大数据视域下事业单位人事档案管理研究

胡妍妍

（山东省济宁市住房保障和房地产发展事务中心，山东 济宁 272000）

1 大数据与事业单位人事档案管理的关系

我们的工作和生活中每时每刻都产生着大量的数据，大数据是信息化时代不可或缺的重要资源。事业单位人事档案材料繁多，传统的档案管理方式利用率不高，大数据能有效提高事业单位人事档案的管理效率和准确率。通过借助计算机应用软件实现自动化操作，就能够快捷地获取管理人员所需的信息资料，享受到方便、快捷、准确、即时的信息服务，包括人力资源的基本信息、结构、岗位设置、专业能力、业绩、岗位调动等，从而为领导决策、开展工作提供有效参考。

大数据时代利用计算机技术进行人事档案管理，能最大程度上避免由于人工操作造成的信息资料错误和遗漏。同时，可以实现档案的全程化管理，及时发现使用过程中存在的问题并修改完善。大数据对事业单位人事档案管理影响较大：一是影响着档案工作的服务质量。二是影响着管理成本。应用大数据可以大幅节约人力成本和物力成本，反之需要配备更多的人员，增加办公经费；三是影响着档案管理的规范化和统一性。运用大数据管理，职能清晰、权限分明、机密度高，实时、动态，可以应对频繁的人事变动；反之，即时性不强，反应迟缓，效率不高。

2 大数据对事业单位人事档案信息化建设的作用

2.1 打造现代化的人事档案信息库

事业单位人事档案是人事信息的重要载体，档案库是所有信息资料的来源。传统的档案库面积庞大、分类复杂、检索麻烦、调取费时，还由于人为的因素导致损坏或丢失。利用大数据技术打造人事档案数据库可以贮存海量的信息资源，让领导者了解到更多的人才信息，有利于人才的挖掘、使用、考察和储备，实现各岗位的科学配置。在大数据环境下，事业单位通过推进人事档案大数据信息库建设，储备更多的人力资源，符合人力资源管理“以人为本”的理念，有利于人力资源的合理调配，发挥出档案管理的职能作用。

2.2 实现人事档案管理的科学高效

事业单位可以凭借大数据技术建立数据库，采用自动化方式建起人事档案管理系统，无需再用传统的方法到档案库里去费时费力地查找，只需输入关键词便可提取所需信息。对档案信息资料进行分析也可以自动化处理，能快捷准确地对各种数据之间的关系进行分辨，为人力资源管理工作的现代化提供了技术保证。这样不但能提高档案管理效率和质量，而且可以以最快的速度先于传统档案室资料的更新，保证原始的档案材料的真实性，不被人为的涂改和撤除。因此，基于大数据技术下的人事档案的信息更为可靠，能挖掘出更有价值的资源。

3 基于大数据的事业单位人事档案信息化建设的难点

3.1 人事档案管理工作缺乏重视

很多单位的领导层面认为人事档案管理不需要太多的技能就可以胜任，管理人员只需要保证资料的完整性、不损坏、不丢失，做好保密工作就行了。有些事业单位领导者对于档案管理工作不太重视，大数据自动化程度不高，人员配备也不尽合理。

3.2 人事档案管理信息系统薄弱

在互联网大数据被普遍应用的条件下，人事档案管理也有了自己的运行平台，旧的管理模式将逐渐被取而代之。但是，事业单位的档案管理信息系统还是低层次的，只解决了部分的自动化办公问题，还不能通过对各种数据进行系统的分析。主要表现是：高配置、高成本、低水平、低效率，这与大数据信息建设的初衷极为不符。由于管理信息系统的落后，很多事业单位还在很大程度上依赖纸质版的档案资料，导致人事档案管理自动化水平的提升较慢，信息技术的落后问题亟待解决。

3.3 人事档案管理模式相对落后

大数据条件下，事业单位档案管理模式也应该与时俱进，传统模式应该逐步淘汰。但是我们看到很多事业单位在档案服务工作中仍然采用信息检索的落后方式进行档案调阅和管理。使用的设施设备和应用软件简单简陋，检索速度慢、费时费力，很容易出现误差，甚至查不到所需资料。有的单位虽然设备更新了，但是技术能力没有跟上，软件更新不及时，仍然采用原来的模式来管理，实际效果大打折扣。

3.4 人事档案管理人员水平较低

事业单位档案管理这个岗位对于实际工作能力也没有具体的要求，互联网大数据知识的应用能力也不在考核的范围，导致了这一岗位的人员素质相对不高。有的单位没有专职人员，档案管理岗位由办公室人员兼职，人事档案管理人员的专业水平很难得到保证。

4 大数据时代事业单位人事档案管理的创新策略

4.1 强化人事档案信息化建设意识，夯实基础

事业单位普遍认为人事档案管理工作非常重要，不过重藏轻用的思想比较严重，对保密性的要求十分严格。所以在信息化建设上有着不少的顾虑，这种思想必须扭转。要紧跟档案管理信息化建设的步伐，实现档案信息资源的共享，改变目前档案资源沉寂于“深闺”难见天日的现状。必须要把前期工作做好，把这些资源激活。要积极引进先进的设备，利用软件系统建立自己的数据库，把纸质版的档案资料转换为系统化的电子文档，使档案管理工作进入一个较高的层次，更好地服务于人力资源管理工作。根据信息化人事档案管理的要求，要重新制定和优化新的人事档案管理制度，根据数字档案的特点，进行规范统一的编写，为后续人事档案信息的采集和资源共享工作的展开打下良好的基础。同时要把网络安全放在首位，建立严密的防火墙，避免因工作的疏忽导致数字信息泄露和传播，发生严重的泄密事件。比如采用错密锁定方式、强化机器指纹登录、验证码登录、加密传输，利用SSL网络加密、病毒扫描、加密存储等技术来保证所有信息资料的安全。

4.2 建立健全人事档案管理系统，实现数据化管理

人事档案信息化建设离不开计算机大数据的支撑。已经建立了信息化档案管理的事业单位，要对原有的管理系统进行优化，及时升级档案管理的软件系统，对数据库信息资料也要及时更新，包括人员各项信息以及人员变动情况等，确保数据的真实性和即时性。要构建以大数据技术为依托的现代化人事档案管理平台，做到统一贮存、统一管理、综合使用、便于查阅、有效利用，更好地发挥档案资源的作用和效能。要尽快实现档案的无纸化操作和管理，采用电子扫描技术，把原有纸质人事档案资料录入数字信息库；要将传统的纸质档案借阅和检索等功能网络化、自动化和智能化，提高档案工作的时效性。事业单位信息化大数据管理系统，应该能够对人力资源的整体进行管控、规划、协调和分析，降低档案管理成本，协助领导层对人才的使用进行决策，向全面的数字化管理转型。

4.3 建设完善的数据库，创新人事档案管理模式

根据目前事业单位的实际情况，很多基层事业单位在人事档案管理中还没有建设起完善规范的数据库，或者说大数据用于档案管理还处于初级的水平，大数据技术的应用只具备了雏形，实用价值不高，管理模式相对落后。要做好人事档案管理工作，就要对管理硬件升级换代，软件开发升级，使档案管理工作实现跨越式发展，少走弯路。档案专业管理人员要采用先进的管理模式，严格遵循数字档案管理制度。在档案资料的收集、归纳、整合、电子化的过程中，要认真负责，不可掉以轻心，从根本上保证录入信息库的人事档案资料完整、准确和真实。在此基础上挖掘出更为丰富的数字资料，尤其是以大数据为依托的人事档案信息管理系统，对人事档案的记录更为详细、更加系统、更加直观，而且可以加入更多的文字、图片、影像、虚拟实物等立体化资料。运用大数据技术构建人事档案数据库，要强化对原始数据信息的查验、甄别和审核力度，人事档案数据库要结构合理、标准统一、分类规范、调取快捷、保密安全。

4.4 重视管理人员培训，提升人事档案管理效率

人事档案信息化大数据管理，对管理人员的要求会越来越高，档案管理人员的素质高低直接关系到信息化档案管理工作的水平。在当前事业单位人事档案信息化建设中，也要建立一支与之相适合的档案管理专业人才队伍。各事业单位要结合自身人事档案管理软硬件的实际情况，做好人事档案管理人员的大数据技术培训工作，做到设备升级、软件升级、使用人员的素质也要“升级”。可以采取外部引进、内部挖掘、岗位调换的方式来全面提高人事档案管理人员的专业技能。同时思想政治工作不能放松，人事档案信息化建设中会出现一些我们难以预测的问题，需要管理者严格把关，把政治素质高、有创新意识、敢于担当、技术熟练、工作严谨的优秀人才放在这一岗位上，确保这项工作运作高效。

信息化大数据时代，事业单位人事档案管理工作也会发生深刻变化。提高人事档案资源的利用率，挖掘档案资源的实用价值是大势所趋。因此，事业单位要与时俱进，建立起完善的人事档案信息化大数据管理系统，从而更好地为单位整体工作开展保驾护航。