新时期事业单位人事档案管理的重要性和建议研究

陈凤高

（山东省荣成市总工会，山东 荣成 264300）

人事相关的资料管理在我国当前的企事业单位内部的人事管理制度之内扮演着非常重要的构成成分，其最主要记录的内容包括有个人身份、学习经历、教育水平、学术背景、工作绩效以及每个员工其他方面的相关信息材料。人事档案内容直接与个人薪资、福利待遇、人事调动关系息息相关，且人事档案具有特定的法律效力，主要记录个人成长生活轨迹。随着我国当前时段的事业单位其各项的人事方面的管理制度获得了不断的创新以及发展，可以进行逐步的人事档案的相关管理方式的恰当改革以及可行性调整，从而使其能够更好地为事业单位内部的人力资源管理部门的各项环节的工作开展作出更多更好的贡献，从而有效促进事业单位内部的整体相关的工作环境的改善。

1 事业单位进行人事相关资料信息管理工作的相关特点

对比起来，事业单位以及企业之间的人事档案工作进行管理的二者差异性而言，可以非常明显的看出来，事业单位所进行的人事档案的管理相关方式一定程度上更加的真实，保密程度更加高级，并且被作为事业单位人事考核的重要依据，人事档案信息作为个人各种基本信息的详细、真实的记录，成为人员的调动过程当中的一大非常重要的参考内容。由于人事档案中会体现出个人信息的方方面面细节，包括个人的工作表现以及生活方式，均可以通过人事档案做出全面展现。伴随着时间的不断推移，人事档案之中的信息将会更加不断的得到完善，可以判断为，事业单位的人事档案相关的管理具有一定程度的动态性。由于事业单位存储的人事档案信息极大部分都是属于保密性的信息材料，因此也应运而生的就制定出了一系列相应的严格保密制度。

2 改进事业单位的内部人事档案资料的信息管理工作的重要性

2.1 促进人力资源结构完善

当前我国已进入经济建设发展的黄金时代，事业单位的管理方式正在逐步发生变化，事业单位从业人员的管理思想也在发生变化。对于这些看得见的变化，均在员工的档案当中产生并进行了一系列真实而详细的有关记录。因此，当事业单位内发生人事变动以及人员调整之时，相关的部门可以开展利用人事档案当中的信息，对于员工进行准确的分析以及评价，从而提高人力资源管理部门的相关工作效率，不断的促进人事档案工作整体水平的提升，从而充分地发挥事业单位的相关档案管理工作的效用。

2.2 对于人员调动发挥作用

现阶段，我国各事业单位管理过程中若发生人员调动时，有关部门和人员必须掌握调动人员的学习经历、人员资质、工作情况等诸多因素，分析调转人员的特征以及职业技能是否充分，这些仅仅依靠相关部门领导评价是不够的，还需要考察详细的人事档案进行充分了解。因此，事业单位的相关档案的管理人员应当充分的重视人事档案的相关重要性，并充分的运用人事档案从而给出更加全面、科学、系统的人事相关信息，从而能够非常有效地推动起事业单位内部的人事管理的相关工作的整体高效以及平稳开展和运行。

2.3 促进个人能力综合提升

在日常工作过程中，事业单位人事相关资料信息管理中包含的各种资料，包括对每个人的学习情况、学历背景、个人发展历程、工作业绩等的详细记录，以便事业单位进行人事调整。随着时间的推移，可以根据相关信息以及人事档案的记载内容，有针对性地选拔和培养人员，并结合员工日常爱好以及专业技能，有针对性地提高个人素质。

2.4 能够促进对于员工所开展的绩效考核相关工作的科学性提升

在事业单位的日常管理中，对人员的绩效考核非常严格，个人考核的最终结果将关系到人员未来的工作晋升和个人利益。人事档案可以为人事开展评价所提供充分的内容信息，同时能够将最终产生的评价结果一一记录在人事档案当中，当事业单位想要全面了解人力资源时，人力资源档案可以有效地为单位提供有关员工的各种信息，以促进对员工做出良好的判断以及评价参考。

3 事业单位的人事相关资料信息管理当中所存在的问题

3.1 对文件管理工作缺乏深刻认知

绝大多数的从业者都普遍认为，进行人事档案这一方面的管理工作非常的冗杂无趣，并且对比起事业单位的整体未来发展而言帮助却并不很大，所以碍于观念影响，往往极易忽视在开展工作过程当中的人事档案的相关管理工作，造成严重的管理拖延和形式主义，这些问题随着事业单位的发展不断暴露出来。

3.2 对档案存储相关资料的管理开展缺乏一定的标准化以及制度化

现阶段之下，很多的事业单位其实均不够重视对于人事档案的管理工作开展，这就导致了员工在征集以及归档材料的过程当中极容易出现管理执行不严、管理制度的整体不健全，管理档案内容非常不真实，这都大大体现了在档案管理当中非常缺乏标准化以及制度化的操作行为。

3.3 档案管理实际从业人员的整体综合素质不足够高

由于许多事业单位内部存在档案管理人员素质不足的情况，以至于使得档案资料的收集、组织、分类和装订工作开展并不顺利，这就使得在实际进行的档案工作开展的过程当中，对于提高人事相关的档案的相应管理水平从中能够收获充足的影响。

3.4 未能够十分充分地进行运用信息化的相关手段

随着信息时代的快速到来以及先进信息技术的快速普及，事业单位也逐步在实施与实际工作发展相适应的信息化的建设，并配备了相关的人事相关资料信息管理系统。但由于当前的大多数系统只是简单收录了员工基本信息，而没有记录员工的生活、工作等相关信息，所以未能充分发挥人事相关资料信息管理系统的强大作用。

4 事业单位的人事相关资料信息管理相关的现代化的推进意见

4.1 建立起相对较为完善的现行人事档案相关的管理制度

将文件整合转变为信息整合，采用电子手段代替旧的纸质保存手段，使用设备扫描和搜索代替人力输入，实现数据管理的网络化以及信息化，从而有效避免信息产生遗漏甚至严重缺失，使得人事档案的监管变为全过程的动态性的监管，从而提高了人力资源的管理工作开展的时效性，并建立起了相对完整的信息数据资源库，并能够及时的整合、备份相关的数据库当中包含的人事档案。通过组建完善的人员档案整体相关管理制度，能够有效的杜绝对于人员档案的管理过程当中所发生的信息遗漏。

4.2 加强对于档案的收集及全面管理，建立起具备综合性数据的有关收集脉络

在很多情况下，由于档案管理工作不到位，如事业单位档案管理、人事变动、机构改革等更新强度不足，导致档案数据丢失等类似问题。对于完善关于现行事业单位的人事档案的相关管理工作以及未来的档案收集管理工作非常有待于加强。综合数据收集分类应当进行审核筛选等一系列操作，如开展个人资料提交程序、移交程序、审核程序、评价程序等。事业单位人事相关资料信息管理人员需要在一定时期内集中收集一般性以及特殊性数据，并补充收集同一节点和统一类别的档案数据。

4.3 加强有关人事档案的管理信息化的建设

事业单位要积极主动的做好人事档案的信息化管理相关工作，一方面，是要进一步的推进人事档案的管理相关信息化建设，充分地利用互联网以及各种信息化管理设备的有关作用，深入的落实到电子化管理过程当中，充分地利用现代化的信息技术、网络技术以及与此有关的各类服务平台，以创新的方式提高档案的可管理性。另外一方面，要积极的引进信息化的档案管理有关系统以及办公类软件，同时要求各类别的管理人员充分掌握及应用与档案管理密切相关的信息技术以及网络技术有关技能，科学的开发出员工档案相关管理系统、业务软件等等，更好地满足出社会对于档案信息化管理的相关服务需求，探索网上检索、下载、存储、查阅等多位一体的可行性方式，最终能够实现关于档案信息以及资源的整体互通共享。

4.4 打造更高质量、更现代化的人力资源相关档案管理人才团队

人才既是人力资源档案管理的服务对象，也是操作对象。人才是业务部门发展的动力，档案管理部门也是如此，档案管理人员必须做到具备良好的服务品德，较高的政治素质，同时文化水平高，业务能力强。但是，当前人事相关资料信息管理任务存在管理人员不足、管理人员流动性大、综合素质低等问题，因此对于现代人事相关资料信息管理的发展而言，一是要加强人事相关资料信息管理培训，使档案管理人员掌握管理知识和技能；二是引进品德高尚、富有责任心、业务素质高的人才，发挥其良好的业务技能；三是要采用现代科技手段，加强人事相关资料信息管理服务社会主义经济建设，同时建立竞争性勉励机制，激发人员对于档案管理工作的开展积极性。

4.5 加强人事档案的管理相关的知识宣传

事业单位要充分的重视人事档案的管理，并且加强档案法等知识的宣传，加强对于档案管理的更加深刻的认识。同时，在进行管理化职责履行的过程当中，需要进行严格地遵守与此相关的法律法规。此外，通过开办知识培训或竞赛，可以增加员工学习档案管理知识的兴趣，增加员工对档案管理学习的参与度，以此途径来提高管理人员的工作水平。除此之外，要充分加强档案的相关管理信息系统的检查及升级工作的开展，从而确保信息相关系统的可操控性，实现对于档案的保护的加强以及对于电子档案管理系统及网络系统的监管开展，保障档案安全。

5 结束语

人事相关的档案内容管理工作的开展在我国事业单位的管理过程当中逐步发挥着越来越重要的作用。档案能够足够充分地反映出来从业者在个人的学习生涯以及个人工作过程当中所获得的经历。正是由于事业单位之中的工作开展内容具有一定的特殊性，并且事业单位的内部往往对于各类很重要的信息相应的保密意识也是很强烈。这一背景下通过更加深入地开展各大事业单位的内部档案的管理工作，就能够有效助力于推进当前人才结构的改革进程趋于完善，从而有效地促进事业单位的更加高效的工作。