新环境下政府档案管理改进对策研究

贾 茹

（中共秦皇岛市海港区委统战部，河北 秦皇岛 066000）

1 政府档案管理存在的主要问题

1.1 档案数字和信息化水平较低

现今为以纸质档案保管为主的档案管理方式已经无法适应当前的档案管理工作，随着信息技术高速发展，档案查询量逐年增高，而目前档案数字和信息化水平较低，档案保管却仍以纸质为主，随意抽取，这种档案管理方式势必会降低工作效率，管理分散，甚至提高档案破损风险。另外由于无法实现网络共享，严重影响了档案管理的质量和流通，因此档案数字化和信息化程度较低已经成为当前政府档案管理亟待解决的问题之一。

1.2 人员和设备配置不足

1）人员：某市政府档案管理工作人员只有接近五分之一为专职，有档案相关专业学习背景的人员数量只有也不足20%，在对是否能够熟练掌握本单位档案的收集、整理、录入工作程度的调查中，选择能够熟练掌握的只有18.75%，可见政府档案管理工作人员少，工作任务繁重，专业性和业务性不强，人员紧张局面十分明显。

2）设备：基础设施落后。政府档案管理的存储条件很高且标准严格，必需有良好的通风环境，达到防虫和防潮等要求。目前由于对政府档案管理工作缺乏关注，相关的硬件设施不健全，甚至一些档案已经发霉或破损。在调研中还发现很多单位部门在档案工作中的投入很少，档案随意堆砌在尘土飞扬的环境中，许多档案不完整甚至丢失。这些都严重影响了政府档案管理工作的开展。

此外，随着档案管理工作向科学、信息化方向发展，政府各机关单位的档案管理工作不仅只是档案收集整理，而且所需档案用品也不仅是档案盒、文件柜等。归档存储设备，数字化设备，网络安全设备和其他辅助设备已经成为政府档案管理中的基础设施。现阶段，政府各机关单位配置的档案管理所需的计算机，扫描仪，打印机，照相机等设备大多已经不配套，有些设备破旧不堪，无法跟上档案工作现代化需求。

1.3 档案开放利用陷入两难

2007年，我国颁布了《政府信息公开条例》。《条例》的目的是确保公众能够依法获悉政府信息，更好地对政府工作实行知情权、参与权以及监督权，使政府信息在人民生产生活和社会经济中发挥重要价值。《条例》基于开放原则，第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”当前档案开放利用的问题日益突出。某市档案馆根据《档案法》规定每年对满30年的档案进行开放鉴定，而《条例》却要求更及时的公开政府信息。《条例》颁布后，近年来政府文件查询量不断增加，政府信息的形成者即政府部门是开放的主体，档案馆无权对档案是否符合《规定》进行界定。此外，由于档案种类繁多，无法完全按照《档案法》和《条例》分类。这就使政府档案形成不到30年以及无法界定能否开放的档案在开放利用中陷入两难。

2 政府档案管理存在主要问题的成因分析

2.1 档案管理模式陈旧

随着现代技术的飞速发展，档案技术应用也在不断推进，但近年来，政府档案保管仍以纸质档案为主，虽然一直在加强档案的数字化和信息化建设，优化档案目录，但是只小部分档案实现了全文数字化扫描，数字化程度较低，档案管理模式陈旧。这就使得工作繁琐，众多重复的劳动在无形中也浪费了社会资源、有价值的档案得不到广泛利用、民生档案无法共享。

2.2 人力和财力资源缺乏

1）人才队伍建设不力。很多人认为档案管理工作对专业技能需要不明显。其实并不然，随着档案现代管理技术的不断发展以及信息共享平台网站搭建工作的推进，信息化人才对于政府档案管理工作必不可少。工作具有专业性则需要工作人员具有很强技术性和业务的连续性，并且政府档案管理的工作人员要相对固定。但目前政府各机关单位绝大多数都未配备专职稳定的档案管理工作人员。“流水式”的工作人员由于调整频繁，对工作缺乏长远和系统规划，往往不会潜心钻研业务，再加上缺乏对专业水平高、专业性强的档案管理人才的引进，现有的工作人员参加培训次数又少，人才队伍建设不力使得人员配置不足的问题更加明显。

2）档案事业经费投入不足。推进工作需要设备支持，就必须有资金投入。当前政府机关单位没有专门的档案资金。地方政府只有将档案与经济相结合，将档案事业专款专用纳入制度化的轨道，完善档案事业的经费投入机制，才能保证投资得到良好监管和使用。地方政府没有提供足够的档案事业专项经费，档案管理工作人员和设备配备不足，限制了档案事业的发展。

2.3 档案开放利用制度建设滞后

关于档案管理的法律法规早已实施。随着政府信息公开的推进，以前发布的档案管理相关法律法规早已无法满足现今需求。《政府信息公开条例》还未施行时，档案馆按照《档案法》的要求，每年对除民生档案外的满30年的档案进行开放鉴定。《政府信息公开条例》于2007年施行，并提出公开原则“以公开为原则，不公开为例外”并要求执行机构是各级政府的行政机关，档案馆仅是辅助场所。查阅场所与和执行机构是不同的两个主体，档案公开的主体还是档案馆。因此，《条例》使得馆藏政府档案即是“政府档案”也是“政府信息”。

3 改进政府档案管理的对策

3.1 创新档案管理及宣传模式

第一、建立全文数字化档案管理体系。21世纪科学技术飞速发展，档案技术也不例外。改变陈旧的政府档案管理模式，必须要从单纯的纸质文件过渡到用计算机网络管理档案。因此创新档案管理模式，首先要建立全文数字化档案管理体系。档案全文数字化意味着需要用设备将实体档案通过扫描等手段将内容录入到计算机，并且可以用计算机调取使用档案。推进档案全文数字化、网络化建设，是档案事业发展的唯一出路，不但可以提高查档速度，还可以保护纸质档案。

第二、创建民生档案数据查询平台。政府档案管理的根本目的是有效地利用档案，创新档案管理模式，就要多种方式利用档案，如实现信息共享，推进社会信息化进程。民生档案作为政府档案在社会中的作用日益增加，公众利用率最高。创新民生档案远程利用服务工作，通过推进跨地区民生档案数据查询平台的建立，提高公共服务能力。

第三、拓宽档案宣传渠道。区县级政府档案与国家、省市级政府档案相比具有其特殊性，公众对区县级政府档案了解程度低，所以区县级政府档案工作人员要改变只是埋头苦干的工作状态，要善于宣传自己，使公众深入科学的认识政府档案，不但可以改变陈旧的档案管理模式，也提高了档案管理质量。因此，要创新档案管理模式，就要改善旧的档案宣传方式，才能更好地发挥政府档案的价值，提高工作质量。

3.2 加大人员和设备配置投入

第一、扩大专业人员比例。政府档案管理工作人员多为兼职，工作人员缺少专业性并且身兼数职，工作量大，工作缺乏稳定性。一方面，兼职岗位会减少工作人员对工作的重视和投入；另一方面，频繁调动会影响工作人员专业技能提高甚至出现业务停滞不前。工作人员是政府档案管理的主体，因此政府各部门档案工作人员必须配备完善。当前社会是一个需要知识的科技社会。它需要有知识的人才去发展，同样的高科技也需要有知识的人去使用，所以引入高学历高技术的专业型人才必不可少，也是时代发展的需要。政府档案的工作人员还是一名机关工作人员，档案工作又具有业务性、管理性以及服务性，工作人员还应具备政治理论知识、档案学基本理论知识、档案相关法律法规知识等。另外档案数字信息化建设，还要求政府档案管理工作人员不仅能完成档案的基础业务还应具备与档案现代技术相配备的专业技术。因此要建立有利于人才引进的软硬件环境，制定一系列切实可行的人才吸纳政策，采用灵活多样的人才引进和招聘方式，克服户口、档案、社会保险、子女上学等人才引进障碍，增强人才引进动力。

第二、保证资金投入加强设备配置。1）加大档案事业经费投入。档案管理工作发展缓慢的原因是资金投入不足。当前由于政府档案数量和查询量不断增加，政府档案管理模式陈旧，需要档案数字化和信息化等来创新档案管理模式，这些都需要大量的资金投入。目前，政府机关单位没有为档案设立专款，档案配置缺少经济保障。因此为保证档案工作基本需要，政府部门应设立档案专款。地方政府要结合档案事业与地方国民经济发展，完善档案事业经费投入机制，保证档案资金投入。只有将档案事业经费纳入制度化的轨道，才能确保档案事业的资金投入得到良好监管和施行。

2）加强设备配置。随着档案管理更科学化和信息化，政府机关单位的档案工作不止局限于收集整理，档案用品也不只是档案柜等基础用品。首先为确保档案的存储符合科学标准，规模较大的档案室应配备专业的档案消毒、灭火，温湿度控制等设备，规范档案保存环境。还应配备“八防”设备，包括防火防盗设备，防磁柜，除湿器，温湿度检测仪等；档案用品在保证质量的同时应兼顾美观。档案管理软件需要能够快速高效调取所需电子档案。档案查阅时应建立计算机检索系统和数据库；开展数字化工作时，要配备独立调度室。

3.3 完善档案开放利用相关规章制度

1）完善政府信息公开监督机制。完善档案开放利用相关规章制度，首先要完善政府信息公开监督机制，应建立健全政府信息公开法律制度及公众救济机制。政府信息公开利用应当有法律法规作为依据和保障，通过法律形式对政府信息公开的范围、时限以及方式等进行明确的规定，使得政府档案管理工作人员在政府档案开放利用时能按章办事。其次还可以对一些只想公开的内容，而未全部公开应公开信息的机关给予相应处罚。再者相关主管部门可以赋予政府档案管理部门适当权力，如监督权，对在政府信息公开执行中不规范的行为进行监督，确保应该公开的政府信息及时公开，不能公开的信息说明原因，确保政府信息公开工作规范进行，才能提高政府信息开放利用效果，提高档案馆公共服务能力。

2）制定地方性政府档案管理办法。《政府信息公开条例》的实行使我国政府信息公开有法可依，然而《档案法》里面的一些规定却与《政府信息公开条例》相冲突。然而法律法规的制定和修改需要一个很复杂的过程，因此为解决政府档案开放利用经常陷入两难、档案开放不规范等问题，应当制定配套的地方性政府档案管理办法，对政府档案开放时限、界限等进行统一详细的规定，明确档案开放主体和流程使档案开放利用工作真正做到有法可依。