工程档案信息化管理工作的现状与发展探析

刘 静

（黄河水利委员会黄河档案馆，河南 郑州 450003）

对于工程档案管理应用信息技术，可以有效地保存档案信息和文件资料，充分发挥其利用价值。然而，在档案管理中应用信息技术，会出现各种各样的影响因素，导致信息技术的应用价值不能得到充分发挥。这就要求各单位充分考虑实际工作需要，根据档案管理信息化发展的特点，建立高素质的人才队伍，使这项工作的规范化、统一化展开，实现档案资源共享，从而在档案管理信息化发展的同时提高管理质量。因此，应用信息技术实施工程档案管理，需要树立服务理念，以提高档案服务质量为目标，充分发挥信息技术的作用。

1 工程档案管理中应用信息技术的意义

将信息技术应用于工程档案管理中，可以简化复杂的档案资源，优化繁琐的档案管理流程，不再受档案管理时间和空间的限制，从而充分发挥信息技术的优势。用户为工程所需查阅档案时可以应用检索工具，即使不在现场，也可以通过信息技术登录到指定平台获取信息，从而提高档案管理效率[1]。

应用信息技术实施档案管理，促使这项工作全面开展起来，为用户提供更有效的服务。通过运行工程档案信息管理系统，可以加快档案管理的进程，使档案管理有较高的可靠性，不存在数据不完整或缺失的问题。

2 工程档案信息化管理所具备的优势

2.1 将档案信息存储与利用相结合

工程档案的保存不是目的，而是要在工程建设中发挥其使用价值。因此，仅仅对档案进行存储并不能得到很好地利用效果。档案管理信息化可以有效地解决这一问题，既能实现档案资源的存储，又能充分发挥其利用功能，保证档案的服务价值。

2.2 应用档案数据库系统促进档案资料管理

在档案管理信息化的发展过程中，建立了相应的档案数据库系统，提高了档案的信息容量。档案数据库系统能提供多种检索方法，有效地保存和合理利用档案，这样既能取得良好的档案保护效果，又能大大提高档案的利用效率。在先进的数据库系统运行中，使工程档案在保存和使用时得到有效利用，对档案管理起到了促进作用。

3 工程档案信息化管理工作的现状

3.1 信息技术应用标准没有统一化

档案管理信息化管理存在一些问题，实施解决的过程中没有考虑档案信息技术应用的特点和规律。在具体的实施中，往往出现一些问题，不能充分发挥信息技术的优势，不能发挥其在档案管理中的作用。这些问题的产生，是由于信息化管理的过程中没有明确应用方法，也没有统一标准。因此，档案信息技术的应用并不能取得良好的效果[2]。

3.2 缺乏高素质人才

档案信息技术受到人们的高度重视，但由于该专业领域中的高素质人才的缺乏，信息技术的应用不能达到预期的效果，技术操作也不能满足要求。目前，一些工程档案管理人员的职业素质仅仅停留在档案管理本身，在具体的工作中会出现各种各样的技术问题，使信息技术不能很好地发挥作用，导致各方面工作效果不佳，不能满足档案信息技术的应用需求。

3.3 档案信息资源不能共享

在档案信息技术的应用中，不可避免地受到各种因素的影响，造成资源无法共享的问题。在保护和利用档案的过程中，要保护知识产权，各单位通常根据自己的需要开发一个数据库系统，并制作相应的文件格式。档案的在线阅览和下载阅览只能在局域网内进行，这给用户阅读资料带来了很大的不便，同时也增加了档案管理的难度，资源共享的效果大大降低。

4 工程档案信息化管理问题的解决对策

4.1 对基础设施建设进一步加强

现在是新技术革命时期，电子计算机技术作为先导技术，可以自动运算，速度非常快，而且结果有较高的精确度，其在运行的过程中，可以对信息存贮，还具有很强的逻辑判断能力。应用计算机管理工程档案，主要的操作是接收档案文件、查找文件、借阅文件和归还文件，如果文件已经到期需要销毁等[3]。整个的档案管理过程都是自动化运行，使管理工作更加便捷。工程档案有一定的特殊性，规模大而且涉及的技术内容和管理内容多，比如，需要编制大型的索引，发挥计算机技术的作用可以为档案的编研工作提供服务，并对档案快速统计。所以工程档案管理中，需要配备合适的硬件设施，即选用合适的电子计算机，应用档案室计算机技术以及网络技术的程度要有所提高。

4.2 强化硬件防护技术的应用

其一，工程档案管理中，要强化硬件防护技术的应用，数据备份系统是必不可少的。所以，对于电子档案载体要定期检测并做好拷贝工作，应用等距抽样的方法或者随机抽样的方式，平均每年检测一次，样品数量不能太少，要超过总数的10%。拷贝工作要4年进行一次，安全起见，要采用多重备份的方式，防止丢失数据，原载体继续保留文件的时间要超过四年。在对电子档案进行检测以及拷贝的时候，需要将相应的跟踪记录做好，防止由于人为操作失误导致不良后果。

其二，工程档案管理中，要采用加密技术。应用加密技术，能够提高电子档案内容的保密性。在对电子档案进行加密处理的时候可以应用多种方法，在加密的过程中，主要使用密钥长度决定加密的强度，在接收档案文件和发送档案文件的时候要使用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者都有一对密钥，其中的一个加密密钥是公开的，另一个是保密的，发文件方所使用的是收方公开密钥，文件接收方则使用自己所知道的解密密钥进行解密，在对文件加密和解密的时候所使用的密钥不同，所以，文件传输的过程中，即便有第三方很难截获文件，也很难解密获得原文，由此对电子档案起到一定的保护作用[4]。

4.3 提高档案人才的管理技术水平

第一，积极吸引高素质的专业人才，要求他们具备档案信息技术操作的经验，有扎实的专业基础，能够合理运用专业知识。他们可以充分利用先进的信息技术解决日常工作中的各种问题，从而提高档案信息技术的应用水平[5]。

第二，对现有的档案管理人员进行各种专业技能的培训，使他们能够充分掌握先进技术，提高信息技术在工作中的应用能力，包括资源的收集和利用，能够发挥信息技术的作用，提高管理质量，有效解决当前数据存储与使用之间的矛盾。随着人才培养体系的建设和不断完善，档案数字产业化中有更多的实用型人才，可以促进档案数字产业化工作的全面发展[6]。

4.4 对网络技术充分利用实现资源共享

档案信息技术的应用对档案资料的有效保护和合理利用具有重要作用。在这一过程中，所有参与工程建设的单位需要高度重视档案的存储和管理，使档案数据具有较高的利用率，为社会服务。对于重要的工程信息，还可以根据需要进行分类、汇总、下载，并实现远程操作，打印出所需的信息。可见，工程档案管理信息化是非常方便的，为实现档案共享的重要体现。

5 工程档案信息化管理的未来发展趋势

5.1 档案管理信息化的同时服务方向转向

一是，工程档案管理信息化的一个重要表示就是电子档案的形成，使档案服务功能充分体现。工程档案管理信息化的未来发展趋势是以主动服务代替被动服务，通过网络收集用户信息为渠道，对用户的档案信息需求进行分析和分类，为用户提供服务[7]。

二是，工程档案管理信息化可以实现服务全覆盖。工程档案管理信息化，注重提供信息服务，所有操作都是信息化的。与档案文件关联的主要使用方式将提供用户的潜在需求，从而增加文件服务的附加值，不再有“一个文件一个检查”的限制，从而能够满足用户的实际需求。工程档案管理信息化有一个重要功能，就是对档案信息进行整合，使服务更加具体、直观。

5.2 对档案资源应用网络技术实施管理

虽然信息技术在当前的档案管理中得到了广泛的应用，但它仍然停留在电子文档的收集和检索上。在未来的数字档案管理中，一个重要的趋势就是网络化管理，特别是当前网络技术越来越发达，已经进入5G时代，使网络使用更加方便，网速更快，实现信息共享。虽然是工程档案，但是档案本身属于社会资源，其价值在于应用，更好地服务社会[8]。

5.3 对于管理人才实施复合化管理

档案管理信息的同时，档案质量要有所保证，人才是重要因素。如果没有高素质的人才来做这项工作，就很难取得良好的管理效果。应用信息技术实施档案管理，可以说是档案管理模式的创新。因此，工程档案管理人员的管理理念和管理方法都要及时更新，才能做好这项工作，保证信息技术的优势充分发挥。为获得复合档案管理人才，工程单位要根据具体的档案管理需要定期组织培训，提高档案管理人员的信息技术操作能力[9]。

6 结束语

通过上面的研究可以明确，工程档案管理中应用信息技术，不仅可以发挥档案的存储价值，还能够更好地发挥其服务价值，提高档案的利用率，使档案得以良好利用。但在应用信息技术管理档案的过程中会存在一些问题，使信息技术的功能不能切实地在档案管理工作中发挥作用。这就要求档案信息技术应用过程中，对基础设施建设进一步加强、强化硬件防护技术的应用、积极建设高素质的人才队伍，统一相关技术标准，制定完善的资源共享模式，使档案更好地保管并合理利用，发挥应有的价值，使档案管理信息化工作全面展开，具有良好的未来发展趋势。