机关干部人事档案管理的优化措施研究

姜智千

（吉林省白山市重点项目服务中心，吉林 白山 134300）

1 干部人事档案管理意识的优化

1.1 强化各级领导的档案意识

在机关单位中，领导重视的事情一般都能很快的发展，要想在人事档案管理方面取得一定的成绩，就得加强领导对人事档案的重视程度。现阶段，人事档案管理工作地位不高，存在一大堆棘手的问题，很大一部分原因都是领导不重视。要提升对人事档案管理工作的思想认识，改善工作模式，首先必须从一把手抓起，使其深刻认识到人事档案管理工作的严肃性、重要性，这也是化解当前工作瓶颈的最根本的方法。只有领导切身体会到人事档案管理工作对他切身的发展有着至关重要的作用，才会重视干部人事档案管理工作，才能加大力度对人事档案投入力量建设，人事档案才能更好地为干部管理做好后勤保障工作。

各级各部门党委（党组）要将干部档案工作作为一项重要工作来抓，及时了解本部门单位的人事档案工作现状，积极解决、部署人事档案工作所需的业务建设、人员配备、所需经费、基础设施等问题叫。要坚持将人事档案管理工作纳入组织人事工作的重要内容，一把手亲自抓，形成“局长+分管局长+人事科长+档案员”联动的工作机制，并从人、力、财、物等方面对档案工作加以充分保障，确保此项工作良性发展。

1.2 转变机关干部对于人事档案的思想观念

思想观念的淡薄，最主要的原因就是宣传力度不到位。干部对人事档案相关知识一无所知，人事档案的概念更无从谈起。管档人员应在本机关系统性地进行人事档案意识普及，让广大干部切实树立严肃的人事档案意识，充分认识人事档案的价值和作用，同时定期、不定期地进行人事档案方针、政策进行宣传讲解，使干部第一时间补充、递交相关材料，不可随意虚填各种信息，从全方位增强机关干部对于人事档案的认识，使其了解其本人的人事档案不只是其人生经历的一个记载，也是其工作变动过程的一个重要参考。其填写的信息不准确，会为之后的工作带来一定的影响，甚至会影响提拔使用。

2 干部人事档案管理环境的优化

为了更好地保护以各种载体形式存在的档案资源，就档案室中库存形式最多的纸质档案来说，配置空调、温度计等可以随时测量并记录库房温湿度具体指标的设备以维持档案室内环境的温度和湿度等非常必要。除了这些日常维护之外，档案室还要注重防潮、防盗。要安装烟雾报警器和自动灭火装置，安装防盗门和监控设备，对档案室进行加固，从各个层面最大限度地保证人事档案的安全和稳定。在全面信息化时代建设的今天，档案室必须具备碎纸机、传真机、电话、计算机等符合信息化服务并能够加快数字化建设的档案管理系统和工作软件，以保障人事档案的数字化管理。

3 干部人事档案内容的优化

3.1 增加干部人事档案信息含量和知识维度

2009年中共中央组织部印发了《干部人事档案材料收集归档规定》，对什么材料能归入人事档案做了一个详细的说明。2018年中央组织部印发的《干部人事档案工作条例》中将人事档案材料分为十类。虽然从规范的角度来说，有助于档案的管理和查阅，但是内容太过呆板，无法体现不同干部自身的特殊性。

只有建立层次丰富、各具特色的干部人事档案，才能使组织人事部门在选人用人过程中有针对性地对干部加以了解，从而实现人尽其能。对此，要确保人事档案信息真实丰富，能够生动反映干部成长轨迹，准确传递其德能勤绩廉各方面信息，才能对其进行准确画像，从而建立立体的干部档案架构。与此同时，要改变过去单一的纸质档案管理模式，利用各种现代化、科技化手段，积极补充干部视频、图像资料，全面、真实、生动反映干部在工作生活中的方方面面，最大限度为干部选拔使用提供有效参考。

3.2 确保人事档案来源准确和内容真实

内容真实准确是充分发挥档案资政作用的关键，且关系到每个干部的切身利益。在干部人事档案的信息完善工作中，首先，管档工作者要有强烈的责任意识，严把入口关。要配备政治过硬、作风优良、业务精湛的人员从事干部人事档案工作，入档材料必须经过审查且手续齐全，否则不予归档。重点审核“三龄两历一身份”和材料的真实性。要责任到人、定期检查、有错必纠网。其次，在平时的管理中，要加强对人事档案信息的审核，保证所有信息准确无误。对各类信息前后不一致的现象成立调查组进行调查，重新进行认定。对于学历方面，必须补齐入学前即参加招生考试的材料，学历中即入学登记表、在校所有课程的成绩材料及其他培养材料，毕业即毕业证、学位证复印件及相关材料，缺少任何一个环节的材料该学历都无法认定。第三，要做好档案转递监督，防止在此过程中出现信息失窃、档案造假等问题。要对人事档案转递薄弱环节做好监督防范，及时补充完善转递手续。

4 干部档案审核的优化

4.1 审核过程的优化

1）发现问题。近几年通过国家对人事档案管理的重视，人事档案管理工作越来越规范，但通过近些年干部人事档案专项审核和平时的工作可发现干部人事档案管理流程仍存在一定的问题，除了由于人事档案保密性的原因造成的干部人事档案利用不充分、档案材料不规范等，更重要的是信息失实，不能够有效为组织部门提供信息保障，也在一定程度上影响了干部今后的相关发展。

2）调查核实。（1）查找有效原始材料。原始材料必须是原件且无涂改，并确认材料真实准确，通过书写特征、笔记颜色、纸张板式颜色、装订方式、符合年代特征的印章样式等，判定查找到的材料确为原始形成材料；通过与干部档案记载的学习工作经历、家庭成员信息、籍贯居住等进行比照，判定原始材料所填内容与干部档案记载一致，真实可靠；如有涂改应认真甄别，并视情况送有关部门进行物证鉴定。（2）本人作出书面说明。根据工作需要，可以选择适当时机与干部本人谈话，并要求干部本人对有关问题作出说明。实际工作中，可视情况在实地调查前后要求干部本人作出说明。（3）实地调查。通过对人事档案材料的研判无法确认的信息，就要成立调查组赴实地进行调查。通过采取可行、适当的方式到当事人学习或工作过的地方，以需要查询的问题线索为导向，通过查阅有关人事档案材料、访谈相关人员做进一步调查了解。通过调查核实，查找到的原始有效材料(原件具备归档条件的用原件，原件不具备归档条件的提倡用彩色复印件)，形成的调查报告及本人说明等认定材料应当归入本人档案。

3）组织认定。党委(党组)要对干部人事档案存在的问题审核结果以及有关问题的调查过程、结论等进行集体研究，作出组织认定。根据认定结果，确认干部可能存在不真实的信息，并将确认结果以书面的形式告知干部本人，本人核对后签字确认归档。在信息确认的过程中，要以不重复获利等相关原则对人事档案中的信息进行认定，这时就不能以其真实的情况进行认定，要对其做好政策、规定解读，干部存在疑义，甚至拒不签字的，要以综合研判后的组织认定结果为准。认定了之后，以后工作经历中涉及干部的基本信息就要填写组织重新调查认定后的信息。

4）问题处理。对于在整改过程中发现的问题，要根据情况妥善处理。（1）缺少材料或材料不规范的，要及时补充采集，通过形成地查找、复制复印、补办手续等途径补充收集。根据材料的内容和性质的不同，所有补充和规范的材料，要严格按照《关于严格干部档案日常管理的通知》有关规定办理，并加盖材料制成单位和干部所在单位公章。（2）基本信息前后矛盾的，要在查核的基础上综合研判进行确定。按照现在的政策难以认定的且也无法查找证明材料的，要本着从严掌握的原则，严谨地对干部的人事档案信息进行确认。（3）档案造假的，要按照有关规定严肃追究责任，责令作出深刻书面检查，对问题进行纠正；特别严重问题，要以适当形式给予处理处分。在发现之后主动承认并纠正错误的，可依据有关规定从轻处理；继续弄虚作假、欺骗组织的，从重处理。（4）伪造档案材料且无法查清的，要做好登记，在查清问题前，不得在职务上提拔或重用。

4.2 优化干部人事档案审核制度

1）建立事前防范的工作制度。虽然档案审核能够在一定程度上弥补人事档案中之前存在的信息不实的情况，但是弥补的工作思路和管理方式是存在一定的弊端的。通过补充缺失的人事档案材料和对不实的信息进行调查，在某种程度上对人事档案有着提质增效的作用，客观上也起到了一定的积极作用，但是发现问题再补充材料与人事管理活动中形成的材料真实性还是无法相提并论的。因此，为了避免亡羊补牢，管档部门要充分进行事前预防，在将材料交给组织部门前，形成材料的时候就要严谨、及时且进行有效的审核、监督，变事后补救为事前预防。应该从长远建设，整体规划，保证制度建设的体系性和关联性，把人事档案在各个环节出现的漏洞弥补上去，强化规范管理。健全的规章制度是做好人事档案工作的根本保证。

2）优化干部档案审核模式。建立规范的审核流程，以“三龄两历一身份”作为主要审档内容，坚持“2+1+1+1”审档方式，即2人初审、1人复审、1名分管领导三审、1名组织部门管理人员抽审，四方独立审核并签字确认。初审人要按照《干部人事档案专项审核情况登记表》的内容和结构，按照审核项目，逐页逐项进行审核，确保干部基本信息准确。对材料缺失的，第一时间通知其补交，并如实详细登记，做到应审尽审，不留死角，不留盲区，不放过任何疑点。复审人要对初审人审核的结果进行复核，核实信息是否准确、问题有无遗漏等，对新发现的问题及时补充登记，同时对问题进行梳理和初步判断，确定问题类型。每卷档案在初审和复审过程中，都要认真排查风险点。凡符合所列风险点情形的，都要重点进行审核比对、如实登记、认真分析，凡不能排除疑问或嫌疑的一律启动调查程序，认真调查核实。

3）探索人事档案预先审核制度。目前仅有干部岗位变动，包括提拔、调动等方面才会对干部人事档案进行任前审核。应将人事档案全都纳入预先审核，在启动干部职位调整时，对所有的干部进行一次档案审核，对存疑档案提前预审，严格审核标准，坚持“凡提必审、凡转必审、凡进必审”，公职人员晋升公职、专业技术人员评聘职称、所有人员评审各类奖项等之前都应进行人事档案审核，只有人事档案无问题，才能进行相应的工作。要严格落实责任，认真做好干部调整各环节的审档工作。同时，针对档案信访问题，第一时间认真查核，并准确进行答复反馈，坚决杜绝个别干部因档案问题“带病提拔”。