医院档案管理现状分析及应对策略

李 波

（山东省精神卫生中心，山东 济南 250014）

在很长的一段时间当中，医院开展系统化管理的工作中档案管理包含了大量的重要资料，其记载了医院在具体运作过程当中的人事、医药、病历等多方面内容，更加承载了这些年以来医院发展的光辉历史，从这一方面可以表明，医院发展的同时档案事业的发展在其中起到了至关重要的作用。可是详细来看，其中也存在一些问题是需要正视的，譬如：档案意识淡薄、缺少专业性的管理人才、档案管理制度不完善、信息化程度较低、缺少必要的档案管理硬件设备、管理思想意识较差、管理方法呆板陈旧、管理经费相对不足、工作缺乏协调合作等等。上述问题的存在对医院档案管理工作的有序开展造成了极大的影响，对此，接下来我们要正视这些现存问题，要懂得从现实状况出发，采取针对性的应对策略，这才是今后医院档案管理工作中需要亟待解决的重要工作。

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，可以说是医院制定各项工作决策的重要依据，也是医院领导指导各项工作有序运行的重要参考资料。在医院系统化管理工作当中档案管理是其中十分关键的一个方面，是需要特别重视的基础性工作内容。从目前的情况来看，伴随着我国医疗制度的深化改革与创新，医院管理工作可以说不仅面临着发展机遇，同时也面临着一系列的挑战，在这种新的大环境下医院档案工作应当怎样科学开展才能够更好地满足医院发展的实际需求是目前亟待需要解决的一个重要的问题。

1 医院档案管理工作的重要性

通过这些年我国医疗制度的改革与创新，各项医疗状况都得到了进一步的发展，国家对于医疗卫生事业可以说是高度关注的，并且对于人民健康问题、药品安全问题等作出了反复的强调，为此，医院则需要负责人的承担起自身所肩负的重要职责，担起为人民健康负责的重要担子，这样才能够让新时期的医院管理向着规范化、有序化、科学化的方向不断发展。在目前医院健康发展的今天，档案管理信息是一项不可缺少的重要资源，从基本概念上来分析：医院档案是在医院日常管理和医疗活动等所形成的一种历史性资料，因医院档案管理具有突出性的专业特征，具有一定的保存价值，同时遵循一定的归档制度来作为最为真实的历史记录。从类别上进行划分，通常可划分为人事档案、医药档案、技术档案、病历档案等等。简单来讲：人事档案涉及这个医院医务工作者的个人经历、政治思想、品德作风、工作表现等等，这些档案资料无论是在员工个人岗位的晋升还是在工作选拔当中都发挥着非常重要的作用。此外，像医药档案、病历档案等资料对于日后病症讨论有着非常重要的参考价值。所以说，医院档案事业的发展对于医院发展而言是十分重要的，并且关系着各项人事、医疗资料的完整性，为此，要不断地加强医院医疗技术管理，做到医院档案管理的科学化与规范化。

2 医院档案管理现状分析

2.1 医院档案管理不受重视，投入较少

服务性是档案管理工作的显著特征，可以说是连接档案资料和查阅使用者的重要桥梁，为此，档案管理工作人员是在无私地开展自己的日常工作，同时，受到外界工作环境的影响他们的工作并未受到应有的重视。档案管理工作的特殊性在一定程度上造成医院发展的过程当中档案管理没有受到医院领导及相关部门的重视，并且该方面的资金投入较少，通常医院的成本投入主要分布在档案室、病历室、病案室密集架等档案设施、用具的购买。其中对于档案管理人员的继续性教育等方面的投入是完全不存在的。因医院管理者对于档案管理重视程度较低、在资金方面未做到充分性的投入，使得医院档案检索工具处于极为落后的一种状态下，这就造成档案检索效率处在非常低的一种水平状态，并且，在医院电脑系统中无法找到全部最为原始的资料。医院档案管理工作的严重落后特性，造成档案管理工作无法为临床科研工作的开展提供充分地条件，这种基本现状就对医院医务人员科研工作开展的积极性造成了很大的影响，久而久之造成医院科研远远落后于同行业基本水平。

2.2 档案管理制度有待进一步完善

首先，目前一些医院对档案管理工作并不了解，并且对于医院制定的档案管理制度并未将其中的细节描述清楚，仅仅说明了基本的框架；其次，一些医院在档案管理制度制定的过程当中，并未综合医院的实际情况，这样会造成医院很多具体的工作与医院现实管理之间存在极大的差距；第三，因医院制定的管理制度对档案管理工作人员的日常工作并未起到制约作用，这样就很容易造成一些档案管理人员日常工作松懈，这种情况的存在将会对医院档案管理工作的高质量开展造成很大的阻碍。

2.3 档案管理工作缺乏创新

目前很多医院档案管理人员在创新意识上是非常匮乏的，一些医院中的档案管理人员并未以医院的发展要求作为档案管理的基本出发点，极少会主动地开展日常的档案管理创新工作。有的档案管理人员在进行档案管理工作中存有自己的见解，可是由于会增加档案管理的成本投入，为此没有获得医院领导的认可与支持。

2.4 缺乏现代化的管理手段

其一，因一些医院经济力量是有限的，无法在档案管理软件方面给予充分的投入；其二，纵使是一些医院创建起信息化管理网络系统，可是，档案管理人员应用意识比较差，遭横信息化管理网络应用率较低；其三，一部分医院档案管理工作人员在信息化管理工作当中，并不愿意将信息化档案管理工作落到实处。

2.5 管理人员专业水平低

作为一名优秀的医院档案管理工作人员，需要熟悉的了解医院每一个科室的详细信息，同时要具备计算机专业知识、信息检索知识等等，在日常的档案管理工作当中，一些档案管理工作人员专业素质是较低的，缺乏计算机专业知识等，除此之外，一些医院对于档案管理工作并不重视，也极少会对园内的档案管理工作者开展定期培训，久而久之，医院的档案管理工作停滞不前。

3 医院档案管理发展对策

3.1 医院落实档案管理，增加档案管理投入

对于医院的长期发展而言，档案管理具有非常重要的意义，认真落实档案管理工作可促使医院管理工作水平得到显著性的提高，并且能够很好地提升医院整体医护水平，推动医院科研工作的顺利开展，有利于整个医院的长期可持续发展。可是，目前有很大一部分医院在档案管理上存在问题，像档案管理混乱、经常性的出现档案丢失、档案利用率低等等，从根本原因入手来看这些都是由于医院领导忽视医院档案管理工作的重要性所引起的，为此，为能够更好地做好医院档案管理工作，院领导要从思想认知上做出根本性的转变。积极采取多种方式落实档案管理。从医院院领导的角度来分析：医院领导要转变思想认知，用长远的眼光来看待问题，不可因医疗档案无法带来直接的经济效益而忽略档案管理工作。不要因为医疗档案不能产生直接的经济效益就忽视了医疗档案管理工作。而档案管理人员也要重视对档案管理的宣传，积极结语工作中存在的问题，不断地丰富日常档案管理经验，这样才能够促使档案管理工作的作用充分性的发挥出来，为医院各项工作的开展提供丰富的资料支持。

3.2 完善档案管理制度

首先，医院管理者要制定科学合理的档案管理制度，这就需要从医院的当前发展入手，并且，要在制度层面对档案管理人员做好相应的制约；其二，医院管理人员在完善档案管理制度的同时，要做到不断创新，譬如，通过制度来调动起管理人员在工作上不断创新的积极性，鼓励大家能够尽自己最大的努力投入到档案管理工作当中来；第三，医院档案管理制度当中要把管理人员的工作质量、服务态度等加入其中，这样才能够调动起大家工作的积极能动性。

3.3 鼓励医院档案管理工作的不断创新

作为医院管理者要营造起医院的创新大环境，像日常中的创新宣传工作、创新成果展示活动等等，培养档案管理工作人员的创新意识。同时，医院要增加在档案管理工作方面的各方面投入，优化档案管理软硬件建设，要给予档案管理工作人员充分的支持，最大限度上促使档案管理工作水平得到不断地提高。此外，医院可不定期组织院内的档案管理工作人员到院外进行学习，多去发现其他医院在档案管理工作中的可学之处，实时的调整自身工作中欠缺的方面，不断地提高本院的档案管理质量。

3.4 建立医院档案网络管理系统

其一，作为一位医院管理者一定要明确网络管理系统所带来的巨大价值，对此，要将其更好地运用在医院档案管理当中，从而才能够使得档案管理日常工作效率得到飞越性地提高，减少医院的成本投入；其二，建立医院档案网络管理系统过程当中，要从医院档案管理的现实状况着手，挑选强实用性的网络管理平台；第三，要制定详细明确的档案网络管理系统使用办法；第四，医院其他部门要做到积极配合，为档案管理工作人员提供高质量的服务，从而顺利的实现网络管理系统与其他系统的完美对接。

3.5 提高管理人员综合素质

其一，医院要从当下本院内档案管理工作人员的基本素质出发，外聘一部分具有丰富技术经验的工作人员为大家开展专业理论知识的培训，这样才能够使得医院网络管理系统的作用真正意义上的发挥出现；其二，医院要定期召开医院档案管理工作座谈会，针对前一段时间内档案管理工作中的问题作出分析，及时提出应对策略；第三，在档案管理人才的招聘方面，医院要招聘与本专业对口的人员，要对专业有明确的要求，同时，在试用期考核达到规定标准的前提下，才能够进入到档案管理岗位参与日常工作，并且，要对档案管理工作人员的基本工资待遇+提成绩效做出系统性的调整，以便于能够更好地吸引更多的专业人才来到这个岗位。

4 结束语

医院档案管理工作可以说是一项非常复杂的，在日常工作中各种问题频繁出现，这对于医院的稳定可持续发展而言是极为不利的。对此，医院领导一定要真正地意识到做好档案管理工作的重要意义，树立先进的档案管理理念，配备专业的档案管理人才，创建完善的档案管理制度，提高档案管理信息化水平，从而才能更好地推动医院健康有序的快速发展。