“互联网+”时代事业单位档案管理创新探讨

石 莺

（泰安市泰山区行政审批勘验中心，山东 泰安 271000）

现阶段，事业单位档案管理工作，还存在着一些问题，主要表现在管理意识薄弱、人员素质不高等，导致管理效率低下。因此在今后的发展中，就要针对这些问题，展开详细深入的分析，然后提出切实可行的解决策略。

1 “互联网+”为事业单位档案管理带来的优势

事业单位也是国民经济的重要组成部分，其创造的价值有目共睹。然而随着社会竞争的日益激烈，为事业单位的各项工作与持续发展，都带来了很大的挑战。尤其是档案管理工作，已经无法满足社会时代的发展需求，急需要改革与创新，才能充分发挥事业单位的价值，促使其获得长远持续发展。档案管理工作，主要为各种档案资料的搜集、整理、保存、使用，而这些档案资料是公民个体、企业机构、国家机关的关键数据信息，必须做好真实、完整、安全管理，才能真正发挥档案资料的价值[1]。而在互联网背景下，为事业单位档案管理工作的创新，就带来了很多优势，主要表现在：第一，互联网+档案管理，可以实现档案管理的电子化、信息化，有效提高了管理质量与效率，符合新时代的发展要求。第二，从档案资料的搜集、整理，到归档保管、使用，需要经历一个漫长的过程，且需要认真、仔细，才能保障档案的准确性。而在互联网+背景下，可以有效缩短整个工作时间，降低消耗成本，提高档案的准确性、完整性，保障档案的安全与科学，提高了档案的利用效率。第三，档案管理工作，不仅有利于事业单位各项工作的有序开展，而且能够推动社会经济的高速发展。因此通过互联网信息技术的使用，可以保障档案管理的高效与安全，为事业单位以及社会经济，都带来深远的积极影响。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 管理意识薄弱

事业单位领导层与管理层的思想观念，决定着档案管理工作的质量与效率。然而很多事业单位内部，都过于注重财务管理等，忽视档案管理，其管理意识薄弱，主要表现在：第一，由于上级领导层的不够重视，缺乏相应的宣传引导，因此基层管理人员也忽视档案管理工作，存在着很多问题。再加上事业单位投入的人力、资金、物资较少，导致管理人员的互联网素养较低，无法满足时代发展需求[2]。第二，在管理制度缺失、领导人员不够重视的背景下，大多数档案管理人员，也无法清楚认识到自身职责与义务，认真做好自身工作。甚至仍旧沿用着传统、落后的管理模式，与时代发展严重脱节，无法保障档案资料的准确、安全，不利于档案资料的价值发挥，严重阻碍了事业单位的长远持续发展。

2.2 人员素质不高

人员素质不高，也是事业单位档案管理工作存在的问题之一，主要表现在：第一，档案管理工作是一项繁琐、复杂、系统的工作，需要管理人员投入更多的时间与精力，且与其他部门人员相互配合，掌握先进的管理经验、知识与技能，才能胜任档案管理工作。然而很多事业单位的档案管理人员，其自主学习意识薄弱，缺乏丰富的互联网管理经验以及档案管理知识。尤其是人员的结构失调，如中年管理人员较多，思想观念较为陈旧；本科以以上学历人数较少，对于互联网信息技术的掌握能力较低，创新能力薄弱等。第二，由于事业单位上级领导层的管理意识薄弱，忽视互联网信息技术的引入与应用，因此很多基层管理人员的思想观念也较为陈旧，不愿主动参与相关技能知识的学习培训。再加上单位为档案管理人员提供的培训深造机会较少，以及考核制度的缺失，严重挫伤了管理人员的工作积极性，导致管理效率低下。

3 “互联网+”时代事业单位档案管理创新

3.1 创新管理理念

思想观念决定实际行动，在互联网时代下，事业单位在档案管理创新中，必须先创新管理理念，才能逐步落实到实际行动中，发挥档案管理工作的价值。首先，事业单位的领导层，要紧跟时代发展，及时转变自身的思想观念。不仅要认识到档案管理的重要性，还要认识到互联网技术的优点，实现两者的紧密融合。然后创新优化管理模式，实现信息化、智能化、电子化管理，将档案管理创新纳入发展计划与目标中，引起全体工作人员的高度重视[3]。其次，事业单位要加大各项支持与保障，如技术支持、资金支持、人员保障、制度保障等，从根本上转变档案管理人员的思想观念，认识到电子化、信息化管理的重要性。一方面，事业单位要结合内部实际情况，密切跟踪外部市场变化，实现资源的整合与充分利用，为档案管理工作的创新改革，提供更多的支持与保障；另一方面，事业单位要加强强强合作，主动与优秀的单位机构、企业合作，实现资源的共享，借鉴优秀的管理经验、方法，实现档案管理的创新。最后，事业单位还要加大信息化、电子化档案管理的宣传引导，将其逐步落实到实际工作中。比如借助内部网络平台、宣传栏、会议、专题讲座、比赛竞赛活动等，进行档案管理创新的宣传，引起基层管理人员的高度重视，逐步转变其思想观念，提升其信息化管理素养。此外，还要搭建公共档案网络交流平台，实现档案搜集的全面、及时、详细，档案管理的动态与高效，让更多的人享受到档案管理带来的便利。

3.2 加强人员培训

档案管理人员的综合素质，将直接影响着档案管理的创新改革。因此在互联网+时代下，还要培育更多掌握互联网知识与技能的全能型档案管理人才，才能适应社会发展的需求，加快事业单位档案管理的创新步伐。首先，在档案管理人才的选聘中，需要做到公开、公平、公正，注重人员资质、能力、经验的考核。可以通过补贴、福利、优惠等政策，吸引更多优秀、专业人才的目光，为档案管理人员队伍注入新鲜的血液[4]。人员选拔之后，还要为其提供岗前培训，主要为互联网素养、档案管理技能的培养，促使其快速适应工作流程与内容，真正发挥自身的实力。其次，事业单位要为档案管理人员，提供多元的培训深造方式，鼓励其主动踊跃参与。包括信息化管理模式、电子化管理方法、档案管理知识技能等培训，不断提高档案管理人员的综合素质，保障档案管理工作的创新。此外，还要鼓励档案管理人员，主动外出学习，借鉴先进的经验与方法；主动与其他工作人员进行互动交流，探寻合理的方法与技能，保障档案管理工作的高效性。最后，事业单位还要将档案管理人员的学习培训情况、资质能力、工作水平等，与其薪资报酬直接挂钩，调动其工作积极性，促使其主动参与信息化档案管理的培训中，认真对待自身本职工作，提高工作效率与质量。

3.3 完善管理制度

互联网+时代下事业单位档案管理创新，还要不断完善管理制度，才能提供坚实的保障与规范。首先，完善岗位责任制。事业单位要根据每一位工作人员的实际情况，如工作能力、专业方向，进行岗位工作的合理分配，满足每一位工作人员的实际需求，促使其全身心参与档案管理工作。并且要将档案管理的各项制度体系、流程规范等，张贴在单位内部，要求每一位人员全面熟知、严格遵循，明确自身的岗位职责，做好自身本职工作。此外，还要将档案管理工作，落实到每一位人员身上，避免档案丢失、损坏、泄露等问题发生[5]。其次，完善信息化管理制度。互联网+档案管理工作，属于一种新型的管理模式，因此也需要建立新的管理制度与模式。信息化管理制度，能够基于各种平台软件，进行档案管理工作、人员的密切跟踪，及时找出问题，分析原因，做到风险的有效规避、问题的快速解决，提高档案管理工作的效率。因此就可以建立信息化管理制度，突破时空限制，突破部门约束，加强人员的互动交流，共同配合档案管理工作的开展，保障档案的完整性、安全性。最后，完善档案查看与使用制度。事业单位的档案资料，涉及个人、企业、机构以及国家隐私与机密，因此禁止人员随意查看与使用。这时就需要完善档案查看与使用制度，从纸质资料到电子资料，都要进行合理分类与归档，做好加密防护，只有专人才能查看与使用，并且需要提交申请，定期归还，做好记录管理工作，充分发挥其价值效用。

3.4 重视技术优化

档案管理工作的创新，还在于管理模式、流程、内容的创新，因此在互联网+时代下，就要充分利用各种互联网信息技术，重视技术的优化改革，实现管理模式、流程与内容的创新，让更多的人们享受到档案带来的便利。首先，事业单位要加大人力、物资、财力的投入力度，实现内部各项工作的信息化、一体化、电子化、智能化，引入先进的技术工具。如人工智能技术、计算机信息技术、互联网技术、大数据技术、物联网技术、云存储技术等，实现档案资料的快速、准确、详细收集，安全、合理保护，科学、高效使用，建立档案资源共享平台，进行档案管理的动态监控。其次，要求档案管理人员，主动参与培训深造，掌握更多的先进技术与经验，进行技术的引进与创新。并且与技术人员保持密切互动，共同打造数据中心，展开顶层设计，优化档案管理的模式，实现信息化与电子化。此外，还要根据事业单位的实际情况，进行中心模块的合理布局以及全面覆盖，完善信息化与电子化档案资料的保障防护机制，降低档案资料信息的收集成本，提高管理工作的效率与质量。最后，无论是纸质档案，还是电子档案，都有着不同的利弊。因此就要重视技术优化，搭建信息化档案管理大平台，从全局与长远的角度出发，展开档案管理工作的创新。比如数据加密技术，网络定期维护，硬件升级检修等，都可以提高信息化档案管理的质量，加快信息化管理的建设步伐。且需要从档案资料的搜集、传输，到整理、归类、保管、使用过程中，都要搭建资源共享平台，将其价值发挥到最大，进行风险的预测与防控，做好事业单位档案建设工作。

4 结语

综上所述，本文针对互联网+为事业单位档案管理工作带来的优势，展开了详细深入的分析；并且具体阐述了事业单位档案管理存在的问题与创新策略，希望为后续的实际工作，提供坚实可靠的理论依据。那么在今后的档案管理创新中，就可以通过创新管理理念；加强人员培训；完善管理制度；重视技术优化等策略，实现互联网信息技术的高效灵活应用，加快信息化、电子化档案管理工作的建设步伐。