数字信息化背景下社区卫生服务中心档案管理的措施研究

徐青青

（上海市闵行区江川社区卫生服务中心，上海 201100）

社区卫生服务中心档案产生的价值非常高，在这其中，丰富的信息资源是基于社区卫生服务中心经过长时间运行形成的，属于我国的重要财富，在卫生部门中更是发挥了良好的效果。自从我国迎来了信息化时代以后，信息技术得到了普遍应用，价值日益体现，使以往传统在社区卫生服务中心面临着严峻的挑战，而且要想和新时代背景下社区卫生服务档案管理工作要求相符合，就必须规范性应用数字信息化技术，借助该项技术优势高效率管理档案，确保完善性。本文主要分析了社区卫生服务中心档案规范化管理中存在的问题，提出了数字信息化背景下社区卫生服务中心档案管理策略。

1 社区卫生服务中心文书档案的重要性

在医疗卫生体系改革工作深入开展的背景下，对于社区卫生服务管理提出了极为严格的要求，在这一背景下提升社区卫生服务中心文书档案规范性管理是必然发展形式，而且文书档案信息资源非常重要，做好各项工作有利于提升社区卫生服务中心文书档案管理效率，与我国档案建设基本要求相一致，在档案数量不断增加的背景下，要想提高社区卫生服务中心文书档案整体效率，就必须推动文书档案管理朝着自动化趋势发展。我国相关医疗事故处理条例文件中明确提出了加强医疗档案管理的必然性，医疗档案是医疗事故形成以后的主要信息来源，在医患纠纷方面产生着极高的作用，从中看出，社区卫生服务中心文书档案管理规范性建设可以为社区发展提供充足的动力，奠定坚实的基础。社区卫生服务中心文书档案的重要性具体如下所示：

1.1 有利于减少资源过度输出

从以往传统社区卫生服务中心文书档案管理工作实际开展现状来看，一般是采取储存纸质材料的方法，在管理阶段中应当有效划分纸质档案信息的类型，实施装订处理，但是流程相对繁琐和复杂，消耗的人力和物力以及实践都是非常多的，经过长时间积累以后，档案资料随之增多，所需的储存空间也是非常大的，后期更离不开诸多人力和物力的支持。而将数字信息化技术应用于社区卫生服务中心文书档案管理阶段中，可以利用信息化技术转变传统方式，成为电子类型的管理模式，不管是录入数据还是储存信息等都有着极高的作用，既有利于减少资源过度消耗，还可以为后期查阅档案提供方便。

1.2 有利于提升工作水平和质量

以往社区卫生服务中心文书档案储存期间以手动储存方式为主，然而此种方式消耗的资源非常多，而且所需的资金也是非常多的，尤其是在使用手动方式归档期间，面临着严峻的误差性，出现错误概率增高，工作效率和质量降低。现阶段，伴随着人们健康理念的正确树立，社区卫生服务中心内包含的文书档案类型随之增加，假如相关人员继续采取以往手动管理方式的话，那么面临的难度将会更高，导致该项工作无法有效开展。而数字信息化社区卫生服务中心档案管理工作的实施可以提升工作水平，降低误差发生概率，缓解人员自身压力。

2 社区卫生服务中心档案管理现状

第一，相关档案管理人员尚未树立正确的理念，针对档案管理工作而言，存在着认识不到位现象，无论是领导干部还是工作人员均没有加强档案管理工作的重视程度，只是一味地觉得档案管理工作仅仅是整理、装订档案即可，谁都可以胜任该项工作，在上级和下级全都不重视的现状下，增加了社区服务中心档案管理工作问题的出现概率，比如档案内容不完善、书写不规范、存在着随意修改档案的现象。第二,档案室建设不完善，因为档案管理工作没有得到广泛的重视，因此对档案室的资金投入极少。这就形成了档案室硬件人员配置等方面都有着诸多的不足之处，影响了档案管理效率的提升，特别是对于硬件设施来讲，投入力度不足，完全限制了档案管理质量的增强，也不利于档案整理和开发利用等多项环节的正常开展。第三，档案管理不具备规范性，因为没有结合实际情况制定健全的档案管理体系，因此影响了档案管理工作的规范程度，比如档案管理期间没有为其配置专业性强并且经验丰富的管理人员，存在着工作人员一人身兼数职的现象，管理工作极为混乱，档案收集整理装订等多方面过于混乱，内容不齐全。

3 新形势下社区卫生服务中心档案信息化管理的发展要求

针对新形势下社区卫生服务中心档案信息化管理工作而言，本身包含的环节颇多，具备复杂性高和投入程度大等一系列特征。从相关角度对该项系统结构以及网络体系加以考虑，必须具备前瞻性特征，引进新型方式和内容，将该项工作的兼容性以及时代性特征体现出来，并且加深社区医疗信息化系统和医院信息管理系统的衔接程度，有效贡献资源，提升资源利用率，从而和医疗卫生服务模式基本需求相符合，最终实现相应的目标。从目前社区医疗服务中心档案信息化管理工作实际开展现状来看，尚处于初期探究阶段，当前还没有形成合理的借鉴模式，也未有能够遵循的法律法规。但是我们从整体角度考虑问题，在强化学习力度，树立新型理念以及积累丰富经验的基础上必定能够构建和社区卫生服务中心相符合的数字信息化档案管理道路。

4 社区卫生服务中心档案信息化管理的措施与建议

4.1 构建专业性的社区卫生服务中心档案信息化管理团队

数字信息化中的社区卫生服务中心档案管理工作开展期间，应当引进信息化技术，该项技术推广对于档案管理人员提出了非常严格的要求，需要掌握相关的档案管理知识点，熟练操作各项信息管理技术，集档案管理和信息化技术管理为一体，以此实现信息化档案管理目标，确保档案管理整体质量。在这一现状下，需要构建专业性的社区卫生服务中心档案信息化管理队伍，加深人员对于各项知识点的了解，培养优秀人才，这是开展社区卫生服务中心档案信息化工作的一项要点。所以，大力培训档案管理人员极为关键，在引进外部人才的基础上为社区卫生服务中心档案信息化管理工作开展提供充足的动力。

4.2 投入档案信息化管理基础设施

结合以上论述来看，人才建设是实施卫生档案信息化管理工作的关键，与之相符的基础设施则属于非常重要的一项硬件条件，基于此，加大信息化管理基础设施投入力度极为关键，相关单位需要进一步对档案管理硬件系统加以改进以及创新，将信息化技术的优势全面体现出来。基础设施属于档案信息化的重点，不过从实际情况来看，还存在着档案基础设施滞后等不良现象，缺少专业性的基层机构设施，和档案信息化管理工作相比较可以看出有着诸多的差别存在。所以，加深对基础设施建设改善程度极为关键且重要，可以依照档案管理需求配置与之相符的基础设施，在条件允许的情况下全面探究各项管理软件，改善信息化档案管理技术，促使社区卫生服务中心档案信息化管理工作朝着良好趋势发展。

4.3 构建规范的档案信息化管理系统

从实际发展现状看出，社区卫生服务中心档案管理工作的规范有待进一步创新以及改进，该项工作面临着诸多的难点和问题，同时缺少健全制度的支持。其次，在档案管理信息化建设工作实施期间包含的环节诸多，要想让相关流程规范性实施，就需要加深各项人员之间的合作以及沟通力度，保持良好协调性，在健全管理制度的基础上对各项行为加以约束，凸显出人员自身责任。并且为了和搜索信息的需求相符合，还必须明确落实有着较强兼容性的标准，从制度中将该项性能体现出来，确保档案完善性，将档案信息化管理系统的优势更好的呈现出来。

4.4 提升档案管理的现代化水平

以往传统的社区卫生服务中心档案管理因为缺乏新型设备的应用，因此影响了档案管理工作效率的提升，基于此，就必须大力提高档案管理现代化水平，为档案室建设投入相应的资金，将资金落实于硬件和软件创新方面，这是开展档案管理工作的关键所在，要想促使档案管理高效地开展社区卫生服务中心，还需要配置专门的库房，派遣专业性强并且经验丰富的人员对档案库加以管理，保持库房内温度和湿度的适宜性，引进扫描仪等多项设备，促使工作高效地开展。

4.5 加大引进力度，提升现代化水平

要想提升档案管理工作效率，就必须投入充足的资金，加大新型设备的引进力度，从档案资料保密程度和便捷查询的多方面入手，遵循统一化的标准原则，编制合理的档案信息，检索工具、办公室档案室以及档案阅览室必须独立设置以标准的档案管理流程为根本高效率开展档案管理工作。

4.6 优化管理理念，提升档案开发利用效率

档案管理工作涉及了多方面，分别是档案收集整理保存和开发利用，不过从实际情况来看，一部分社区卫生服务中心只是将收集整理和保存当成基本的工作内容，档案开发力度不足，所以就需要创新和改进档案管理工作理念，摒弃以往传统的档案服务方式，加大档案信息资源的开发和利用力度，促使档案工作朝着良好的趋势发展。

5 结语

以上所述，在医疗卫生体制深入改革的背景下，对于社区卫生服务中心提出了非常严格的要求，必须和新时代发展需求相符合，加大医疗卫生体系改革力度，加快档案信息化管理进程，结合实际情况落实各项措施，构建专业性的管理团队，投入档案信息化管理基础设施，以此实现相应目标。