信息化技术在档案管理中的应用价值

林 双 吴英杰

（本溪市气象局，辽宁 本溪 117000）

网络信息技术的发展为人们的生活和社会的发展带来了极大的便利，在大环境之下，传统的档案管理模式显然已经不能顺应时代的发展，出现了滞后的现象，要想在档案管理工作中起到更加高效的作用，利用网络信息化手段则能改变传统方式中的弊端，在一定程度上提高档案处理的效率，对于档案信息的整理和查阅更加方便，大大促进了档案的管理工作。

1 信息化技术在档案管理中的重要性

信息化技术是现代社会发展形态中的必然产物，在我国各行各业的工作中，都开始应用这种技术做辅助，在档案管理工作中，网络信息技术体现出了其优越性，为工作方式的改革带来了极大冲击。

1.1 提升档案储存的安全性

在新时期的社会形势下，对于档案管理工作的要求也开始随之增加，单位中对于档案的储存是一个长期的过程。因此，档案储存的安全性和储存的环境必须得到保障，要保证信息的私密，也要避免档案出现受潮的问题。传统的档案管理方式对于档案的管理和安全性来说，无法有效保障，由于储存的时间长，并且需要进行随时查阅，所以档案的受损程度较大，在管理过程中加大了难度。而利用信息化技术来开展档案管理工作，能够大大解决以上问题。首先，网络技术可以将文件形成相应的电子档案，工作人员在查阅或是检查的时候只需通过电脑就能进行操作，大大提升工作中的效率和质量。其次，信息化技术能够加强信息资源的开发，让档案管理的理念更加符合新时代的社会发展规律，改变传统的工作方式，从而提升档案管理工作的整体水平。

1.2 满足社会发展需求

档案管理工作的信息化发展标志着一个单位的信息化技术水平，从一定程度上来说，反映了单位的发展实力，以及国家信息化建设的质量。从新时期的发展轨迹看，网络信息、多媒体技术以及人工智能都是社会发展的必然趋势，也是人类文明进步的前提。利用信息化技术来执行档案管理工作，是满足社会发展的一项重要工作，也是满足国家和社会发展进程的方式，信息化技术使得档案管理逐步形成一套规范的管理机制，从而达到透明的状态，促进档案工作的开展，也为单位的整体水平提升奠定了一定的基础。

2 传统档案管理中存在的问题

尽管在当下社会发展中，为了跟上信息化进程，大多单位已经开始运用网络信息技术开展档案管理工作，但仍然有部分单位在档案管理中存在一些问题，以下对传统行政档案管理工作的现状进行分析，对于出现的问题进行总结。

2.1 缺乏相应的档案管理制度

针对一部分单位来说，档案管理工作大多流于形式，没有形成一套完整的体系和制度，导致档案的存放管理没有得到及时的更新，并未发挥出档案管理的真正价值。在实际的档案管理工作中，单位往往缺乏相应的科学策略，对于档案管理没有明确的目标和方向，部分年限已久的档案在管理中没有得到有效的整理，从而导致档案管理工作的难度增加，降低了工作效率和质量。

2.2 档案管理工作没有受到重视

在传统的档案管理工作中，单位领导和个人都缺乏对于档案管理的认识和理解，档案管理工作没有得到有效的重视，从而导致整个档案管理工作没有发挥出自身的价值和作用。工作人员对于档案管理往往是在第一次存档之后，没有再次更新和查阅，行政档案只是得到了保存，而并未进行真正的管理，过问次数也相对较少。这样会间接导致工作人员的积极性降低，档案管理工作无法得到重视，档案管理水平自然也会下降。

2.3 档案管理的设施落后

信息化时代背景下，单位若是没有好的档案储存环境，则更容易显出其设施的落后和陈旧，一般来说，档案储存需要一个专门的场所，但是在个别单位中，档案的存放就在办公室内，甚至存放于工作人员的办公桌上，这点完全不利于档案的管理。同时，也影响了正常的办公秩序。对于档案的存放管理来说，如果没有一个合理的储存环境，则很容易导致档案丢失、损坏，或是被人为破坏，从而影响档案的质量，加大工作的难度。除此之外，档案管理工作人员也存在不熟练的问题，由于不具备专业的档案管理知识，在执行工作时也会影响管理的质量和效率，影响整体工作的开展。

2.4 工作理念有待提升

对于大多数单位来说，档案管理工作的服务理念没有跟上时代发展的脚步。在信息化时代背景下，档案管理工作也应当顺应时代的发展，加强单位的信息化建设，脱离传统的工作理念，从高质量的发展中，加强档案管理工作的实施。随着时代的发展和进步，档案管理所面对的对象也随之拓展，对于不同的单位，应当结合自身的发展，进行技术和理念的革新，避免以传统的服务理念开展工作，让现代化信息技术发挥充分的作用，从而提升单位的档案管理综合水平。

3 信息化技术在档案管理中的应用价值

传统的档案管理方式大多依赖于纸质文件的存放和管理，在工作中几乎是人工操作，在一定程度上加大了工作量，加上档案管理需要专门的场所，占据空间的同时也不利于查找，而信息化技术的运用则突破了这种模式，利用计算机进行工作，将档案信息进行记录归类，节约人力的同时，提升了工作的效率，优势是相当明显的，除了表现的优势，信息化技术在档案管理中还具有以下价值。

3.1 提升档案管理的安全性

传统的纸质管理方式很容易造成文件受潮和损坏，当档案文件累积到一定数量之后，查找起来相当困难。另外，档案存放场所不断被占据，在实际工作中出现诸多的不便。而利用信息化技术来开展档案管理工作，只需将有限的工作信息放进无限的网络空间，并且在智能化技术的帮助下，档案的管理会形成一套智能的体系，既能避免档案受到损坏，也能方便查找，有效解决了纸质档案出现的各种问题，提升档案管理的安全性和储存量。

3.2 提升档案管理工作效率

在档案管理工作中，传统的方式会利用到大量的人力进行收集和整理，在增加了人力的同时，也浪费了大量的时间成本，形成效率低下的状态，还降低了工作人员的积极性。而在信息化发展的当下，将档案数据存放进电脑中，无需人工进行具体的分类和保存操作，在电脑上工作，极大节约了人力成本，也提升了档案管理的工作效率。

3.3 提高档案的利用率

传统的档案管理工作利用率极低，其岗位多数属于流于形式的岗位，并没有具体的工作职责和要求。单位各部门人员，往往通过领导的指派或是推荐，并没有就工作人员的能力进行考核。所以传统的档案管理工作其实并没有发挥真正的效能，其职位也没有得到有效地利用。在社会的不断发展中，对于单位的档案管理工作已经有越来越高的要求，档案管理工作也需要跟上时代的步伐。利用信息化技术执行档案管理工作，只需一台电脑就能将数据信息记录在内，除了工作上便捷外，在对信息进行查阅和调取时也更加方便，档案被做成一个统一的文件，能够满足一键查找或是一键发送，大大提升了档案的传输速度和管理效率，也让档案管理工作的价值得到最大化利用。

3.4 做到档案管理资源共享

信息化技术极大满足了当代社会的发展需求，在不同的行业中，实现资源共享的优势。对于档案管理工作来说，信息化技术将档案上传到专门的平台和媒介上，这些平台多是单位自己的系统平台，能够在上面与他人进行互动和信息共享，如有需要对外的文件签署、人员信息等，可以直接通过网络平台进行操作，让档案管理更加透明。同时，单位可以通过档案信息化管理实现行政信息的公开，利用网络技术与民众进行互动，实现信息的公开透明，同时实现资源共享，促进社会发展。

3.5 提升档案管理人员的综合素质

在信息化时代发展中，要想达到单位和档案管理共同进步，需要提升档案管理人员的综合素质，在利用信息化技术开展档案管理工作时，必须要进行系统且专业的知识学习，掌握网络信息化的相关技术，更好地开展档案管理工作。同时，单位也需要注重人员的培养和学习，以专业化的标准要求档案管理人员，加强其整体素质和能力的提升，为管理工作提供保障。

4 档案管理信息化工作的创新发展

4.1 职务信息化

在传统意义上，档案管理工作一般都是依靠人力实现的，档案管理人员在具体操作过程的不细致很可能直接造成数据错误，造成查询人员在检索和利用相关信息时受到较大的困扰。而档案管理的信息化能够有力弥补这一问题，其对于单位的信息能够进行集中的细分、检索、开发或者是集成，这样就可以根据信息化的数据系统，从而替代传统的档案管理人员的目录编制、信息储存以及类型划分等工作，这样既可以有力地提高档案管理工作的效率，也可以进一步杜绝信息错误的现象的发生。

4.2 数据信息化

档案数据是单位进行档案管理信息化改革的重要前提，从一定程度上讲，档案管理信息化就是把传统的纸质档案资料借助现代化的科技手段调整为数字化的信息资料的过程，其事实上就是把有形的介质转变为无形的数据信息，这一过程不但可以为档案信息的存储提供一定的便捷，使其能够随着时间的推移永久保存，而且也能为档案查询人员的使用提供极大便利。

5 结束语

综上所述，在信息化时代背景下，行政档案管理工作也要顺应时代的发展，结合多功能的信息技术，提升单位的档案管理水平，借助信息化发展的优势，提升档案的综合管理能力。