照片档案的数字化管理与利用研究

张晓琴

（福建省南平市第一医院，福建 南平 353000）

1 前言

在信息化技术日益完善与发展背景下，档案工作中对计算机技术、数据库技术、复印技术等的使用越来越成熟，这些信息化技术为档案的数字化发展提供了基础条件，而照片档案作为档案工作中不可或缺的组成形式，推动其数字化管理与发展，对做好档案现代化、信息化发展有着深远的影响和意义。现阶段一些单位在落实照片档案数字化管理和利用中往往还存在一些不足之处，主要包括照片档案管理方法不统一、风险隐患、人员水平参差不齐等，这些问题的存在将不利于照片档案的数字化及信息化发展，需要引起足够的重视，需要及时制定有效地解决方法，只有这样才能够更好地实现照片档案的数字化发展与管理。

2 照片档案数字化的必要性

照片档案数字化发展是照片档案发展到一定阶段在技术层面进一步的一个表现，同时也是照片档案发展到一定阶段的必然结果。之所以照片档案数字化发展如此重要，是因为数字化的照片档案与传统照片档案管理相比更具优势，往往更容易保存、更方便检索、坚强管理人员工作压力。

2.1 数字化照片档案易于保存

数字化后的照片档案可以保存在光盘、磁盘等新型载体上。也可以通过云存储技术进行保存，云存储通过网络将本地数据存放在存储服务提供商（SSP）提供的在线存储空间。云存储使得照片档案异地保存成为可能，可以大大避免局部自然灾害对照片档案造成的损失。2008年汶川地震，灾区各地档案馆舍遭受到前所未有的损害，馆藏档案约10万卷仍处危房中，雨水浸湿约1560卷，档案柜架受损约2000立方米，电脑、空调、除湿机、复印机等设施设备共计损毁数百台。其中受损最严重的是北川档案局，所有档案都荡然无存。传统的照片档案属于感光胶片材料，感光胶片材料不利于长久保存，因此对库房的保管条件要求很高，而且在保管、传递、复制、利用等过程中，稍有不慎就会损坏载体，造成信息损失。感光材料载体在存储过程中可能发生的物理或化学变化，也会使传统照片档案信息受到损失。实现传统照片档案的数字化转换、处理和存储，在科技高度发展的今天完全可以做到。

2.2 数字化照片档案便于检索利用

照片档案方便利用是档案管理工作的基本目的，也是档案管理工作的基本原则。纸版照片档案缺乏像图书分类领域一样权威的分类标准，造成照片档案的管理混乱，不利于检索利用 。数字化照片档案通过计算机可以实现快速、准确地检索，然后根据需要打印、拷贝、制成数码照片等。计算机中文件的多次拷贝复制，每一次复制数字化照片质量都不会产生影响。所以，数字化转换是一次信息管理模式上的转变。

2.3 数字化照片档案能够进一步降低管理人员的工作压力

随着照片档案信息数据量的不断增加，传统的工作方法显然已经无法满足其最新发展与需要，会给档案管理人员增加很多的工作压力，而数字化照片档案的出现则很好地解决了这一问题，可谓是给档案管理人员在工作上带来了福音。从数字化照片档案优势分析可知，数字化技术在照片档案中的应用使得档案中的照片更加便于保管与检索，这样就能够帮助档案管理人员省去大量的时间来整理照片档案资料，费尽心机去保管与维护照片档案资料，只需要将照片档案资料储存在硬盘或云空间当中，不需要像以前那样放到柜中保管，会节省档案管理人员很多在保管照片档案时的整理时间。此外，数字化照片档案在完善的风险控制下会更加的安全，档案管理人员不需要向以往那样担心照片档案会不会因为日照、强光等被曝光、会不会因为潮湿、雨水等被损坏，整理与使用起来更加方便与安全，这对档案人员开展工作起到了更好地帮助与保障。

3 照片档案管理中对数字化管理的挑战分析

照片档案数字化管理与利用，除了要保证必要的扫描设备、计算机办公条件等基础配置以外，还需要建立统一的档案管理办法，制定系统的工作流程，还需要保证档案管理队伍的能力与素质，只有做到了这些才能够更加顺利的推进照片档案的数字化发展，才能够充分地利用数字化技术来提高照片档案管理质量。

3.1 照片档案整理方法不统一

现阶段，相关管理部门并未对照片档案整理方法进行统一要求，照片档案整理过程中会有很多种不同的整理方法，在一些单位中照片档案是单独装订成册的，而在有些单位中照片档案是夹在书中的，还有很多其他保管方式。此外，照片档案的固定方式也有所不同，在一些单位中照片档案的固定用到的是乳胶粘贴，而有的单位对照片档案的固定则用到胶水粘贴。无论是照片档案储存还是固定上的不统一，都将给照片档案的数字化管理带来了更多的挑战与难度，这对不同机构、不同部门间实现照片档案信息共享、传递等都将带来很多麻烦。

3.2 档案人员之间能力水平参差不齐

照片档案管理无论是在档案信息收集，还是在照片档案归档、保管等各个环节中，档案管理人员都起到决定性的作用，如果档案管理人员的工作素养与工作能力不达标，往往无法保证做好照片档案管理的这些环节。现阶段，在一些单位中，各个档案管理人员之间的能力水平是参差不齐的，真正满足照片档案数字化管理要求的少之又少。一方面，部分单位没有根据照片数字化档案管理与利用要求，及时对档案管理人员做好培训，使得档案管理人员在数字化方面的应用能力到不到工作要求。此外，在一些单位中档案工作长期得不到单位及单位领导重视，并没有意识到做好档案工作的重要性，甚至在一些单位中都没有专业的档案管理人员，仍然存在兼职从事档案工作的现象，这些兼职人员往往照片档案管理意识差，对工作要求与流程了解得不够细致，无法及时对照片档案进行收集、归档、储存等。

3.3 风险意识及防范能力仍需进一步提高

数字化照片档案是利用信息技术通过对档案照片的数字化处理后存储在计算机中的一种方式，所以数字化照片档案的核心技术便是信息化技术、计算机技术，而其与生俱来便具有风险隐患，这是无法回避与剔除的，如果单位没有对此加以重视并积极预防风险，便很容易导致磁盘、云端中的照片档案丢失，被盗取等。但显然在一些单位照片档案工作中，往往只意识到了数字化的好处，对其风险隐患却有所疏忽，往往没有建立完备的风险预警与处理机制。照片档案在保存到计算机当中后，也没有设置登录密码，也没有进行备份，也没有增设相应的防御措施，甚至计算机中的档案照片丢失了也不知道，这种情况非常不利于数字化照片档案的健康发展与规范化发展，一旦出现照片档案损坏、丢失，后果将极其严重。

4 照片档案的数字化管理与利用策略探讨

照片档案的数字化推广与发展需要及时转变档案管理人员的思维，使其建立信息化工作意识，还要提高安全意识，落实好数字化照片档案的风险防范，以及完善照片档案的鉴定和收集归档，只有这样才能够构建系统化、规范化的数字化照片档案管理机制，实现数字化照片档案的科学发展。

4.1 切实提高档案人员的意识与能力

为做好照片档案的数字化管理与利用，必须要打造一支专业、敬业的档案管理队伍，并且要加速推进档案人员的转型发展。首先，数字化技术在照片档案管理工作中的应用，必然会打破传统工作模式，可能会出现一些档案人员对其不理解的现象。为此，单位要及时做好这部分档案人员的心理疏导，使其明白照片档案数字化发展的意义与重要性，使其明白照片档案数字化发展能够对其工作上带来的帮助。其次，为了更好地提高档案人员的数字化运用能力，要进一步优化培训工作，将照片档案数字化管理纳入培训工作当中，帮助档案人员了解、消化、运用数字化技术。最后，单位及单位领导要明确照片档案价值与地位，给与照片档案数字化管理与发展提供更多的理解与支持，以保证工作能够顺利的落实下去。

4.2 做好数字化照片档案的安全管理

为保证数字化照片档案质量，需要建立数字化照片档案安全管理制度，并制定详尽的制度规定。要求档案管理人员一定要严格按照制度标准中的规定来开展照片档案收集、整理、归档、储存等工作。其中，必须要落实好权限分级，规定单位领导的权限、档案部门领导权限、档案管理人员权限，严格履行并行使各自的权限。此外，要在管理系统中设置防火墙和数据密码，保证不相关人员无法登录档案管理系统，还要定期对档案管理系统进行更新，防止因系统内垃圾过多降低运行速度。最后，要对档案管理系统定期地进行检查与维护，以便及时发现系统中有无问题、有无安全隐患等，将档案管理系统的安全级别提升到最高，以便降低档案管理系统的风险隐患。此外，很多单位在数字化照片档案安全管理中往往容易忽略照片档案的备份，这点非常重要，做好备份是为了能够因一些突发情况产生而导致照片档案资料丢失、损坏等仍然能够方便找回，如果没有备份一旦出现上述情况，照片档案很有可能再也无法恢复与找回，所以在整理完照片档案后一定要及时地对其进行备份。

4.3 完善照片档案的鉴定和收集归档

在数字化照片档案管理过程中，要求单位中的档案管理部门务必要做好档案的鉴定与归档，以便保证照片档案的使用价值、真实性、有效性等。如，在照片档案归集工作结束后，档案人员要及时对照片的数字化格式、色彩、质量等进行检查与鉴定，看其是否符合规定，如果存在不符合规定的方面，也便于及时修正。照片档案资料在形成之后，一定要及时对其进行归档，并严格按照要求将其转化成数字格式来进行储存与保管，防止出现照片档案资料造假的现象，以便更好地保证数字化照片档案质量。为此，单位要建立完备的照片档案归档机制与工作流程，并保证档案管理人员严格按照工作制度与要求来对照片档案进行收集与归档，并建立考评问责制，出现问题要保证能够及时地找到负责人。

5 结语

文章主要研究了照片档案数字化管理中易发问题，并在此基础上提出了几点优化方法，希望可以对做好照片档案数字化管理与利用提供到一定的思路启发与帮助作用。