档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

张 媛

（烟台市福山区档案馆，山东 烟台 265500）

现阶段伴随着我国国民经济的不断发展，我国档案管理开始朝着现代化过渡，其过程也得到了人们的广泛关注。虽然档案管理现代化过程中依然存在一部分问题，但是对各个单位事业的发展都起着十分重要的作用。所以说，本文对档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施的研究与分析，对事业单位的发展具有重要的促进作用。

1 档案管理现代化

1）档案资源信息化。档案资源信息化建设作为国内档案管理工程各个领域信息科技工程的一项重要创新性实践，就是通过对档案资源及其文件管理、信息处理、计算机互联网传输等多种方式进行有序、可持续的信息技术发展，进而促使档案资源信息和文件资源进行社会共享。信息化将会发展成为各类档案管理工作的重要信息管理服务平台和技术的支撑，这也就是新时期档案管理现代化的主要目标和内容，主要包括：一是建设档案的信息资源，也就是使用大量的数字和互联网技术手段来完成各种档案归档任务，建设一个出规范化、标准化和可以同时共享的档案目录和信息内容的数据库。二是加强对于档案基础设施的建设，如进行档案互联网网络建设及其管理制度体系开发、运营及建设。

2）档案保护现代化。随着新型媒体文件存储介质的不断涌现和最新的信息处理技术在国内的广泛运用，出现了许多新型的载体性档案，包括电子机读档案、视听录音档案、电子文件等，这些媒体文件中记录和保护需要传输和存放的各种媒体文件信息都必须具有一定磁性和光学属性，有磁带、光盘和碟片等多种形式。新型传统媒体档案相比传统媒体档案，它们在各种媒介的形成、运用及其存储等各个方面都具备了不同的功能特征和要求。因此，以新型档案信息载体为研究对象开展国家档案保护管理制度的建立和现代化将被广泛认为是未来科学技术领域研究的一个重点，而且，不仅需要进一步地研究有效地保护和改善档案信息载体的途径、方法，还需要进一步地研究如何确定和提高档案信息内容保护的可靠性、一致性。

3）档案管理手段现代化。管理方式的现代化建设是提高档案管理服务方式现代化程度的具体表现，也是提升档案服务手段建设的现代化水平程度的重要基础之一。运用最新的科学现代档案管理的理论和方法，通过将科学的档案管理理论和方法运用到现代档案管理中，并形成有效的现代化档案管理的理论，这些理论和方法与档案管理的实践有机地融为一体，持续指导档案管理的实践，并对其进行了总结、研究，最终建立起了最新的档案管理理论框架。

2 档案管理现代化过程中存在的问题

1）档案管理人员素质不高。档案管理的现代化发展就离不开先进且现代化的设备，在研究和应用最新技术和设备的同时，必须把有关工作人员素质提高上来，将其管理思想和方法不断地更新，没有先进的技术知识和前瞻性的知识，档案管理人员就无法满足现代化档案管理的要求，发挥不出更明显的作用。但是，现在许多档案管理人员仍在使用旧的管理知识和方法，他们不具备先进的管理知识和技能，技能水平低下，不能适应现代化的需要。

2）档案管理标准化程度低，缺乏统一的管理规范。在档案管理方面，存在系统相对复杂、管理相对松散等问题，由于历史原因，每个基层单位都有自己的治理方式，档案工作人员管理层次差别也是非常明显的。目前的各种档案管理软件都没有一个统一的标准，文件管理的标准化程度低，数据供给不足，无助于档案管理的现代化的进行，导致档案管理工作水平低下，甚至很多地方都需要重复建设，因而档案管理的现代化进展非常缓慢。此外，制定一定的管理规范才能保证文件管理现代化的有效开展，现阶段，档案管理现代化由于管理体系不完善，常有责任不明、管理结构不清晰的现象出现，对档案管理产生了严重影响。因此，要实现档案管理的现代化，需要针对每个管理者、管理部门和行业制定不同的管理标准，明确管理目标，有序推进各个环节。

3）对档案管理的科学认知不足。在目前的情况下，大多数人对档案了解不多，也不了解档案记录的信息，很多人认为档案所包含的是基本人事信息和工作记录，而且在平常的生活当中，除非有特殊需要，很少有人会去搜索档案，甚至档案管理部门的一些领导对档案也是缺乏科学的认知，所以他们并不热衷于引入新型管理技术，这对档案管理现代化的进程产生了极为不利的影响。

4）档案管理经费投入不足。说到档案管理，大部分管理员都不懂档案管理如何开展，所以不会主动学习新的档案管理技术，也不会主动和领导申请管理资金，很多领导人对档案管理的重视程度不高，不会在这方面进行过多的投入，不购买先进的档案管理设备，这样不仅会致使管理方式的滞后，还导致档案管理不够规范化，档案条目不全。投资金额与档案管理部门负责人给予档案的重视都是成正比的，因而由于许多领导人认为档案管理现代化可有可无，也就导致了档案管理工作由于经费的不充足而无法满足对先进设备的需求。

5）档案管理的基础业务不扎实，档案信息储备量不足。档案馆藏范围小和内容不够精彩是档案管理基础业务不扎实的主要体现。例如，文件和档案很多，但没有专门的科学研究或特殊档案，政治领域的档案更多，教育和研究领域的档案很少，宏观多微观少。过多收集纸板档案，缺少具有地域特色的档案的收集。只关注移交档案，而忽略了征集案，只关注档案的接收，反而忽视了与档案相关的历史记录和内部资料的收集，不注意案前期材料的形成和积累案的纸质载体多，机读文件少[1]。

格式完善、结构合理、质量最优的集成系统是档案信息资源开发的重要条件。有的类别档案不够完整、不齐全，影响了档案数据源向实际生产力的转换，信息流传是确保档案发挥重要作用的有效方式，若是信息的传递受阻，就会导致产量低、投资错误和过度建设等情况出现。

3 档案管理现代化改进策略

1）提高档案管理人员的素质。人在档案管理现代化中的作用非常重要。要真正实现档案管理的现代化，就必须要转变人的想法观念，档案工作者需要明白，档案管理现代化是大势所趋。与传统的档案工作者需要掌握的简单技能不同，现代的档案管理者更多地需要具备大量的理论知识、较强的专业技能和管理知识、较强的创新精神，以促进国内档案管理工作的现代化。在这种情况下，首先必须建立严谨的考核和选拔体系，从而选拔出优秀的档案保护管理方面的人才，这些优秀人员必须具备较高的职业道德和专门技术素养。其次，通过多种有益的手段和方式来增进对于专业档案管理工作者的培养，例如在学校雇佣一名专门的老师来指导和教授先进档案管理的知识和技巧，以讲座的形式向档案管理工作者传授具有前瞻性的知识，通过这样的教育和技能培训，使得管理者可以逐步变得更具有管理技能，可以解决现代化的档案管理工作中出现的问题，不断地提高自身综合素质。达到了提高国内档案管理工作现代化质量的目的，保障国内档案管理工作现代化可持续发展的目标。对于档案的业务技能培训工作是档案管理工作现代化的重要内容和组成部分，在对于档案人员最新的管理工作中起到了很大的作用，档案管理人员也需要根据档案管理工作新规定及其要求进行不断地学习与改进。这样就需要在学习指导和组织人员培训的过程中，调查当前新形势下各级基层档案管理工作发生的变迁和特征情况，依照不同时期的工作要求及新的标准来制定其培训具体内容，并充分结合自身的理论与实践，让档案管理人员自己了解、学习并独立地完成各个单位对归档档案资料整理的工作，全面落实各项档案的规范与制度，进行有效的现代化档案管理工作。

2）重视档案管理的规范化和标准化建设。想确保档案标准化在文档管理实践中真正的实现，就需要根据需求制定切实可行的实施标准，以确保文档管理的有序性并获得最大的收益，这是实现文件管理现代化的关键手段。若是档案管理只有技术上的支持，没有足够的专业知识和标准，很难真正提高文档管理的质量和速度。因此，要在档案管理现代化进程中打好基础，就必须首先进行档案管理的规范化和标准化。

3）增强档案管理现代化意识。首先，要充分认识该项工作现代化发展的重要性。在国内档案管理走向现代化的过程中，重要的一点就是需要吸引高级领导的注意力，加大资金投入。员工需要及时地更新与国内企业现代化的目标、范围及其手段相矛盾的各种档案思想观念，特别重视的一点就是更新那些依靠科技进步和企业结构性现代化而采取的科学管理方法概念，建立起同一个时期快速结构性变化合拍的档案管理意识，把以前传统被动式的档案服务模式改变成了主动型服务，将以前传统封闭型的服务模式逐渐转化成了开放型的服务，使得信息档案工作能够顺应当前信息经济时代的趋势和发展需要，适应国内经济社会发展与进步的需要[2]。

4）加大档案管理现代化经费的投入。现代的档案管理与传统的档案工作不同，很大程度上还要依靠设备与技术。及时地为档案管理机构配备相应的档案办公器材，加强对档案管理工作现代化的技术运用，能够切实地提高国内档案管理工作的现代化程度。因此，各级政府都要进一步加大资金投入，加大财政资金投向，帮助企业部署先进的技术与设备。档案室在进行建设过程中，应该特别注意室内通风、采光、安全、潮湿，在措施上，要根据需求充分利用电脑、监测设备、空调等各种电子设备。这样既保证了档案的安全性，又保证了非常有用的信息不会丢失，从而提高文件的使用率，从而创造一定的经济效益和更高的社会效益。

5）加强档案管理的基础业务工作，扩大档案信息储备。信息技术的进步和发展必将直接导致大批档案的出现，以各种纸质实物、磁带等作为传播媒介和载体的各类档案资料仍将被认为是主要组件或者传播媒介，许多档案资料的积累和使用将会有所增值，定期扩大档案来源，不仅收藏文献、奖章、证书，还收藏书信、照片和流行档案，打破档案的原本束缚，丰富档案内容，保持档案工作生命力与可持续发展。

现代信息时代，各种信息获取技术、新型档案载体、大型互联网数据库的创建和传播，为档案信息的社会化利用提供了技术支持和有利条件。需要配备最新的办公设备，例如计算机和扫描仪，以便及时更新档案，要充分利用最新技术，加快发展实用性和通用性，加快软件和存档数据的处理速度，抓住机遇，加强联系，相互交流，扩大信息来源，增加信息量，互相学习，互相学习，共同成长。一方面，创造与社会使用成本相适应的良好物质条件，开放和扩大档案获取途径，不断增加档案信息存储量，及时更新工作资料内容，以改善其使用。另一方面，要加强档案信息的利用，开发搜索工具，增强文件开发工具，增强数据存储和验证，朝着“高效”、“快速、一致”的目标迈进，最终实现数据源共享。

4 结论

总而言之，在新的发展形势下，做好档案管理现代化建设，对当下和未来的档案管理工作有着非常重要的作用，有关管理人员和领导一定要对此重视起来，不断地增加自身的知识技能，强化专业素养，并加大资金上的投入，规范化管理，进而促进档案管理现代化更好地实现。