浅谈创建国家卫生城市档案管理工作要点

左效波 丁雯君

（1.乳山市人民医院，山东 威海 264500；2.乳山市中医院，山东 威海 264500）

为加强城市创建卫生城市工作档案资料建设和管理，使创建卫生城市档案管理纳入制度化，规范化，科学化的轨道，城市管理机构也创新方法，改进制度。档案资料是展示工作成果的基本依据，是总结经验，提高创卫水平的有效手段，所以就此问题本文对创卫城市档案管理工作的重要性，档案管理中存在的问题以及对以后创卫城市档案管理工作提出的建议展开阐述如下

1 卫生城创建工作中档案管理的重要性

创建国家卫生城市档案资料是创卫工作开展情况的最直观的表现，是国家卫生城市技术评估和考核鉴定的一项重要依据，也是检查组专家到抽检单位必查的项目之一。国家卫生城市的技术评估内容包括情况介绍、查阅有关文件资料和现场随机抽查等。档案资料在技术评估中占据十分重要的作用。在评审过程中能够提供一套系统、规范、完整并富有内涵的档案资料，是创卫工作顺利开展的重要条件。

2 卫生城创建工作中档案管理资料如何理顺

1）确定创卫档案管理收集范围。创卫档案资料的收集范围广，容量大。卫生城市创建和复审周期一般为三年，时间跨度较大，收集内容较为复杂。要按时间先后收集齐全，对其中有遗漏的，进行查漏补缺。

2）做好创卫档案管理项目分类。创建国家卫生城市牵头部门要结合国家卫生城市技术评估与考核鉴定的各项内容，对全市各级各类单位的档案整理工作提前部署，确保项目分类的逻辑性、系统性、合理性。

3）明确创卫档案管理主要内容。主要按国家卫生城市十大指标主要内容和相关项目检查内容、重点内容等进行建档工作，并对建档内容进行细化[1]。

国家卫生城市档案资料分为横向档案资料和纵向档案资料。横向档案资料，即各部门的档案资料。根据《国家卫生城市行业卫生标准》。结合各部门职责分工，分别整理与以下内容相关的档案资料：市容市貌，含主次干道卫生；居民区卫生，含社区卫生、居民区、住宅小区卫生、家庭卫生、城中村卫生；单位卫生，含机关、事业单位卫生、武警消防和驻地部队卫生、企业卫生、医院卫生、新闻单位卫生、学校卫生、托幼机构卫生、公园卫生；食品安全，含食品生产加工厂(场)卫生、食品商店(批发部、超市)卫生、饮食业、单位食堂卫生、小餐饮业卫生、蛋糕、面包房卫生；公共场所、窗口单位、饮用水卫生，包括旅店业(宾馆、饭店)卫生、小旅店业卫生、浴室业卫生、理发美容业卫生、游泳场（馆）卫生、影剧院卫生、小娱乐业卫生、图书馆卫生、商场(店)、药店卫生、体育馆卫生、车站卫生、二次供水卫生；市场卫生，包括农贸市场卫生、小商品、服装等市场卫生、蔬菜、瓜果批发市场卫生、水产批发市场卫生、建材批发市场卫生、花鸟古玩市场卫生、便民夜市、排档卫生；公用事业卫生，含自来水公司卫生、客运车辆卫生、液化气站卫生、污水处理厂卫生、垃圾处理场卫生、垃圾中转站卫生、环卫车队卫生、公共厕所卫生；特种行业卫生，含废旧物资回收单位卫生，修理业卫生；其他内容，含市政设施管理、沿街建筑物立面、道路及人行道秩序管理、道路两侧构筑物管理、户外广告管理、社区保洁管理、道路清扫和保洁、保洁设施管理、园林绿化管理、道路绿化美化、单位绿化管理、社区绿化养护管理、道路绿化及街头绿地养护、公园及公共绿地养护管理等。纵向档案资料，即部门内下属单位的创建资料，如卫生健康局下属各医疗卫生机构，包括局直各单位、基层医疗机构等。由各部门根据部门职责及下属单位情况制定统一的格式与内容要求进行建档[2]。

4）解决创卫档案管理重点问题。一是注意文件行文的规范，如成立各类工作领导小组、实施方案、制度等有关发文，要鉴别行文是否规范，体现文件的真实性和严肃性。二是注意各项各类创卫相片的拍摄要及时，时间要准确。三是存在的问题的整改资料要完整，从发现问题，到协调解决，到整改效果，要形成闭环。

3 创建国家卫生城市档案资料整理要点

1）内容分类。主要分为10大项、2大类，包括：按照《国家卫生城市标准指导手册》内容，10大项内容开展建档工作：爱国卫生组织管理，健康教育，市容环境卫生，环境保护，公共场所、生活饮用水卫生，食品卫生，传染病防治；病媒生物防治，社区和单位卫生，城中村及城乡结合部卫生；两大类分为基础档案资料和专项档案资料两类，两大类中又分别可分为文字资料和音影资料两种。

2）档案的制作。包括以下三个方面：（1）统一档案盒。创建国家卫生城市领导小组办公室统一制作档案盒的侧面标签，制作具有标志性意义的图形作为图标。档案盒侧面标签使用ABC阶梯式类别，即为“图标-A1-大类-B1-中类-小类”,档案盒代码在最下方。正面标签简要概括，体现档案盒内资料的主要内容即可。（2）案卷的整理。将案卷分为卷面封皮、卷内目录以及文卷内容三部分。卷面封皮上方标注案卷的编号，编号的制定可结合档案盒的代码；封皮正文体现卷内档案的分类情况；卷内目录使用表格制作，包括件号、题名、日期、页数、页码备注等内容；文卷内容按照方案-进展-效果的顺序排列，并对该卷内所有文件的固定一角按顺序冠以阿拉伯数字，以“1、2、3、……10-10”的形式分别对每页进行标注。冠序做好后与卷内目录相符，以方便查询。最后用拉杆夹固定成卷。（3）影像资料。使用专门的“照片档案”文件盒，照片按照文件盒内大小要求进行统一洗印。每一张照片有专门标准标签，标签内容包括：照片号，时间，地点，事由，摄影者等简要介绍。影像档案资料可以根据十大项内容进行分类，也可以按照专项整治工作内容进行分类，同时要留好创建国家卫生城市工作领导小组召开的各类会议、现场办公及创建国家卫生城市工作领导小组办公室的日常督导、管理等工作照片，专项建档。

3）档案的管理。成立国家卫生城市创建（复审）工作领导小组办公室，负责对卫生城市的协调管理。常设机构在市（县）爱国卫生运动委员会办公室（以下简称爱卫办），爱卫办负责对日常工作的调度、卫生城市档案管理工作。其他部门内部卫生城市档案资料自行按照要求保管。

4 创建国家卫生城市档案管理常见问题分析

1）重视程度不够，缺少专门的档案管理队伍。卫生城市创建工作中，对外部环境治理比较重视，但忽视对资料的收集、案卷的整理，导致后期本底资料不足[3-4]。

2）专业知识不足，不能形成专业的档案资料。卫生城市档案管理人员往往是从各部门、单位抽调，专业知识的缺乏对档案的质量有着直接的影响，容易造成档案不完整、不规范。

3）长效机制不健全，后期档案资料出现空白期。在创卫工作中，很多问题都会反复出现，如果没有形成长效管理机制，管理效果就会大打折扣。卫生城创建工作结束后，每三年会进行一次复审，创建成功后到复审前的这一段时期容易形成档案空白期[5]。

4）管理力度不够。大部分档案管理工作人员没有受到专业的培训，对档案的收集，整理等环节意识薄弱，专业性不强，另外监管部门对工作懈怠的人员要有惩罚制度，对工作认真的人员要有鼓励和奖励制度，做到惩罚严明。只有这样才能更好地激励骨干对推进城市档案管理工作起到决定性作用。

5 创建国家卫生城市档案管理几点建议

1）专组专人专管。高度重视，成立档案组，明确指定人员专职管理档案工作。提高工作专注度，从工作开展的初期开始便要有意识的准备收集资料；提高对各项工作的参与度，对督导组和宣传组的工作广泛参与，尽可能多的了解各组的工作内容；提高收集工作的完整度，工作照片、专题会议领导讲话、语音视频资料、各类宣传资料等都要纳入收集范围。工作结束后，在限定时间内及时完成资料收集工作，确保资料的完整性[6-7]。

2）加强学习档案管理知识。管理档案的人员大部分不是档案管理专业出身的，对相关知识和工作经验会有所缺乏，所以要组织对档案管理知识开展学习，形式上可以通过培训、自学，以及到其他单位、地市学习先进经验等，提升档案知识水平。

3）影像资料形成对比，体现整改效果。加强对影像资料的收集整理，特别是对各类专项整治工作，要留号整治前的照片和整治后的照片，形成对比，体现整改效果，并形成影集，集中体现。

4）加强档案督导，形成长效机制。结合部门特点，制定各部门创建构架卫生城市长效机制，领导小组办公室安排督察组每月定期进行督导，并将问题以督导单的形式进行反馈，对不能限期整改的问题进行通报，此项工作形成常态化，确保卫生城市创建工作成效长期保持。档案工作组也要形成长效管理机制，确保专组专人常驻长办。

5）加强信息化建设，改善档案管理方式。城市档案管理的机构加强信息化建设，信息化可以使档案资源用途影响提升。同时也可以使档案的利用率提升，利用大数据对比，能促进信息录入加快，更新及时，因此，加强城市档案管理的信息化建设尤为重要，加强档案管理信息化建设更能节省时间，进而提高工作效率[8-9]。

6 结束语

创建国家卫生城市是一项惠民利民的工程。卫生城市档案资料既是对日常工作的整理，同时也是对工作进展、成绩的佐证，是测评指标的验证证据，是上级机关检查、考评的重要依据，具有可靠的资证作用。做好创卫档案资料整理，在创卫过程中的技术评估阶段尤其重要。档案管理工作者要提高自身专业技术能力，创新档案管理方法，提升档案管理水平，利用档案管理中的信息化建设，提升档案资料的利用率，只有做到全面的创卫城市档案管理制度的完善才能确保创卫工作任务稳步开展、顺利完成。