中学基建档案收集整理方法分析

魏 靖

（南宁市第三中学，广西 南宁 530021）

目前中学基建档案的收集整理存在着一些问题，如收集的档案不完整、不合格、形式不统一等。此外，一些负责收集和整理的工作人员缺乏专业知识，这使得中学档案的收集和整理效率相对低下，不能促进中学的良好发展，因此，中学相关管理者应完善管理制度，细化各方面档案收集工作，落实严格的监控措施，确保工作顺利完成。

1 中学基建档案收集整理存在的问题

1.1 基建档案资料不够完整

部分中学档案受多种因素影响，基础设施档案收集不够完整，影响了后期基础设施档案的整理和录入[1]，对相关基础设施项目的顺利开展有一定影响。如一些档案对资本流动档案中原有的红头文件过于重视而忽视附件和有关的最后文件，虽然保留了文件的核心思想，但没有有效地录入更全面的资金流动档案信息。有的档案管理人员在档案资料收集过程中只注重设计图纸和竣工图，但在整个施工过程中没有变更资料，有些档案馆在收集资料时，忽略了新型档案建设。

1.2 收集的基建档案资料不符合标准

目前，我国一些中学的教学条件相对落后，还没有引进信息技术支持基础设施档案的创建。一般来说，纸质材料用于建立基础设施档案,这类纸质材料保存期短，易受天气和人为因素的影响，部分资本流动档案汇编范围不广，容易出现日期标识不清、原始印章、签名缺失等情况，基本建设档案不符合相关标准，影响后续录入工作，与竣工图等重要基础设施档案一样，变更登记内容不规范，不符合有关部门“现场变更，现场贴标签，现场描述”。

基建档案收集中存在着图纸涂改不全、三阶段技术交底和重要技术审查登记不全、日志填写不慎、原始记录和材料证明不全等情况。缺乏全面的文件这种情况通常给档案的收集、管理和今后的审查带来很大困难，特别是由于缺乏非常重要的文件，如果不能完全分类，将严重阻碍正常的调查工作。

1.3 对部分图纸基建档案录入成为难题

目前，收集的图纸和基本建设文件是从各种字符程序，如CAD和3D软件创建的。这类软件可能会有所不同，导致提交此类图纸和数据存在较大困难，同时，使用基本建设档案的员工数量相对较少，专业知识水平也参差不齐，直接导致大多数基建档案登记存在问题。这些员工对图纸和档案没有任何知识，对基建档案的理解和划分也没有专业的判断，所以录入一些图纸就特别困难。

1.4 缺乏完善的管理制度

一些学校由于缺乏管理水平和健全有效的管理制度，基础设施档案的收集和管理不能按规定进行，基础设施档案管理人员招聘不严，使基础设施档案的收集和管理工作得不到有效落实。

1.5 单位领导缺乏重视，缺乏专业型管理部门

在一些学校由于对基础设施档案不重视，负责人不能组织专门人员对施工过程中的各类记录、证件进行全面的记录、管理和整理，这就导致了基础设施档案的收集和管理，无法有效地进行或根本无法进行。有的学校向其他部门借调人员对基础设施档案的收集和管理，正是由于其他部门的员工不能充分参与到这项复杂的工作中来，使得整个档案管理无法达到相应的效果。

2 中学基建档案的收集整理方法

2.1 相关领导应当高度重视中学基建档案收集整理工作

加强学校档案部门对这项工作的宣传，使有关部门明确自己在档案收集整理工作中的职责，分管领导，为落实责任，配备专业人员支持和监督工作[2]，同时统一基础设施档案收集整理全系统，定期组织档案人员进行专业培训，提高档案收集整理专业化水平，增强工作主动性和责任意识，确保档案收集设计工作的实效性。

对于学校基础设施项目的每个阶段，有关工作人员应收集设计资料，然后将其转交负责管理档案的单位进行统一管理。在每个项目的前期准备阶段，特别包括基础设施项目设计计划，相应的报表形式也多种多样，都需要专门的人员来收集和整理这些原始数据，在项目实施过程中难免会有一些设计上的变化。对于这些修改记录我们要做好收集工作，包括图纸和文字说明，在资金流动项目月后期，要收集的档案主要包括有关单位出具的各种证明、检测结果报告等，这是基建档案的主要内容，必须全面考虑。

2.2 中学应当审视传统的档案收集整理模式

要在分析新时代弊端的基础上，制定更加细化的规章制度，严格落实个人责任制，逐步完善档案收集整理管理制度。在合同管理中包括档案收集和组织机构的任务，以及完成基础设施项目所需文件的编制。这样在签订合同时，可以更明确地制定基础设施档案的收集整理方向，切实提高收集整理效率，确保工作的实效性。因个人原因导致档案资料收集不完整、不准确等情况，一定要严肃处理。

每一个基础设施项目，无论花费多长时间，都是在项目的基础上进行一系列的建设工作，其中包含了一个项目的全部内容，所涉及的档案具有显著的完整性和不重复性。这些都发生在施工过程中的任何时刻，做好档案的统一管理工作，有序进行，为今后的管理和使用创造良好的条件。最重要数据的分类和安排还应考虑到一些附件的储存,附件是对正文的补充，是档案管理中不可缺少的内容[3]。它是对个别施工阶段具体内容的详细描述，对今后阅读档案具有重要的追溯作用。

2.3 在基建档案收集整理过程中应当落实质量监控

严格按照“三同步”方针，做好资金流动档案的收集和管理工作，确保投资项目建设与建档立项、报批立项同步进行，可以对基建档案馆的相关资料进行整合和整理，投资项目竣工验收可与竣工图验收同时进行，同时，中学档案管理部门应按既定程序完成部分档案的收集整理工作。档案工作人员要严格检查档案内容是否清晰完整，档案衔接是否有序，档案收集是否齐全。严格控制质量输入，确保准确的档案数据录入和报送，确保基础设施档案收集的规范化。

2.4 提高基建档案收集整理工作人员综合素质

中学应进行专业人员培训，提高档案人员的专业技能，定期组织档案人员收集管理知识和工程知识，保持将不同图像格式的图纸转换为同一格式图纸的能力，为切实提高基础设施档案的整理和记录效率，在基础设施档案的收集整理过程中，档案馆要严格审批档案，与基础设施建设单位协调沟通，做好基础设施项目的各方面审查工作，准确核实、核实相关专业资料，找出差距并填写，确保所收集档案的准确性，为便于后期档案的检索和传递，我们可以利用信息技术，以电子方式进入传统纸质档案，加强档案的收集和整理，优化改善中学的基础设施。

学校领导应重视基建档案的收集和管理。通过建立完善、扎实的资金流动档案管理体系，建立专门的管理机构和专业人员，全面、系统地收集资金流动档案，可以有效地实施资金流动档案的妥善管理。基础设施档案的复杂性要求学校各部门与档案管理部门共同应对这一艰巨任务。

2. 5细化基建档案，建设合理的档案框架

根据其重要性，再次列出了基础设施档案中各环节的责任关系和辅助关系，同时，在整理录入基础设施档案时，可以根据中学的实际情况，制定合理的档案格式，明确其格式要求，更好地组织启动，使后续的响应和认可更具指示性。档案馆在整理基建档案时，必须做好分类整理和目录汇总，一是按规模或类别对基础设施档案进行分类整理；其次，要做好录入过程中一些纸质图纸资料的电子目录工作，一方面可以方便审核，另一方面可以长期获取这类数据。三是可以建立相应的基本建设档案。档案的排列顺序，应当遵循分卷归档、分卷归档的原则。载入档案时要严格按照分类标准对资料进行分类。对于一些不安全的档案，要分别标注，并做好附录工作。这样将基建档案的收集整理工作组织起来，最大限度地提高工作效率，提高工作成效。

在基础设施建设项目中，每个阶段都要以前期设计和规划为指导，许多书面材料也起着非常重要的作用，文字材料不仅是对图纸的说明，更是对工程建设的详细记录。基础设施项目建成后，在办理各种手续、处理纠纷方面发挥着非常重要的作用，在进行各种检查和技术维护时，有关人员必须认真对待每项工程所涉及的书面材料，按时间顺序和工程的任何联系进行分类，以便于今后的审议。

2.6 创新档案收集方式

基建档案管理者要不断更新管理观念，改变传统的档案收集和管理方式[4]，变被动的档案收集方式为多样化的档案收集方式，这就需要档案馆与学校各部门密切沟通，确保资料及时归档。同时，档案人员要做好申请表和各部门档案共享的工作，对每位工作人员的档案管理负责。此外，档案工作人员要定期检查各部门档案的收集和整理情况，检查档案收集中是否还有缺件，提高档案收集和管理的主动性。

随着信息技术的广泛应用，越来越多的中学投入到数字档案和数字校园的创建中，档案管理的计算机化可以提高档案的收集和保管效率，档案管理人员应提高业务水平，利用互联网，在档案信息化管理中，要注意构建档案数据平台，即集信息数据转换、组织、检索等功能于一体的智能档案数据管理平台，提高基建档案管理实施的科学性和实用性。

2.7 构建专业的档案管理制度

为提高档案管理的科学性和实用性，实行档案管理制度化，我们要贯彻落实国家有关档案管理的规定，结合学校的实际发展，建立专业化的档案管理体系，随着现代信息技术的进步，信息技术在各个领域得到广泛应用，现代信息技术在档案管理中的应用可以大大提高档案管理的效率。由于基建档案信息量大，难以整理，档案馆可以利用现代信息技术建立数字档案进行整理，为降低档案管理难度，确保档案长期保存，为科学利用档案打下坚实基础，要确保档案管理安全，做好档案保护工作，消除档案可能存在的安全隐患，为档案的科学化、高效化应用打下坚实的基础，在具体的档案管理中，档案管理人员应充分考虑档案收集的突发情况和随机因素，确保档案的安全为档案管理提供物质环境。

3 总结

在我国重点中学基础设施项目日益增多的背景下，做好基础设施档案的收集整理工作，对促进中学的健康发展具有重要作用，因此，要完善基础设施档案收集整理工作制度，落实质量控制措施，合理配置主管部门职能，建立合理的档案收集整理框架，原则上保证中学基础设施档案收集整理工作的顺利进行。