加强房屋征收档案的管理及利用策略研究

周 翔

（贵阳市房屋征收管理中心，贵州 贵阳 550001）

房屋征收档案作为城市化建设的重要历史见证，对我国城市建设、地区发展、维护社会稳定均具有重要的促进作用。随着我国城市化进程的不断推进，房屋征收档案管理工作面临的工作量、工作难度也在这个过程中不断增长。但从房屋征收档案管理实际来看，其本身在系统性、完整性、准确性等领域还存在着一定程度的问题，导致房屋征收档案管理及利用不足[1]。上述背景下，如何加强房屋征收档案管理及利用就成为当前亟需解决的重要课题。

1 房屋征收档案管理现状

1.1 档案管理制度不够完善

尽管我国颁布了一系列法律规范针对房屋征收工作进行了系统的规范，但这些法律规范并未针对房屋征收档案详细细节进行明确的规定，可参考规范相对较少。与此同时，原房屋征收档案没有进行单独分类处理，长久以来缺乏针对性的房屋征收档案管理规范，导致房屋征收档案管理过程中存在诸多不够规范的地方。

1.2 房屋征收档案形成时间长

房屋征收本身存在着特殊性，通常一个房屋产权征收或者整个项目的时间存在不确定性，速度快的情况下只需要数月，速度慢则长达数年，导致房屋征收档案面临的时间跨度相对较大。而在这个漫长的过程中，各方面因素的变化均会产生各种不确定性，如办公地点移动、工作人员调动等，此外，房屋交付证明材料、补偿资金结算、测绘资料、评估资料、征收公告、听证公告、房屋征收补偿方案、红线图、征收土地方案等各种信息的利用在档案收集整理进程中容易存在遗失问题，从而导致房屋征收档案面临的管理难度明显增大。

1.3 房屋征收档案统一难度高

房屋征收档案管理过程中，房屋征收机构通常是针对整个征收政策出具相应的管理方案，而关于实际的征收执行人并未进行明确的规定，其可能是乡镇，也可能是街道，还有可能属于征收机构临时建立的领导班子。所以，在方案征收档案形成的进程中，实际执行人没有及时移交档案或者直接存放在被委托单位都是非常常见的问题，这就导致房屋征收档案难以进行有效的集中统一。

2 加强房屋征收档案管理的措施与建议

2.1 推进房屋征收档案管理机制与责任机制建设

房屋征收档案管理并非单纯面对某个主体，而是需要面对被征收业主、房屋征收测绘和评估机构、开发商、政府机构等多个利益主体，能否针对各方进行有效的协调，直接关系到房屋征收档案管理工作的效率与质量。为有效保障房屋征收档案管理工作的有序开展，必须要严格按照“统一领导、集中管理”的基本原则，制定《谁形成，谁归档》的档案管理制度，将房屋征收档案管理的整个流程，包括形成、收集、整理、归档以及移交等，针对各个环节制定明确的规章制度，保障各方均能够严格按照规章制度来开展工作。在此基础上，围绕房屋征收档案管理制度建立对应的责任机制，根据各方在房屋征收档案管理中的工作内容，将具体的责任明确到对应的部门、岗位。此外，档案管理部门还需要与其他部门之间保持高效的交流协调，在房屋征收档案管理过程中能够进行良好的协同互动，从而有效保障档案管理规章制度的落实。

2.2 建立健全房屋征收档案管理流程

首先，针对房屋征收档案进行科学合理的分类处理。基于检索利用的便捷性，房屋征收档案通常可以划分为征收管理、征收安置、特殊载体等几个类型。征收管理类主要指的是房屋征收进程中产生的各种组织、批示、委托协议等相关的文件材料。征收安置类主要指的是房屋安置进程中产生的各种报告、凭证以及补偿协议等信息资料。特殊载体类主要指的是房屋征收进程中产生的实物、声像材料等。其次，房屋征收档案需要全面遵循《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）规范来开展，保障立卷征收管理类、征收安置类。征收管理类的档案类型应当严格按照项目进行立卷处理，项目分期开展分期组卷，等到项目结束以后，根据小流水号进行排列处理。对于征收安置类的档案，应当以户为单位开展组卷，保障一户一卷，根据流水号进行排列处理。最后，根据建设系列行业标准整理规范进行管理。房屋征收档案涉及的整理、编号、装订、封面填写等相关流程均需要满足相应的标准与规范，具体的装订材料、书写材料以及纸张等均需要满足档案保护的相关要求。

2.3 全面推进房屋征收档案信息化建设

5G时代的全面到来，信息传递速度的进一步提升，越来越多信息技术与科学技术开始源源不断的应用于市场，档案领域也开始迎来各种新的信息技术，对档案软硬件设施的要求自然也就越来越高。从房屋征收档案管理现实情况来看，其本身在信息化建设方面存在滞后性，当前在软件兼容性、电脑性能方面均无法满足信息化管理需求[2]。房屋征收档案管理工作要想引入新兴的信息化技术，当前软硬件基础显然无法满足要求。针对上述问题，档案管理部门应当积极推进档案管理信息化建设的软硬件建设，充分结合当前档案领域应用的信息化技术，采购对应的硬件基础设施、配套设施。对于房屋征收档案管理软件来说，应当主动与软件定制企业进行深入的合作，结合房屋征收管理规范、档案行业规范，针对软件进行优化调整，使得软件系统能够与更多的系统之间进行对接，为房屋征收档案管理信息化建设奠定基础[3]。在完成软硬件建设的基础上，房屋征收档案还应当积极加大信息技术研发，致力于将各种新兴技术投入到房屋征收档案。具体来说，档案管理部门需要主动去接触5G时代信息技术发展动态，借鉴一些档案管理领域的先进理论、先进经验，学习其他行业在档案管理领域的信息技术应用情况，然后结合实际情况，包括人工智能、大数据、云计算等，针对房屋征收档案细节部分进行优化，进一步提升房屋征收档案管理效率。在此基础上，需要针对房屋征收档案的重要文件资料，加强安全防护力度，根据档案信息管理资源数据重要程度分级，分别建立对应的检索规范、访问权限，严格按照对应的安全防护规范，分别针对不同部门开放不同的权限，进一步保障档案信息管理资源数据库的安全度[4]。

2.4 加强档案人才队伍培训与引进工作

房屋征收档案管理工作的开展，档案管理队伍综合素质直接关系到档案管理工作的成效。这就需要档案管理部门引起高度重视，结合房屋征收档案管理要求，全面加强档案管理人才队伍的培训与引进工作。对于档案管理人才队伍的培训教育工作来说，主要是针对现有档案管理人才队伍进行深入的调研分析，掌握他们已有的档案管理专业水平、信息素养、思想道德等，根据调研数据来进行培训教育计划的制定，在针对档案专业知识进行查漏补缺的同时，将培训教育的重点放在房屋征收档案专业知识、信息素养方面，全面加强房屋征收档案新兴知识、信息技术、信息设备操作等相关内容的培训教育，使得现有档案管理队伍能够熟练掌握各种新兴信息技术设备的操作，更好的服务房屋征收档案管理工作[5]。在此基础上，档案管理部门还应当积极布局市场，针对现有薪酬体系、福利体系、晋升体系进行优化调整，吸引更多的信息技术人才、档案管理人才、综合型人才、房屋征收领域专业人才进入到档案管理队伍，充分发挥新兴人才的带动作用，促进档案管理人才队伍整体素质的不断提升[6]。

3 加强房屋征收档案利用的措施与建议

3.1 依法利用

房屋征收档案本身具有法律凭证方面的功能，不仅是房屋征收过程中各矛盾方共同关注的焦点内容，同时也是相关部门解决各类矛盾纠纷的主要依据。因此，房屋征收档案必然需要依法利用，要始终坚持利用程序，对于房屋征收档案的查阅，严格按照流程进行调阅登记手续核查，调阅人需要向房屋征收档案管理部门提交对应的申请，符合调阅条件的单位查阅档案，还应当按照要求提供经办人员证明、调阅公函，只有当全面满足条件的情况下才能调阅，不能造成档案信息泄露的问题，从而有效保障房屋征收档案利用的安全性[7]。

3.2 开放利用

利用无疑是档案的重要价值所在，房屋征收档案要想得以充分利用，各部门应当积极树立主动意识，推动房屋征收档案开放利用。具体来说，应当按照信息公开的相关规定，主动利用各类政府信息公开的场所、平台，向公众展示可予公开的房屋征收档案，为群众提供电话查阅、档案目录信息查询等多元化的服务，以此来满足大众对于房屋征收档案的需求。

3.3 高效利用

房屋征收档案应运用计算机及档案管理软件进行数字化管理，要确保文件级条目实现计算机检索，从而能够为广大群众提供高效便捷的服务。对于线上平台来说，房屋征收档案还需要与相关部门进行合作，共同推进房屋征收档案的线上平台建设工作，完善相关的检索流程、权限设置、安全保障等具体的工作，真正为大众提供便捷的线上服务平台[8]。此外，档案管理部门还应当积极开展征收档案资料编研工作，编印各种图书资料，深挖征收档案价值，为城乡建设各级决策提供参考，进一步提升房屋征收档案的利用效率。

4 结语

总的来说，社会与经济的不断发展，我国乡村振兴战略、城市化进程的稳步推进，房屋征收档案面临的工作量、工作难度也在这个过程中不断增大。这就需要我们意识到房屋征收档案管理工作的重要性，充分结合当前房屋征收工作发展动态、信息技术发展动态、档案行业信息化建设动态，通过推进房屋征收档案管理机制与责任机制建设、建立健全房屋征收档案管理流程、全面推进房屋征收档案信息化建设、加强档案人才队伍培训与引进工作，同时积极推进房屋征收档案依法利用、开放利用、高效利用，将房屋征收档案的价值充分发挥出来。