆的建设过程中，还需要积极的顺应信息时代的革新趋势，将先进的网络设备以及信息技术融入到数字档案馆的建设过程中，及时引进高素质、高水平的专业人才作为基础支撑，加大对档案人员的培养力度，提升人才的专业技能以及综合素质水平，为数字档案馆的人才储备工作奠定良好的基础。此外，对于已经在岗的员工来说，还需要通过定期开展培训活动的方法，及时找出数字档案馆在建设以及发展过程中的问题，采用有效的问题解决措施，建立完善的档案管理体制，弥补档案馆建设工作当中的不足，推动数字档案馆的稳定发展。

4 结语

加快数字档案馆的建设进程，有助于打破传统档案管理以及使用过程中的局限性，免受时间与空间方面的阻碍。在档案馆的数字化革新发展过程中，应逐步分析影响档案管理体制建设的相关因素，并针对相应的管理体制进行合理化的调整，确保数字档案馆能够及时顺应信息时代的革新趋势，为用户提供更加优质的服务。