疾控中心档案工作可持续化发展研究

刘盼盼

（淄博市疾病预防控制中心，山东 淄博 255000）

在疾控中心的运营和发展中，档案作为重要资源和依据备受管理者重视。通过对档案进行管理，能够提高疾控中心的软实力，推动疾控中心健康发展。就目前而言，随着各类疾病、传染病发病率的提高，疾控中心的档案资料和数据越来越多，由此也引发了系列问题，如档案管理意识缺乏、管理制度不完善等，需要单位及相关人员给予高度重视，制定科学、可行的方法措施，提高档案工作效率，提升疾控中心的工作水平。现结合工作经验，简要谈谈对疾控中心档案工作的认知。

1 疾控中心档案工作的特点

在疾控中心的各类资源中，档案资源是一种重要资源，在疾控中心的各项业务开展中发挥着重要作用。相较于一般档案，疾控中心档案除具有信息和资源的集合性外，还有着自身的独特性，具体如下：第一，信息来源多样且复杂。从本质上看，疾控中心的职能是预防和控制某些疾病或传染性，工作中会产生大量信息。从这些信息的具体情况来看，涉及面广，要想在多样复杂的信息中快速、精准的获得目标资源，实现资源的有效利用，需要工作人员有着丰富的工作经验、较高的工作能力。第二，服务对象明确。基于疾控中心的工作性质，档案工作的服务对象为疾病的预防及控制。例如，档案中和疾病特性相关的信息，能够为疫苗的研发提供依据。第三，动态性。疾控中心的档案工作开展过程中，通常采用实时建档、实时管理的模式，根据疾病控制的时间开展各种工作，在控制疾病进展的同时，档案资料也随之变化。可见，疾控中心档案工作具有动态性的特点。第四，融合性和关联性。随着各国之间的紧密联系，疾病传播开始呈现全球融合，许多病原体由外来人口携带。而我国人口众多，扩大疾病的传播范围，增加档案工作难度。对此，相关人员需要收集、汇总全球疾控信息，做好预防准备工作，以便更好的应对公共卫生事件。

2 疾控中心档案工作的重要意义

疾控中心重视档案工作，采用科学、有效的举措管理档案，对于各项工作的顺利开展，提高工作效率而言至关重要。就目前而言，疾控中心档案工作具有以下意义：第一，增强法律意识。档案工作开展中，通过对《档案法》的学习和落实，能够帮助疾控中心领导和档案人员认识档案工作的意义和性质，提高档案意识，纠正档案工作的错误观念。第二，提高领导重视度。通过对档案进行规范化的管理，能够使领导意识到档案工作的重要性，并将其纳入议事日程或年度目标，组建管理小组，加大物力、财力和人力上的投入，为档案工作的开展提供各种硬件条件。第三，提高档案利用率。档案室建立完善、科学的档案工作制度，明确档案的归档流程、保存期限，相较于以往的资料，能够及时收集和整理，防止档案资料流失，提高档案利用率。第四，实时档案工作信息化。将档案资料录入计算机，运用专用软件归档，建立档案数据库，通过网络平台查询，提高档案查询率，加快档案工作的数字化、信息化建设进程，为资源共享的实现奠定基础。

3 疾控中心档案工作存在的问题

3.1 档案管理意识欠缺

疾控中心档案管理过程中，面临的信息资源比较复杂繁琐，需要工作人员有耐心、有责任心。疾控中心服务于民，可以说是公益性机构。因此，档案工作并不会产生多好的经济效益。此背景下，疾控中心领导不重视档案工作，档案人员工作不积极，而且档案人员的福利待遇也不高，工作和薪酬不成正比，降低服务意识。

3.2 档案管理机制不完善

现阶段，很多疾控中心并未制定规范化的档案管理机制，导致工作人员在开展档案工作时，缺乏执行标准和相关依据，从而出现执行力不足，不及时归档处理档案信息，甚至将业务档案放在业务科室的现象。另一方面，档案分类不细致，打乱科室，笼统分类，导致在使用档案信息时，无法及时找到相应信息。每次都需要花费很多时间和人力，降低工作效率。

3.3 档案管理方法不当

由于我国管理工作起步晚，未受到应有的重视，管理模式落后，所以相关的管理方法和手段并不合理。具体表现为：1）音频、视频类信息处理不当，未应用软硬件设备，数据缺失、信息乱码等现象频发，影响档案查阅。档案分类不正确、不完整，未按要求分类管理，降低管理效率，延长档案的查找时间。2）在对档案进行整合时，未有效处理老旧信息和无效信息。3）个别疾控中心的档案部门仍使用人工管理或纸质管理，不仅效率低，还容易出错，不符合当下档案工作的需求。

3.4 工作人员素质不高

据调查，大多数的疾控中心并未设置专职的档案管理人员，通常由其他岗位员工兼职，没有经过相关培训，缺乏档案管理知识，信息化水平低，无法投入到档案管理中，影响工作效率。即便个别疾控中心具备专职管理人员，但是他们的职业素养差，工作不认真，档案工作开展中也没有积极投入其中，引发各种问题，甚至造成档案资料丢失。

3.5 信息数据库建设不完善

信息时代下，部分疾控中心意识到了先进技术的好处，开始建立数据信息库，以实现档案的信息化管理。然而，多数员工为了便利，只输入基本的信息，导致档案信息不完整，后期对其进行管理和筛选时，因信息缺失影响档案工作的开展。

4 疾控中心档案工作可持续发展的思路

4.1 转变工作理念，提高档案意识

为保证档案工作的顺利进行，疾控中心首先要转变传统的工作理念，明确档案管理职责和目标，通过对各项制度和标准的落实，规范档案管理流程。其次，提高对档案工作的重视程度，深入学习管理知识及先进技术，为档案工作的开展提供支持和依据，提升档案管理的效果。同时，领导发挥带头作用，积极参与到档案管理工作中，从而激发其他员工的工作主动性，增强他们对档案价值的认知，促进工作创新。

4.2 完善档案管理机制

疾控中心明确档案管理工作的行为，完善管理机制，为档案工作的开展创设条件。首先，档案人员树立责任和保密意识，并在工作中体现出来。其次，完善档案的收集、查阅和移交制度，确保相关制度的可行性和科学性。工作中，要贯彻落实制度内容，并按规范操作。再次，建立追责制度，权责分明，无论是档案的整理还是查阅，一旦出现问题，都能够追究责任人，从而提高档案管理的质量。根据所形成的档案资料进行排序、分类和加工，确保档案资料能真实、直观地反映疾控中心的疾病防控效果及人员调动情况，同时还要制定相关目录，方便日后查阅时保障档案安全性，进一步提升工作效率；制定和档案管理机制相关的责任审核体系，在落实岗位职责的前提下，将档案归档、立卷等作为工作内容，明确审核标准，提升管理效率。总之，建立一套科学、完善的档案管理机制，是疾控中心开展档案工作的前提，也是比较重要的一个任务。

4.3 应用科学的管理方式

现代化管理理念的提出，档案规范化管理势在必行。首先，档案人员要意识到陈旧管理方式的不足和缺陷，合理使用现代化的管理方式。也就是电子化管理，并应用大数据技术和信息化技术，以便更好的收集、存储和利用档案信息，提升档案管理效率，为档案资源的利用提供保障。其次，强化档案信息化建设，构建信息化平台，通过对该平台的有效使用，安全的存储档案资源。同时，还能自动化更新档案资源，满足档案管理的需求。此外，档案部门还要和各科室的业务系统有效衔接，实现源头数据的衔接和共享；档案室根据国家发表的相关制度，建立统一、规范的归档流程和制度，实现档案资料的统一管理。对于以前的纸质档案，配备硬件设备，对其进行数据化加工处理，实现数据化归档。

4.4 加强人才的培养和引进

无论科技再怎样发展和进步，都无法脱离人的操作。所以高素质的人才对于档案工作而言至关重要。对于疾控中心现有的档案人员，定期组织参加培训活动，加大训练，提升工作能力。若没有时间培养人才，可以雇佣先进的档案人才，给予优厚的福利待遇，尽量满足他们的合理需求。对于兼职员工，让他们明确工作态度，提高工作意识和自身能力，定期进行考核，若实在无法适应档案管理工作，请于辞退。通过这些举措，来提高档案管理人才的能力，推动档案管理工作进程。最后，加强档案工作的宣传力度，让更多的人认识到档案工作，了解档案管理的重要性，为日后档案工作的开展和发展打下基础。

4.5 提高信息化水平

为推动疾控中心档案管理的信息化建设，确保档案资源的充分利用，需要统筹规划档案资源，构建规范化的信息平台，将信息化模式应用其中，实现资源共享。首先，构建信息平台时，嵌入独立于内部系统的交流程序，通过整理分类档案资料并分享，满足社会群体对疾控中心的服务要求，提升疾控中心的社会印象。其次，建立资源共享激励机制。档案部门要结合自身情况建立激励机制，引导和鼓励员工共享档案资源，提高档案利用率，创造更多的档案价值。同时，重视档案资源的审核，准确标注其来源和名称，方便工作人员整理和查阅。

4.6 加大资金投入

档案管理工作中，除了要加强档案管理的信息化建设外，还要及时更新和档案工作相关的软件及基础设备，加大设施检查、基础设备采购等方面的资金投入。这样一来，不仅能提高档案的安全性，还能确保档案工作性能优良，规避因软件、设施问题影响工作进程。当然，相关人员要提高自身技能，做好防火墙工作，通过加密档案资源，切实保障档案管理工作的安全性、保密性。

除此之外，还要加强监督管理。通常来说，任何工作都需要监管，尤其是档案工作，档案中记录了很多重要的数字、数据，若监管不到位，会导致数字不准确或遗落，后果不堪设想。故而，档案部门必须结合国家法律及自身情况，制定行之有效的规范化的监管方案。明确管理要求和步骤，不能有模棱两可的概念。提前预测可能出现的情况，并制定监管规定，实施追责制度。

5 结语

综上所述，档案工作作为疾控中心的重点内容，能够收集疾病防控中的相关数据，推动档案工作的改革。文章根据现下疾控中心档案工作存在的诸多问题，从转变工作理念、应用科学的管理方式、完善档案管理机制、提高信息化水平等方面阐述了解决对策，以期提高档案工作的效率和质量，推动档案工作可持续发展。