路灯档案的建立和管理分析

张建军

（保德县路灯照明服务中心，山西 忻州 036600）

路灯档案管理本属于一种长期且稳定的工作，随着当今社会的持续发展，传统的路灯档案管理工作已不适合当今发展，这也导致路灯档案管理工作的质量逐步下降，因此应主积极有效地促进路灯档案管理工作的改革，保证其管理有效性。

1 路灯档案管理内容分类

路灯工程档案是相关技术人员对路灯进行系统优化和检修的重要依据，路灯工程档案中主要记录着路灯工程运行过程中的所有数据，在路灯出现故障时，工作人员通过查看路灯工程档案的数据，快速进行分析，通过档案查询，可有效的节约成本，减少人力物力，使工作效率大幅度提升，所以必须做好路灯档案管理工作。在路灯的档案管理工作中，建设时间与建设地点会对档案归类产生一定影响，在通常情况下路灯的档案归档工作会较为繁琐，这就需要设立一定的日常管理档案，在其档案中应当包括路灯的实际使用情况、路灯中电路的情况以及路灯的损坏程度等。因存在道路的维修问题，其会对路灯的安装使用情况造成影响，因此应当对道路的修建与扩建情况详细记录，对路灯的安装方式与使用情况也要分别进行记录，并根据其实际使用状况更新以往数据，此类记录可以称之为技术变更档案。当某一路段中的路灯同时出现问题时，极有可能是受到了环境的影响，此类情况也需仔细记录，从而为以后的整改提供便利，并要保证能够将维修方法同步放入档案当中，为之后的维修做出铺垫。

2 路灯档案管理所存问题

1）信息化不足。随着当今社会的不断进步，路灯档案管理工作已很难适应当今社会发展，传统的管理手段因本身信息化水平不足，使得大部分管理人员在管理过程中面对的工作较为繁杂，并且档案管理工作包含多种作业，例如：日常档案、新建改造档案、技术变更档案等，这类内容如若依旧使用传统的管理办法就极易导致管理人员的工作质量与水平出现问题，导致其不能良好管理。因此改变传统的管理方法，使用信息化技术手段已然成为当前路灯档案管理的必要改革手段[1]。

2）管理不够细致。档案管理工作本身就具备繁杂、琐碎的特点，其在管理过程中还具备较大的工作量，在此类状况下要想准确、具体、有效地完成工作，就一定要保证管理人员的工作细致性，从而有效提高路灯档案管理的工作质量。但从当前情况来说，有关部门对待路灯档案管理工作依旧不够细致，存在马虎现象，这在一定程度上降低了路灯档案管理工作的质量，例如：在前期归档工作中，工作人员就存在工作不够细致使得后期管理出现问题的情况，这对整体管理工作造成了不良影响。

3）人员素质不足。档案管理工作人员的素质不足也是导致管理工作出现问题的原因之一，其工作水平会直接影响到管理工作的质量，因大多数管理人员都隶属于工程项目中的行政部门，这使得其并不具备专业的管理技能与水平，使得其在工作过程中管理不够细致，由于档案管理涉及的内容较多且具备复杂性，不够专业的档案管理人员会使管理工作出现问题，对后续的工作造成一定影响。

4）路灯档案管理体制不健全。由于路灯档案管理工作起步晚，进展缓慢，对此管理机制还没有形成一个完整的体系。一方面，随着经济的快速发展，路灯档案管理工作属于长期并且系统化的工作，传统的档案管理工作已经不能顺应时代的发展需求，必须进行创新。另一方面，因其工作属性，相关部门对其并没有过多重视，管理方式比较单一，严重阻碍了路灯档案管理的整体质量，影响了路灯档案管理工作的应用意义。由于体制的不完善，对于管理工作人员的要求没有硬性标准，导致部分档案管理人员对自身工作认识不足，无法保证路灯工程档案管理工作的效率，极大阻碍了路灯工程档案的发展，对此，必须建立一个完善的管理体制，制定相应的规范标准，保证路灯工程中档案管理工作的合理开展。

3 路灯档案管理问题的解决措施

1）加强信息化应用。在不同的路灯档案管理中信息化技术的应用并不相同，从总体看在经济较为发达的地区信息化技术会较为普及，例如：在进行档案录入时，发达地区的相关人员能够合理应用高科技手段对其录入，并能准确保证信息录入不会产生问题，但在其他地区，在录入时就极有可能出现档案不可录入或录入不完全的情况，这会使档案在后续的应用过程中失去价值。当面对此种情况时，相关管理部门要在有效保证信息化技术应用范围的同时设置较为完整的工作系统，保证工作人员具备最为基础的信息档案整理知识，同时还需对其进行相关培训并保障合格率。在对工作人员进行培训时，首先要保证其对路灯档案管理拥有一定的认知，以保障其在工作过程中的顺畅程度；其次要提高其信息化技术水平，以此提高路灯档案管理的信息化水平；最后要保证工作人员的专业素质，进而提高其工作质量。档案整理工作人员并非配合信息设备运作的工作，而是一种利用自身灵活性对设备进行监督的工作，除此之外在当前的管理工作中，管理人员也应当对档案中存在的图片、表格等内容保证重视，防止出现管理不当问题。

2）增强记录重视程度。路灯档案的建立与管理是市政工作中的重要部分，但当前对其的管理存在一定问题，这其中的重要原因就是因为相关部门缺少对路灯档案记录与管理的重视度，为将此项工作的重视程度有效提升，不仅要保证相关部门对工作人员的培训，还需保障其对相关政策的决策度，要注意进一步保障工作人员的细致性，从而保证其对待工作的重视度[2]。

3）提高管理人员素质。要想真正做好路灯档案的记录，除了要保证上述两点外，还要保障提高工作人员自身素质，首先在招聘过程中要确定其具有一定的档案管理经验，保证其熟悉工作流程；其次要保证工作人员的专业素质可以紧跟时代发展，并进行简单培训，以此提高其专业素养与专业知识；最后要使其对项目具有最基本的了解，保证工程的施工顺畅性，在培训时要注意信息化能力的培养，这能在最大程度保障管理工作的科学性与有效性，保证工作人员的工作效率与质量。由此可知提高管理人员的专业素质对整体管理工作具有绝对性影响。

4）健全路灯档案管理体制。现阶段路灯档案管理工作，一方面，因采用传统的档案管理模式，导致档案管理工作不能与信息化技术相结合，出现脱节现象，必须做好统筹规划工作，保证相关部门共同协作。从路灯工程档案管理的基础工作做起，梳理、完善档案管理的基础工作，对相关工作进行规范，完善总体架构体系，保证路灯工程档案管理工作有序进行。根据路灯工程档案管理可扩展性和兼容相的特点，做好协同工作，提高档案管理质量。另一方面，针对管理体制不健全的问题，必须完善制度建设，健全管理体制，保证工作的有制度可循，在人员岗位方面制定完善的管理制度，明确职责划分；对路灯工程档案信息的收集、整理、保存方面制定标准规范；在档案管理的安全方面也要加强制度建设，以此推动制度的落实，最大化的实现档案管理工作的应用价值。

4 其他措施

1）增添人员设备。目前我国路灯的总数是十分多的，从这点可以看出路灯档案管理人员的实际工作量是非常大的，并其因线路问题导致此项工作是极为复杂的，从相关调查中能够发现，虽然当前路灯的档案建设已经基本成型，但其中依旧存在大量问题，从根本上说这是因为人员缺少所导致的，如若可以加强相关人员配置，就能够保证档案建设问题的有效减少，因此相关单位可以向社会上公开招聘，并采用择优录取的方式保证其人员配置。

2）实施责任管理。因路灯工程档案的管理工作较广，且遇到的问题也较为麻烦，因此其整体工作具有一定程度上的难度。为减少其工作难度，在日常的记录中可以采用专人负责制度，负责人员需要对路灯的实际使用与维修情况进行完整记录，并加强与维修部门的交流沟通，为以后的档案整理工作打下基础，在整理记录时也可以以小组作为基础，做到相互监督，当然在发现问题时也要保证小组内的全部成员共同承担责任，进而保证每一次记录的真实、准确性[3]。

3）定期整理档案。路灯的档案具有时间跨度大、档案类型多的特点，要想保证档案的全面、正规性就要保障定期对档案进行整理，以此建立一个完善的、具体的管理系统，例如：从时间跨度上对档案进行整理，依据路灯建设的时间将档案归档，并将一些不够完善、时间跨度较大的无用档案淘汰，避免对后续档案产生不良影响；当部分道路因施工原因使得路灯换新时也可将原有档案清除，当然在这一过程中需要由专业人士进行指导，以防止出现将重要档案淘汰的事故，一般情况下档案的清理工作可以以年作为单位或根据其实际情况设立清理周期，保证其档案的有效性。

4）加强路灯工程档案的创新实践。针对当前路灯档案管理工作的现状，必须加强档案管理模式及技术创新。一方面，管理模式的创新，必须从工作人员角度出发，提高工作人员对路灯工程档案管理工作的认识，加强工作人员的培训，提升档案管理的总体质量，并且档案管理部门必须制定严格入职标准，保证工作人员专业技术与综合素质过关。借鉴先进的管理模式，完善路灯档案管理制度，依据路灯工程档案的特性，科学、合理的对档案进行分类，不同的项目分配给不同的人，将工作明确细化，以此提供档案管理部门的效率[4]。另一方面，档案管理技术创新，信息技术的发展，对路灯工程档案管理工作是机遇也是挑战，基于此，首要做的是建立统一的信息化档案，健全内部服务网，以此更好的推进文件信息化的标准建设，提高档案的管理技术和应用水平。档案信息的存储方式是电子文件的形式，文件载体的稳定性差，反复使用和读取导致文件易损害，为了加强对电子文件的管理，可将档案信息在内的一些重要信息及时进行备份，以防信息损失。另外，数据库的建立也可以有效地对档案进行快速提档和存档，优化整个档案系统，进一步提升档案系统的稳定性及安全性。

5 结论

综上所述，在对路灯的档案管理过程中应积极进行优化分类处理，保障档案内容的准确具体，要注意使用先进技术为高效的整理工作奠定基础，使档案管理工作实现质的飞跃。